會議記錄是一份簡短的書面紀錄，寫下會議決定了什麼、誰在什麼時候前做什麼。先寫基本資料（會議名稱、時間、地點、出席人員、主席、紀錄），再按議程每一項寫出結果、決議和待辦事項（每一項都有負責人和期限），最後寫下次開會時間。會後當天整理好，用中立的語氣，寄給所有與會者確認。
會議記錄格式：要寫哪些項目
在台灣，內政部的《會議規範》第十一條列出了「議事紀錄」的主要項目，很多機關和團體的會議記錄格式都從這裡來。公文和機關網站上多寫「會議紀錄」，一般搜尋則常寫「會議記錄」，兩種寫法都有人用。
| 項目 | 內容 | 《會議規範》第十一條 |
|---|---|---|
| 會議名稱及會次 | 例如「第 5 次管理委員會」 | 有 |
| 時間、地點 | 日期、起訖時間、會議室或視訊連結 | 有 |
| 出席、列席、請假 | 出席人姓名及人數、列席人、請假人 | 有 |
| 主席、紀錄 | 誰主持、誰記錄 | 有 |
| 報告事項 | 每一項報告的重點 | 有 |
| 討論事項 | 每一案的結論，有表決就寫表決方法及結果 | 有 |
| 選舉事項 | 選舉方法、票數及結果（沒有就省略） | 有 |
| 其他重要事項 | 臨時動議等 | 有 |
| 待辦事項 | 工作、負責人、期限 | 沒有列出，但一般會議最常用 |
| 簽署 | 主席及紀錄分別簽署 | 有 |
《會議規範》第八條也把「宣讀上次會議紀錄」排在報告事項的第一項，所以正式的會議通常在下一次開會時確認上一次的紀錄。你的團體如果有自己的章程或固定格式，以那些為準。香港的讀者請依你的公司、團體或法團自己的章程或慣例。
摘要式、討論式還是逐字記錄？
寫之前先決定寫多少：
| 類型 | 記什麼 | 適合 |
|---|---|---|
| 摘要式（結果式） | 只記決議和待辦事項 | 團隊例會、專案進度會議，大部分日常會議 |
| 討論式 | 決議和待辦事項，加上主要的正反意見 | 之後可能有人問「為什麼這樣決定」的議題 |
| 逐字記錄 | 每一句話 | 規定要完整紀錄時才用 |
大部分會議用摘要式就夠了。三種寫法的對照範例見會議記錄種類：摘要式與逐字式。
會議記錄怎麼寫：步驟
會前
- 拿到議程，把議題照順序抄進範本。
- 先填好基本資料：會議名稱、會次、日期、時間、地點、預計出席的人。
- 決定用摘要式還是討論式。
會中
- 記下出席、請假、遲到或早退的人。
- 每個議題記結果，不記對話過程。
- 做出決議時，寫成一句清楚的話。說法模糊時就問：「所以我們決定的是……？」
- 每一項工作都要問到三件事：做什麼、誰做、什麼時候前。沒有人負責的工作，當場說出來。
會後
- 當天整理好，趁大家還記得細節。
- 用中立的寫法：「會議決議……」，不要寫「小王終於說服大家……」。
- 核對人名、數字和日期，寄給所有與會者，請他們在期限前提出更正。
- 把確認後的版本存在大家找得到的地方。
會議記錄範本（可直接複製）
複製到 Word、Google 文件或筆記 App，把中括號裡的內容換掉，用不到的行刪掉。更多範本見會議記錄範本與範例。
[會議名稱] 第 [ ] 次會議 會議紀錄
時間：[民國 ___ 年 ___ 月 ___ 日（星期 _ ）___:___ 至 ___:___]
地點：[會議室、地址或視訊連結]
主席：[姓名] 紀錄：[姓名]
出席：[姓名]（共 ___ 人）
列席：[姓名]
請假：[姓名]
壹、主席致詞（略）
貳、報告事項
一、上次會議紀錄確認：[照案確認／修正後確認：修正內容]
二、上次決議執行情形：[重點]
三、[報告名稱]（報告人：[姓名]）：[一兩句重點]
參、討論事項
第一案：[案由]
說明：[一兩句背景]
決議：[決定了什麼]
第二案：[案由]
說明：[一兩句背景]
決議：[決定了什麼]
肆、臨時動議：[無／內容及決議]
伍、待辦事項
| 工作 | 負責人 | 期限 |
| [要做什麼] | [姓名] | [日期] |
陸、下次會議：[日期、時間、地點]
柒、散會：[時間]
主席：__________ 紀錄：__________
會議記錄範例
這個範例是我們自己寫的，社區、人名和日期都是虛構的。
幸福社區管理委員會 第 7 次會議 會議紀錄
時間：民國 115 年 10 月 14 日（星期三）19:30 至 20:25
地點：社區交誼廳
主席：林主委 紀錄：陳總幹事
出席：林主委、陳總幹事、王財委、張監委（共 4 人）
請假：黃委員
貳、報告事項
一、上次會議紀錄確認：照案確認。
二、上次決議執行情形：一樓信箱已更換完成。
參、討論事項
第一案：地下室漏水修繕
說明：B1 車道旁天花板漏水，已請兩家廠商報價。
決議：採用較低的報價，金額新台幣 18,500 元，11 月 6 日前完工。
第二案：門禁磁扣補發費用
說明：住戶反映補發費用過高。
決議：補發每個新台幣 150 元，自 11 月 1 日起實施。
肆、臨時動議：無。
伍、待辦事項
