Notulen zijn een kort, schriftelijk verslag van wat een vergadering heeft besloten en wie wat doet en wanneer. Je begint met de basis (naam van het overleg, datum, tijd, plaats, wie er waren), schrijft dan per agendapunt een korte alinea met de uitkomst, de besluiten en de actiepunten, elk met een naam en een datum. Je sluit af met de rondvraag, de volgende vergadering en je naam als notulist. Werk de notulen snel na de vergadering uit, houd ze neutraal en stuur ze naar iedereen die erbij was.
Wat hoort er in notulen?
| Onderdeel | Wat erin staat |
|---|---|
| Kop | Naam van het overleg of de groep, datum, begin- en eindtijd, plaats of videolink |
| Aanwezigheid | Aanwezig, afwezig (met of zonder afmelding), voorzitter, notulist |
| Agenda | De agendapunten, genummerd, in de volgorde van bespreking |
| Per agendapunt | In een of twee zinnen de uitkomst |
| Besluiten | Wat is afgesproken, in gewone woorden (“Het bestuur besluit de feestavond te verplaatsen naar 14 november.”) |
| Actiepunten | Taak, wie, uiterlijk wanneer |
| Rondvraag | Korte vragen of mededelingen aan het eind |
| Volgende vergadering | Datum, tijd en plaats, als die al vaststaan |
| Vaststelling | Bij formele groepen: wanneer de notulen zijn vastgesteld |
Een vaste opbouw van de vergadering
Bij verenigingen, besturen, VvE's en ondernemingsraden zie je vaak dezelfde volgorde op de agenda terug. Als de notulen dezelfde nummering volgen, vindt iedereen alles makkelijk terug:
- Opening
- Vaststellen van de agenda
- Notulen van de vorige vergadering
- Mededelingen en ingekomen stukken
- De inhoudelijke punten
- Rondvraag
- Sluiting
Heeft je vereniging of organisatie een huishoudelijk reglement of een vast sjabloon, dan gaat dat voor. Voor de agenda zelf is er onze gids over een agenda voor een vergadering maken.
Notulen, besluitenlijst of actielijst?
Niet elk overleg heeft uitgebreide notulen nodig. Er zijn grofweg drie vormen:
| Vorm | Wat je vastlegt | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Actielijst | Alleen de taken: wat, wie, wanneer | Werkoverleg, projectoverleg |
| Besluitenlijst | De besluiten, eventueel met actiepunten | Besturen, teams die snel willen rondsturen |
| Notulen (verslag) | Besluiten en actiepunten plus een korte weergave van de discussie | Besluiten waar later vragen over kunnen komen |
Ook de overheid werkt zo. Volgens de Gemeentewet (art. 60, lid 3) maakt het college van burgemeester en wethouders “de besluitenlijst van zijn vergaderingen” openbaar. In Vlaanderen maakt een gemeenteraad notulen (de besproken onderwerpen en de besluiten, met de stemmingen) en een zittingsverslag (ook de essentie van de tussenkomsten en de vragen en antwoorden), dat een gemeente volgens het Decreet over het lokaal bestuur ook kan vervangen door een audio- of video-opname. Het verschil tussen de vormen, met één vergadering op drie manieren uitgewerkt, staat in soorten notulen.
Notulen maken, stap voor stap
Voor de vergadering
- Vraag de agenda op en zet de agendapunten in je sjabloon.
- Vul de kop al in: overleg, datum, tijd, plaats, verwachte deelnemers.
- Spreek af welke vorm het wordt (actielijst, besluitenlijst of notulen).
Tijdens de vergadering
- Noteer wie er is, wie zich heeft afgemeld en wie later komt of eerder weggaat.
- Schrijf per agendapunt de uitkomst op, niet het hele gesprek.
- Schrijf een besluit op in één heldere zin. Is het niet duidelijk, vraag dan: “Dus we spreken af dat...?”
- Zorg bij elke taak voor drie dingen: wat, wie, wanneer. Heeft een taak geen eigenaar, zeg dat dan in de vergadering.
Na de vergadering
- Werk de notulen dezelfde dag uit, nu je alles nog weet.
- Kies één tijd (verleden of tegenwoordige tijd) en houd die vast, en schrijf neutraal: “Het bestuur besluit...” in plaats van “Mark kreeg iedereen eindelijk mee”.
- Controleer namen, getallen en data, stuur de notulen naar alle deelnemers en vraag om correcties.
- Laat de notulen in de volgende vergadering vaststellen en bewaar de vastgestelde versie op een vaste plek.
