कार्यवृत्त (मीटिंग मिनट्स) किसी बैठक का छोटा लिखित रिकॉर्ड है: क्या तय हुआ और कौन क्या काम कब तक करेगा। शुरुआत में बुनियादी जानकारी लिखें (समूह, तारीख, समय, जगह, उपस्थित सदस्य), फिर हर विषय के लिए एक छोटा हिस्सा: नतीजा, निर्णय और एक्शन आइटम, हर काम के साथ ज़िम्मेदार व्यक्ति और तारीख। आखिर में अगली बैठक की तारीख और अपना नाम। बैठक के जल्द बाद लिखें, भाषा तटस्थ रखें और सभी उपस्थित लोगों को भेजें।
जानकारी, सलाह नहीं
भारत में दफ़्तरों, सरकारी विभागों, हाउसिंग सोसाइटी, सहकारी समितियों और कंपनियों के अपने नियम या तय फ़ॉर्मेट हो सकते हैं। हमने ये नियम नहीं जांचे हैं। अगर आपकी संस्था का अपना फ़ॉर्मेट, उपनियम या पुराना कार्यवृत्त है, तो वही अपनाएं। यह पेज आम ढांचा बताता है।
कार्यवृत्त का अर्थ
“कार्यवृत्त” का मतलब है बैठक में हुए काम का ब्योरा। अंग्रेज़ी में इसे minutes of meeting (MoM) या meeting minutes कहते हैं। दफ़्तरों में “MoM भेज दो” का मतलब यही है। कार्यवृत्त नोट्स से अलग है: नोट्स अपने लिए होते हैं, कार्यवृत्त पूरे समूह के लिए, और औपचारिक समूहों में अगली बैठक में उसकी पुष्टि (अनुमोदन) होती है।
कार्यवृत्त में क्या लिखें
| हिस्सा | क्या लिखें |
|---|---|
| शीर्षक | समूह या बैठक का नाम, तारीख, शुरू और खत्म होने का समय, जगह या वीडियो लिंक |
| उपस्थिति | कौन उपस्थित था, कौन अनुपस्थित, अध्यक्षता किसने की, कार्यवृत्त किसने लिखा |
| एजेंडा | विषयों की सूची, क्रम से, नंबर के साथ |
| हर विषय | नतीजे का एक या दो वाक्य में सार |
| निर्णय | क्या तय हुआ, सीधे शब्दों में (“समिति ने तय किया कि सफ़ाई अभियान 11 अक्टूबर को होगा।”) |
| एक्शन आइटम | हर तय काम के लिए: काम, ज़िम्मेदार व्यक्ति, तारीख |
| खुले सवाल | जो तय नहीं हुआ, और कौन आगे देखेगा |
| अगली बैठक | तारीख, समय और जगह, अगर तय हो |
| अनुमोदन | औपचारिक समूहों में: कार्यवृत्त कब और किसने स्वीकृत किया |
एक्शन मिनट्स, चर्चा वाले मिनट्स या शब्दशः?
