Toplantı tutanağının yaygın üç türü var: karar tutanağı yalnızca kararları ve görevleri kaydeder, özet tutanak bunlara başlıca görüşlerin kısa bir özetini ekler, ayrıntılı (tam) tutanak ise söylenen her şeyi kelimesi kelimesine yazar. Ekip toplantıları, proje toplantıları ve kulüp ya da site yönetimi toplantılarının çoğu için karar tutanağı yeterli. Özet tutanak, bir kararın gerekçesi sonradan önem taşıyacaksa işe yarar. Kelimesi kelimesine tutanak yalnızca tam kaydın zorunlu olduğu yerlerde gerekir.
| Tür | Neyi kaydeder | Bir saatlik toplantı için tipik uzunluk | Ne için |
|---|---|---|---|
| Karar tutanağı | Katılım, kararlar, görevler (iş, sorumlu, son tarih) | Yarım ile bir sayfa | Ekip toplantıları, proje toplantıları, çoğu dernek ve site toplantısı |
| Özet tutanak | Karar tutanağındaki her şey, ayrıca başlıca görüşler ve kimin dile getirdiği | Bir ile üç sayfa | Artısı eksisi olan kararlar, bütçe tercihleri, anlaşmazlıklar |
| Ayrıntılı (tam) tutanak | Söylenen her kelime, yalnızca bariz sürçmeler düzeltilir | Çok sayıda sayfa | Meclis oturumları, bazı resmi dinlemeler; bunun dışında nadiren |
Sayfa uzunlukları tutanak yazma deneyimimize dayanan kaba bir ölçü, bir standart değil. Adım adım yöntem ve eksiksiz bir şablon için toplantı tutanağı nasıl yazılır rehberimize bak. Bu sayfa, türler arasındaki farkı aynı toplantıyı her biçimde yazarak gösteriyor.
Aynı toplantı, üç farklı tutanak
Bu toplantıyı farkı göstermek için uydurduk. Kulüp, isimler ve tarihler kurgu.
Toplantı: Doğa Gençlik Spor Kulübü yönetim kurulu 40 dakika toplanıyor. Tek konu: belediye cumartesi saha rezervasyonunu değiştirmiş, antrenman artık 09.00'da başlayamıyor. Kurul 08.00 ile 11.00 arasında seçim yapıyor. Antrenör Burak, 08.00'ın en küçük yaş grupları için çok erken olduğunu söylüyor. Sayman Leyla, 11.00'daki saatin ayda 1.500 TL daha pahalı olduğunu belirtiyor. Oylamadan sonra kurul 11.00'ı seçiyor.
Karar tutanağı
DOĞA GENÇLİK SPOR KULÜBÜ, YÖNETİM KURULU TOPLANTI TUTANAĞI
Toplantı no: 14
Tarih: 24 Eylül 2026, 19.00 - 19.40, kulüp binası
Katılanlar: Merve Tunç (başkan), Burak Yalçın, Leyla Koç, Onur Er
Tutanağı yazan: Onur Er
1. CUMARTESİ ANTRENMAN SAATİ
Karar 14/1: 3 Ekim'den itibaren cumartesi antrenmanları 11.00'da başlar. Ayda 1.500 TL'lik ek saha ücreti oy çokluğu ile onaylandı.
GÖREVLER
- Yeni programı tüm velilere gönder, Merve, 1 Ekim
- 11.00 rezervasyonunu belediyeyle kesinleştir, Leyla, 28 Eylül
- Kulübün web sitesini güncelle, Onur, 1 Ekim
Sonraki toplantı: 22 Ekim 2026, 19.00
Merve Tunç Burak Yalçın Leyla Koç Onur Er
[İmza] [İmza] [İmza] [İmza]
Kısa ve herkes bundan sonra ne olacağını biliyor. Söylemediği şey: kurulun neden daha pahalı saati seçtiği.
