Завдання після зустрічі (в англійських командах їх називають action items) це одна конкретна справа з одним відповідальним і одним строком, сформульована так, щоб будь-хто міг сказати, чи її виконано. Найпростіший список має три колонки: що зробити, хто, до коли. Трекер додає статус і пріоритет, щоб стежити за завданнями від наради до наради. Скопіюйте шаблони нижче й подивіться приклади: завдання зазвичай «зависають» через розмите формулювання, а не через шаблон.
Типова інструкція з діловодства, яку Кабінет Міністрів затвердив для міністерств та інших органів виконавчої влади, каже про рішення в протоколі те саме: воно має бути конкретним і відповідати на питання «кому, що зробити і в який строк». Для приватної фірми чи громадської організації ця інструкція не обов’язкова, але правило працює скрізь.
Яким має бути добре завдання
| Частина | Добре | Погано |
|---|---|---|
| Що зробити | Починається з дієслова й називає результат: «Надіслати Марії оновлений кошторис» | «Кошторис» або «Розібратися з кошторисом» |
| Хто | Одна людина на ім’я: «Олег» | «Команда», «Відділ маркетингу», «Хтось» |
| Строк | Справжня дата: «до 3 жовтня» | «Скоро», «Наступного тижня», «Терміново» |
| Коли виконано | Зрозуміло із самого завдання: кошторис надіслано | Незрозуміло: коли вже «розібралися»? |
Якщо в завдання двоє відповідальних, розділіть його на два або назвіть одну людину, яка відповідає за результат. Якщо на зустрічі ніхто не взявся за справу, запишіть «відповідальний: не визначено» і поверніться до неї наступного разу, а не мовчки викидайте.
Шаблон списку завдань
Вставте в кінець протоколу або нотаток зустрічі.
ЗАВДАННЯ: [назва зустрічі], [дата]
- [ ] [Дієслово + завдання], відповідальний: [ім’я], строк: [дата]
- [ ] [Дієслово + завдання], відповідальний: [ім’я], строк: [дата]
- [ ] [Дієслово + завдання], відповідальний: [ім’я], строк: [дата]
Без відповідального
- [завдання], розподілити на наступній зустрічі
Доручення за підсумками засідання: офіційна форма
У протоколах органів влади доручення записують у розділі «ВИРІШИЛИ» під кожним питанням порядку денного, пронумерованими пунктами. За тією ж Типовою інструкцією рішення з кількох частин ділять на пункти й підпункти з арабськими цифрами. Спрощений вигляд:
1. Про [питання порядку денного]
ВИРІШИЛИ:
1.1. [Кому]: [що зробити] до [дата].
1.2. [Кому]: [що зробити] до [дата].
Якщо у вашої організації є власна інструкція з діловодства або статут, форму визначають вони.
Трекер завдань
Трекер збирає завдання з кількох нарад в одному місці. Вставте таблицю в Google Таблиці, Excel або документ, по рядку на завдання.
| № | Завдання | Відповідальний | Строк | Пріоритет | Статус | З наради | Примітка |
| 1 | [дієслово + завдання] | [ім’я] | [дата] | [високий / середній / низький] | [нове / у роботі / виконано / заблоковано] | [дата] | [що заважає або посилання] |
| 2 | [дієслово + завдання] | [ім’я] | [дата] | [високий / середній / низький] | [нове / у роботі / виконано / заблоковано] | [дата] | [що заважає або посилання] |
Як ним користуватися:
- Додавайте завдання під час зустрічі або одразу після, поки всі пам’ятають, про що домовилися.
- Починайте кожну зустріч із трекера. Спершу відкриті пункти: виконано, у роботі, заблоковано.
- Переносьте строк лише разом з відповідальним. Новий строк у колонку, старий у примітку.
- Не видаляйте рядки. Позначайте «виконано» або «знято» з кількома словами чому.
