Poznamo tri vrste zapisnikov. Zapisnik sklepov zapiše samo, kaj je bilo sklenjeno in kdo naredi kaj do kdaj. Skrajšani zapisnik doda kratek povzetek glavnih argumentov pri vsaki odločitvi. Dobesedni zapisnik zapiše vsako besedo. Za večino timskih, društvenih in projektnih sestankov je prava izbira zapisnik sklepov; skrajšani zapisnik uporabi, kadar bodo ljudje pozneje spraševali, zakaj je bilo nekaj odločeno, dobesednega pa samo, kadar je popoln zapis obvezen.
| Vrsta | Kaj zapiše | Običajna dolžina za enourni sestanek | Za kaj |
|---|---|---|---|
| Zapisnik sklepov | Prisotnost, sklepi, zadolžitve (naloga, nosilec, rok) | pol strani do ene strani | Timski sestanki, projektna usklajevanja, večina sej društev |
| Skrajšani zapisnik | Vse iz zapisnika sklepov in glavni argumenti ter kdo jih je dal | ena do tri strani | Odločitve z dilemami, proračun, spori |
| Dobesedni zapisnik | Vsaka izrečena beseda, popravljene le očitne spodrsljaje | veliko strani | Parlament, nekatera formalna zaslišanja; drugje redko |
Dolžine so naše izkustveno pravilo, ne standard. Imena vrst se med organizacijami nekoliko razlikujejo (namesto „skrajšani“ boš slišal tudi „zapisnik s potekom razprave“); odloča, kaj je v zapisniku. Celoten postopek in predloga sta v vodniku kako napisati zapisnik sestanka. Ta stran pokaže razliko na enem sestanku, zapisanem na tri načine.
Kje se vrste zapisnikov pojavijo v slovenskih predpisih
- Zapisnik sklepov v bistvu: Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP) v 81. členu za kolegijske organe določa, da se v zapisnik o posvetovanju in glasovanju vpišejo sestava organa, zadeva in „kratka vsebina tistega, kar je bilo sklenjeno“, ter morebitna posebna mnenja.
- Dobesedni zapis (magnetogram): Poslovnik Komisije za nadzor obveščevalnih in varnostnih služb Državnega zbora (Uradni list RS, št. 79/2004) določa, da se o sejah komisije vodi „zapisnik in dobesedni zapis (magnetogram)“ in da je dobesedni zapis sestavni del zapisnika. Zapisnik sam pa vsebuje le kraj, čas, navzoče, „bistvene podatke o poteku seje in sklepe“.
Tudi parlament torej loči kratek zapisnik od dobesednega zapisa. Za društvo ali podjetje velja statut ali poslovnik, če ga imate.
En sestanek, zapisan na tri načine
Sestanek smo si izmislili, da pokažemo razliko. Klub, imena in zneski so izmišljeni, dnevi v tednu se ujemajo s koledarjem za leto 2026.
Sestanek: Upravni odbor Nogometnega kluba Vič se sestane za 40 minut. Edina tema: občina je prestavila sobotni termin igrišča, trening ne more več začeti ob 9.00. Odbor razpravlja o 8.00 ali 11.00. Trener Blaž meni, da je 8.00 prezgodaj za najmlajše ekipe. Blagajničarka Lea opozori, da termin ob 11.00 stane 40 EUR na mesec več. Po glasovanju odbor izbere 11.00.
Zapisnik sklepov
NOGOMETNI KLUB VIČ, SEJA UPRAVNEGA ODBORA
Datum: četrtek, 24. septembra 2026, od 19.00 do 19.40, klubski prostori
Prisotni: Marija Tomšič (predsednica), Blaž Vidmar, Lea Petek, Omar Begić
Zapisal: Omar Begić
K 1. točki: Sobotni termin treninga
Sklep 1: Od sobote, 3. oktobra 2026, se sobotni trening začne ob 11.00. Odbor odobri višjo najemnino igrišča, 40 EUR na mesec.
