Нижче чотири шаблони протоколу, які можна скопіювати одразу: повний протокол з обговоренням і голосуванням, стислий протокол лише з рішеннями, протокол загальних зборів з кворумом і лист із протоколом для учасників. Наприкінці є заповнений зразок, складений з усного підсумку. Усі шаблони звичайним текстом, тож вони вставляються у Word, Google Документи чи нотатки без зайвого форматування. Замініть усе у квадратних дужках і видаліть непотрібне.
| Шаблон | Для чого | Що фіксує |
|---|---|---|
| Повний протокол | Комісії, ради, засідання з важливими рішеннями | Доповіді, виступи, рішення, голосування |
| Стислий протокол | Робочі наради, регулярні засідання | Лише рішення й доручення |
| Протокол загальних зборів | Громадські організації, ОСББ, клуби, трудові колективи | Кількість учасників, кворум, рішення, голосування |
| Лист із протоколом | Розсилка учасникам | Рішення й доручення в тексті листа |
Схема СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ і правила оформлення взяті з Типової інструкції з діловодства (постанова Кабінету Міністрів України № 55 від 17 січня 2018 року). Як заповнювати кожну частину, пояснюємо в статті як скласти протокол засідання, а різницю між формами показуємо в статті види протоколів засідання. Ця сторінка є набором інструментів.
Шаблон повного протоколу засідання
[НАЗВА ОРГАНІЗАЦІЇ]
ПРОТОКОЛ
[дата] [населений пункт] № [номер]
Засідання [комісії / ради / робочої групи]
Голова (головуючий): [Прізвище Ім'я]
Секретар: [Прізвище Ім'я]
Присутні: [Прізвища та імена за алфавітом]
Запрошені: [Прізвище Ім'я, посада, установа]
Порядок денний:
1. Про [питання]. Доповідач: [Прізвище Ім'я]
2. Про [питання]. Доповідач: [Прізвище Ім'я]
1. СЛУХАЛИ:
[Прізвище Ім'я] з інформацією про [суть доповіді].
ВИСТУПИЛИ:
[Прізвище Ім'я]: [суть виступу].
[Прізвище Ім'я]: [суть виступу].
ВИРІШИЛИ:
1.1. [Кому] [що зробити] до [дата].
1.2. [Кому] [що зробити] до [дата].
Голосували: «за» [ ], «проти» [ ], «утримався» [ ].
2. СЛУХАЛИ:
[...]
ВИРІШИЛИ:
2.1. [...]
Голосували: «за» [ ], «проти» [ ], «утримався» [ ].
Головуючий [підпис] [Ім'я ПРІЗВИЩЕ]
Секретар [підпис] [Ім'я ПРІЗВИЩЕ]
Порада: записуйте рішення так, як за нього голосували. Якщо формулювання змінювали під час обговорення, фіксуйте остаточний варіант.
Шаблон стислого протоколу
У стислому протоколі немає ходу обговорення, лише рішення. Для більшості робочих нарад цього досить.
[НАЗВА ОРГАНІЗАЦІЇ АБО КОМАНДИ]
ПРОТОКОЛ НАРАДИ
[дата] [населений пункт] № [номер]
Головуючий: [Прізвище Ім'я]
Секретар: [Прізвище Ім'я]
Присутні: [Прізвища та імена]
Порядок денний:
1. Про [питання]
2. Про [питання]
1. Про [питання]
ВИРІШИЛИ:
1.1. [Кому] [що зробити] до [дата].
2. Про [питання]
ВИРІШИЛИ:
2.1. [Кому] [що зробити] до [дата].
Наступна нарада: [дата, час, місце]
Головуючий [підпис] [Ім'я ПРІЗВИЩЕ]
Секретар [підпис] [Ім'я ПРІЗВИЩЕ]
Шаблон протоколу загальних зборів
Для зборів громадської організації, ОСББ, клубу чи колективу. Хто може скликати збори, скільки учасників потрібно для кворуму і як рахують голоси, визначає ваш статут або закон, що стосується вашої організації. Ми ці вимоги не перевіряли, тому шаблон лише показує, де їх записати.
ПРОТОКОЛ № [номер]
загальних зборів [назва організації]
[дата] [населений пункт, адреса]
Загальна кількість членів: [ ]
Присутні: [ ] (список додається)
Кворум: [є / немає]
Голова зборів: [Прізвище Ім'я]
Секретар зборів: [Прізвище Ім'я]
Порядок денний:
1. Про обрання голови та секретаря зборів.
2. Про [питання].
3. Про [питання].
1. СЛУХАЛИ:
[Прізвище Ім'я], який запропонував обрати головою зборів [Прізвище Ім'я], секретарем [Прізвище Ім'я].
ВИРІШИЛИ:
Обрати головою зборів [Прізвище Ім'я], секретарем [Прізвище Ім'я].
Голосували: «за» [ ], «проти» [ ], «утримався» [ ].
2. СЛУХАЛИ:
[...]
ВИСТУПИЛИ:
[...]
ВИРІШИЛИ:
[...]
Голосували: «за» [ ], «проти» [ ], «утримався» [ ].
Голова зборів [підпис] [Ім'я ПРІЗВИЩЕ]
Секретар зборів [підпис] [Ім'я ПРІЗВИЩЕ]
Додаток: список присутніх на [ ] арк.
Шаблон листа з протоколом
Більшість людей читає лист і не відкриває вкладення. Тому рішення й доручення пишіть у тексті, а повний протокол додавайте файлом.
Тема: Протокол [назва засідання] від [дата]
Доброго дня!
Надсилаю протокол засідання [назва] від [дата]. Повний текст у вкладенні.
