این‌جا پنج قالب صورتجلسه هست که همین حالا می‌توانید کپی کنید: صورتجلسه اداری با رأی‌گیری و امضا برای هیئت مدیره، شورا و انجمن، صورتجلسه تحویل برای تحویل کالا یا کار، یادداشت جلسه برای جلسه‌های کاری روزمره، نسخه ایمیلی برای فرستادن نتیجه، و یک نمونه پرشده که از یک خلاصه صوتی ساخته شده است. همه متن سادهاند و در Word، Google Docs یا برنامه یادداشت تمیز چسبانده می‌شوند. هر چیزی داخل کروشه را عوض کنید و آنچه را لازم ندارید پاک کنید.
| قالب | برای چه | چه چیزی ثبت می‌کند |
|---|---|---|
| صورتجلسه اداری | هیئت مدیره، شورا، انجمن، مدیریت ساختمان | حاضران، حد نصاب، پیشنهادها، رأی‌ها، امضا |
| صورتجلسه تحویل | تحویل کالا، کار یا تجهیزات | چه چیزی، در چه وضعی، به چه کسی تحویل شد |
| یادداشت جلسه | جلسه کاری، هماهنگی تیم | نکتهها، تصمیمها، کارها |
| صورتجلسه ایمیلی | فرستادن نتیجه برای گروه | تصمیمها و کارها در متن ایمیل |
| نمونه پرشده | دیدن شکل نهایی | صورتجلسه‌ای که از یک ضبط ساخته شده |
تازه با صورتجلسه آشنا شده‌اید؟ راهنمای صورتجلسه‌نویسی می‌گوید چه چیزی باید بیاید و چطور بی‌طرف بنویسید، و انواع صورتجلسه شکل‌ها را مقایسه می‌کند. این صفحه جعبه‌ابزار است.
قالب سازمان شما مقدم است
اگر سازمان، شرکت یا انجمن شما فرم ثابت، اساسنامه یا قواعد خاصی برای صورتجلسه دارد، همان را دنبال کنید. صورتجلسه‌هایی که باید در یک مرجع رسمی ثبت شوند، مثل تغییرات شرکت، شرایط خودشان را دارند و این قالب‌ها جای آنها را نمی‌گیرند.
قالب صورتجلسه اداری (با رأی‌گیری و امضا)
وقتی گروهی تصمیم رسمی می‌گیرد از این قالب استفاده کنید. ثبت می‌کند چه کسی پیشنهاد داد و رأی‌گیری چطور بود.
صورتجلسه [عادی / فوق‌العاده] [نام گروه]
شماره جلسه: [شماره]
تاریخ: [روز ماه سال]
ساعت: شروع [ساعت]، به ریاست [نام، سمت]
محل: [نشانی، اتاق یا لینک جلسه]
حاضران: [نام‌ها]
غایبان: [نام‌ها]
مهمانان: [نام‌ها، اگر بودند]
حد نصاب: [بله / خیر، تعداد حاضران]
نویسنده صورتجلسه: [نام]
1. تأیید صورتجلسه قبل
صورتجلسه مورخ [تاریخ] [بدون تغییر تأیید شد / با این اصلاح تأیید شد: اصلاح].
2. گزارش‌ها
[نام گزارش]، ارائه‌دهنده [نام]: [یک یا دو جمله درباره نکته‌های اصلی].
3. [موضوع]
خلاصه: [یک یا دو جمله درباره نتیجه].
پیشنهاد: [نام] پیشنهاد کرد که [متن دقیق پیشنهاد].
رأی‌گیری: [تعداد] موافق، [تعداد] مخالف، [تعداد] ممتنع. پیشنهاد [تصویب شد / رد شد].
کارهای بعدی
- [کار]، مسئول: [نام]، مهلت: [تاریخ]
- [کار]، مسئول: [نام]، مهلت: [تاریخ]
جلسه بعد
[تاریخ، ساعت، محل]
پایان جلسه: ساعت [ساعت]
امضای حاضران
[نام] ..........
[نام] ..........
نکته: پیشنهاد را دقیقاً همان‌طور بنویسید که به رأی گذاشته شد. اگر متن در طول بحث عوض شد، نسخه نهایی را ثبت کنید.
قالب صورتجلسه تحویل کالا یا کار
وقتی چیزی تحویل داده میشود، مثلاً کالا به انبار، کار تمام‌شده به کارفرما یا تجهیزات به همکار تازه، یک صورتجلسه کوتاه بعداً از بحث جلوگیری می‌کند. برای تحویل ملک و قراردادهای اجاره، شرایط قرارداد و قوانین محل شما مقدم است؛ این قالب برای موارد ساده است.