Приклади: розмито і конкретно
Ці приклади ми написали самі.
| Розмито | Конкретне завдання |
|---|---|
| Сайт | Надіслати Сергію новий текст головної сторінки, відповідальна: Леся, до 2 жовтня |
| Перевірити залу | Зателефонувати в будинок культури й підтвердити дату 18 жовтня, відповідальна: Ганна, до 30 вересня |
| Написати клієнту | Надіслати ТОВ «Світанок» оновлену комерційну пропозицію, відповідальний: Роман, до 27 вересня |
| Найм | Розмістити вакансію на сайті компанії, відповідальна: Марта, до 1 жовтня |
| Обговорити бюджет наступного разу | Внести «Бюджет на IV квартал» у порядок денний наради 8 жовтня, відповідальний: Віктор, до 6 жовтня |
Останній рядок показує корисний прийом: якщо тема потребує ще обговорення, завданням стає внести її в наступний порядок денний. Як це зробити, пояснює посібник як скласти порядок денний засідання.
Як отримати список завдань із запису наради в Retexta
Retexta перетворює голос на текст і за допомогою ШІ пише готовий результат. Це застосунок для Android, запис обробляється в хмарі. Протокол зустрічі в Retexta має окремий розділ із завданнями і зберігає відповідальних та строки, якщо їх назвали вголос. Меню Retexta англійською, тому назви кнопок нижче подано англійською.
- Відкрийте Retexta й натисніть New task.
- У What do you want to do? оберіть Summarize a meeting.
- У Add your input натисніть Record audio, щоб надиктувати свій підсумок (або записати зустріч, якщо всі погодилися), Import audio для готового запису чи Paste text для розшифровки або нотаток.
- Retexta розшифрує аудіо на своїх серверах і напише протокол із розділом Action items. Протокол буде тією мовою, якою йшла зустріч, тобто українською, якщо ви говорили українською.
- Щоб отримати лише завдання, серед результатів зустрічі натисніть Generate action items. Вийде список із прапорцями, де збережено дати, відповідальних і пріоритети, якщо їх згадали. Share action items надсилає тільки цю частину.
- Звірте список із шаблоном вище: один відповідальний, справжня дата, дієслово на початку. Retexta позначає результати написом «AI-generated. Check important details.» («Створено ШІ. Перевірте важливі деталі»).
ШІ збереже лише того відповідального і ту дату, які хтось справді вимовив. Тож кажіть уголос на зустрічі чи в підсумку: «Леся надсилає Сергію текст головної сторінки до 2 жовтня».
Summarize a meeting, Generate action items та Import audio входять у Retexta Pro. Retexta можна спробувати безкоштовно: нові користувачі отримують кілька безкоштовних результатів Pro для перегляду в застосунку. Копіювання, надсилання, експорт і знімки екрана, а також усе після безкоштовних результатів, потребують Retexta Pro або кредитів.
Говоріть завдання за одним зразком
Хто, що робить, до коли: «Ганна телефонує в будинок культури до понеділка». Підсумок, надиктований за цим зразком, дає чистий список завдань, хоч ви оформлюєте його самі, хоч доручаєте застосунку.
Читайте також
Щоб ШІ написав увесь протокол із запису: протокол засідання із запису за допомогою ШІ. Щоб підготувати наступну зустріч: як скласти порядок денний засідання. Про застосунок: Retexta, голос у текст для Android.
Джерела
Перевірено FLAME Apps 26 вересня 2026 року.
- Кабінет Міністрів України, постанова від 17.01.2018 № 55, Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, розділ «Протоколи», пункт 119: рішення має відповідати на питання «кому, що зробити і в який строк», поділ на пункти й підпункти.
- Retexta: назви цілей, результатів зустрічі («Generate action items», «Share action items»), формат списку завдань і тарифи в застосунку (версія 2026.1.23) та на сторінці в Google Play; формат списку (прапорці, відповідальні й строки зберігаються, якщо їх згадано) з інструкцій застосунку для результатів.
- Шаблони й приклади: написані FLAME Apps для цієї сторінки.