तीन आम तरीके हैं। बैठक से पहले एक चुन लें, क्योंकि इससे तय होता है कि आप कितना लिखेंगे।
| प्रकार | क्या दर्ज होता है | कब इस्तेमाल करें |
|---|---|---|
| एक्शन मिनट्स (निर्णय आधारित) | सिर्फ़ निर्णय और एक्शन आइटम | टीम मीटिंग, प्रोजेक्ट चेक इन, ज़्यादातर आम बैठकें |
| चर्चा वाले मिनट्स | निर्णय और एक्शन आइटम, साथ में मुख्य तर्कों का छोटा सार | ऐसे निर्णय जिन पर बाद में सवाल उठ सकते हैं |
| शब्दशः मिनट्स | हर शब्द | बहुत कम; सिर्फ़ जहां पूरा रिकॉर्ड ज़रूरी हो |
ज़्यादातर समूहों के लिए एक्शन मिनट्स काफ़ी हैं। बैठकों की एक मशहूर अमेरिकी नियमावली Robert's Rules of Order साफ़ कहती है: “Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.” यानी कार्यवृत्त इस बात का रिकॉर्ड है कि बैठक में क्या किया गया, इस बात का नहीं कि क्या कहा गया। तीनों प्रकारों को एक ही बैठक के उदाहरण से समझने के लिए पढ़ें मीटिंग मिनट्स के प्रकार।
कार्यवृत्त कैसे लिखें: स्टेप बाय स्टेप
बैठक से पहले
- एजेंडा लें और उसके विषय अपने नमूने में लिख लें।
- शीर्षक भरें: समूह, तारीख, समय, जगह, आने वाले सदस्य।
- तय करें कि एक्शन मिनट्स लिखने हैं या चर्चा वाले।
बैठक के दौरान
- उपस्थिति लिखें, और कौन देर से आया या जल्दी गया।
- हर विषय पर नतीजा लिखें, पूरी बातचीत नहीं।
- निर्णय होते ही उसे एक साफ़ वाक्य में लिखें। शब्द साफ़ न हों, तो पूछ लें: “तो हम यह तय कर रहे हैं कि...?”
- हर काम के लिए तीन बातें लें: क्या, कौन, कब तक। अगर किसी काम का कोई ज़िम्मेदार नहीं है, तो बैठक में ही कहें।
बैठक के बाद
- उसी दिन कार्यवृत्त लिख लें, जब बातें याद हों।
- भूतकाल और तटस्थ भाषा इस्तेमाल करें: “समिति ने तय किया...”, न कि “आखिरकार रमेश जी ने सबको मना लिया...”।
- नाम, संख्याएं और तारीखें जांचें, फिर सभी उपस्थित लोगों को भेजें और सुधार मांगें।
- स्वीकृत कार्यवृत्त ऐसी जगह रखें जहां पूरा समूह उसे ढूंढ सके।
कार्यवृत्त का नमूना (कॉपी करें)
इसे Word, Google Docs या नोट्स ऐप में कॉपी करें और कोष्ठक [ ] वाली हर चीज़ बदलें। जो लाइनें ज़रूरी नहीं, उन्हें हटा दें। फ़ॉर्मल, ईमेल और दूसरे नमूने मीटिंग मिनट्स का फॉर्मेट और नमूना पेज पर हैं।
बैठक का कार्यवृत्त
बैठक: [समूह या बैठक का नाम]
तारीख: [दिन, तारीख]
समय: [शुरू] से [खत्म]
स्थान: [कमरा, पता या वीडियो लिंक]
अध्यक्षता: [नाम]
कार्यवृत्त लेखक: [नाम]
उपस्थित: [नाम]
अनुपस्थित: [नाम]
एजेंडा
1. [विषय]
2. [विषय]
3. [विषय]
1. [विषय]
सार: [नतीजे पर एक या दो वाक्य]
निर्णय: [क्या तय हुआ]
2. [विषय]
सार: [नतीजे पर एक या दो वाक्य]
निर्णय: [क्या तय हुआ]
एक्शन आइटम
| काम | ज़िम्मेदार | तारीख |
| [क्या करना है] | [नाम] | [तारीख] |
| [क्या करना है] | [नाम] | [तारीख] |
खुले सवाल
- [सवाल], आगे देखेंगे: [नाम]
अगली बैठक
[तारीख, समय, स्थान]
कार्यवृत्त स्वीकृत: [तारीख]
भरा हुआ उदाहरण
