Типова інструкція з діловодства дозволяє складати протоколи у повній або стислій формі. Повний протокол фіксує, кого слухали, хто виступив, що обговорювали і що вирішили. Стислий протокол фіксує лише ухвалені рішення без ходу обговорення, тобто по суті є протоколом рішень. Третій варіант, дослівний запис (стенограма), фіксує кожне слово і потрібен рідко. Для більшості нарад і засідань вистачає стислого протоколу; повний потрібен тоді, коли пізніше можуть запитати, чому вирішили саме так.
| Вид | Що фіксує | Орієнтовний обсяг для години засідання | Коли підходить |
|---|---|---|---|
| Стислий протокол | Реквізити, присутні, порядок денний, рішення, голосування | Від половини сторінки до сторінки | Робочі наради, регулярні засідання, більшість зборів |
| Повний протокол | Усе зі стислого, а також доповіді, виступи, запитання й відповіді | Від однієї до трьох сторінок | Рішення з грошима, суперечками чи правилами |
| Дослівний запис (стенограма) | Кожне сказане слово | Багато сторінок | Коли потрібен повний запис; в інших випадках майже ніколи |
Обсяги сторінок є нашим практичним орієнтиром, а не нормою. Повну форму і стислу описано в пункті 107 Типової інструкції з діловодства (постанова Кабінету Міністрів України № 55 від 17 січня 2018 року); дослівний запис вона окремою формою протоколу не називає. Покроковий порядок і повний шаблон є в статті як скласти протокол засідання. Тут одне засідання записано кожним способом.
Одне засідання, записане трьома способами
Засідання ми вигадали, щоб показати різницю. Клуб, імена й дати не справжні.
Засідання: правління дитячого футбольного клубу «Світанок» збирається на 40 хвилин. Питання одне: місто змінило бронювання поля на суботу, тренування о 9:00 більше неможливе. Правління обговорює 8:00 або 11:00. Тренер Роман Бойко каже, що 8:00 зарано для наймолодших. Відповідальна за фінанси Олена Кравець зауважує, що слот об 11:00 дорожчий на 1 500 грн на місяць. Після голосування правління вибирає 11:00.
Стислий протокол
ДИТЯЧИЙ ФУТБОЛЬНИЙ КЛУБ «СВІТАНОК»
ПРОТОКОЛ
24.09.2026 м. Полтава № 7
Засідання правління
Голова: Лисенко Ганна
Секретар: Гнатюк Петро
Присутні: Бойко Роман, Гнатюк Петро, Кравець Олена, Лисенко Ганна
Порядок денний:
1. Про час суботніх тренувань
1. Про час суботніх тренувань
ВИРІШИЛИ:
1.1. З 3 жовтня 2026 року проводити суботні тренування об 11:00.
1.2. Погодити додаткову оплату за поле 1 500 грн на місяць.
1.3. Лисенко Ганні надіслати батькам новий розклад до 1 жовтня.
1.4. Кравець Олені підтвердити бронювання в міськраді до 28 вересня.
Голосували: «за» 3, «проти» 1, «утримався» 0.
Коротко, і всім ясно, що далі. Чого тут не видно: чому правління вибрало дорожчий варіант.
Повний протокол
1. СЛУХАЛИ:
Кравець Олену, яка повідомила, що місто змінило бронювання поля і тренування о 9:00 у суботу більше неможливе. Місто пропонує 8:00 або 11:00; слот об 11:00 дорожчий на 1 500 грн на місяць, і бюджет цього сезону це дозволяє.
ВИСТУПИЛИ:
Бойко Роман зазначив, що 8:00 зарано для команд до 8 років і що кілька батьків уже попередили, що не встигнуть.
Гнатюк Петро запитав, чи можуть старші команди тренуватися о 8:00. Правління вирішило не ділити розклад, бо в багатьох родинах діти грають у різних командах.
ВИРІШИЛИ:
(ті самі пункти 1.1-1.4, що й у стислому протоколі)
Голосували: «за» 3, «проти» 1, «утримався» 0.
Тепер, коли в грудні хтось із батьків запитає «чому ми платимо більше за поле?», відповідь є в протоколі.
Дослівний запис (уривок)
ЛИСЕНКО: Так, наступне питання, субота. Олено, почнете?
КРАВЕЦЬ: Так. Місто написало в понеділок. Дев'ята година в нас пропадає. Пропонують восьму або одинадцяту.
БОЙКО: Восьма зарано для малих. Мені вже троє батьків сказали, що не встигнуть.
КРАВЕЦЬ: Одинадцята, щоправда, на півтори тисячі на місяць дорожча.
Чотири репліки займають менше хвилини засідання. За 40 хвилин дослівний запис розтягується на багато сторінок, і майже ніхто його не читає. Тому клуби й компанії такого майже не ведуть.
Який вид протоколу вибрати?