| 通知廠商施工日期 | 陳總幹事 | 10 月 16 日 |
| 在公布欄公告磁扣新費用 | 陳總幹事 | 10 月 19 日 |
| 比較近三年的公共電費 | 王財委 | 11 月 11 日 |
陸、下次會議：民國 115 年 11 月 11 日（星期三）19:30，社區交誼廳
柒、散會：20:25
注意沒寫進去的東西：誰對報價說了什麼、花了十分鐘聊天氣、會後閒聊。會議記錄只留結果。
會議錄音：先問過大家
錄音能讓記錄更好寫，但未經同意錄別人可能違法，各地的規定也不同。Google 的錄音工具說明頁也提醒，錄製他人聲音前要先徵求對方同意，並遵守當地法規；很多公司另有自己的規定。
資訊，不是法律建議
開會一開始就問大家，所有人同意才錄。有人反對，或你不確定能不能錄，就不要錄。公司或團體的規定也可能適用。
不錄音的做法： 會議一結束，馬上用自己的聲音口述重點：決定了什麼、誰做什麼、什麼時候前。那是你自己的聲音，一樣能整理成會議記錄。
用 Retexta 把錄音或口述整理成會議記錄
Retexta 是一款在雲端處理的 Android 語音轉文字和 AI 寫作 App，可以從錄音、匯入的音檔或你自己的口述寫出會議記錄。它的選單是英文的，沒有繁體中文介面，下面照英文寫出按鈕名稱。
- 打開 Retexta，點 New task。
- 在 What do you want to do? 下點 Summarize a meeting。
- 選擇怎麼開始：
- Record audio：錄下會議（大家都同意時），或會後口述自己的重點。
- Import audio：選一個用其他 App 錄好的音檔，Android 的檔案選擇器會列出音訊檔。
- Paste text：貼上已有的筆記或逐字稿。
- Retexta 在伺服器上轉錄，寫出 Meeting protocol，分成摘要、決議、待辦事項和待解決問題等段落。出席人員或下次開會日期，只有錄音裡有提到才會寫進去。
- 從結果可以再產生待辦事項、下一步或寄給大家的 Follow-up email，也可以只分享需要的部分（Share summary、Share action items、Share everything），或用 Export PDF 匯出。分享和匯出需要 Retexta Pro 或點數。
- 寄出前先檢查。App 會在結果上標示「AI-generated. Check important details.」，人名、日期和每項工作的負責人要特別注意。
Retexta 會自動偵測錄音的語言；它的語言清單裡沒有廣東話，我們也沒有測試過廣東話的會議錄音。結果用繁體還是簡體字，我們沒有在手機上測試過；想要繁體中文，可以在錄音或口述的最後加一句「請用繁體中文寫」。結果頁的 Result language 清單只有一個「中文」選項，改它不會切換繁簡。Retexta 寫的是一般的會議記錄段落，不會自動套用上面《會議規範》的格式，要正式格式的話，把內容貼進範本再補上缺的項目。
Summarize a meeting 和 Import audio 都屬於 Retexta Pro。Retexta 可以先免費試試：新用戶有幾次免費的 Pro 結果，可以在 App 內查看；複製、分享和匯出需要 Retexta Pro 或點數，免費結果用完之後的所有使用也一樣。
口述重點可以這樣說
「管委會第七次會議，十月十四號。地下室漏水，用比較便宜那家，一萬八千五，十一月六號前做完。磁扣補發改一個一百五，十一月一號開始。陳總幹事十六號前通知廠商，十九號前公告。王財委下次開會前比較三年的電費。」這段話已經包含上面範例需要的全部內容。
寫好會議記錄的小技巧
- 寫結果，不寫過程。 一句話如果是「接著小王說……」開頭，大概不用寫。
- 每項工作只有一個負責人。 「大家」不是負責人。
- 寫實際日期。 「下週」一個月後就沒有意義了，要寫「10 月 21 日」。
- 語氣中立。 不寫意見，不形容人。
- 當天寄出。 大家還記得內容，比較容易確認。
延伸閱讀
會後通常要寄一封信給大家：見用說的寫 Email（Android）。手機裡已經有會議錄音：見 Android 手機錄音轉文字。讓 AI 從錄音寫初稿：見用錄音做 AI 會議記錄。關於 App 本身：Retexta，Android 語音轉文字。
資料來源
FLAME Apps 於 2026 年 9 月 28 日查看。
- 內政部，會議規範（民國 54 年 7 月 20 日公布施行，內政部網站的 Word 檔）：第二條適用範圍、第八條會議程序、第十一條議事紀錄的主要項目和簽署。
- Pixel 手機說明，在 Pixel 裝置上建立、編輯及刪除錄音檔：錄製他人聲音前先徵求同意、遵守當地法規。
- Retexta：目標名稱、會議記錄段落、分享和匯出選項以及方案，依 App（版本 2026.1.23，英文選單）和 Google Play 頁面。