Özet tutanak
1. CUMARTESİ ANTRENMAN SAATİ
Belediye cumartesi saha rezervasyonunu değiştirdiği için antrenman artık 09.00'da başlayamıyor. Kurul iki seçeneği görüştü: 08.00 ve 11.00.
Burak Yalçın, 08.00'ın 8 yaş altı takımlar için çok erken olduğunu ve birkaç velinin bu saate gelemeyeceğini bildirdiğini söyledi.
Leyla Koç, 11.00'daki saatin ayda 1.500 TL daha pahalı olduğunu ve bütçenin bu sezon bunu karşılayabileceğini belirtti.
Onur Er, büyük yaş gruplarının 08.00'a alınıp alınamayacağını sordu. Birçok ailenin birden fazla takımda çocuğu olduğu için kurul programı bölmemeye karar verdi.
Oylama: 11.00 için 3, 08.00 için 1 oy.
Karar 14/1: 3 Ekim'den itibaren cumartesi antrenmanları 11.00'da başlar. Ek saha ücreti oy çokluğu ile onaylandı.
GÖREVLER
(karar tutanağındakiyle aynı)
Aralıkta “Saha için neden daha fazla ödüyoruz?” diye soran bir veli cevabı artık tutanakta buluyor.
Ayrıntılı tutanak (kesit)
MERVE TUNÇ: Tamam, sıradaki madde cumartesi rezervasyonu. Leyla, sen mi başlarsın?
LEYLA KOÇ: Olur. Belediye pazartesi e-posta attı. Dokuz saatini kaybediyoruz. Sekiz ya da on biri önerdiler.
BURAK YALÇIN: Sekiz küçükler için çok erken. Şimdiden üç veli sekize yetişemeyeceğini söyledi.
LEYLA KOÇ: On bir ama ayda bin beş yüz lira daha pahalı.
Dört satır toplantının bir dakikasını bile kapsamıyor. Kırk dakika boyunca yazılan ayrıntılı tutanak sayfalarca sürer ve neredeyse kimse okumaz. Bu yüzden kulüplerin ve şirketlerin çok azı bu türü tutar.
Hangi tutanak türünü seçmelisin?
- Kurumunun mevzuatı, tüzüğü, esas sözleşmesi ya da hazır bir formu mu var? Önce ona uy. Karar bu listede değil, orada verilir.
- Rutin bir ekip ya da proje toplantısı mı? Karar tutanağı.
- Para harcanan, kural değiştiren ya da sonradan sorgulanabilecek bir karar mı? O gündem maddesi için özet tutanak, geri kalanı için karar tutanağı. Türleri tek bir tutanakta karıştırabilirsin.
- Biri kelimesi kelimesine kayıt mı istiyor? Nedenini sor. Çoğu zaman dosyada saklanan bir kayıt ya da transkript yeterlidir ve tutanak kısa kalabilir.
Tutanak, toplantı notu, gündem ve transkript
| Belge | Ne zaman yazılır | Kimin için | Neyi içerir |
|---|---|---|---|
| Gündem | Toplantıdan önce | Davet edilen herkes | Konular, sırayla, belki süreleriyle |
| Toplantı notu | Toplantı sırasında | Genellikle kendin | Aklına gelen her şey, herhangi bir sırayla |
| Transkript | Bir kayıttan | Bir ayrıntıyı kontrol etmesi gereken herkes | Söylenen sözler, ham ve kontrol edilmemiş |
| Toplantı tutanağı | Toplantıdan sonra | Tüm kurul ve kayıt | Katılım, kararlar, görevler; kurulca onaylanır ya da imzalanır |
Gündem, tutanağın neyi kapsayacağını söyler; toplantı gündemi nasıl hazırlanır rehberine bak. Notların ve bir transkript ham maddedir. Tutanak bitmiş, paylaşılan sonuçtur.
