Kokouksesta kirjoitetaan joko pöytäkirja tai muistio. Pöytäkirja on virallinen asiakirja, joka allekirjoitetaan ja tarkastetaan, ja laki vaatii sen esimerkiksi yhdistyksen kokouksesta ja osakeyhtiön hallituksen kokouksesta. Muistio on vapaamuotoinen yhteenveto tavallisesta palaverista. Pöytäkirjoja on kolmea päätyyppiä: päätöspöytäkirja kirjaa vain päätökset, keskustelupöytäkirja lisää keskustelun pääkohdat ja sanatarkka pöytäkirja kirjaa jokaisen puheenvuoron kokonaan. Useimpiin palavereihin riittää muistio, ja useimpiin virallisiin kokouksiin päätöspöytäkirja.
| Tyyppi | Mitä siihen kirjataan | Tyypillinen pituus tunnin kokouksesta | Käyttö |
|---|---|---|---|
| Muistio | Läsnä olleet, päätökset, tehtävät, avoimet kysymykset | Puolikas sivu tai sivu | Tiimi- ja projektipalaverit, arjen kokoukset |
| Päätöspöytäkirja | Laillisuus, pykälät, ehdotukset, äänestykset, päätökset, allekirjoitukset | Yhdestä kahteen sivuun | Yhdistykset, hallitukset, taloyhtiöt |
| Keskustelupöytäkirja | Päätöspöytäkirjan sisältö ja keskustelun pääkohdat, usein nimellä | Yhdestä kolmeen sivuun | Päätökset, joiden perustelut halutaan talteen |
| Sanatarkka pöytäkirja | Jokainen puheenvuoro kokonaan, yleensä kirjakielelle siistittynä | Kymmeniä sivuja | Esimerkiksi eduskunnan täysistunnot, muuten harvoin |
Sivumäärät ovat oma nyrkkisääntömme, eivät standardi. Vaiheittaiset ohjeet ja valmis esimerkki ovat oppaassa kokousmuistion kirjoittaminen. Tämä sivu näyttää erot kirjoittamalla saman kokouksen eri tavoin.
Milloin laki vaatii pöytäkirjan
- Yhdistyksen kokous: yhdistyslain 31 §:n mukaan kokouksessa tehdyistä päätöksistä laaditaan pöytäkirja. Puheenjohtaja allekirjoittaa sen, ja sen tarkastaa vähintään kaksi siihen valittua henkilöä, ellei yhdistys hyväksy sitä itse. Laki puhuu päätöksistä, ei keskustelusta: päätöspöytäkirja riittää, elleivät säännöt vaadi muuta.
- Osakeyhtiön yhtiökokous: osakeyhtiölain 5 luvun 23 §:n mukaan pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Sen allekirjoittavat puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjantarkastaja.
- Osakeyhtiön hallitus: osakeyhtiölain 6 luvun 6 §:n mukaan hallituksen kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Jäsenellä ja toimitusjohtajalla on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi siihen.
Tavalliselle tiimipalaverille tällaista vaatimusta ei ole, ja silloin muistio on luonteva valinta. Tämä on yleistietoa, ei oikeudellista neuvontaa. Yhdistyksen säännöt ja yhtiöjärjestys voivat vaatia enemmän.
Sama kokous kolmella tavalla
Keksimme tämän kokouksen havainnollistamaan eroja. Seura, nimet ja päivämäärät ovat keksittyjä.
Kokous: Itäkulman Juniorisalibandyn hallitus kokoontuu 40 minuutiksi. Ainoa asia: kaupunki on siirtänyt lauantain salivuoron, eikä harjoitus voi enää alkaa kello 9. Vaihtoehdot ovat kello 8 ja kello 11. Valmentaja Ville pitää kahdeksaa liian aikaisena nuorimmille. Rahastonhoitaja Leena huomauttaa, että kello 11 vuoro maksaa 40 euroa kuussa enemmän. Äänestyksen jälkeen hallitus valitsee kello 11.
Päätöspöytäkirja
ITÄKULMAN JUNIORISALIBANDY RY
HALLITUKSEN KOKOUS, PÖYTÄKIRJA 9/2026
Aika: 24.9.2026 klo 19.00-19.40, seuran toimisto
Läsnä: Maria Virtanen (pj), Ville Laine, Leena Heikkinen, Omar Rahimi (siht.)
4 § Lauantain harjoitusaika
Päätös: Lauantain harjoitukset alkavat 3.10. alkaen klo 11. Hallitus hyväksyi
40 euron kuukausittaisen lisämaksun salivuorosta. Päätös syntyi äänin 3-1.
