यहां चार नमूने हैं जिन्हें आप अभी कॉपी कर सकते हैं: प्रस्ताव और मतदान वाला औपचारिक कार्यवृत्त (समितियों, सोसाइटी और संस्थाओं के लिए), रोज़ की टीम मीटिंग के लिए मीटिंग नोट्स, मिनट्स भेजने के लिए ईमेल नमूना, और बोले गए सार से बना भरा हुआ उदाहरण। सब सादा टेक्स्ट हैं, इसलिए Word, Google Docs या नोट्स ऐप में साफ़ चिपकते हैं। कोष्ठक [ ] वाली हर चीज़ बदलें और जो ज़रूरी नहीं, हटा दें।
| नमूना | किसके लिए | क्या दर्ज होता है |
|---|---|---|
| औपचारिक कार्यवृत्त | समितियां, RWA, सहकारी समितियां, क्लब, संस्थाएं | उपस्थिति, कोरम, प्रस्ताव, मतदान, अनुमोदन |
| मीटिंग नोट्स | टीम मीटिंग, चेक इन, एक बार की चर्चा | मुख्य बातें, निर्णय, काम |
| ईमेल से मिनट्स | समूह को नतीजा भेजना | ईमेल में ही निर्णय और एक्शन आइटम |
| भरा हुआ उदाहरण | तैयार कार्यवृत्त कैसा दिखता है | रिकॉर्डिंग से बना असली जैसा कार्यवृत्त |
कार्यवृत्त पहली बार लिख रहे हैं? हमारी गाइड मीटिंग मिनट्स (कार्यवृत्त) कैसे लिखें बताती है कि क्या लिखें और भाषा तटस्थ कैसे रखें, और मीटिंग मिनट्स के प्रकार अलग अलग तरीकों की तुलना करती है। यह पेज औज़ार पेटी है।
आपकी संस्था का फ़ॉर्मेट पहले
सरकारी दफ़्तर, कंपनियां, हाउसिंग सोसाइटी और सहकारी समितियां अक्सर अपने तय फ़ॉर्मेट या उपनियम रखती हैं। हमने भारत के ऐसे नियम नहीं जांचे हैं। अगर आपके यहां कोई फ़ॉर्मेट है, तो वही अपनाएं।
औपचारिक कार्यवृत्त का नमूना (प्रस्ताव और मतदान)
इसे तब इस्तेमाल करें जब समूह औपचारिक निर्णय लेता है: समिति, बोर्ड, क्लब, एसोसिएशन या सोसाइटी। इसमें दर्ज होता है कि हर प्रस्ताव किसने रखा, किसने समर्थन किया और मतदान कैसे हुआ।
[समूह का नाम] की [साधारण / विशेष] बैठक का कार्यवृत्त
तारीख: [दिन, तारीख]
समय: बैठक [समय] बजे [नाम, पद] की अध्यक्षता में शुरू हुई
स्थान: [पता, कमरा या वीडियो लिंक]
उपस्थित: [नाम]
अनुपस्थित: [नाम]
अतिथि: [नाम, अगर कोई हो]
कोरम: [पूरा / पूरा नहीं, उपस्थित सदस्यों की संख्या]
कार्यवृत्त लेखक: [नाम]
1. पिछली बैठक के कार्यवृत्त की पुष्टि
[तारीख] की बैठक का कार्यवृत्त [बिना बदलाव के / इस सुधार के साथ: सुधार] स्वीकृत किया गया।
2. रिपोर्ट
[रिपोर्ट का नाम], प्रस्तुत की: [नाम]: [मुख्य तथ्यों पर एक या दो वाक्य]।
3. [विषय]
सार: [नतीजे पर एक या दो वाक्य]।
प्रस्ताव: [नाम] ने प्रस्ताव रखा कि [प्रस्ताव के ठीक शब्द]।
समर्थन: [नाम]
मतदान: [संख्या] पक्ष में, [संख्या] विपक्ष में, [संख्या] तटस्थ। प्रस्ताव [पारित / अस्वीकृत]।
4. [विषय]
सार: [नतीजे पर एक या दो वाक्य]।
प्रस्ताव: [नाम] ने प्रस्ताव रखा कि [प्रस्ताव के ठीक शब्द]।
समर्थन: [नाम]
मतदान: [संख्या] पक्ष में, [संख्या] विपक्ष में, [संख्या] तटस्थ। प्रस्ताव [पारित / अस्वीकृत]।
एक्शन आइटम
- [काम], ज़िम्मेदार: [नाम], तारीख: [तारीख]
- [काम], ज़िम्मेदार: [नाम], तारीख: [तारीख]
अगली बैठक
[तारीख, समय, स्थान]
समापन
बैठक [समय] बजे समाप्त हुई।
प्रस्तुतकर्ता: [नाम], [तारीख]
स्वीकृत: [तारीख]
टिप: प्रस्ताव ठीक उन्हीं शब्दों में लिखें जिन पर मतदान हुआ। अगर चर्चा में शब्द बदले, तो आखिरी रूप लिखें, पहला ड्राफ़्ट नहीं।