- У вашої організації є статут, власна інструкція з діловодства чи вимоги закону? Спершу виконуйте їх. Вирішують вони, а не цей список.
- Звичайна робоча нарада? Стислий протокол.
- Рішення про гроші, правила чи те, що можуть оскаржити? Повний протокол для цього питання, стислий для решти. Форми можна поєднувати в одному протоколі.
- Хтось просить дослівний запис? Запитайте навіщо. Часто вистачає збереженого аудіозапису чи розшифровки, а протокол може лишитися стислим.
Протокол, нотатки, порядок денний і розшифровка
| Документ | Коли складають | Для кого | Що містить |
|---|---|---|---|
| Порядок денний | До засідання | Усім запрошеним | Питання по порядку, з доповідачами |
| Нотатки | Під час засідання | Зазвичай для себе | Усе, що встигли записати, у довільному порядку |
| Розшифровка | Із запису | Тим, кому треба перевірити деталь | Сказані слова, сирі й неперевірені |
| Протокол | Після засідання | Усій групі й для архіву | Реквізити, присутні, рішення, голосування, підписи головуючого та секретаря |
Порядок денний визначає розділи протоколу. Нотатки й розшифровка є сировиною. Протокол є готовим спільним документом.
Доручення в протоколі: формат
Хай який вид протоколу ви вибрали, доручення виглядають однаково. Типова інструкція вимагає, щоб рішення відповідало на запитання «кому, що зробити і в який строк» (пункт 119):
ВИРІШИЛИ:
1.1. [Кому] [що зробити, дієслово] до [дата].
1.2. [Кому] [що зробити, дієслово] до [дата].
Три правила:
- Один відповідальний на доручення. «Правління» відповідальним не буває.
- Конкретна дата. «Найближчим часом» через місяць нічого не означає.
- Рішення з кількох питань ділять на пункти і нумерують арабськими цифрами: 1.1, 1.2.
Повний шаблон із заголовною частиною є на сторінці протокол засідання: шаблон і зразок, а таблицю для відстеження доручень знайдете в шаблоні списку завдань.
Який протокол пише Retexta
Retexta є хмарним застосунком для Android, який перетворює голос на текст і пише тексти за допомогою ШІ. Меню англійською, української версії інтерфейсу немає, тому назви кнопок наводимо англійською. Мета Summarize a meeting складає протокол, орієнтований на результат: підсумок, рішення, завдання з відповідальними й датами, якщо їх назвали, і відкриті питання. Це найближче до стислого протоколу, але без реквізитів і схеми СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ: їх ви додаєте в шаблоні.
- Відкрийте Retexta і торкніться New task.
- Торкніться Summarize a meeting на стартовому екрані.
- Торкніться Record audio, щоб записати засідання (лише за згодою всіх) або надиктувати власний підсумок одразу після нього. Також можна Import audio із запису, зробленого іншим застосунком, або Paste text з нотаток.
- Retexta розшифровує аудіо на своїх серверах і пише протокол. З результату можна створити інші частини, наприклад наступні кроки чи Follow-up email для учасників.
- Перевірте імена, дати й відповідальних, перш ніж щось надсилати. Застосунок позначає результати написом «AI-generated. Check important details.»
Потрібен повний протокол? Retexta зберігає сиру розшифровку поруч із протоколом. Знайдіть у ній, хто що казав, і допишіть розділ ВИСТУПИЛИ для питань, де це важливо. Розшифровка машинна: це не перевірений дослівний запис.
Summarize a meeting і Import audio входять до Retexta Pro. Retexta можна спробувати безкоштовно: нові користувачі отримують кілька безкоштовних результатів Pro для перегляду в застосунку. Копіювання, надсилання й експорт результатів, а також усе після безкоштовних результатів потребують Retexta Pro або кредитів.
Запис засідання: спершу запитайте
Записувати людей без їхньої згоди може бути незаконно, а правила різняться залежно від країни й організації. Ми їх для цієї статті не перевіряли. Запитайте на початку засідання й записуйте лише тоді, коли всі погодилися. Це інформація, а не юридична консультація. Якщо записувати не можна, надиктуйте власний підсумок одразу після засідання.
Читайте також
Повний порядок складання і зразок: як скласти протокол засідання. Протокол зазвичай розсилають листом: як надиктувати лист на Android. Запис засідання вже є в телефоні? Ось як розшифрувати голосову нотатку на Android. Більше про застосунок: Retexta, голос у текст для Android.
Джерела
Перевірено FLAME Apps 26 вересня 2026 року.
- Законодавство України, постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55, Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, розділ «Протоколи», пункти 106-122: повна і стисла форма (п. 107), схема основної частини (п. 115), голосування (п. 118), вимоги до рішення (п. 119).
- Retexta: назви цілей, розділи протоколу, сира розшифровка й тарифи так, як їх показано в застосунку (версія 2026.1.23) та в Google Play.
