Tässä on neljä pohjaa, jotka voit kopioida heti: pöytäkirjamalli pykälineen yhdistyksen tai taloyhtiön kaltaisen virallisen kokouksen tarpeisiin, kokousmuistion pohja tavalliseen palaveriin, sähköpostipohja muistion lähettämiseen ja täytetty esimerkki, joka on tehty sanellusta yhteenvedosta. Kaikki ovat pelkkää tekstiä, joten ne liittyvät siististi Wordiin, Google Docsiin tai muistiinpanosovellukseen. Korvaa hakasulkeissa olevat kohdat ja poista se, mitä et tarvitse.
| Pohja | Käyttötarkoitus | Mitä kirjataan |
|---|---|---|
| Pöytäkirja | Yhdistyksen kokous, hallitus, taloyhtiö, toimikunta | Laillisuus ja päätösvaltaisuus, ehdotukset, äänestykset, allekirjoitukset ja tarkastus |
| Kokousmuistio | Tiimipalaveri, projektipalaveri, kertaluonteinen keskustelu | Pääkohdat, päätökset, tehtävät |
| Muistio sähköpostilla | Tuloksen lähettäminen ryhmälle | Päätökset ja tehtävät viestin tekstissä |
| Täytetty esimerkki | Miltä valmis pöytäkirja näyttää | Sanellusta yhteenvedosta tehty pöytäkirja |
Ensimmäinen muistio? Oppaamme kokousmuistion kirjoittaminen kertoo, mitä muistioon tulee, ja kokousmuistio vai pöytäkirja vertailee muotoja. Tämä sivu on työkalupakki.
Pöytäkirjamalli (yhdistys, hallitus, taloyhtiö)
Käytä tätä, kun ryhmä tekee virallisia päätöksiä. Suomalaisessa pöytäkirjassa asiat numeroidaan pykäliksi (§), ja kokouksen alussa todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä valitaan toimihenkilöt. Yhdistyslain 31 §:n mukaan yhdistyksen kokouksen pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja, ja sen tarkastaa vähintään kaksi siihen valittua henkilöä, ellei yhdistys hyväksy sitä itse. Jos yhdistyksen säännöissä tai yhtiöjärjestyksessä on omat määräyksensä, ne menevät tämän pohjan edelle.
[YHDISTYKSEN NIMI]
[SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN / YLIMÄÄRÄINEN] [KOKOUS / HALLITUKSEN KOKOUS]
PÖYTÄKIRJA [numero]/[vuosi]
Aika: [pp.kk.vvvv] klo [alkamisaika]
Paikka: [osoite, huone tai videolinkki]
Läsnä: [nimet]
Poissa: [nimet]
1 § Kokouksen avaus
[Nimi] avasi kokouksen klo [aika].
2 § Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Paikalla oli [määrä] jäsentä.
3 § Kokouksen järjestäytyminen
Puheenjohtajaksi valittiin [nimi] ja sihteeriksi [nimi].
Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin [nimi] ja [nimi].
4 § Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista [sellaisenaan / muutoksin: muutos].
5 § Edellisen kokouksen pöytäkirja
Edellisen kokouksen pöytäkirja [pp.kk.] hyväksyttiin [sellaisenaan / korjauksin].
6 § [ASIA]
[Yksi tai kaksi lausetta asian taustasta.]
Ehdotus: [Nimi] ehdotti [nimen] kannattamana, että [ehdotuksen tarkka sanamuoto].
Päätös: [Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti / Äänestyksessä [määrä] puolesta,
[määrä] vastaan, [määrä] tyhjää. Ehdotus [hyväksyttiin / hylättiin].]
7 § [ASIA]
[Tausta.]
Päätös: [Mitä päätettiin.]
8 § Muut asiat
[Muut esille tulleet asiat.]
9 § Seuraava kokous
Seuraava kokous pidetään [pp.kk.vvvv] klo [aika], [paikka].
10 § Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo [aika].
Vakuudeksi
[Nimi] [Nimi]
puheenjohtaja sihteeri
Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty
[pp.kk.vvvv] [pp.kk.vvvv]
[Nimi] [Nimi]
pöytäkirjantarkastaja pöytäkirjantarkastaja
Vinkki: kirjaa ehdotus täsmälleen sellaisena kuin siitä äänestettiin. Jos sanamuoto muuttui keskustelun aikana, kirjaa lopullinen versio.