Zadolžitve:
- nov urnik poslati vsem staršem, Marija, 1. 10. 2026
- termin ob 11.00 potrditi pri občini, Lea, 28. 9. 2026
- posodobiti spletno stran kluba, Omar, 1. 10. 2026
Naslednja seja: četrtek, 22. oktobra 2026, ob 19.00
Kratko, in vsak ve, kaj sledi. Česar ne pove: zakaj je odbor izbral dražji termin.
Skrajšani zapisnik
K 1. točki: Sobotni termin treninga
Občina je prestavila sobotni termin igrišča, zato trening ne more več začeti ob 9.00. Odbor je razpravljal o dveh možnostih: 8.00 in 11.00.
Blaž Vidmar je povedal, da je 8.00 prezgodaj za ekipe do 8 let in da je več staršev že sporočilo, da ob tej uri ne morejo.
Lea Petek je opozorila, da termin ob 11.00 stane 40 EUR na mesec več in da ga proračun to sezono pokrije.
Omar Begić je vprašal, ali bi starejše ekipe lahko trenirale ob 8.00. Odbor urnika ni razdelil, ker ima veliko družin otroke v več ekipah.
Glasovanje: ZA 11.00: 3, ZA 8.00: 1.
Sklep 1: Od sobote, 3. oktobra 2026, se sobotni trening začne ob 11.00. Odbor odobri višjo najemnino igrišča.
Zadolžitve: (enako kot v zapisniku sklepov)
Zdaj starš, ki decembra vpraša „zakaj plačujemo več za igrišče?“, dobi odgovor v zapisniku.
Dobesedni zapisnik (izsek)
MARIJA TOMŠIČ: Dobro, naslednja točka, sobotni termin. Lea, začneš ti?
LEA PETEK: Ja. Torej, občina je v ponedeljek poslala mail. Termin ob devetih izgubimo. Ponudili so osem ali enajst.
BLAŽ VIDMAR: Osem je prezgodaj za male. Trije starši so mi že rekli, da ob osmih ne morejo.
LEA PETEK: Enajst pa je štirideset evrov na mesec več.
Štiri vrstice pokrijejo manj kot minuto sestanka. Za 40 minut ima dobesedni zapisnik veliko strani in ga skoraj nihče ne prebere. Zato ga skoraj noben klub ali podjetje ne vodi.
Katero vrsto zapisnika uporabiti?
- Imate statut, poslovnik ali zakonsko zahtevo? Najprej upoštevaj to. Odloča to, ne ta seznam.
- Redni timski ali projektni sestanek? Zapisnik sklepov.
- Odločitev, ki stane denar, spremeni pravila ali jo bo kdo pozneje izpodbijal? Pri tej točki skrajšani zapisnik, drugje zapisnik sklepov. Vrste lahko v enem zapisniku kombiniraš.
- Nekdo zahteva zapis besedo za besedo? Vprašaj, zakaj. Pogosto zadošča posnetek ali shranjen prepis, zapisnik pa ostane kratek.
Robert's Rules of Order, razširjen ameriški priročnik za vodenje sej, jasno daje prednost kratki vrsti: „Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.“ (Zapisnik je zapis tega, kar je bilo narejeno, ne tega, kar je bilo rečeno.)
Zapisnik, zapiski, dnevni red in prepis
| Dokument | Kdaj nastane | Za koga | Kaj vsebuje |
|---|---|---|---|
| Dnevni red | Pred sestankom | Vse povabljene | Teme po vrsti, morda s časom |
| Zapiski | Med sestankom | Običajno zate | Kar si zapišeš, v kakršnem koli vrstnem redu |
| Prepis | Iz posnetka | Kdor mora preveriti podrobnost | Izrečene besede, surovo in nepreverjeno |
| Zapisnik | Po sestanku | Vso skupino in arhiv | Prisotnost, sklepi, zadolžitve; skupina ga potrdi ali popravi |
Dnevni red pove, kaj bo zapisnik pokril; tu je vodnik kako sestaviti dnevni red sestanka. Zapiski in prepis so surovina. Zapisnik je končan, skupen rezultat.
Zadolžitve v zapisniku: oblika
Ne glede na vrsto so zadolžitve zapisane enako. Ena vrstica na nalogo, s tremi deli:
Zadolžitve:
- [naloga, začne se z glagolom], [en nosilec], [rok]
- [naloga, začne se z glagolom], [en nosilec], [rok]
Tri pravila:
- En nosilec na nalogo. „Odbor“ ni nosilec.