यह उदाहरण हमने लिखा है। समूह, नाम और तारीखें काल्पनिक हैं।
बैठक का कार्यवृत्त
बैठक: ग्रीन पार्क रेज़िडेंट्स वेलफ़ेयर एसोसिएशन, मासिक बैठक
तारीख: 23 सितंबर 2026
समय: शाम 6:30 से 7:25
स्थान: क्लब हाउस और वीडियो कॉल
अध्यक्षता: सुनीता वर्मा
कार्यवृत्त लेखक: अमित जोशी
उपस्थित: सुनीता वर्मा, अमित जोशी, इमरान खान, प्रिया नायर
अनुपस्थित: राकेश गुप्ता
1. सफ़ाई अभियान
सार: 4 अक्टूबर को बारिश की संभावना के कारण तारीख बदली गई।
निर्णय: सफ़ाई अभियान 11 अक्टूबर, सुबह 9 से दोपहर 1 बजे तक।
2. मुख्य गेट का ताला
सार: दो सदस्यों ने बताया कि ताला अटकता है। इमरान ने नए ताले का कोटेशन लिया।
निर्णय: समिति ने ₹1,500 तक का नया ताला खरीदने की मंज़ूरी दी।
3. पानी का बिल
सार: गर्मियों का पानी का बिल पिछले साल से ज़्यादा आया। अभी कोई निर्णय नहीं।
एक्शन आइटम
| काम | ज़िम्मेदार | तारीख |
| सभी सदस्यों को नई तारीख का मैसेज भेजना | प्रिया | 26 सितंबर |
| नया ताला खरीदकर लगवाना | इमरान | 3 अक्टूबर |
| पिछले 3 साल के पानी के बिलों की तुलना | अमित | 21 अक्टूबर |
खुले सवाल
- क्या अगले साल से पानी का अलग शुल्क लिया जाए? अगली बैठक में चर्चा।
अगली बैठक
21 अक्टूबर 2026, शाम 6:30, क्लब हाउस
ध्यान दें कि क्या नहीं लिखा: पानी के बिल पर किसने क्या कहा, मौसम पर दस मिनट की बात, पार्किंग पर अलग से हुई बहस। कार्यवृत्त सिर्फ़ नतीजा रखता है।
मीटिंग रिकॉर्ड करनी है: पहले पूछें
रिकॉर्डिंग से कार्यवृत्त लिखना आसान होता है, पर लोगों की सहमति के बिना रिकॉर्ड करना कई जगह गैरकानूनी हो सकता है। नियम देश, राज्य और संस्था के हिसाब से अलग होते हैं, और कई दफ़्तरों की अपनी नीति होती है। हमने भारत के नियम नहीं जांचे हैं, इसलिए यहां किसी कानून का हवाला नहीं है।
जानकारी, कानूनी सलाह नहीं
बैठक की शुरुआत में सबसे पूछें और सहमति मिलने पर ही रिकॉर्ड करें। अगर कोई मना करे या आप पक्का न हों, तो रिकॉर्ड न करें। अपनी संस्था की नीति भी देख लें।
सुरक्षित विकल्प: बैठक रिकॉर्ड ही न करें। बैठक खत्म होते ही अपना सार खुद बोलें: क्या तय हुआ, कौन क्या करेगा, कब तक। यह आपकी अपनी आवाज़ है, और इससे भी उतना ही अच्छा कार्यवृत्त बनता है।
रिकॉर्डिंग या बोले गए नोट्स से कार्यवृत्त: Retexta
Retexta, Android के लिए क्लाउड पर चलने वाला वॉइस टू टेक्स्ट और AI राइटिंग ऐप है। यह रिकॉर्डिंग, इंपोर्ट की गई ऑडियो फ़ाइल या आपके बोले गए सार से मीटिंग प्रोटोकॉल लिखता है, हिंदी में भी। ऐप के मेन्यू अंग्रेज़ी में हैं।
- Retexta खोलें और New task पर टैप करें।
- What do you want to do? में Summarize a meeting पर टैप करें।
- शुरू करने का तरीका चुनें:
- Record audio: सबकी सहमति से बैठक रिकॉर्ड करें, या बाद में अपना सार बोलें।
- Import audio: किसी दूसरे ऐप से बनी रिकॉर्डिंग चुनें। Android का फ़ाइल पिकर आपकी ऑडियो फ़ाइलें दिखाएगा।
