في هذه الصفحة أربعة نماذج تنسخها الآن: محضر رسمي بالمقترحات والتصويت للمجالس واللجان والجمعيات العمومية، ومحضر مختصر لاجتماعات الفريق اليومية، ونموذج إيميل لإرسال المحضر، ومثال معبّأ كُتب من ملخص صوتي. كلها نص عادي يُلصق كما هو في Word أو Google Docs أو تطبيق الملاحظات. استبدل كل ما بين القوسين المعقوفين، واحذف ما لا تحتاجه.
| النموذج | يناسب | يسجّل |
|---|---|---|
| المحضر الرسمي | مجالس الإدارة، اللجان، الجمعيات، الجمعية العمومية للشركة | الحضور، النصاب، المقترحات، التصويت، الاعتماد |
| المحضر المختصر | اجتماعات الفريق، المتابعة الأسبوعية، النقاشات السريعة | النقاط الأساسية، القرارات، المهام |
| المحضر بالإيميل | إرسال النتيجة إلى المجموعة | القرارات والمهام في نص الرسالة |
| مثال معبّأ | لترى شكل المحضر النهائي | محضر كامل مبني على تسجيل صوتي |
إن كنت تكتب محضرًا لأول مرة، فدليلنا عن طريقة كتابة محضر اجتماع يشرح العناصر والصياغة المحايدة والعبارات الجاهزة. هذه الصفحة هي صندوق الأدوات.
نموذج محضر اجتماع رسمي (المقترحات والتصويت)
استخدمه حين تتخذ الجهة قرارات رسمية: مجلس إدارة، لجنة، نادٍ، جمعية، أو الجمعية العمومية لشركة. يسجّل من اقترح كل قرار ومن أيّده وكيف جاءت نتيجة التصويت. وإن كانت لجهتك لائحة داخلية أو نظام أساسي أو نموذج معتمد، فهو المقدَّم.
محضر اجتماع [اسم الجهة] [العادي / غير العادي] رقم [الرقم]
التاريخ: [اليوم] الموافق [التاريخ]
الوقت: افتُتح الاجتماع في تمام الساعة [الوقت] برئاسة [الاسم، الصفة]
المكان: [العنوان أو القاعة أو رابط الاجتماع]
الحاضرون: [الأسماء]
الغائبون: [الأسماء]
المدعوون: [الأسماء، إن وُجدوا]
النصاب: [مكتمل / غير مكتمل، عدد الحاضرين]
كاتب المحضر: [الاسم]
أولًا: التصديق على محضر الاجتماع السابق
صُدّق على محضر اجتماع [التاريخ] [دون تعديل / بعد تعديل: التعديل].
ثانيًا: التقارير
تقرير [اسم التقرير]، قدّمه [الاسم]: [جملة أو جملتان بأهم ما فيه].
ثالثًا: [البند]
الملخص: [جملة أو جملتان عما انتهى إليه النقاش]
المقترح: اقترح [الاسم] [نص المقترح كما صُوّت عليه].
التأييد: [الاسم]
التصويت: [العدد] موافق، [العدد] معارض، [العدد] ممتنع. [اعتُمد القرار / لم يُعتمد].
رابعًا: [البند]
الملخص: [جملة أو جملتان]
المقترح: اقترح [الاسم] [نص المقترح].
التأييد: [الاسم]
التصويت: [العدد] موافق، [العدد] معارض، [العدد] ممتنع. [اعتُمد القرار / لم يُعتمد].
المهام
- [المهمة]، المسؤول: [الاسم]، الموعد: [التاريخ]
- [المهمة]، المسؤول: [الاسم]، الموعد: [التاريخ]
الاجتماع القادم
[التاريخ والوقت والمكان]
رُفع الاجتماع في تمام الساعة [الوقت].
كاتب المحضر: [الاسم]، التوقيع: ............
رئيس الاجتماع: [الاسم]، التوقيع: ............
تاريخ الاعتماد: [التاريخ]
نصيحة: اكتب نص المقترح كما صُوّت عليه تمامًا. إذا تغيّرت الصياغة أثناء النقاش، فسجّل الصياغة الأخيرة لا المسودة الأولى.
محاضر الشركات والجهات الرسمية
محضر الجمعية العمومية لشركة، أو محضر لجنة في مدرسة أو جهة حكومية، له غالبًا شروط شكلية: بيانات إلزامية، وتوقيعات، وأحيانًا توثيق أو إيداع لدى جهة ما. تختلف هذه الشروط من بلد إلى آخر ومن جهة إلى أخرى، فارجع إلى نظام الشركة أو لائحة الجهة أو النموذج المعتمد لديها. هذه الصفحة لا تغني عن ذلك، ولا تقدّم استشارة قانونية.