Görevli tutanak: biçim
Hangi türü seçersen seç, görevler aynı görünür. Her görev için bir satır, üç parça:
GÖREVLER
- [Fiille başlayan görev], [tek sorumlu], [son tarih]
- [Fiille başlayan görev], [tek sorumlu], [son tarih]
Üç kural işe yaramalarını sağlar:
- Her görevin tek sorumlusu olsun. “Yönetim kurulu” bir sorumlu değildir.
- Gerçek bir tarih yaz. “Yakında” ya da “haftaya” bir ay sonra bir şey ifade etmez.
- Tüm görevler tek yerde, sonda dursun; farklı gündem maddelerinde ortaya çıkmış olsalar bile.
Başlık, katılım ve gündem maddeleriyle eksiksiz şablon toplantı tutanağı şablonu sayfasında, görevleri takip etmek için bir tablo da aksiyon maddeleri şablonu sayfasında.
Retexta hangi türü yazıyor?
Retexta, Android için bulut tabanlı bir sesten yazıya ve yapay zeka yazma uygulaması. Summarize a meeting hedefi sonuç odaklı bir tutanak yazar: bir özet, kararlar, kayıtta geçtiyse sorumlu ve tarihleriyle görevler ve açık konular. Bu en çok karar tutanağına yakın. Retexta'nın menüleri İngilizce, Türkçe arayüz yok; düğme adlarını uygulamada gördüğün gibi veriyoruz.
- Retexta'yı aç ve New task'a dokun.
- Summarize a meeting'e dokun. Başlangıç ekranında.
- Toplantıyı (yalnızca herkesin onayıyla) kaydetmek ya da hemen ardından kendi özetini anlatmak için Record audio'ya dokun. Başka bir uygulamayla kaydettiğin sesi Import audio ile aktarabilir ya da notlarını Paste text ile yapıştırabilirsin.
- Retexta sesi sunucularında yazıya döker ve tutanağı yazar. Sonuçtan sonraki adımlar ya da gruba bir Follow-up email gibi ek bölümler üretebilirsin.
- Bir şey göndermeden önce isimleri, tarihleri ve görev sorumlularını kontrol et. Uygulama sonuçları “AI-generated. Check important details.” notuyla işaretler.
Özet tutanak mı istiyorsun? Retexta ham transkripti tutanağın yanında saklar. Kimin neyi savunduğunu oradan bul ve gereken gündem maddelerine ekle. Bu bir makine transkripti: kontrol edilmiş bir ayrıntılı tutanak değil.
Summarize a meeting ve Import audio Retexta Pro'ya dahil. Retexta'yı ücretsiz deneyebilirsin: yeni kullanıcı olarak, uygulamada görüntüleyebileceğin birkaç ücretsiz Pro sonucu alırsın. Sonuçları kopyalamak, paylaşmak ve dışa aktarmak için, ayrıca ücretsiz sonuçlardan sonraki her şey için Retexta Pro ya da kredi gerekir.
Toplantıyı kaydetmek: önce sor
Türk Ceza Kanunu'nun 133. maddesi, aleni olmayan bir konuşmayı diğer konuşanların rızası olmadan kaydetmeyi cezalandırıyor. Toplantının başında sor ve yalnızca herkes kabul ederse kaydet. Bu bilgi amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir. Kaydedemiyorsan toplantıdan hemen sonra kendi özetini anlat.
Devamını oku
Yöntem, kopyalanabilir şablon ve doldurulmuş örnek toplantı tutanağı nasıl yazılır rehberinde. Tutanak genellikle e-postayla gider: Android'de sesle e-posta yazma. Uygulama hakkında daha fazlası: Retexta, Android için sesten yazıya.
Kaynaklar
FLAME Apps tarafından 26 Eylül 2026'da kontrol edildi.
- Mevzuat Bilgi Sistemi, 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, madde 133.
- Retexta: hedef adları, toplantı çıktıları, ham transkript ve planlar uygulamada (sürüm 2026.1.23) ve Google Play sayfasında göründüğü şekliyle.
- Örnekler: bu sayfa için FLAME Apps tarafından yazıldı.
