Tu so štirje vzorci zapisnika sestanka, ki jih lahko takoj kopiraš: formalni zapisnik seje s sklepi in glasovanjem za odbore, svete in društva, preprost zapisnik za vsakdanje timske sestanke, e-pošta z zapisnikom in izpolnjen primer, narejen iz govorjenega povzetka. Vsi so navadno besedilo, zato se čisto prilepijo v Word, Google Dokumente ali aplikacijo za zapiske. Zamenjaj vse v oglatih oklepajih in izbriši, česar ne potrebuješ.
| Predloga | Za kaj | Kaj zapiše |
|---|---|---|
| Formalni zapisnik seje | Upravni odbori, sveti, društva, komisije | Prisotnost, sklepčnost, predlogi sklepov, glasovanje, potrditev |
| Preprost zapisnik | Timski sestanki, kratka usklajevanja | Ključne točke, dogovori, opravila |
| E-pošta z zapisnikom | Pošiljanje izida skupini | Sklepi in zadolžitve v telesu sporočila |
| Izpolnjen primer | Kako izgleda končan zapisnik | Zapisnik, narejen iz posnetka |
Prvič pišeš zapisnik? Vodnik kako napisati zapisnik sestanka razloži, kaj vse sodi vanj, vrste zapisnikov pa primerja oblike. Ta stran je zbirka orodij.
Formalni zapisnik seje (sklepi in glasovanje)
To predlogo uporabi, kadar skupina formalno odloča: upravni odbor, svet, komisija ali društvo. Zapiše, o čem se je glasovalo in kako. Če imate statut ali poslovnik, ki predpisuje obliko, ima ta prednost.
ZAPISNIK
[številka]. [redne / izredne] seje [ime organa]
Datum: [dan v tednu], [datum]
Začetek: ob [uri], sejo je vodil/a [ime, funkcija]
Kraj: [naslov, prostor ali povezava do videoklica]
Prisotni: [imena]
Odsotni: [imena]
Vabljeni: [imena, če so]
Sklepčnost: [seja je sklepčna / ni sklepčna], prisotnih [število] od [število] članov
Zapisnik piše: [ime]
Dnevni red:
1. Potrditev zapisnika prejšnje seje
2. [točka]
3. [točka]
4. Razno
K 1. točki
Zapisnik [datum] seje je bil potrjen [brez pripomb / s popravkom: popravek].
K 2. točki
Povzetek: [en ali dva stavka o izidu]
Predlog sklepa: [natančno besedilo, o katerem se je glasovalo]
Glasovanje: ZA [število], PROTI [število], VZDRŽANI [število]. Sklep [je sprejet / ni sprejet].
Sklep 2: [besedilo sprejetega sklepa]
K 3. točki
Povzetek: [en ali dva stavka o izidu]
Predlog sklepa: [natančno besedilo]
Glasovanje: ZA [število], PROTI [število], VZDRŽANI [število]. Sklep [je sprejet / ni sprejet].
Sklep 3: [besedilo sprejetega sklepa]
K 4. točki
[kratko ali "Ni bilo razprave."]
Zadolžitve:
- [naloga], nosilec: [ime], rok: [datum]
- [naloga], nosilec: [ime], rok: [datum]
Naslednja seja: [datum, ura, kraj]
Seja je bila zaključena ob [uri].
Zapisal/a: [ime] Predsednik/ca: [ime]
Overovatelja: [ime], [ime] Zapisnik potrjen dne: [datum]
Nasvet: predlog sklepa zapiši točno tako, kot se je o njem glasovalo. Če se je besedilo med razpravo spremenilo, zapiši končno različico, ne prve.
Preprost zapisnik za timski sestanek
Za večino timskih sestankov ne potrebuješ sklepčnosti ne glasovanja. Preprost zapisnik ohrani tri stvari, ki jih ljudje pozneje iščejo: kaj je bilo dogovorjeno, kaj je še odprto in kdo naredi kaj do kdaj.
ZAPISNIK SESTANKA: [tema ali ekipa]
Datum: [datum]
Prisotni: [imena]
Zapisal/a: [ime]
Namen sestanka: [en stavek]
Ključne točke
- [točka]
- [točka]
Dogovori
- [kaj je bilo dogovorjeno]
- [kaj je bilo dogovorjeno]
Odprta vprašanja
- [vprašanje], spremlja [ime]
Opravila
- [ ] [naloga], [ime], do [datum]
- [ ] [naloga], [ime], do [datum]
Naslednji sestanek: [datum in ura]
Če ima tvoja aplikacija za zapiske sezname za kljukanje, iz vrstic z opravili naredi seznam. Za daljši seznam nalog s stanjem in prioriteto uporabi predlogo za naloge s sestanka.
E-pošta z zapisnikom
Večina ljudi prebere e-pošto in priponke nikoli ne odpre. Zato sklepe in zadolžitve napiši v telo sporočila, celoten zapisnik pa priloži le, če je dolg.
Zadeva: Zapisnik: [ime sestanka], [datum]
Pozdravljeni,
v nadaljevanju so sklepi današnjega sestanka [ime sestanka]. Celoten zapisnik je v priponki.
Sklepi
- [sklep]
- [sklep]
Zadolžitve
- [naloga]: [ime], do [datum]
- [naloga]: [ime], do [datum]
Odprta vprašanja
- [vprašanje], [ime] preveri do [datum]
Naslednji sestanek: [datum, ura, kraj ali povezava]
Morebitne popravke mi prosim pošljite do [datum].