نموذج محضر مختصر لاجتماعات الفريق
لا تحتاج معظم اجتماعات الفريق إلى مقترحات ونصاب. يكفي نموذج يحفظ ما يبحث عنه الناس لاحقًا: ماذا تقرر، وماذا بقي معلقًا، ومن يفعل ماذا ومتى.
ملاحظات اجتماع: [الموضوع أو الفريق]
التاريخ: [اليوم والتاريخ]
الحاضرون: [الأسماء]
كتبها: [الاسم]
هدف الاجتماع: [جملة واحدة]
النقاط الأساسية
- [النقطة]
- [النقطة]
- [النقطة]
القرارات
- [ما اتُّفق عليه]
- [ما اتُّفق عليه]
المسائل المعلقة
- [المسألة]، يتابعها [الاسم]
المهام
- [ ] [المهمة]، [الاسم]، قبل [التاريخ]
- [ ] [المهمة]، [الاسم]، قبل [التاريخ]
المتابعة القادمة: [التاريخ والوقت]
إذا كان تطبيق الملاحظات يدعم قوائم التحقق، فحوّل أسطر المهام إلى قائمة تحقق لتضع علامة عند إنجاز كل مهمة. ولقائمة مهام أطول فيها الحالة والأولوية، استخدم نموذج متابعة مهام الاجتماع.
نموذج إيميل لإرسال محضر الاجتماع
أكثر الناس يقرؤون الإيميل ولا يفتحون المرفق. لذلك ضع القرارات والمهام في نص الرسالة، وأرفق المحضر الكامل فقط إن كان طويلًا.
الموضوع: محضر [اسم الاجتماع]، [التاريخ]
الزملاء الأعزاء،
تحية طيبة وبعد،
مرفق محضر [اسم الاجتماع] المنعقد اليوم، وهذه أهم نتائجه:
القرارات
- [القرار]
- [القرار]
المهام
- [المهمة]: [الاسم]، قبل [التاريخ]
- [المهمة]: [الاسم]، قبل [التاريخ]
المسائل المعلقة
- [المسألة]، يتابعها [الاسم] قبل [التاريخ]
الاجتماع القادم: [التاريخ والوقت والمكان أو الرابط]
أرجو إرسال أي ملاحظات أو تصحيحات قبل [التاريخ].
مع خالص التحية،
[اسمك]
مثال: النموذج معبّأ من تسجيل صوتي
كتبنا هذا المثال بأنفسنا لتوضيح الفكرة. الجهة والأسماء والتواريخ غير حقيقية، وليس نتيجة حقيقية من التطبيق.
ما قاله كاتب المحضر في هاتفه بعد الاجتماع مباشرة:
محضر لجنة الأنشطة في نادي الحي، الخميس 24 سبتمبر، في قاعة النادي، بدأنا الساعة سبعة. حضر ريم وماجد وفيصل وأنا، ونورة معتذرة. صدّقنا على محضر الشهر اللي فات بدون تعديل. أول بند إنارة الملعب الخارجي، ماجد اقترح نطلب من إدارة النادي كتابيًا إصلاحها خلال أسبوعين، فيصل أيّد، والأربعة موافقين. ماجد يكتب الخطاب قبل يوم الأحد. البند الثاني دوري كرة القدم للناشئين، ما صوّتنا، بس ريم بتتأكد إذا الملعب فاضي يوم 17 أكتوبر. الاجتماع الجاي 22 أكتوبر نفس الوقت. خلصنا الساعة تمانية إلا ثلث.
المحتوى نفسه في النموذج الرسمي:
محضر اجتماع لجنة الأنشطة بنادي الحي العادي
التاريخ: الخميس 24 سبتمبر 2026
الوقت: افتُتح الاجتماع في تمام الساعة 7:00 مساءً
المكان: قاعة النادي
الحاضرون: ريم، ماجد، فيصل، [كاتب المحضر]
الغائبون: نورة (معتذرة)
كاتب المحضر: [كاتب المحضر]
أولًا: التصديق على محضر الاجتماع السابق
صُدّق على محضر الاجتماع السابق دون تعديل.
ثانيًا: إنارة الملعب الخارجي
الملخص: إنارة الملعب الخارجي معطّلة.
المقترح: اقترح ماجد مخاطبة إدارة النادي كتابيًا لإصلاح الإنارة خلال أسبوعين.
التأييد: فيصل
التصويت: 4 موافق، 0 معارض، 0 ممتنع. اعتُمد القرار.