Osakeyhtiön yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 23 § vaatii lisäksi, että pöytäkirjaan merkitään päätökset ja äänestysten tulokset, ääniluettelo otetaan tai liitetään pöytäkirjaan ja pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjantarkastaja. Pohja on yleistietoa, ei oikeudellista neuvontaa.
Kokousmuistion pohja (vapaamuotoinen)
Tavallisessa tiimipalaverissa et tarvitse pykäliä etkä pöytäkirjantarkastajia. Muistion pohja säilyttää ne kolme asiaa, joita myöhemmin etsitään: mitä päätettiin, mikä on vielä auki ja kuka tekee mitä mihin mennessä.
MUISTIO: [aihe tai tiimi]
Aika: [pp.kk.vvvv] klo [aika]
Läsnä: [nimet]
Muistion laati: [nimi]
Palaverin tavoite: [yksi lause]
Pääkohdat
- [kohta]
- [kohta]
- [kohta]
Päätökset
- [mitä sovittiin]
- [mitä sovittiin]
Avoimet kysymykset
- [kysymys], selvittää [nimi]
Tehtävät
- [ ] [tehtävä], [nimi], [pp.kk.] mennessä
- [ ] [tehtävä], [nimi], [pp.kk.] mennessä
Seuraava palaveri: [pp.kk.vvvv] klo [aika]
Jakelu: [kenelle muistio lähetetään]
Jos muistiinpanosovelluksessasi on tarkistuslistat, tee tehtäväriveistä sellainen, niin voit ruksia ne pois. Pidempään tehtävälistaan, jossa on tila ja kiireellisyys, sopii tehtävälistan pohja.
Kokousmuistio sähköpostilla: pohja
Useimmat lukevat vain sähköpostin eivätkä avaa liitettä. Kirjoita siksi päätökset ja tehtävät viestiin ja liitä koko muistio vain, jos se on pitkä.
Aihe: Muistio: [palaverin nimi] [pp.kk.]
Hei kaikki,
tässä tämänpäiväisen palaverin ([palaverin nimi]) muistio. Koko muistio on liitteenä.
Päätökset
- [päätös]
- [päätös]
Tehtävät
- [tehtävä]: [nimi], [pp.kk.] mennessä
- [tehtävä]: [nimi], [pp.kk.] mennessä
Avoimet kysymykset
- [kysymys], [nimi] selvittää [pp.kk.] mennessä
Seuraava palaveri: [aika ja paikka tai linkki]
Lähetäthän mahdolliset korjaukset [pp.kk.] mennessä.
Terveisin
[nimesi]
Pohja täytettynä sanelusta
Kirjoitimme tämän esimerkin itse havainnollistamaan ideaa. Kokous, nimet ja päivämäärät ovat keksittyjä, eikä kyse ole oikeasta sovelluksen tuloksesta.
Mitä sihteeri saneli puhelimeen heti kokouksen jälkeen:
Okei, pöytäkirja Koivukujan asukasyhdistyksen hallituksen kokouksesta, 24. syyskuuta, alkoi seitsemältä. Paikalla Leena, Omar, Priya ja minä, Ville oli poissa. Leena puheenjohtajana, minä sihteerinä, pöytäkirjantarkastajiksi Omar ja Priya. Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin sellaisenaan. Eka asia, ulko-oven rikkinäinen lukko. Omar ehdotti Priyan kannattamana, että pyydetään isännöitsijältä kirjallisesti korjausta kahden viikon sisällä, hyväksyttiin yksimielisesti. Omar kirjoittaa kirjeen perjantaihin mennessä. Toka asia, syysjuhla. Ei päätöstä, Leena selvittää onko piha vapaa 18. lokakuuta. Seuraava kokous 22. lokakuuta samaan aikaan. Lopetettiin seitsemän neljäkymmentä.
Sama sisältö pöytäkirjapohjassa:
KOIVUKUJAN ASUKASYHDISTYS
HALLITUKSEN KOKOUS
PÖYTÄKIRJA 7/2026
Aika: 24.9.2026 klo 19.00
Paikka: kerhohuone
Läsnä: Leena, Omar, Priya, [sihteeri]
Poissa: Ville
1 § Kokouksen avaus
Leena avasi kokouksen klo 19.00.
2 § Kokouksen järjestäytyminen
Puheenjohtajaksi valittiin Leena ja sihteeriksi [sihteeri].
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Omar ja Priya.
3 § Edellisen kokouksen pöytäkirja
Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin sellaisenaan.
