Biên bản cuộc họp ghi lại cuộc họp đã quyết định gì và ai làm gì, đến khi nào. Một biên bản đầy đủ có phần đầu (tên cơ quan, Quốc hiệu và Tiêu ngữ, số biên bản, tên cuộc họp), phần thông tin (thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chủ trì, thư ký), phần nội dung theo diễn biến cuộc họp với kết luận và việc cần làm, giờ kết thúc, rồi chữ ký của thư ký và chủ tọa. Hãy viết xong sớm sau cuộc họp, dùng lời văn trung lập và gửi cho mọi người tham dự.
Thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020) xếp biên bản vào danh sách văn bản hành chính (Điều 7) và có mẫu trình bày riêng: Mẫu 1.9 trong Phụ lục III. Chúng tôi đọc bản PDF có chữ ký số trên Cổng thông tin Chính phủ ngày 26/9/2026; chúng tôi chưa kiểm tra các văn bản sửa đổi sau đó.
Nghị định này áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (Điều 2). Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp căn cứ nghị định để áp dụng cho phù hợp. Doanh nghiệp tư nhân không được nêu trong Điều 2: nếu bạn làm ở công ty tư nhân, hãy theo quy chế hoặc mẫu của công ty. Bố cục dưới đây vẫn là một khung tốt để tham khảo.
| Phần | Theo Mẫu 1.9 |
|---|---|
| Góc trái trên cùng | Tên cơ quan, tổ chức chủ quản (nếu có) và tên cơ quan, tổ chức ban hành |
| Góc phải trên cùng | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, bên dưới là Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
| Số | Số: .../BB-... (BB là chữ viết tắt của biên bản) |
| Tên loại | BIÊN BẢN, bên dưới là tên cuộc họp (hoặc hội nghị, hội thảo) |
| Thông tin | Thời gian bắt đầu; Địa điểm; Thành phần tham dự; Chủ trì (chủ tọa); Thư ký (người ghi biên bản) |
| Nội dung | Theo diễn biến cuộc họp, hội nghị, hội thảo |
| Kết thúc | Cuộc họp kết thúc vào ... giờ ..., ngày ... tháng ... năm ... |
| Chữ ký | THƯ KÝ (bên trái) và CHỦ TỌA (bên phải, kèm dấu hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức nếu có) |
| Nơi nhận | Danh sách nơi nhận; Lưu: VT, Hồ sơ |
Phụ lục I của nghị định quy định thêm cách trình bày chung: khổ giấy A4, phông chữ Times New Roman (bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001), màu đen; lề trên và dưới 20 đến 25 mm, lề trái 30 đến 35 mm, lề phải 15 đến 20 mm.
Biên bản cuộc họp ai ký? Theo Mẫu 1.9: thư ký ký và ghi họ tên bên trái, chủ tọa ký và ghi họ tên bên phải. Quy chế của đơn vị có thể yêu cầu thêm chữ ký của người khác.
Nội dung: ghi kết quả, không ghi lại từng lời
Phần nội dung là nơi dễ viết dài nhất. Một cách làm gọn cho mỗi vấn đề được bàn:
- Tóm tắt: một hai câu về vấn đề và kết quả thảo luận.
- Kết luận hoặc quyết định: điều đã thống nhất, viết thành một câu rõ ràng.
- Việc cần làm: việc gì, ai phụ trách, hạn khi nào.
- Vấn đề còn mở: điều chưa quyết, ai theo dõi tiếp.
Ghi tỷ lệ biểu quyết nếu cuộc họp có biểu quyết. Muốn so sánh cách ghi ngắn (chỉ kết luận) và cách ghi theo diễn biến, xem các loại biên bản cuộc họp.
Cách ghi biên bản cuộc họp, từng bước
Trước cuộc họp
- Lấy chương trình họp và chép các nội dung vào mẫu biên bản.
- Điền sẵn phần đầu: tên cơ quan, tên cuộc họp, thời gian, địa điểm, thành phần dự kiến, chủ trì.