صورتجلسه تحویل
تاریخ: [روز ماه سال]
محل: [نشانی]
تحویل‌دهنده: [نام، سمت یا شرکت]
تحویل‌گیرنده: [نام، سمت یا شرکت]
موضوع: [کالا / کار / تجهیزات، شماره سفارش یا قرارداد]
اقلام تحویل‌شده
1. [شرح]، تعداد: [تعداد]، وضعیت: [سالم / ایراد: شرح]
2. [شرح]، تعداد: [تعداد]، وضعیت: [سالم / ایراد: شرح]
موارد باقی‌مانده یا ایرادها
- [شرح]، مسئول رفع: [نام]، مهلت: [تاریخ]
پیوست‌ها
- [عکس، فاکتور، فهرست]
امضای تحویل‌دهنده: ..........
امضای تحویل‌گیرنده: ..........
قالب یادداشت جلسه (غیررسمی)
برای بیشتر جلسه‌های کاری به رأی‌گیری و حد نصاب نیازی نیست. یادداشت جلسه سه چیزی را نگه می‌دارد که بعداً دنبالش می‌گردند: چه تصمیمی گرفته شد، چه چیزی باز ماند و چه کسی تا کی چه کاری می‌کند.
یادداشت جلسه: [موضوع یا تیم]
تاریخ: [روز ماه سال]
حاضران: [نام‌ها]
نویسنده: [نام]
هدف جلسه: [یک جمله]
نکتهها
- [نکته]
- [نکته]
تصمیمها
- [آنچه توافق شد]
موارد باز
- [سؤال]، پیگیری: [نام]
کارها
- [ ] [کار]، [نام]، تا [تاریخ]
- [ ] [کار]، [نام]، تا [تاریخ]
هماهنگی بعدی: [تاریخ و ساعت]
قالب صورتجلسه ایمیلی
بیشتر آدم‌ها ایمیل را می‌خوانند و پیوست را باز نمی‌کنند. پس تصمیمها و کارها را در متن ایمیل بیاورید و صورتجلسه کامل را فقط اگر طولانی است پیوست کنید.
موضوع: صورتجلسه [نام جلسه]، [تاریخ]
با سلام و احترام،
صورتجلسه [نام جلسه] امروز به پیوست است.
تصمیمها
- [تصمیم]
- [تصمیم]
کارها
- [کار]: [نام]، تا [تاریخ]
- [کار]: [نام]، تا [تاریخ]
موارد باز
- [سؤال]، [نام] تا [تاریخ] پیگیری می‌کند
جلسه بعد: [تاریخ، ساعت، محل یا لینک]
لطفاً اگر اصلاحی هست تا [تاریخ] اطلاع دهید.
با تشکر،
[نام شما]
قالب پرشده از یک ضبط صوتی
این نمونه را خودمان نوشته‌ایم تا ایده را نشان دهیم. جلسه، نام‌ها و تاریخ‌ها ساختگی‌اند و این خروجی واقعی اپلیکیشن نیست.
آنچه نویسنده بعد از جلسه در گوشی گفت:
خب، صورتجلسه انجمن اولیا و مربیان، هشت مهر، ساعت پنج شروع شد. حاضرها خانم مرادی، آقای طاهری، خانم جعفری و خودم، آقای رستمی غایب بود. صورتجلسه قبلی بدون تغییر تأیید شد. موضوع اول خرید کولر برای کلاس‌های طبقه دوم. آقای طاهری پیشنهاد داد از بودجه انجمن دو دستگاه بخریم، هر چهار نفر موافق. آقای طاهری تا پنجشنبه سه تا پیش‌فاکتور می‌گیره. موضوع دوم جشن آخر سال، رأی نگرفتیم، خانم جعفری می‌پرسه سالن برای بیست و پنج اسفند خالیه یا نه. جلسه بعد شش آبان، همین ساعت. ساعت پنج و چهل تموم شد.
همان محتوا در قالب اداری:
صورتجلسه عادی انجمن اولیا و مربیان
تاریخ: 8 مهر 1405
ساعت: شروع 17:00
حاضران: خانم مرادی، آقای طاهری، خانم جعفری، [نویسنده]
غایبان: آقای رستمی
نویسنده صورتجلسه: [نویسنده]
1. تأیید صورتجلسه قبل
صورتجلسه قبل بدون تغییر تأیید شد.
2. خرید کولر برای کلاس‌های طبقه دوم
پیشنهاد: آقای طاهری پیشنهاد کرد که دو دستگاه کولر از بودجه انجمن خریداری شود.