मीटिंग नोट्स का नमूना (अनौपचारिक)
ज़्यादातर टीम मीटिंग में प्रस्ताव या कोरम की ज़रूरत नहीं होती। यह नमूना वे तीन बातें रखता है जो लोग बाद में ढूंढते हैं: क्या तय हुआ, क्या खुला है, और कौन क्या कब तक करेगा।
मीटिंग नोट्स: [विषय या टीम]
तारीख: [दिन, तारीख]
उपस्थित: [नाम]
नोट्स: [नाम]
मीटिंग का लक्ष्य: [एक वाक्य]
मुख्य बातें
- [बात]
- [बात]
- [बात]
निर्णय
- [क्या तय हुआ]
- [क्या तय हुआ]
खुले सवाल
- [सवाल], आगे देखेंगे: [नाम]
एक्शन आइटम
- [ ] [काम], [नाम], [तारीख] तक
- [ ] [काम], [नाम], [तारीख] तक
अगला चेक इन: [तारीख और समय]
अगर आपके नोट्स ऐप में चेकलिस्ट है, तो एक्शन आइटम को चेकलिस्ट बना लें। स्टेटस और प्राथमिकता वाली लंबी सूची के लिए हमारा एक्शन आइटम का फ़ॉर्मेट और ट्रैकर देखें।
मीटिंग मिनट्स ईमेल का नमूना
ज़्यादातर लोग ईमेल पढ़ते हैं और अटैचमेंट नहीं खोलते। इसलिए निर्णय और एक्शन आइटम ईमेल में ही रखें, और पूरा कार्यवृत्त लंबा हो तभी अटैच करें। दफ़्तर में यह ईमेल अक्सर अंग्रेज़ी में जाता है। Retexta के Write a message लक्ष्य में आप हिंदी में बोलकर नतीजे की भाषा अंग्रेज़ी कर सकते हैं, देखें Android पर बोलकर ईमेल लिखें।
विषय: कार्यवृत्त: [बैठक का नाम], [तारीख]
नमस्ते,
आज की [बैठक का नाम] का कार्यवृत्त नीचे है। पूरा कार्यवृत्त अटैच है।
निर्णय
- [निर्णय]
- [निर्णय]
एक्शन आइटम
- [काम]: [नाम], [तारीख] तक
- [काम]: [नाम], [तारीख] तक
खुले सवाल
- [सवाल], [नाम] [तारीख] तक बताएंगे
अगली बैठक: [तारीख, समय, जगह या लिंक]
कोई सुधार हो तो [तारीख] तक बताएं।
धन्यवाद,
[आपका नाम]
रिकॉर्डिंग से भरा हुआ उदाहरण
यह उदाहरण हमने बात समझाने के लिए लिखा है। बैठक, नाम और तारीखें काल्पनिक हैं, और यह ऐप का असली नतीजा नहीं है।
बैठक के तुरंत बाद कार्यवृत्त लेखक ने फ़ोन में यह बोला:
ठीक है, शिवाजी नगर टेनेंट्स एसोसिएशन का कार्यवृत्त, 24 सितंबर, सात बजे शुरू हुई। लीना, उमर, प्रिया और मैं थे, बेन नहीं आए। पिछले महीने का कार्यवृत्त बिना बदलाव के पास हुआ। पहला विषय, मेन गेट का टूटा ताला। उमर ने प्रस्ताव रखा कि मकान मालिक को लिखकर कहें कि दो हफ़्ते में ठीक करें, प्रिया ने समर्थन किया, चारों पक्ष में। उमर शुक्रवार तक पत्र लिखेंगे। दूसरा विषय, दिवाली मिलन। कोई वोट नहीं, पर लीना देखेंगी कि 18 अक्टूबर को आंगन खाली है या नहीं। अगली बैठक 22 अक्टूबर, इसी समय। सात चालीस पर खत्म।
वही बातें औपचारिक नमूने में:
शिवाजी नगर टेनेंट्स एसोसिएशन की साधारण बैठक का कार्यवृत्त
तारीख: 24 सितंबर 2026
समय: बैठक शाम 7:00 बजे शुरू हुई
स्थान: कम्युनिटी हॉल
उपस्थित: लीना, उमर, प्रिया, [कार्यवृत्त लेखक]
अनुपस्थित: बेन
कार्यवृत्त लेखक: [कार्यवृत्त लेखक]
1. पिछली बैठक के कार्यवृत्त की पुष्टि
27 अगस्त की बैठक का कार्यवृत्त बिना बदलाव के स्वीकृत किया गया।
2. मेन गेट का ताला
सार: मेन गेट का ताला टूटा हुआ है।
प्रस्ताव: उमर ने प्रस्ताव रखा कि एसोसिएशन मकान मालिक से लिखित में दो हफ़्ते के भीतर ताला ठीक कराने को कहे।
समर्थन: प्रिया
मतदान: 4 पक्ष में, 0 विपक्ष में, 0 तटस्थ। प्रस्ताव पारित।
3. दिवाली मिलन
