Zapisnik sestanka je kratek pisni zapis tega, kaj je sestanek sklenil in kdo bo kaj naredil do kdaj. Začni z osnovnimi podatki (kdo se je sestal, datum, ura, kraj, prisotni), nato za vsako točko dnevnega reda napiši kratek povzetek, sklepe in zadolžitve z nosilcem in rokom. Končaj z naslednjim sestankom in imenom zapisnikarja. Zapisnik napiši kmalu po sestanku, nevtralno, in ga pošlji vsem udeležencem.
Kaj mora vsebovati zapisnik sestanka
| Del | Kaj vpišeš |
|---|---|
| Glava | Ime organa, skupine ali sestanka, zaporedna številka seje, datum, začetek in konec, kraj ali povezava do videoklica |
| Prisotnost | Prisotni, odsotni (in opravičeno odsotni), kdo je vodil sestanek, kdo je pisal zapisnik |
| Dnevni red | Oštevilčene točke v vrstnem redu obravnave |
| Pri vsaki točki | Povzetek izida v enem ali dveh stavkih |
| Sklepi | Kaj je bilo dogovorjeno, oštevilčeno („Sklep 2: ...“) |
| Zadolžitve | Naloga, nosilec in rok za vsako dogovorjeno nalogo |
| Odprta vprašanja | Kaj ni bilo rešeno in kdo to spremlja |
| Naslednji sestanek | Datum, ura in kraj, če so znani |
| Podpisi | Zapisnikar, vodja sestanka, pri formalnih organih tudi overovatelja zapisnika |
Pri društvih, svetih in skupščinah določijo obliko pogosto statut ali poslovnik. Če ga imate, ima prednost pred vsakim vzorcem.
Kaj o zapisniku pravi zakon
Za zapisnik internega sestanka v podjetju ali društvu splošnega zakonskega obrazca ni. V upravnem postopku pa zapisnik ureja Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP), in njegova pravila so dober zgled tudi za druge zapisnike:
- Kaj se vpiše (76. člen): ime in sedež organa, kraj, dan in ura ter zadeva, osebna imena uradnih oseb, navzočih strank in njihovih zastopnikov.
- Čitljivost (77. člen): zapisnik mora biti sestavljen pravilno in čitljivo, v njem se ne sme nič izbrisati; dopolnitev že sklenjenega zapisnika se zapiše v dodatku.
- Branje in podpis (78. člen): pred sklenitvijo se zapisnik prebere udeležencem, ki lahko dajo pripombe; nato ga podpišejo.
- Kolegijski organi (81. člen): o posvetovanju in glasovanju se vpiše zadeva in „kratka vsebina tistega, kar je bilo sklenjeno“, zapisnik pa podpišeta predsedujoči in zapisnikar.
To so pravila za upravne organe, ne za tvoj timski sestanek. Uporabna pa je njihova logika: jasno, kdo, kdaj in kaj; sklepi kratko; nič naknadno prikrojenega.
Kako napisati zapisnik sestanka, korak za korakom
Pred sestankom
- Priskrbi dnevni red in točke prepiši v predlogo.
- Izpolni glavo: skupina, datum, ura, kraj, pričakovani udeleženci.
- Dogovori se o obliki: samo sklepi ali tudi kratek potek razprave. Razlike razlaga vodnik o vrstah zapisnikov.
Med sestankom
- Zapiši prisotnost in kdo je prišel pozneje ali odšel prej.
- Pri vsaki točki zapisuj izid, ne pogovora.
- Ko je sklep sprejet, ga zapiši v enem jasnem stavku. Če formulacija ni jasna, vprašaj: „Torej smo se dogovorili, da ...?“
- Za vsako nalogo dobi tri podatke: kaj, kdo, do kdaj. Če naloga nima nosilca, to povej na sestanku.
Po sestanku
- Zapisnik napiši še isti dan, dokler se podrobnosti spomniš.
- Piši nevtralno: „Člani so se strinjali ...“ in ne „Janez je končno prepričal vse ...“.
- Preveri imena, zneske in datume, nato zapisnik pošlji vsem udeležencem in prosi za popravke.
- Potrjeno različico shrani tja, kjer jo skupina najde. Pri formalnih organih se zapisnik običajno potrdi na naslednji seji.
Primer zapisnika sestanka
Primer smo napisali sami. Društvo, imena in zneski so izmišljeni, dnevi v tednu se ujemajo s koledarjem za leto 2026.
ZAPISNIK
7. seje upravnega odbora Društva vrtičkarjev Trnovo
Datum: torek, 22. septembra 2026
Čas: od 18.30 do 19.25
Kraj: lopa na vrtu in videoklic
Vodila: Nina Kovač, predsednica
Zapisal: Rok Zupan
Prisotni: Nina Kovač, Rok Zupan, Amir Hadžić, Tjaša Kralj
Opravičeno odsotna: Mojca Horvat
Dnevni red:
1. Jesenska čistilna akcija
2. Nova ključavnica za lopo
3. Račun za vodo
K 1. točki
Zaradi napovedi dežja za soboto, 3. oktobra, se akcija prestavi.
Sklep 1: Čistilna akcija bo v soboto, 10. oktobra 2026, od 9.00 do 13.00.
K 2. točki
Dva člana sta sporočila, da se ključavnica zatika. Amir je pridobil ponudbo za ključavnico na kodo.
Sklep 2: Upravni odbor odobri nakup ključavnice do 60 EUR.
K 3. točki
Poletni račun za vodo je višji kot lani. Sklep ni bil sprejet.