- Pravi datum. „Kmalu“ ali „prihodnji teden“ čez mesec dni ne pomeni ničesar.
- Vse naloge na enem mestu, na koncu, tudi če so se pojavile pri različnih točkah.
Celotna predloga z glavo, prisotnostjo in točkami je na strani zapisnik sestanka: vzorec in predloga, seznam za spremljanje nalog pa v predlogi za naloge s sestanka.
Katero vrsto napiše Retexta
Retexta je aplikacija za Android, ki v oblaku pretvori govor v besedilo in piše z AI. Cilj Summarize a meeting napiše zapisnik s povzetkom, sklepi, nalogami z nosilci in roki (kadar so omenjeni) ter odprtimi vprašanji. To je najbližje zapisniku sklepov. Meniji so v angleščini, slovenskega vmesnika ni.
- Odpri Retexto in tapni New task.
- Tapni Summarize a meeting. Cilj je na začetnem zaslonu.
- Tapni Record audio, da posnameš sestanek (samo s soglasjem vseh) ali takoj po njem poveš svoj povzetek. Lahko tudi Import audio za posnetek iz druge aplikacije ali Paste text za svoje zapiske.
- Retexta zvok prepiše na svojih strežnikih in napiše zapisnik. Iz rezultata lahko pripraviš še naslednje korake ali Follow-up email skupini.
- Preden kaj pošlješ, preveri imena, datume in nosilce nalog. Aplikacija rezultate označi z „AI-generated. Check important details.“ Kako dobro prepozna slovenski govor, nismo merili.
Več o tem postopku, s seznamom za preverjanje osnutkov AI: zapisnik z AI iz posnetka.
Potrebuješ skrajšani zapisnik? Retexta ob zapisniku hrani surov prepis. V njem poišči, kdo je kaj trdil, in te vrstice dodaj k točkam, ki jih potrebujejo. Prepis je strojni prepis, ne preverjen dobesedni zapisnik.
Summarize a meeting in Import audio spadata v Retexta Pro. Retexto lahko preizkusiš brezplačno: kot nov uporabnik dobiš nekaj brezplačnih rezultatov Pro za ogled v aplikaciji. Za kopiranje, deljenje in izvoz rezultatov potrebuješ Retexta Pro ali kredite, prav tako za vse po porabljenih brezplačnih rezultatih.
Snemanje sestanka: najprej vprašaj
Snemanje ljudi brez njihovega soglasja je lahko nezakonito. Slovenskih pravil za ta vodnik nismo mogli preveriti v uradnem viru, zato jih ne navajamo. Na začetku sestanka vprašaj vse in snemaj samo, če se vsi strinjajo. To je informacija, ne pravni nasvet. Če ne smeš snemati, takoj po sestanku povej svoj povzetek.
Beri naprej
Celoten postopek, predloga in primer so v vodniku kako napisati zapisnik sestanka. Zapisnik običajno odide po e-pošti: glej narekovanje e-pošte na Androidu. Že imaš posnetek sestanka v telefonu? Preberi, kako glasovni posnetek pretvoriš v besedilo. Več o aplikaciji: Retexta, govor v besedilo za Android.
Viri
Preverila ekipa FLAME Apps 25. in 28. septembra 2026.
- Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP), 81. člen. Uradno besedilo v PisRS; prebrali smo neuradno prečiščeno besedilo št. 13 na strani Upravna svetovalnica Fakultete za upravo UL.
- Poslovnik Komisije za nadzor obveščevalnih in varnostnih služb (PoKNOVS), Uradni list RS, št. 79/2004, 13. člen: zapisnik in dobesedni zapis (magnetogram). Poznejših sprememb nismo preverjali.
- Robert's Rules of Order, Frequently Asked Questions, vprašanje 15 (v angleščini).
- Retexta: imena ciljev, razdelkov zapisnika, surov prepis in imena paketov, kot so prikazana v aplikaciji (različica 2026.1.23) in v trgovini Google Play.