Lep pozdrav,
[tvoje ime]
Predloga, izpolnjena iz posnetka
Primer smo napisali sami, da pokažemo princip. Sestanek, imena in datumi so izmišljeni (dnevi v tednu se ujemajo s koledarjem za leto 2026), besedilo ni pravi rezultat aplikacije.
Kar je zapisnikar povedal v telefon takoj po sestanku:
Dobro, zapisnik hišnega sveta Prešernova dvanajst, četrtek, štiriindvajseti september, začeli smo ob sedmih. Prisotni Lea, Omar, Petra in jaz, Blaž je odsoten. Zapisnik od zadnjič smo potrdili brez pripomb. Prva točka, pokvarjena ključavnica na vhodnih vratih. Omar je predlagal, da upravnika pisno prosimo za popravilo v dveh tednih, vsi štirje za. Omar napiše dopis do petka. Druga točka, jesensko druženje. Brez glasovanja, Lea preveri, ali je dvorišče prosto v soboto, sedemnajstega oktobra. Naslednji sestanek dvaindvajsetega oktobra ob isti uri. Končali smo ob sedmih in štirideset.
Ista vsebina v formalni predlogi:
ZAPISNIK
redne seje hišnega sveta, Prešernova 12
Datum: četrtek, 24. septembra 2026
Začetek: ob 19.00
Kraj: skupni prostor v kleti
Prisotni: Lea, Omar, Petra, [zapisnikar]
Odsotni: Blaž
Zapisnik piše: [zapisnikar]
K 1. točki: Potrditev zapisnika prejšnje seje
Zapisnik seje z dne 27. avgusta 2026 je bil potrjen brez pripomb.
K 2. točki: Ključavnica na vhodnih vratih
Povzetek: Ključavnica na vhodnih vratih je pokvarjena.
Predlog sklepa: Hišni svet upravnika pisno prosi, naj ključavnico popravi v dveh tednih.
Glasovanje: ZA 4, PROTI 0, VZDRŽANI 0. Sklep je sprejet.
K 3. točki: Jesensko druženje
Povzetek: Brez glasovanja. Lea preveri, ali je dvorišče prosto v soboto, 17. oktobra.
Zadolžitve:
- dopis upravniku, nosilec: Omar, rok: petek, 25. septembra 2026
- preverba dvorišča za 17. oktober, nosilec: Lea, rok: naslednja seja
Naslednja seja: četrtek, 22. oktobra 2026, ob 19.00, skupni prostor
Seja je bila zaključena ob 19.40.
Opazi dve stvari. „Do petka“ je postal pravi datum, ker „petek“ čez mesec dni ne pomeni ničesar. In ime zapisnikarja je še vedno prazno mesto: povej svoje ime na posnetku ali ga dopiši sam.
Predlogo izpolni z glasom v Retexti
Retexta je aplikacija za Android, ki v oblaku pretvori govor v besedilo in piše z AI. Cilj Summarize a meeting iz posnetka, uvožene zvočne datoteke ali prilepljenih zapiskov naredi zapisnik (v aplikaciji „Meeting protocol“). Meniji so v angleščini, slovenskega vmesnika ni.
- Odpri Retexto in tapni New task.
- Pod What do you want to do? tapni Summarize a meeting.
- Pod Add your input izberi Record audio, da poveš svoj povzetek (ali posnameš sestanek, če se vsi strinjajo), Import audio za posnetek, ki ga že imaš, ali Paste text za obstoječe zapiske.
- Retexta zvok prepiše na svojih strežnikih in napiše zapisnik z razdelki, kot so povzetek, ključne točke, sklepi, naloge in odprta vprašanja. Udeleženci, avtor zapisnika in naslednji sestanek se pojavijo samo, če so na posnetku jasno omenjeni.
- Rezultat prenesi v svojo predlogo in preveri vsako ime, število, datum in izid glasovanja. Retexta rezultate označi z „AI-generated. Check important details.“
Formalne podrobnosti, kot so predlogi sklepov in izidi glasovanj, so le tako dobre, kot jih poveš. Povej jih razločno: „Omar je predlagal, vsi štirje za.“ Kako dobro Retexta prepozna slovenski govor, nismo merili.
Summarize a meeting in Import audio spadata v Retexta Pro. Retexto lahko preizkusiš brezplačno: kot nov uporabnik dobiš nekaj brezplačnih rezultatov Pro za ogled v aplikaciji. Za kopiranje, deljenje, izvoz in posnetke zaslona potrebuješ Retexta Pro ali kredite, prav tako za vse po porabljenih brezplačnih rezultatih.
Snemanje drugih ljudi
Sestanek snemaj samo, če se vsi strinjajo. Pravila se med državami razlikujejo, slovenskih za ta vodnik nismo preverili v uradnem viru. Najvarneje je, da po sestanku poveš svoj povzetek, kot v zgornjem primeru.
Beri naprej
Pred sestankom pripravi dnevni red z vodnikom kako sestaviti dnevni red sestanka; njegove točke postanejo oštevilčene točke zapisnika. Za opravila uporabi predlogo za naloge s sestanka. Če naj prvi osnutek iz posnetka napiše AI, preberi zapisnik z AI iz posnetka. Več o aplikaciji: Retexta, govor v besedilo za Android.
Viri
Preverila ekipa FLAME Apps 25. in 28. septembra 2026.
- Retexta: imena ciljev, vnosov, razdelkov zapisnika in paketov, kot so prikazana v aplikaciji (različica 2026.1.23) in v trgovini Google Play. Seznam razdelkov iz navodil aplikacije za zapisnik; zaklep kopiranja in deljenja z zaslona rezultata.
- Predloge in primer: napisala ekipa FLAME Apps za to stran.