Zadolžitve:
| Naloga | Nosilec | Rok |
| E-pošta članom o novem datumu akcije | Tjaša | petek, 25. 9. 2026 |
| Nakup in montaža ključavnice | Amir | petek, 2. 10. 2026 |
| Primerjava računov za vodo za zadnja 3 leta | Rok | torek, 20. 10. 2026 |
Odprto: Ali naj člani prihodnje leto plačujejo prispevek za vodo? Na naslednji seji.
Naslednja seja: torek, 20. oktobra 2026, ob 18.30, lopa na vrtu.
Zapisal: Rok Zupan Predsednica: Nina Kovač
Opazi, česa ni: kdo je kaj rekel o računu za vodo, deset minut o vremenu, stranska razprava o paradižnikih. Zapisnik ohrani izid.
Snemanje sestanka: najprej vprašaj
Posnetek olajša pisanje zapisnika, a snemanje ljudi brez njihovega soglasja je lahko nezakonito. Pravil o snemanju pogovorov v Sloveniji za ta vodnik nismo mogli preveriti v uradnem viru (Pravno-informacijski sistem PisRS se nam ni naložil), zato jih ne navajamo. Pravila se med državami razlikujejo, veliko delodajalcev in organizacij ima tudi svoje.
Informacija, ne pravni nasvet
Na začetku sestanka vprašaj vse prisotne in snemaj samo, če se strinjajo. Če kdo reče ne ali nisi prepričan, ne snemaj. Veljajo lahko tudi pravila tvoje organizacije.
Varna alternativa: sestanka sploh ne snemaj. Takoj po koncu na glas povej svoj povzetek: kaj je bilo sklenjeno, kdo kaj naredi in do kdaj. To je tvoj glas in iz njega prav tako nastane zapisnik.
Iz posnetka ali govorjenih zapiskov zapisnik z Retexto
Retexta je aplikacija za Android, ki v oblaku pretvori govor v besedilo in piše z AI. Zapisnik (v aplikaciji „Meeting protocol“) napiše iz posnetka, uvožene zvočne datoteke ali tvojega govorjenega povzetka. Meniji so v angleščini, slovenskega vmesnika ni; zapisnik pa lahko dobiš v slovenščini.
- Odpri Retexto in tapni New task.
- Pod What do you want to do? tapni Summarize a meeting.
- Izberi začetek:
- Record audio: posnemi sestanek (s soglasjem vseh) ali po sestanku povej svoj povzetek.
- Import audio: izberi posnetek iz druge aplikacije. Odpre se Androidov izbirnik datotek.
- Paste text: prilepi zapiske ali prepis, ki ga že imaš.
- Retexta zvok prepiše na svojih strežnikih in napiše zapisnik z razdelki, kot so povzetek, sklepi (Decisions), naloge (Action items) in odprta vprašanja. Udeleženci ali datum naslednjega sestanka se dodajo le, če so omenjeni na posnetku.
- Iz rezultata lahko pripraviš še naloge, naslednje korake ali Follow-up email skupini, deliš samo del, ki ga potrebuješ (Share summary, Share action items, Share everything), ali ga izvoziš kot PDF. Deljenje in izvoz zahtevata Retexta Pro ali kredite.
- Zapisnik preveri, preden ga pošlješ. Aplikacija rezultate označi z „AI-generated. Check important details.“ Posebej preveri imena, datume in nosilce nalog. Kako dobro Retexta prepozna slovenski govor, nismo merili.
Summarize a meeting in Import audio spadata v Retexta Pro. Retexto lahko preizkusiš brezplačno: kot nov uporabnik dobiš nekaj brezplačnih rezultatov Pro za ogled v aplikaciji. Za kopiranje, deljenje in izvoz potrebuješ Retexta Pro ali kredite, prav tako za vse po porabljenih brezplačnih rezultatih.
Tako povej svoj povzetek
„Zapisnik upravnega odbora vrtičkarjev, 22. september. Čistilna akcija se prestavi na soboto, 10. oktobra. Amir kupi novo ključavnico, do 60 evrov, do 2. oktobra. Tjaša do petka pošlje e-pošto vsem članom. Račun za vodo: brez sklepa, Rok primerja zadnja tri leta.“ Ta kratek povzetek vsebuje vse, kar potrebuje zgornji primer.
Nasveti za boljše zapisnike
- Piši izide, ne prepisa. Če se stavek začne z „Potem je Janez rekel“, verjetno ne spada v zapisnik.
- En nosilec na nalogo. „Ekipa“ ni nosilec.
- Pravi datumi. „Prihodnji teden“ čez mesec dni ne pomeni ničesar. Napiši „petek, 2. oktobra“ in preveri, ali se dan ujema z datumom.
- Nevtralen ton. Brez mnenj in brez pridevnikov o ljudeh.
- Hitro pošiljanje. Zapisnik, poslan isti dan, je lažje preveriti, ker se vsi še spomnijo sestanka.
Beri naprej
Prazna predloga za kopiranje je v vodniku zapisnik sestanka: vzorec in predloga. Za pregleden seznam nalog glej predlogo za naloge s sestanka. Že imaš posnetek v telefonu? Preberi, kako glasovni posnetek pretvoriš v besedilo. Več o aplikaciji: Retexta, govor v besedilo za Android.
Viri
Preverila ekipa FLAME Apps 25. in 28. septembra 2026.
- Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP), 76. do 81. člen (zapisnik). Uradno besedilo je v PisRS; prebrali smo neuradno prečiščeno besedilo št. 13 na strani Upravna svetovalnica Fakultete za upravo UL, ker se PisRS brez JavaScripta ne naloži.
- Robert's Rules of Order, Frequently Asked Questions, vprašanje 15 (v angleščini): „Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.“
- Retexta: imena ciljev, razdelkov zapisnika in paketov, kot so prikazana v aplikaciji in v trgovini Google Play.