Tehtävät
- uusi aikataulu kaikille vanhemmille, Maria, 1.10. mennessä
- klo 11 vuoron vahvistus kaupungilta, Leena, 28.9. mennessä
- seuran verkkosivujen päivitys, Omar, 1.10. mennessä
Lyhyt, ja kaikki tietävät, mitä seuraavaksi tapahtuu. Mitä se ei kerro: miksi hallitus valitsi kalliimman vuoron.
Keskustelupöytäkirja
4 § Lauantain harjoitusaika
Kaupunki on siirtänyt lauantain salivuoron, eikä harjoitus voi enää alkaa
klo 9. Hallitus keskusteli kahdesta vaihtoehdosta: klo 8 ja klo 11.
Ville Laine totesi, että klo 8 on liian aikaisin alle 8-vuotiaille ja että
useampi vanhempi oli jo kertonut, etteivät he ehdi silloin.
Leena Heikkinen totesi, että klo 11 vuoro maksaa 40 euroa kuussa enemmän
ja että budjetti kattaa sen tällä kaudella.
Omar Rahimi kysyi, voisivatko vanhemmat joukkueet ottaa klo 8 vuoron.
Hallitus ei halunnut jakaa aikataulua, koska monella perheellä on lapsia
useammassa joukkueessa.
Äänestys: 3 klo 11 puolesta, 1 klo 8 puolesta.
Päätös: Lauantain harjoitukset alkavat 3.10. alkaen klo 11. Hallitus
hyväksyi korkeamman salimaksun.
Nyt vanhempi, joka kysyy joulukuussa ”miksi maksamme salista enemmän?”, saa vastauksen pöytäkirjasta.
Sanatarkka pöytäkirja (ote)
MARIA VIRTANEN: Okei, seuraava asia, lauantain vuoro. Leena, aloitatko?
LEENA HEIKKINEN: Joo. Eli kaupungilta tuli maanantaina sähköposti. Yhdeksän vuoro menee. Tarjosivat kahdeksaa tai yhtätoista.
VILLE LAINE: Kahdeksan on liian aikaisin pienille. Jo kolme vanhempaa on sanonut, ettei kahdeksaksi pääse.
LEENA HEIKKINEN: Yksitoista on kyllä neljäkymmentä euroa kuussa kalliimpi.
Neljä riviä kattaa alle minuutin kokouksesta. 40 minuuttia kirjoitettuna sanatarkka pöytäkirja venyy moneen sivuun, eikä kukaan juuri lue sitä. Siksi lähes mikään seura tai yritys ei pidä sellaista.
Kumpi valita?
- Onko ryhmällä säännöt, vakiopohja tai lakisääteinen velvollisuus? Noudata niitä ensin. Ne ratkaisevat, eivät tämä lista.
- Tavallinen tiimi- tai projektipalaveri? Muistio.
- Yhdistyksen, taloyhtiön tai yhtiön kokous? Päätöspöytäkirja.
- Päätös, joka maksaa rahaa, muuttaa sääntöjä tai jota voidaan kyseenalaistaa myöhemmin? Keskustelupöytäkirjan tapaan kirjattu kohta juuri siihen asiaan, muut asiat lyhyesti. Tyyppejä voi yhdistellä samassa asiakirjassa.
- Joku pyytää sanatarkkaa pöytäkirjaa? Kysy miksi. Usein äänite tai arkistoon tallennettu litterointi riittää, ja pöytäkirja voi pysyä lyhyenä.
Muistio, esityslista, muistiinpanot ja litterointi
| Asiakirja | Milloin kirjoitetaan | Kenelle | Sisältö |
|---|---|---|---|
| Esityslista | Ennen kokousta | Kaikille kutsutuille | Käsiteltävät asiat järjestyksessä, ehkä aikoineen |
| Muistiinpanot | Kokouksen aikana | Yleensä itselle | Mitä ehdit kirjata, missä järjestyksessä tahansa |
| Litterointi | Äänitteestä | Sille, joka haluaa tarkistaa yksityiskohdan | Puhutut sanat raakana ja tarkistamattomina |
| Muistio tai pöytäkirja | Kokouksen jälkeen | Koko ryhmälle ja arkistoon | Läsnä olleet, päätökset, tehtävät; ryhmä hyväksyy tai tarkastaa |
Esityslista kertoo, mitä pöytäkirjaan tulee: katso esityslistan pohja. Muistiinpanot ja litterointi ovat raaka-ainetta. Muistio tai pöytäkirja on valmis, jaettu lopputulos.
