Hier vind je vier sjablonen voor notulen die je meteen kunt kopiëren: formele notulen met voorstellen en stemmingen voor een vereniging, VvE of bestuur, notulen voor een werkoverleg, een mail om de notulen rond te sturen, en een ingevuld voorbeeld dat is gemaakt van een ingesproken samenvatting. Alles is platte tekst, dus het plakt netjes in Word, Google Docs of een notitie-app. Vervang alles tussen vierkante haken en schrap wat je niet nodig hebt.
| Sjabloon | Voor | Legt vast |
|---|---|---|
| Formele notulen | Verenigingen, VvE's, besturen, commissies | Aanwezigheid, voorstellen, stemmingen, vaststelling |
| Notulen werkoverleg | Teamoverleg, projectoverleg, eenmalig overleg | Kernpunten, besluiten, actiepunten |
| Notulen per mail | De uitkomst naar de groep sturen | Besluiten en actiepunten in de mail zelf |
| Ingevuld voorbeeld | Zien hoe een afgewerkte versie eruitziet | Een compleet verslag, gemaakt van een opname |
Nog nooit notulen gemaakt? Onze gids notulen maken legt uit wat erin hoort en hoe je neutraal blijft, en soorten notulen vergelijkt actielijst, besluitenlijst en verslag. Deze pagina is de gereedschapskist.
Sjabloon: formele notulen met stemmingen
Gebruik dit sjabloon als een groep formeel besluit: een bestuur, een ledenvergadering, een VvE of een commissie. Het legt vast wie een voorstel deed en hoe er is gestemd. Hebben jullie statuten, een huishoudelijk reglement of een vast sjabloon, dan gaat dat voor.
NOTULEN [NAAM VAN DE GROEP], [BESTUURSVERGADERING / ALGEMENE LEDENVERGADERING]
Datum: [dag maand jaar]
Tijd: geopend om [tijd] door [naam, functie]
Plaats: [adres, zaal of videolink]
Aanwezig: [namen of aantal leden]
Afgemeld: [namen]
Gasten: [namen, indien van toepassing]
Quorum: [ja / nee, aantal aanwezig]
Notulist: [naam]
1. OPENING EN VASTSTELLEN AGENDA
[Vastgesteld zonder wijzigingen / met wijziging: ...]
2. NOTULEN VORIGE VERGADERING
De notulen van [datum] zijn [ongewijzigd vastgesteld / vastgesteld met correctie: ...].
3. MEDEDELINGEN EN INGEKOMEN STUKKEN
[Een of twee zinnen per mededeling of stuk]
4. [AGENDAPUNT]
Uitkomst: [een of twee zinnen].
Voorstel: [naam] stelt voor [exacte tekst van het voorstel].
Stemming: [aantal] voor, [aantal] tegen, [aantal] onthoudingen. Het voorstel is [aangenomen / verworpen].
5. [AGENDAPUNT]
Uitkomst: [een of twee zinnen].
Voorstel: [naam] stelt voor [exacte tekst van het voorstel].
Stemming: [aantal] voor, [aantal] tegen, [aantal] onthoudingen. Het voorstel is [aangenomen / verworpen].
6. RONDVRAAG
[Naam]: [vraag of mededeling]
7. SLUITING
De voorzitter sluit de vergadering om [tijd].
ACTIEPUNTEN
- [Taak], wie: [naam], uiterlijk: [datum]
- [Taak], wie: [naam], uiterlijk: [datum]
VOLGENDE VERGADERING
[Datum, tijd, plaats]
Vastgesteld op: [datum]
Tip: schrijf het voorstel op zoals erover is gestemd. Is de tekst tijdens de bespreking veranderd, noteer dan de laatste versie, niet de eerste.
Sjabloon: notulen voor een werkoverleg
Voor de meeste teamoverleggen heb je geen stemmingen of quorum nodig. Dit sjabloon houdt de drie dingen vast die mensen later zoeken: wat is besloten, wat staat nog open en wie doet wat wanneer.
NOTULEN WERKOVERLEG: [Onderwerp of team]
Datum: [dag maand jaar]
Aanwezig: [namen]
Notulist: [naam]
Doel van het overleg: [één zin]
Kernpunten
- [Punt]
- [Punt]
Besluiten
- [Wat is afgesproken]
- [Wat is afgesproken]
Open vragen
- [Vraag], opvolging door [naam]
Actiepunten
- [ ] [Taak], [naam], uiterlijk [datum]
- [ ] [Taak], [naam], uiterlijk [datum]
Volgend overleg: [datum en tijd]
Heeft je notitie-app selectievakjes, maak van de actiepunten dan een checklist die je kunt afvinken. Voor een langere takenlijst met status en prioriteit gebruik je ons sjabloon voor een actielijst.
Sjabloon: notulen per mail rondsturen
De meeste mensen lezen de mail en openen de bijlage nooit. Zet de besluiten en actiepunten dus in de mail zelf, en voeg de volledige notulen alleen toe als ze lang zijn.
Onderwerp: Notulen [naam overleg], [datum]
Hoi allemaal,
hierbij de notulen van [naam overleg] van vandaag. De volledige notulen staan in de bijlage.
Besluiten
- [Besluit]
- [Besluit]
Actiepunten
- [Taak]: [naam], uiterlijk [datum]
- [Taak]: [naam], uiterlijk [datum]
Open vragen
- [Vraag], [naam] komt erop terug vóór [datum]
Volgende vergadering: [datum, tijd, plaats of link]
Aanvullingen of correcties graag vóór [datum].