رأی‌گیری: 4 موافق، 0 مخالف، 0 ممتنع. پیشنهاد تصویب شد.
3. جشن پایان سال
خلاصه: رأی‌گیری نشد. خانم جعفری بررسی می‌کند که سالن برای 25 اسفند آزاد است یا نه.
کارهای بعدی
- گرفتن سه پیش‌فاکتور کولر، مسئول: آقای طاهری، مهلت: پنجشنبه [تاریخ]
- بررسی آزاد بودن سالن در 25 اسفند، مسئول: خانم جعفری، مهلت: جلسه بعد
جلسه بعد
6 آبان 1405، ساعت 17:00
پایان جلسه: ساعت 17:40
به دو چیز دقت کنید. «تا پنجشنبه» باید به تاریخ واقعی تبدیل شود، چون یک ماه بعد معنایی ندارد. و نام نویسنده هنوز جای خالی است: یا نامتان را در ضبط بگویید یا خودتان پرش کنید.
پر کردن قالب با صدا در Retexta
Retexta یک اپلیکیشن ابری اندروید برای تبدیل صدا به متن و نوشتن با هوش مصنوعی است. هدف Summarize a meeting از یک ضبط، یک فایل صوتی یا یادداشت چسبانده‌شده، صورتجلسه می‌سازد. زبان گفتار را خودش تشخیص می‌دهد و فارسی در فهرستش هست. منوهای Retexta انگلیسی است و رابط فارسی ندارد؛ نام دکمه‌ها را به همان شکل آورده‌ایم.
- Retexta را باز کنید و New task را بزنید.
- زیر What do you want to do? روی Summarize a meeting بزنید.
- زیر Add your input، Record audio را برای گفتن خلاصه (یا ضبط جلسه، با موافقت همه)، Import audio را برای ضبطی که دارید، یا Paste text را برای یادداشت‌های موجود انتخاب کنید.
- Retexta صدا را روی سرورهایش به متن تبدیل می‌کند و صورتجلسه را با بخش‌هایی مثل خلاصه، نکته‌های اصلی، تصمیمها، کارهای بعدی و موارد باز می‌نویسد. حاضران، نویسنده و جلسه بعد فقط وقتی می‌آیند که در ضبط روشن گفته شده باشند.
- نتیجه را در قالب خودتان کپی کنید و همه نام‌ها، عددها، تاریخ‌ها و رأی‌ها را بررسی کنید. Retexta روی نتیجه می‌نویسد «AI-generated. Check important details.».
جزئیات رسمی مثل پیشنهاد و تعداد رأی‌ها فقط به خوبی همان چیزی است که می‌گویید. واضح بگویید: «آقای طاهری پیشنهاد داد، چهار موافق.»
Summarize a meeting و Import audio جزو Retexta Pro هستند. Retexta را می‌توانید رایگان امتحان کنید: کاربران جدید چند نتیجه Pro رایگان می‌گیرند که فقط داخل اپلیکیشن دیده می‌شوند. کپی، اشتراک‌گذاری، خروجی گرفتن و اسکرین‌شات، و هر کاری بعد از نتیجه‌های رایگان، به Retexta Pro یا اعتبار نیاز دارد. خرید از طریق Google Play انجام میشود؛ بررسی نکرده‌ایم که این خرید در همه کشورها ممکن باشد.
ضبط صدای دیگران
جلسه را فقط وقتی ضبط کنید که همه موافق باشند. قانون ضبط صدا از کشوری به کشور دیگر فرق دارد. راه امن این است که بعد از جلسه خلاصه خودتان را بگویید، مثل نمونه بالا. بیشتر در راهنمای صورتجلسه‌نویسی.
ادامه مطلب
برای پیگیری کارهای بعد از جلسه، قالب کارهای بعدی جلسه را ببینید. جلسه آنلاین بود؟ پیاده‌سازی ضبط جلسه Zoom و خلاصه جلسه. درباره اپلیکیشن: Retexta، تبدیل صدا به متن برای اندروید.
منابع
بررسی‌شده توسط FLAME Apps در 25 سپتامبر 2026.
- Retexta: نام هدف‌ها، گزینه‌های ورودی، بخش‌های صورتجلسه و طرح‌ها همان‌طور که در اپلیکیشن (نسخه 2026.1.23) و صفحه Google Play آن دیده میشود. فهرست بخش‌ها از دستورالعمل صورتجلسه اپلیکیشن؛ قفل کپی و اشتراک‌گذاری از صفحه نتیجه.
- قالب‌ها و نمونه: نوشته FLAME Apps برای همین صفحه.