Tehtävät muistiossa: muoto
Valitsitpa minkä tyypin tahansa, tehtävät kirjataan samalla tavalla. Yksi rivi tehtävää kohden, kolme osaa:
TEHTÄVÄT
- [tehtävä verbillä alkaen], [yksi vastuuhenkilö], [määräaika]
- [tehtävä verbillä alkaen], [yksi vastuuhenkilö], [määräaika]
Kolme sääntöä:
- Yksi vastuuhenkilö tehtävää kohden. ”Hallitus” ei ole vastuuhenkilö.
- Oikea päivämäärä. ”Pian” tai ”ensi viikolla” ei kerro kuukauden päästä mitään.
- Kaikki tehtävät yhdessä paikassa, lopussa, vaikka ne olisivat tulleet esiin eri kohdissa.
Valmiit pohjat ovat sivulla kokousmuistion pohja ja malli, ja tehtävien seurantaan sopii tehtävälistan pohja.
Minkä tyypin Retexta kirjoittaa
Retexta on pilvessä toimiva Android-sovellus, joka muuttaa puheen tekstiksi ja kirjoittaa tekoälyn avulla. Sen Summarize a meeting -tavoite kirjoittaa tuloksiin keskittyvän muistion: yhteenvedon, päätökset, tehtävät vastuuhenkilöineen ja määräaikoineen, jos ne mainittiin, ja avoimet kysymykset. Se on lähimpänä muistiota tai päätöspöytäkirjan sisältöä ilman muodollisuuksia. Pykälät, allekirjoitukset ja tarkastusmerkinnät lisäät itse. Retexta tunnistaa suomen itse. Sen valikot ovat englanniksi, suomenkielistä käyttöliittymää ei ole.
- Avaa Retexta ja napauta New task.
- Napauta Summarize a meeting. Se on aloitusnäytöllä.
- Napauta Record audio ja äänitä kokous (vain kaikkien suostumuksella) tai sanele oma yhteenvetosi heti kokouksen jälkeen. Voit myös tuoda toisella sovelluksella tehdyn äänitteen (Import audio) tai liittää muistiinpanosi (Paste text).
- Retexta litteroi äänen palvelimillaan ja kirjoittaa muistion. Tuloksesta voit tehdä lisää osia, kuten seuraavat askeleet tai seurantaviestin ryhmälle (Follow-up email).
- Tarkista nimet, päivämäärät ja vastuuhenkilöt ennen lähettämistä. Sovellus merkitsee tulokset tekstillä ”AI-generated. Check important details.”
Tarvitsetko keskustelupöytäkirjan? Retexta säilyttää raakalitteroinnin muistion rinnalla. Katso siitä, kuka esitti mitäkin, ja lisää nämä rivit niihin kohtiin, joissa niitä tarvitaan. Litterointi on koneen tekemä, se ei ole tarkistettu sanatarkka pöytäkirja.
Summarize a meeting ja Import audio kuuluvat Retexta Prohon. Retextaa voi kokeilla ilmaiseksi: uutena käyttäjänä saat muutaman ilmaisen Pro-tuloksen katseltavaksi sovelluksessa. Tulosten kopiointi, jakaminen ja vienti vaativat Retexta Pron tai krediittejä, samoin kaikki ilmaisten tulosten jälkeen.
Kokouksen äänittäminen: kysy ensin
Kysy kaikilta kokouksen alussa ja äänitä vain, jos kaikki suostuvat. Yhdistyksen tai työpaikan säännöt voivat myös koskea äänittämistä. Tämä on tietoa, ei oikeudellista neuvontaa. Jos et voi äänittää, sanele oma yhteenvetosi heti kokouksen jälkeen.
Lue myös
Koko menetelmä, pohja ja esimerkki ovat oppaassa kokousmuistion kirjoittaminen. Tekoälyn luonnoksen tarkistuslista on oppaassa tekoäly kirjoittaa kokousmuistion. Muistio lähtee yleensä sähköpostilla: katso sähköpostin sanelu. Lisää sovelluksesta: Retexta, puhe tekstiksi Androidille.
Lähteet
Tarkistanut FLAME Apps 26.9.2026.
- Finlex, Yhdistyslaki 503/1989, 31 § Pöytäkirjan laatiminen.
- Finlex, Osakeyhtiölaki 624/2006, 5 luvun 23 § ja 6 luvun 6 §.
- Kielikello, Eero Voutilainen: Puheesta kirjoitukseksi: kielenhuoltoa eduskunnan pöytäkirjatoimistossa (4/2012): täysistuntojen puheenvuorot kirjataan kirjoitetuiksi virkkeiksi.
- Retexta: tavoitteiden nimet, muistion osat, raakalitterointi ja tilausten nimet sellaisina kuin ne näkyvät sovelluksessa (versio 2026.1.23) ja sen Google Play -sivulla.