सार: कोई मतदान नहीं। लीना देखेंगी कि 18 अक्टूबर को आंगन उपलब्ध है या नहीं।
एक्शन आइटम
- मकान मालिक को पत्र लिखना, ज़िम्मेदार: उमर, तारीख: 26 सितंबर
- 18 अक्टूबर के लिए आंगन की उपलब्धता देखना, ज़िम्मेदार: लीना, तारीख: अगली बैठक
अगली बैठक
22 अक्टूबर 2026, शाम 7:00, कम्युनिटी हॉल
समापन
बैठक शाम 7:40 बजे समाप्त हुई।
दो बातें देखें। “शुक्रवार तक” असली तारीख बन गया, क्योंकि एक महीने बाद “शुक्रवार” कुछ नहीं बताता। और कार्यवृत्त लेखक का नाम अब भी खाली है: रिकॉर्डिंग में अपना नाम बोलें या खुद भरें।
अपनी आवाज़ से नमूना भरें: Retexta
Retexta, Android के लिए क्लाउड पर चलने वाला वॉइस टू टेक्स्ट और AI राइटिंग ऐप है। इसका Summarize a meeting लक्ष्य रिकॉर्डिंग, इंपोर्ट की गई ऑडियो फ़ाइल या चिपकाए गए नोट्स से मीटिंग प्रोटोकॉल बनाता है। ऐप के मेन्यू अंग्रेज़ी में हैं।
- Retexta खोलें और New task पर टैप करें।
- What do you want to do? में Summarize a meeting पर टैप करें।
- Add your input में अपना सार बोलने के लिए Record audio चुनें (या सबकी सहमति से बैठक रिकॉर्ड करें), पहले की रिकॉर्डिंग के लिए Import audio, या मौजूद नोट्स के लिए Paste text।
- Retexta ऑडियो को अपने सर्वर पर ट्रांसक्राइब करता है और सारांश, मुख्य बातें, निर्णय, एक्शन आइटम और खुले सवाल जैसे हिस्सों वाला प्रोटोकॉल लिखता है। उपस्थित लोग, प्रोटोकॉल लेखक और अगली बैठक तभी आते हैं जब रिकॉर्डिंग में उनका साफ़ ज़िक्र हो।
- नतीजे को अपने नमूने में कॉपी करें और हर नाम, संख्या, तारीख और मतदान जांचें। Retexta नतीजों पर लिखता है “AI-generated. Check important details.”
प्रस्ताव, समर्थन और मतदान की संख्या उतनी ही सही होगी जितनी साफ़ आप बोलेंगे। साफ़ बोलें: “उमर ने प्रस्ताव रखा, प्रिया ने समर्थन किया, चार पक्ष में।”
Summarize a meeting और Import audio Retexta Pro का हिस्सा हैं। Retexta को मुफ़्त में आज़माया जा सकता है: नए यूज़र को कुछ मुफ़्त Pro रिज़ल्ट मिलते हैं, जिन्हें ऐप में देखा जा सकता है। कॉपी, शेयर, एक्सपोर्ट और स्क्रीनशॉट के लिए, और मुफ़्त रिज़ल्ट के बाद की हर चीज़ के लिए, Retexta Pro या क्रेडिट चाहिए।
दूसरों को रिकॉर्ड करना
बैठक तभी रिकॉर्ड करें जब सब सहमत हों। नियम जगह और संस्था के हिसाब से अलग होते हैं, और हमने भारत के नियम नहीं जांचे हैं। सुरक्षित तरीका है बैठक के बाद अपना सार खुद बोलना, जैसे ऊपर के उदाहरण में।
आगे पढ़ें
बैठक से पहले एजेंडा बनाने के लिए मीटिंग का एजेंडा कैसे लिखें देखें; उसके विषय आपके कार्यवृत्त के नंबर वाले हिस्से बनते हैं। पूरा तरीका: मीटिंग मिनट्स (कार्यवृत्त) कैसे लिखें। ऐप के बारे में और: Retexta, Android के लिए वॉइस टू टेक्स्ट।
स्रोत
FLAME Apps ने 25 सितंबर 2026 को जांचा।
- Retexta: लक्ष्यों के नाम, इनपुट विकल्प, मीटिंग प्रोटोकॉल के हिस्से और प्लान, जैसे ऐप (रिलीज़ 2026.1.23) और Google Play लिस्टिंग में दिखते हैं। हिस्सों की सूची ऐप के मीटिंग प्रोटोकॉल निर्देशों से; कॉपी और शेयर की रोक ऐप की नतीजे वाली स्क्रीन से।
- नमूने और उदाहरण: FLAME Apps ने इस पेज के लिए लिखे।