Trong cuộc họp
- Ghi thành phần tham dự thực tế, người vắng, người đến muộn hoặc về sớm.
- Với mỗi nội dung, ghi kết quả, không ghi cả cuộc trò chuyện.
- Khi có quyết định, ghi thành một câu. Nếu chưa rõ, hỏi lại: “Vậy mình thống nhất là...?”
- Với mỗi việc, lấy đủ ba thông tin: việc gì, ai làm, hạn khi nào. Việc chưa có người nhận thì nói ngay trong cuộc họp.
Sau cuộc họp
- Hoàn thiện biên bản ngay trong ngày, khi còn nhớ rõ.
- Dùng lời văn trung lập: “Cuộc họp thống nhất...” chứ không phải “Anh Hùng cuối cùng cũng thuyết phục được mọi người”.
- Kiểm tra tên, số liệu, ngày tháng; trình chủ tọa ký; gửi cho người tham dự và lưu hồ sơ.
Mẫu biên bản cuộc họp để chép
Mẫu dưới đây theo bố cục của Mẫu 1.9 và thêm các mục kết luận, việc cần làm cho dễ theo dõi. Thay mọi chỗ trong ngoặc vuông. Mẫu công ty, mẫu nội bộ và ví dụ điền sẵn có trong bài mẫu biên bản cuộc họp.
[TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN] CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
[TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC] Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: .../BB-[viết tắt tên đơn vị]
BIÊN BẢN
[Tên cuộc họp]
Thời gian bắt đầu: [giờ], ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]
Địa điểm: [phòng họp, địa chỉ hoặc đường link họp trực tuyến]
Thành phần tham dự: [họ tên, chức vụ]
Vắng mặt: [họ tên, lý do nếu có]
Chủ trì (chủ tọa): [họ tên, chức vụ]
Thư ký (người ghi biên bản): [họ tên]
Nội dung:
1. [Vấn đề thứ nhất]
Tóm tắt: [một hai câu]
Kết luận: [điều đã thống nhất]
2. [Vấn đề thứ hai]
Tóm tắt: [một hai câu]
Kết luận: [điều đã thống nhất]
Việc cần làm:
- [Việc], phụ trách: [họ tên], hạn: [ngày]
- [Việc], phụ trách: [họ tên], hạn: [ngày]
Cuộc họp kết thúc vào [giờ] giờ [phút], ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]./.
THƯ KÝ CHỦ TỌA
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Nơi nhận:
- [Người, đơn vị nhận];
- Lưu: VT, Hồ sơ.
Ghi âm cuộc họp: hỏi trước
Ghi âm giúp viết biên bản dễ hơn, nhưng ghi âm người khác khi họ không biết có thể vi phạm pháp luật, và nhiều cơ quan, công ty có quy chế riêng. Chúng tôi không trích dẫn luật cụ thể ở đây vì quy định khác nhau tùy trường hợp.
Thông tin tham khảo, không phải tư vấn pháp lý
Hỏi tất cả mọi người ngay đầu cuộc họp và chỉ ghi âm khi mọi người đồng ý. Nếu có người không đồng ý hoặc bạn không chắc, đừng ghi âm. Quy chế của đơn vị bạn cũng có thể áp dụng.
Cách an toàn: không ghi âm cuộc họp. Ngay khi họp xong, tự nói lại phần tóm tắt: đã quyết định gì, ai làm gì, hạn khi nào. Đó là giọng của chính bạn, và nó thành biên bản cũng tốt như vậy.
Ghi biên bản cuộc họp nhanh hơn bằng AI với Retexta
Retexta là ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản và viết bằng AI cho Android, xử lý trên đám mây. Ứng dụng viết phần nội dung biên bản từ bản ghi âm, file âm thanh có sẵn hoặc lời bạn tự tóm tắt, bằng tiếng Việt. Menu của Retexta bằng tiếng Anh, chưa có giao diện tiếng Việt, nên các bước dưới đây ghi đúng nhãn tiếng Anh.