Рішення:
- [рішення]
- [рішення]
Доручення:
- [завдання]: [ім'я], до [дата]
- [завдання]: [ім'я], до [дата]
Відкриті питання:
- [питання], відповідає [ім'я]
Наступне засідання: [дата, час, місце або посилання]
Зауваження до протоколу, будь ласка, надішліть до [дата].
З повагою,
[Ваше ім'я]
Зразок, заповнений з усного підсумку
Приклад написали ми, щоб показати принцип. Організація, імена й дати вигадані, і це не справжній результат застосунку.
Що секретар надиктував у телефон одразу після засідання:
Так, протокол правління спортивного клубу «Старт», двадцять четверте вересня, номер п'ять, Житомир. Присутні Лисенко Ганна, головувала, Бойко Роман, Кравець Олена і я, Гнатюк Петро, секретар. Сидоренка не було. Перше питання, зимові тренування. Роман доповів, що зал у школі звільняється лише з першого листопада. Олена запропонувала жовтень тренуватися на стадіоні. Вирішили: жовтень на стадіоні, з листопада в залі, Роман домовляється зі школою до десятого жовтня. Всі четверо за. Друге питання, нова форма. Ганна показала два кошториси, вирішили брати дешевший, вісімнадцять тисяч гривень, три за, один утримався. Олена замовляє до тридцятого вересня.
Той самий зміст у шаблоні повного протоколу:
СПОРТИВНИЙ КЛУБ «СТАРТ»
ПРОТОКОЛ
24.09.2026 м. Житомир № 5
Засідання правління
Голова: Лисенко Ганна
Секретар: Гнатюк Петро
Присутні: Бойко Роман, Гнатюк Петро, Кравець Олена, Лисенко Ганна
Відсутні: [Сидоренко, ім'я]
Порядок денний:
1. Про зимові тренування. Доповідач: Бойко Роман
2. Про нову форму. Доповідач: Лисенко Ганна
1. СЛУХАЛИ:
Бойка Романа, який повідомив, що спортзал школи звільняється з 1 листопада.
ВИСТУПИЛИ:
Кравець Олена запропонувала в жовтні тренуватися на стадіоні.
ВИРІШИЛИ:
1.1. У жовтні проводити тренування на стадіоні, з 1 листопада у спортзалі школи.
1.2. Бойку Роману домовитися зі школою до 10 жовтня 2026 року.
Голосували: «за» 4, «проти» 0, «утримався» 0.
2. СЛУХАЛИ:
Лисенко Ганну, яка представила два кошториси на нову форму.
ВИРІШИЛИ:
2.1. Замовити форму за дешевшим кошторисом, 18 000 грн.
2.2. Кравець Олені оформити замовлення до 30 вересня 2026 року.
Голосували: «за» 3, «проти» 0, «утримався» 1.
Голова [підпис] Ганна ЛИСЕНКО
Секретар [підпис] Петро ГНАТЮК
Зверніть увагу на дві речі. «До десятого» стало конкретною датою з роком. А ім’я відсутнього лишилося заповнювачем, бо в підсумку його не назвали: такі прогалини заповнюєте ви.
Заповнити шаблон голосом у Retexta
Retexta є хмарним застосунком для Android, який перетворює голос на текст і пише тексти за допомогою ШІ. Меню англійською, української версії інтерфейсу немає, тому назви кнопок наводимо англійською. Мета Summarize a meeting робить із запису, імпортованого аудіофайлу чи вставлених нотаток протокол засідання.
- Відкрийте Retexta і торкніться New task.
- На екрані What do you want to do? торкніться Summarize a meeting.
- У розділі Add your input виберіть Record audio, щоб надиктувати підсумок (або записати засідання за згодою всіх), Import audio для готового запису чи Paste text для нотаток.
- Retexta розшифровує аудіо на своїх серверах і пише протокол з розділами на кшталт Summary, Key points, Decisions, Action items і Open questions. Учасники й дата наступного засідання з’являються лише тоді, коли їх чітко згадано.
- Перенесіть результат у потрібний шаблон з цієї сторінки й перевірте кожне ім’я, число, дату та результати голосування. Retexta позначає результати написом «AI-generated. Check important details.»
Формальні деталі, як-от номер протоколу, кворум і підрахунок голосів, будуть настільки точними, наскільки чітко ви їх скажете: «три за, один утримався».
Summarize a meeting і Import audio входять до Retexta Pro. Retexta можна спробувати безкоштовно: нові користувачі отримують кілька безкоштовних результатів Pro для перегляду в застосунку. Копіювання, надсилання, експорт і знімки екрана, а також усе після безкоштовних результатів потребують Retexta Pro або кредитів.
Запис інших людей
Записуйте засідання лише тоді, коли всі погодилися. Правила залежать від країни й організації. Найпростіше надиктувати власний підсумок після засідання, як у прикладі вище.
Читайте також
Як заповнювати кожну частину протоколу: як скласти протокол засідання. Список доручень з відповідальними й строками: шаблон списку завдань після зустрічі. Щоб ШІ склав першу чернетку із запису: протокол засідання за допомогою ШІ. Більше про застосунок: Retexta, голос у текст для Android.
Джерела
Перевірено FLAME Apps 26 вересня 2026 року.
- Законодавство України, постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55, Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, розділ «Протоколи», пункти 106-122: повна і стисла форма, реквізити, схема СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, голосування, підписи.
- Retexta: назви цілей, способи введення, розділи протоколу й тарифи так, як їх показано в застосунку (версія 2026.1.23) та в Google Play.
- Шаблони й приклад: написано FLAME Apps для цієї сторінки.