Groeten,
[Je naam]
Het sjabloon ingevuld vanuit een opname
Dit voorbeeld hebben we zelf geschreven om het idee te laten zien. De vergadering, namen en data zijn verzonnen, en het is geen echt resultaat van de app.
Wat de notulist direct na de vergadering insprak:
Oké, notulen bewonerscommissie Lindenhof, 24 september, begonnen om zeven uur. Aanwezig waren Lotte, Ahmed, Priya en ik, Bas had zich afgemeld. Notulen van vorige maand vastgesteld, geen wijzigingen. Eerste punt, het kapotte slot van de voordeur. Ahmed stelt voor dat we de verhuurder schriftelijk vragen het binnen twee weken te repareren, alle vier voor. Ahmed schrijft de brief vóór vrijdag. Tweede punt, de burendag. Geen stemming, maar Lotte kijkt of de binnentuin vrij is op 18 oktober. Volgende vergadering 22 oktober, zelfde tijd. We waren klaar om twintig voor acht.
Dezelfde inhoud in het formele sjabloon:
NOTULEN BEWONERSCOMMISSIE LINDENHOF, BESTUURSVERGADERING
Datum: 24 september 2026
Tijd: geopend om 19.00 uur
Plaats: gemeenschapsruimte
Aanwezig: Lotte, Ahmed, Priya, [notulist]
Afgemeld: Bas
Notulist: [notulist]
1. NOTULEN VORIGE VERGADERING
De notulen van 27 augustus zijn ongewijzigd vastgesteld.
2. VOORDEURSLOT
Uitkomst: Het slot van de voordeur is kapot.
Voorstel: Ahmed stelt voor de verhuurder schriftelijk te vragen het slot binnen twee weken te repareren.
Stemming: 4 voor, 0 tegen, 0 onthoudingen. Het voorstel is aangenomen.
3. BURENDAG
Uitkomst: Geen stemming. Lotte zoekt uit of de binnentuin vrij is op 18 oktober.
4. SLUITING
De vergadering is gesloten om 19.40 uur.
ACTIEPUNTEN
- Brief aan de verhuurder schrijven, wie: Ahmed, uiterlijk: 26 september
- Beschikbaarheid binnentuin op 18 oktober nagaan, wie: Lotte, uiterlijk: volgende vergadering
VOLGENDE VERGADERING
22 oktober 2026, 19.00 uur, gemeenschapsruimte
Let op twee dingen. “Vóór vrijdag” is een echte datum geworden, want “vrijdag” zegt een maand later niets meer. En de naam van de notulist is nog een invulveld: zeg je naam in de opname, of vul hem zelf in.
Het sjabloon vullen met je stem: Retexta
Retexta is een app voor spraak naar tekst en schrijven met AI voor Android, die in de cloud werkt. Het doel Summarize a meeting maakt notulen van een opname, een geïmporteerd audiobestand of geplakte aantekeningen. De menu's zijn in het Engels (er is geen Nederlandse interface); de notulen schrijft Retexta in het Nederlands.
- Open Retexta en tik op New task.
- Tik onder What do you want to do? op Summarize a meeting.
- Kies onder Add your input voor Record audio om je samenvatting in te spreken (of de vergadering op te nemen, als iedereen akkoord is), Import audio voor een opname die je al hebt, of Paste text voor bestaande aantekeningen.
- Retexta schrijft de audio uit op zijn servers en maakt notulen met onderdelen als samenvatting, kernpunten, besluiten, actiepunten en open vragen. Deelnemers, de notulist en de volgende vergadering staan er alleen in als ze duidelijk in de opname genoemd worden.
- Zet het resultaat in je sjabloon en controleer elke naam, elk getal, elke datum en elke stemming. Retexta zet bij resultaten de melding “AI-generated. Check important details.”
Formele details zoals voorstellen en stemuitslagen zijn zo goed als wat je inspreekt. Zeg ze duidelijk: “Ahmed stelt voor, vier voor, niemand tegen.”
Summarize a meeting en Import audio horen bij Retexta Pro. Retexta is gratis uit te proberen: nieuwe gebruikers krijgen een paar gratis Pro-resultaten om in de app te bekijken. Voor kopiëren, delen, exporteren en screenshots, en voor alles na die gratis resultaten, heb je Retexta Pro of credits nodig.
Anderen opnemen
Neem een vergadering alleen op als iedereen dat weet en goed vindt. Het veilige alternatief is je eigen samenvatting na afloop, zoals in het voorbeeld hierboven. Meer daarover in notulen maken.
Verder lezen
Vóór de vergadering maak je de agenda: zie een agenda voor een vergadering maken; de agendapunten worden de genummerde onderdelen van je notulen. Voor de taken gebruik je het sjabloon voor een actielijst. Wil je AI de eerste versie laten schrijven, lees dan notulen maken met AI. Meer over de app: Retexta, spraak naar tekst voor Android.
Bronnen
Gecontroleerd door FLAME Apps op 26 september 2026.
- Retexta: namen van doelen, invoeropties, onderdelen van notulen en abonnementen zoals in de app (versie 2026.1.23) en op Google Play; blokkering van kopiëren en delen op het resultaatscherm.
- Sjablonen en voorbeeld: geschreven door FLAME Apps voor deze pagina.