- Mở Retexta và nhấn New task.
- Ở What do you want to do?, nhấn Summarize a meeting.
- Chọn cách bắt đầu:
- Record audio: ghi âm cuộc họp (khi mọi người đồng ý) hoặc tự nói phần tóm tắt sau cuộc họp.
- Import audio: chọn file ghi âm đã thu bằng ứng dụng khác.
- Paste text: dán ghi chú hoặc bản chép lời có sẵn.
- Retexta chép lời trên máy chủ và viết biên bản, chia thành các phần như tóm tắt, quyết định, việc cần làm và vấn đề còn mở. Thành phần tham dự hay ngày họp tiếp chỉ có khi được nhắc trong bản ghi.
- Từ kết quả, bạn tạo thêm được các phần như việc cần làm, bước tiếp theo hoặc Follow-up email cho cả nhóm, chia sẻ riêng từng phần (Share summary, Share action items, Share everything) hoặc xuất PDF. Chia sẻ và xuất cần Retexta Pro hoặc credit.
- Đưa nội dung vào mẫu ở trên: Retexta không điền Quốc hiệu, số biên bản hay khung chữ ký. Kiểm tra kỹ tên người, ngày tháng và người phụ trách từng việc. Ứng dụng ghi trên kết quả: “AI-generated. Check important details.”
Summarize a meeting và Import audio thuộc Retexta Pro. Retexta dùng thử miễn phí: người dùng mới nhận được vài kết quả Pro miễn phí để xem ngay trong ứng dụng. Muốn sao chép, chia sẻ và xuất văn bản, cũng như dùng tiếp sau các kết quả miễn phí, bạn cần Retexta Pro hoặc credit.
Nói phần tóm tắt như thế này
“Biên bản họp giao ban phòng kinh doanh, sáng thứ Hai 28/9. Chốt lùi ngày giao hàng cho khách Minh Phát sang 15/10. Chị Hoa gửi email báo khách trước thứ Tư. Anh Tuấn làm lại bảng giá quý 4, hạn thứ Sáu. Chuyện tuyển thêm người chưa quyết, tuần sau bàn tiếp.” Đoạn nói ngắn đó đủ ý cho phần nội dung của một biên bản.
Mẹo để biên bản tốt hơn
- Ghi kết quả, không ghi lời thoại. Câu nào bắt đầu bằng “Sau đó anh A nói” thì thường không cần.
- Mỗi việc một người phụ trách. “Cả phòng” không phải là người phụ trách.
- Ngày cụ thể. “Tuần sau” chẳng còn nghĩa gì sau một tháng. Hãy ghi “ngày 5/10”.
- Giọng văn trung lập. Không nhận xét, không dùng tính từ về người.
- Gửi nhanh. Biên bản gửi trong ngày dễ được góp ý đúng, vì mọi người còn nhớ cuộc họp.
Đọc tiếp
Họp trực tuyến có bản ghi: xem chuyển bản ghi Zoom thành văn bản và biên bản. Sau cuộc họp thường là một email gửi cả nhóm: xem viết email bằng giọng nói trên Android. Đã có file ghi âm trên điện thoại: xem chuyển ghi âm thành văn bản trên Android. Thêm về ứng dụng: Retexta, chuyển giọng nói thành văn bản cho Android.
Nguồn
FLAME Apps kiểm tra ngày 26/9/2026. Trích đoạn nguồn được lưu trong ghi chú nghiên cứu của chúng tôi.
- Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, ngày 05/3/2020 (bản PDF có chữ ký số): Điều 2 (đối tượng áp dụng), Điều 7 (các loại văn bản hành chính), Điều 8 (thể thức), Phụ lục I (khổ giấy, lề, phông chữ), Phụ lục III Mẫu 1.9 (biên bản).
- Mã nguồn và giao diện ứng dụng Retexta (Android, phiên bản 2026.1.23): mục đích Summarize a meeting, các phần của biên bản, chia sẻ và xuất, quyền Retexta Pro.