ثالثًا: دوري كرة القدم للناشئين
الملخص: لم يُطرح للتصويت. تتأكد ريم من إتاحة الملعب يوم 17 أكتوبر.
المهام
- كتابة الخطاب إلى إدارة النادي، المسؤول: ماجد، الموعد: 27 سبتمبر
- التأكد من إتاحة الملعب يوم 17 أكتوبر، المسؤول: ريم، الموعد: الاجتماع القادم
الاجتماع القادم
الخميس 22 أكتوبر 2026، الساعة 7:00 مساءً، قاعة النادي
رُفع الاجتماع في تمام الساعة 7:40 مساءً.
لاحظ أمرين. «قبل يوم الأحد» صارت تاريخًا حقيقيًا، لأن «الأحد» لا تعني شيئًا بعد شهر. واسم كاتب المحضر بقي بين قوسين: قل اسمك في التسجيل، أو أضفه بنفسك.
املأ النموذج بصوتك مع Retexta
Retexta تطبيق سحابي على Android لتحويل الصوت إلى نص والكتابة بالذكاء الاصطناعي. هدف لخّص اجتماعاً فيه يحوّل تسجيلًا أو ملفًا صوتيًا مستوردًا أو ملاحظات ملصوقة إلى محضر اجتماع. أسماء الأزرار أدناه كما في واجهة Retexta العربية، وبين قوسين اسمها إذا كانت لغة هاتفك الإنجليزية.
- افتح Retexta واضغط على مهمة جديدة (New task).
- تحت ماذا تريد أن تفعل؟ اضغط على لخّص اجتماعاً (Summarize a meeting).
- تحت أضف مدخلاتك اختر سجّل صوتاً (Record audio) لتقول ملخصك (أو لتسجّل الاجتماع بموافقة الجميع)، أو استيراد ملف صوتي (Import audio) لتسجيل موجود لديك، أو الصق النص (Paste text) لملاحظات مكتوبة.
- يفرّغ Retexta الصوت على خوادمه ويكتب المحضر في أقسام مثل الملخّص والقرارات وبنود العمل والأسئلة المفتوحة. ولا تظهر أسماء الحاضرين وكاتب المحضر وموعد الاجتماع القادم إلا إذا ذُكرت بوضوح في التسجيل.
- انقل النتيجة إلى النموذج، وراجع كل اسم ورقم وتاريخ ونتيجة تصويت. يضع التطبيق على النتائج عبارة «أُنشئ بالذكاء الاصطناعي. تحقق من التفاصيل المهمة.»
التفاصيل الرسمية، مثل المقترح والتأييد وعدد الأصوات، لا تكون أدق مما قلته. فقلها بوضوح: «اقترح ماجد، وأيّد فيصل، والأربعة موافقون».
هدفا لخّص اجتماعاً واستيراد ملف صوتي جزء من Retexta Pro. يمكن تجربة Retexta مجانًا: في البداية تحصل على بضع نتائج Pro مجانية تطّلع عليها داخل التطبيق. أما النسخ والمشاركة والتصدير ولقطات الشاشة، وكل ما بعد النتائج المجانية، فيحتاج إلى Retexta Pro أو النقاط.
تسجيل الآخرين
لا تسجّل الاجتماع إلا بموافقة جميع الحاضرين. تختلف قواعد تسجيل الأحاديث من بلد إلى آخر، ولكثير من جهات العمل سياساتها الخاصة. والخيار الآمن أن تسجّل ملخصك أنت بعد الاجتماع، كما في المثال أعلاه. هذه معلومات، لا استشارة قانونية.
تابع القراءة
قبل الاجتماع جهّز جدول أعمال الاجتماع، فبنوده تصبح الأقسام المرقّمة في المحضر. وللمهام استخدم نموذج متابعة مهام الاجتماع. ولتترك المسودة الأولى للذكاء الاصطناعي اقرأ محضر الاجتماع بالذكاء الاصطناعي من تسجيل. المزيد عن التطبيق: Retexta لتحويل الصوت إلى نص على Android.
المصادر
راجعها فريق FLAME Apps في 25 سبتمبر 2026.
- Retexta: أسماء الأهداف وخيارات الإدخال وأقسام المحضر والخطط كما تظهر في واجهة التطبيق العربية (الإصدار 2026.1.23) وعلى صفحته في Google Play. قائمة الأقسام وقاعدة عدم إضافة الحاضرين والاجتماع القادم ما لم تُذكر من تعليمات المحضر في التطبيق، وقفل النسخ والمشاركة من شاشة النتيجة.
- النماذج والمثال: كتبها فريق FLAME Apps لهذه الصفحة.
