Để chuyển một cuộc họp Zoom thành văn bản, hãy dùng file chỉ có âm thanh M4A mà Zoom lưu cạnh file video. Với bản ghi trên máy tính, file nằm trong thư mục Zoom trong Documents sau khi Zoom chuyển đổi xong. Với bản ghi đám mây, bạn tải về từ cổng web của Zoom, và trên các gói trả phí Zoom còn tạo được bản chép lời âm thanh dạng file VTT, có hỗ trợ tiếng Việt. Muốn có biên bản cuộc họp tiếng Việt trên Android, hãy chuyển file M4A vào điện thoại và nhập vào một ứng dụng chép lời. Và trước hết: mọi người trong cuộc họp cần biết mình đang được ghi âm.
Mọi thông tin về Zoom dưới đây lấy từ trang hỗ trợ tiếng Anh của Zoom, chúng tôi đọc ngày 25/9/2026. Zoom thỉnh thoảng đổi menu, và trên máy dùng tiếng Việt tên menu có thể khác.
Zoom cho bạn những gì
| Bản ghi trên máy tính | Bản ghi đám mây | |
|---|---|---|
| Bắt đầu từ | Ứng dụng Zoom trên máy tính (Windows, macOS, Linux) | Ứng dụng máy tính, điện thoại hoặc web |
| Loại tài khoản theo Zoom | Basic (miễn phí) trở lên | Người dùng có giấy phép trên gói Pro, Business hoặc Enterprise |
| File nằm ở đâu | Trên máy tính, mặc định Documents/Zoom | Cổng web Zoom, mục Recordings & Transcripts |
| File chỉ có âm thanh | Có, M4A cạnh MP4 | Tùy chọn: một file cho mọi người, một file cho mỗi người, hoặc cả hai |
| Bản chép lời của Zoom | Không được mô tả cho bản ghi trên máy tính | File VTT nếu bật (Pro, Business, Education, Enterprise); 19 ngôn ngữ, có tiếng Việt |
Ghi âm cuộc họp Zoom trên máy tính: tìm file M4A
Theo trang “Starting a computer recording” của Zoom, chủ phòng ghi âm cuộc họp hoặc cho phép một người tham gia ghi. Chủ phòng nhấn Record trên thanh điều khiển và, nếu có menu, chọn Record on this Computer.
Sau khi cuộc họp kết thúc, Zoom chuyển đổi bản ghi; xong thì thư mục chứa các file tự mở ra. Thư mục mặc định:
| Hệ điều hành | Thư mục mặc định |
|---|---|
| Windows | C:\Users\[Tên người dùng]\Documents\Zoom |
| Mac | /Users/[Tên người dùng]/Documents/Zoom |
| Linux | home/[Tên người dùng]/Documents/Zoom |
Trong đó có video[số ngẫu nhiên].mp4 (âm thanh và hình) và audio[số ngẫu nhiên].m4a (chỉ âm thanh), theo trang “Understanding recording file formats” của Zoom. Nếu có thu track âm thanh riêng cho từng người, mỗi người có một file M4A mang tên họ.
Theo trang hỗ trợ của Zoom, ứng dụng Zoom trên điện thoại Android hay iPhone không ghi âm vào máy được; trên điện thoại chỉ có bản ghi đám mây.
Bản ghi đám mây: tải phần âm thanh
Bản ghi đám mây cần người dùng có giấy phép trên gói Pro, Business hoặc Enterprise. Trên Android, chủ phòng hoặc đồng chủ phòng nhấn More, rồi Record, rồi Start recording trong ứng dụng Zoom.
- File chỉ có âm thanh: trong cài đặt bản ghi đám mây, Zoom có thể ghi âm thanh riêng: một file cho mọi người, một file cho mỗi người, hoặc cả hai.
- Tìm file: đăng nhập cổng web Zoom, mở Recordings & Transcripts và tab Cloud recordings.
- Tải về: mở bản ghi, nhấn Download và xác nhận. File bạn nhận được tùy cài đặt bản ghi.
- Bản chép lời của Zoom: khi bật Create audio transcript, Zoom tự chép lời bản ghi đám mây và lưu thành file VTT, mở được bằng trình soạn thảo văn bản. Zoom liệt kê 19 ngôn ngữ, trong đó có tiếng Việt.
Nếu bản chép lời của Zoom đã đủ cho bạn, có thể bạn không cần gì thêm. Nếu cần biên bản, tóm tắt hay việc cần làm, hoặc bạn chỉ có bản ghi trên máy tính, hãy đọc tiếp.
Chuyển âm thanh Zoom thành văn bản hoặc biên bản với Retexta
Retexta là ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản và viết bằng AI cho Android, xử lý trên đám mây. Ứng dụng nhập file âm thanh qua trình chọn tệp của Android, và không có trong menu chia sẻ của ứng dụng khác, nên bạn lưu file trước rồi nhập. Menu của Retexta bằng tiếng Anh, chưa có giao diện tiếng Việt, nên các bước dưới đây ghi đúng nhãn tiếng Anh.