Sjabloon voor notulen
Kopieer dit naar Word, Google Docs of je notitie-app en vervang alles tussen vierkante haken. Schrap wat je niet nodig hebt. Meer sjablonen, ook voor een formele vergadering en voor de mail waarmee je de notulen rondstuurt, staan in notulen voorbeeld en sjabloon.
NOTULEN
Overleg: [Naam van het overleg of de groep]
Datum: [dag maand jaar]
Tijd: [begin] tot [eind]
Plaats: [Ruimte, adres of videolink]
Voorzitter: [Naam]
Notulist: [Naam]
Aanwezig: [Namen]
Afgemeld: [Namen]
1. OPENING
[Tijd van opening, bijzonderheden]
2. VASTSTELLEN AGENDA
[Vastgesteld zonder wijzigingen / met wijziging: ...]
3. NOTULEN VORIGE VERGADERING
[Vastgesteld zonder wijzigingen / met correctie: ...]
4. [AGENDAPUNT]
Uitkomst: [Een of twee zinnen]
Besluit: [Wat is afgesproken]
5. RONDVRAAG
[Naam]: [vraag of mededeling]
6. SLUITING
[Tijd van sluiting]
ACTIEPUNTEN
| Wat | Wie | Uiterlijk |
| [Wat er moet gebeuren] | [Naam] | [Datum] |
VOLGENDE VERGADERING
[Datum, tijd, plaats]
Voorbeeld van notulen
Dit voorbeeld hebben we zelf geschreven. De vereniging, namen en data zijn verzonnen.
NOTULEN
Overleg: Volkstuinvereniging De Hoge Akker, bestuursvergadering
Datum: 23 september 2026
Tijd: 19.30 tot 20.25 uur
Plaats: Kantine en videobellen
Voorzitter: Ingrid Bakker
Notulist: Tom Visser
Aanwezig: Ingrid Bakker, Tom Visser, Yusuf Demir, Els Janssen
Afgemeld: Peter de Groot
1. OPENING
De voorzitter opent om 19.30 uur.
2. VASTSTELLEN AGENDA
Vastgesteld zonder wijzigingen.
3. NOTULEN VORIGE VERGADERING
Vastgesteld zonder wijzigingen.
4. NAJAARSKLUSDAG
Uitkomst: Door de weersverwachting voor 4 oktober schuift de klusdag op.
Besluit: De klusdag is op 11 oktober, van 9.00 tot 13.00 uur.
5. NIEUW SLOT GEREEDSCHAPSSCHUUR
Uitkomst: Twee leden melden dat het slot klemt. Yusuf heeft een offerte voor een cijferslot.
Besluit: Het bestuur keurt de aanschaf goed, tot maximaal 60 euro.
6. WATERREKENING
Uitkomst: De waterrekening over de zomer is hoger dan vorig jaar. Nog geen besluit.
7. RONDVRAAG
Els: de composthoop is vol. Wordt meegenomen op de klusdag.
8. SLUITING
De voorzitter sluit om 20.25 uur.
ACTIEPUNTEN
| Wat | Wie | Uiterlijk |
| Alle leden mailen over de nieuwe datum | Els | 26 sep |
| Cijferslot kopen en plaatsen | Yusuf | 3 okt |
| Waterrekeningen van 3 jaar vergelijken | Tom | 21 okt |
VOLGENDE VERGADERING
21 oktober 2026, 19.30 uur, kantine
Kijk wat er niet in staat: wie wat zei over de waterrekening, de tien minuten over het weer, het zijspoor over tomaten. Notulen houden de uitkomst vast.
Een vergadering opnemen: vraag het eerst
Een opname maakt notuleren makkelijker, maar zet het niet stiekem aan. In Nederland is het volgens het Wetboek van Strafrecht (art. 139a en 139b) strafbaar om met een technisch hulpmiddel een gesprek op te nemen “zonder deelnemer aan dat gesprek te zijn”. Neem je zelf deel, dan valt dat daar niet onder, maar er kunnen andere regels gelden: de privacyregels van je werkgever, school of vereniging, of afspraken in het reglement. Voor België hebben we de regels niet gecontroleerd.
Informatie, geen juridisch advies
Vraag aan het begin van de vergadering of iedereen akkoord is met een opname, en neem alleen op als dat zo is. Twijfel je, of zegt iemand nee, neem dan niet op.
Het veilige alternatief: neem de vergadering helemaal niet op. Spreek direct na afloop je eigen samenvatting in: wat is besloten, wie doet wat, wanneer. Dat is je eigen stem, en daar maak je net zo goed notulen van.
Notulen maken van een opname of met AI: Retexta
Retexta is een app voor spraak naar tekst en schrijven met AI voor Android, die in de cloud werkt. De app maakt notulen van een opname, een geïmporteerd audiobestand of je eigen ingesproken samenvatting, en schrijft ze in het Nederlands. De menu's zijn in het Engels (er is geen Nederlandse interface), dus de knoppen hieronder staan in het Engels.