4 § Ulko-oven lukko
Ulko-oven lukko on rikki.
Ehdotus: Omar ehdotti Priyan kannattamana, että yhdistys pyytää
isännöitsijältä kirjallisesti lukon korjausta kahden viikon kuluessa.
Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
Omar kirjoittaa kirjeen 26.9. mennessä.
5 § Syysjuhla
Ei päätöstä. Leena selvittää, onko piha vapaa 18.10.
6 § Seuraava kokous
22.10.2026 klo 19.00, kerhohuone.
7 § Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.40.
Huomaa kaksi asiaa. ”Perjantaihin mennessä” muuttui oikeaksi päivämääräksi, koska kuukauden päästä ”perjantai” ei kerro mitään. Ja sihteerin oma nimi on yhä paikkamerkkinä: sano nimesi sanelussa tai täytä se itse. Laillisuutta ja päätösvaltaisuutta sanelussa ei mainittu, joten sitä pykälää ei tullut mukaan. Lisää se itse, jos säännöt sitä edellyttävät.
Täytä pohja puheella Retextan avulla
Retexta on pilvessä toimiva Android-sovellus, joka muuttaa puheen tekstiksi ja kirjoittaa tekoälyn avulla. Sen Summarize a meeting -tavoite tekee äänitteestä, tuodusta äänitiedostosta tai liitetyistä muistiinpanoista kokousmuistion. Retexta tunnistaa suomen itse. Sen valikot ovat englanniksi, suomenkielistä käyttöliittymää ei ole.
- Avaa Retexta ja napauta New task.
- Napauta kohdassa What do you want to do? Summarize a meeting.
- Valitse kohdassa Add your input Record audio, jos sanelet yhteenvedon (tai äänität palaverin kaikkien suostumuksella), Import audio valmiille äänitteelle tai Paste text olemassa oleville muistiinpanoille.
- Retexta litteroi äänen palvelimillaan ja kirjoittaa muistion, jossa on osioita kuten yhteenveto, pääkohdat, päätökset, tehtävät ja avoimet kysymykset. Osallistujat, muistion laatija ja seuraava kokous tulevat mukaan vain, jos ne mainitaan äänitteellä selvästi.
- Siirrä tulos pohjaasi ja tarkista jokainen nimi, luku, päivämäärä ja äänestystulos. Retexta merkitsee tulokset tekstillä ”AI-generated. Check important details.”
Retexta ei tee pykälänumerointia, allekirjoituksia tai tarkastusmerkintöjä valmiiksi: ne lisäät pohjaan itse. Ehdotusten ja äänestysten tiedot ovat vain niin hyviä kuin sanelusi. Sano ne selvästi: ”Omar ehdotti, Priya kannatti, neljä puolesta.”
Summarize a meeting ja Import audio kuuluvat Retexta Prohon. Retextaa voi kokeilla ilmaiseksi: uutena käyttäjänä saat muutaman ilmaisen Pro-tuloksen katseltavaksi sovelluksessa. Kopiointi, jakaminen, vienti ja kuvakaappaukset vaativat Retexta Pron tai krediittejä, samoin kaikki ilmaisten tulosten jälkeen.
Muiden äänittäminen
Äänitä kokous vain, jos kaikki suostuvat. Turvallisin vaihtoehto on sanella oma yhteenveto kokouksen jälkeen, kuten yllä olevassa esimerkissä. Lisää oppaassa kokousmuistion kirjoittaminen.
Lue myös
Ennen kokousta kannattaa tehdä esityslista: katso esityslistan pohja. Sen asioista tulevat muistion numeroidut kohdat. Tehtäviä varten on tehtävälistan pohja. Lisää sovelluksesta: Retexta, puhe tekstiksi Androidille.
Lähteet
Tarkistanut FLAME Apps 26.9.2026.
- Finlex, Yhdistyslaki 503/1989, 31 § Pöytäkirjan laatiminen: allekirjoitus ja tarkastus.
- Finlex, Osakeyhtiölaki 624/2006, 5 luvun 23 § ja 6 luvun 6 §: yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirja.
- Retexta: tavoitteiden ja tuontitapojen nimet, muistion osiot ja tilausten nimet sellaisina kuin ne näkyvät sovelluksessa (versio 2026.1.23) ja sen Google Play -sivulla.
- Pohjat ja esimerkki: FLAME Appsin kirjoittamia tätä sivua varten.