- Đưa file M4A vào điện thoại. Ví dụ tải từ máy tính lên Google Drive, hoặc chép qua cáp. Kiểm tra file hiện trong ứng dụng Files của điện thoại.
- Mở Retexta và nhấn New task.
- Chọn kết quả bạn muốn:
- Summarize a meeting: biên bản gồm tóm tắt, quyết định, việc cần làm và vấn đề còn mở.
- Transcript only (trong More templates): chỉ chép lời, không viết lại.
- Ở Add your input, nhấn Import audio. Chọn file
.m4a; file video.mp4không phải file âm thanh nên không hiện. - Retexta tải âm thanh lên và chép lời trên máy chủ. Với Summarize a meeting, ứng dụng viết biên bản bằng ngôn ngữ của cuộc họp.
- Kiểm tra tên người, ngày tháng và người phụ trách trước khi gửi. Retexta ghi trên kết quả: “AI-generated. Check important details.”
Biên bản của Retexta là phần nội dung. Nếu đơn vị bạn cần biên bản theo thể thức hành chính (Quốc hiệu, số biên bản, chữ ký thư ký và chủ tọa), hãy chép nội dung vào mẫu biên bản cuộc họp.
Import audio và Summarize a meeting thuộc Retexta Pro. Retexta dùng thử miễn phí: người dùng mới nhận được vài kết quả Pro miễn phí để xem ngay trong ứng dụng. Muốn sao chép, chia sẻ, xuất hay chụp màn hình kết quả, cũng như dùng tiếp sau các kết quả miễn phí, bạn cần Retexta Pro hoặc credit.
Cần kiểm tra gì trong biên bản do AI viết: xem tạo biên bản cuộc họp bằng AI.
Xin phép: Zoom có thông báo, bạn vẫn nên hỏi
Trang hỗ trợ của Zoom ghi rằng Zoom luôn thông báo cho người tham gia khi cuộc họp đang được ghi. Khi chủ phòng bắt đầu ghi, hoặc khi ai đó vào một cuộc họp đang được ghi, người tham gia được hỏi đồng ý: nhấn OK hoặc rời cuộc họp. Người gọi vào bằng điện thoại nghe một thông báo bằng giọng nói.
Thông báo đó là tính năng của Zoom, không phải đánh giá pháp lý. Quy định về ghi âm khác nhau tùy trường hợp, và việc chép lời bằng một ứng dụng đám mây còn gửi giọng nói của người khác sang một dịch vụ khác. Vì vậy hãy nói rõ ở đầu cuộc họp rằng bạn ghi âm, để làm gì, và sẽ dùng ứng dụng chép lời; làm theo quy chế của đơn vị. Đây là thông tin tham khảo, không phải tư vấn pháp lý.
Không ghi âm gì cả
Nếu có người không đồng ý, hãy dừng ghi và nói phần tóm tắt của bạn vào Retexta ngay sau cuộc gọi: quyết định, người phụ trách, hạn. Bạn vẫn có biên bản mà không ghi âm ai.
Mẹo để bản ghi Zoom chép lời tốt
- Tai nghe có micro tốt hơn micro laptop. Nhờ người nghe có vẻ xa micro dùng tai nghe.
- Mỗi lúc một người nói. Nói chồng lên nhau là chỗ bản chép lời yếu nhất.
- Nói rõ tên và ngày, nhất là khi giao việc: “Anh Tuấn, kiểm thử thanh toán, hạn 7/10.”
- Đổi tên file M4A sau cuộc họp, để tìm lại dễ trong trình chọn tệp.
Đọc tiếp
Cách viết biên bản: cách viết biên bản cuộc họp và mẫu biên bản cuộc họp. Định dạng M4A và các file khác: chuyển file MP3 thành văn bản. Thêm về ứng dụng: Retexta, chuyển giọng nói thành văn bản cho Android.
Nguồn
FLAME Apps kiểm tra ngày 25/9/2026. Trích đoạn nguồn được lưu trong ghi chú nghiên cứu của chúng tôi. Các trang của Zoom bằng tiếng Anh.
- Zoom Support, Starting a computer recording: yêu cầu, ai được ghi, các bước, chuyển đổi.
- Zoom Support, Finding your computer and cloud recordings: thư mục mặc định, ứng dụng điện thoại không ghi vào máy, đường dẫn cổng web.
- Zoom Support, Understanding recording file formats: MP4, M4A, VTT.
- Zoom Support, Starting a cloud recording: loại tài khoản, các bước trên điện thoại.
- Zoom Support, Changing basic and advanced cloud recording settings: file âm thanh riêng, cài đặt chép lời.
- Zoom Support, Managing and sharing cloud recordings: các bước tải về.
- Zoom Support, Using audio transcription for cloud recordings: loại tài khoản, định dạng VTT, 19 ngôn ngữ (có tiếng Việt).
- Zoom Support, Modifying recording notification prompts và Providing consent to be recorded.
- Ứng dụng Retexta (Android, phiên bản 2026.1.23): tên mục đích, trình chọn chỉ nhận file âm thanh, cách nhập và quyền Retexta Pro.