- Paste text: पहले से मौजूद नोट्स या ट्रांसक्रिप्ट चिपकाएं।
- Retexta ऑडियो को अपने सर्वर पर ट्रांसक्राइब करता है और मीटिंग प्रोटोकॉल लिखता है, जिसमें सारांश, निर्णय, एक्शन आइटम और खुले सवाल जैसे हिस्से होते हैं। उपस्थित लोग या अगली बैठक की तारीख तभी आते हैं जब रिकॉर्डिंग में उनका ज़िक्र हो।
- नतीजे से आप एक्शन आइटम, अगले कदम या समूह के लिए Follow-up email जैसे हिस्से बना सकते हैं, और सिर्फ़ ज़रूरी हिस्सा शेयर कर सकते हैं (Share summary, Share action items, Share everything) या PDF में एक्सपोर्ट कर सकते हैं। शेयर और एक्सपोर्ट के लिए Retexta Pro या क्रेडिट चाहिए।
- भेजने से पहले कार्यवृत्त जांचें। ऐप नतीजों पर लिखता है “AI-generated. Check important details.” नाम, तारीखें और हर काम का ज़िम्मेदार व्यक्ति खास तौर पर देखें।
Summarize a meeting और Import audio Retexta Pro का हिस्सा हैं। Retexta को मुफ़्त में आज़माया जा सकता है: नए यूज़र को कुछ मुफ़्त Pro रिज़ल्ट मिलते हैं, जिन्हें ऐप में देखा जा सकता है। कॉपी, शेयर और एक्सपोर्ट करने के लिए, और मुफ़्त रिज़ल्ट के बाद की हर चीज़ के लिए, Retexta Pro या क्रेडिट चाहिए।
अपना सार ऐसे बोलें
“ग्रीन पार्क RWA का कार्यवृत्त, 23 सितंबर। सफ़ाई अभियान अब 11 अक्टूबर को। इमरान 3 अक्टूबर तक नया ताला लगवाएंगे, पंद्रह सौ रुपये तक। प्रिया शुक्रवार तक सबको नई तारीख का मैसेज भेजेंगी। पानी का बिल: कोई निर्णय नहीं, अमित तीन साल के बिलों की तुलना करेंगे।” इतने छोटे सार में ऊपर के उदाहरण की हर बात है।
बेहतर कार्यवृत्त के लिए टिप्स
- नतीजे लिखें, बातचीत नहीं। अगर कोई वाक्य “फिर शर्मा जी ने कहा” से शुरू होता है, तो शायद उसकी ज़रूरत नहीं।
- हर काम का एक ज़िम्मेदार। “सब लोग” ज़िम्मेदार नहीं होता।
- असली तारीखें। “अगले हफ़्ते” एक महीने बाद कुछ नहीं बताता। “3 अक्टूबर” लिखें।
- तटस्थ भाषा। कोई राय नहीं, लोगों के बारे में कोई विशेषण नहीं।
- जल्दी भेजें। उसी दिन भेजा गया कार्यवृत्त जांचना आसान होता है, क्योंकि सबको बैठक याद होती है।
आगे पढ़ें
बैठक के बाद अक्सर समूह को ईमेल भेजना होता है: Android पर बोलकर ईमेल लिखें। फ़ोन में पहले से रिकॉर्डिंग है? Android पर वॉइस रिकॉर्डिंग को टेक्स्ट में बदलें। ऐप के बारे में और: Retexta, Android के लिए वॉइस टू टेक्स्ट।
स्रोत
FLAME Apps ने 25 सितंबर 2026 को जांचा।
- Robert's Rules of Order, Frequently Asked Questions, सवाल 15 (अंग्रेज़ी में): “Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.” (RONR, 12वां संस्करण, 48:2)।
- रिकॉर्डिंग की सहमति: भारत के लिए कोई आधिकारिक स्रोत नहीं जांचा गया, इसलिए पेज किसी कानून का हवाला नहीं देता।
- Retexta: लक्ष्यों, मीटिंग नतीजों और प्लान के नाम, जैसे ऐप (रिलीज़ 2026.1.23) और Google Play लिस्टिंग में दिखते हैं।
- नमूना और उदाहरण: FLAME Apps ने इस पेज के लिए लिखे।