- Open Retexta en tik op New task.
- Tik onder What do you want to do? op Summarize a meeting.
- Kies hoe je begint:
- Record audio: neem de vergadering op (als iedereen akkoord is) of spreek achteraf je eigen samenvatting in.
- Import audio: kies een opname die je al met een andere app hebt gemaakt. De bestandskiezer van Android toont je audiobestanden.
- Paste text: plak notities of een transcript dat je al hebt, bijvoorbeeld uit Teams.
- Retexta schrijft de audio uit op zijn servers en maakt er notulen van, met onderdelen als een samenvatting, besluiten, actiepunten en open vragen. Deelnemers of de volgende vergadering komen er alleen in als ze in de opname genoemd worden.
- Vanuit het resultaat maak je extra onderdelen, zoals actiepunten, vervolgstappen of een Follow-up email aan de groep, en deel je alleen wat nodig is (Share summary, Share action items, Share everything) of exporteer je een pdf. Voor delen en exporteren heb je Retexta Pro of credits nodig.
- Lees de notulen na voordat je ze rondstuurt. De app zet bij resultaten de melding “AI-generated. Check important details.” Let vooral op namen, data en wie welke taak heeft.
Summarize a meeting en Import audio horen bij Retexta Pro. Retexta is gratis uit te proberen: nieuwe gebruikers krijgen een paar gratis Pro-resultaten om in de app te bekijken. Voor kopiëren, delen en exporteren, en voor alles na die gratis resultaten, heb je Retexta Pro of credits nodig.
Zo spreek je je samenvatting in
“Notulen bestuur De Hoge Akker, 23 september. Klusdag verschuift naar 11 oktober. Yusuf koopt het nieuwe slot, maximaal 60 euro, uiterlijk 3 oktober. Els mailt vóór vrijdag alle leden over de nieuwe datum. Waterrekening: geen besluit, Tom vergelijkt de laatste drie jaar.” In die paar zinnen zit alles wat het voorbeeld hierboven nodig heeft.
Meer over deze werkwijze, met een checklist voor AI-concepten: notulen maken met AI.
Notulen maken in Teams
Vergader je in Microsoft Teams, dan kun je daar een livetranscriptie starten. Volgens de Nederlandse hulppagina van Microsoft:
- Kies in de vergaderknoppen Meer acties.
- Kies Opnemen en transcriberen > Transcriptie starten.
- Bevestig de taal die iedereen in de vergadering spreekt en kies Bevestigen.
Nederlands (Nederland) en Nederlands (België) staan in de lijst van ondersteunde talen. Alle deelnemers krijgen een melding dat de vergadering wordt getranscribeerd. Een transcript is nog geen notulen: het is ruw materiaal. Maak er zelf notulen van, of plak het in Retexta met Paste text.
Tips voor betere notulen
- Schrijf uitkomsten, geen transcript. Begint een zin met “Daarna zei Mark”, dan hoort hij er waarschijnlijk niet in.
- Eén eigenaar per taak. “Het team” is geen eigenaar.
- Echte data. “Volgende week” zegt een maand later niets meer. Schrijf “3 oktober”.
- Neutrale toon. Geen meningen, geen bijvoeglijke naamwoorden over mensen.
- Snel rondsturen. Notulen die dezelfde dag komen, zijn makkelijker te controleren, omdat iedereen de vergadering nog voor ogen heeft.
Verder lezen
Na de vergadering volgt meestal een mail aan de groep: zie e-mail dicteren op Android. Heb je al een opname op je telefoon? Lees een spraakmemo omzetten naar tekst. Meer over de app: Retexta, spraak naar tekst voor Android.
Bronnen
Gecontroleerd door FLAME Apps op 26 september 2026.
- Gemeentewet, artikel 60, lid 3: openbaarmaking van de besluitenlijst van het college.
- Wetboek van Strafrecht, artikelen 139a en 139b: opnemen van een gesprek zonder deelnemer te zijn.
- Lokaal bestuur Zelzate, Notulen en zittingsverslagen gemeenteraad: verschil tussen notulen en zittingsverslag, vervanging door een opname (artikelen 277 en 278 van het Decreet over het lokaal bestuur).
- Microsoft Support, Livetranscripties van Microsoft Teams-vergaderingen starten, stoppen en downloaden: stappen, ondersteunde talen, melding aan deelnemers.
- Retexta: namen van doelen, onderdelen van notulen en abonnementen zoals in de app (versie 2026.1.23) en op Google Play.
