एक्शन आइटम मीटिंग का एक ऐसा काम है जिसका एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और एक तारीख़ हो, और जो इतना साफ़ लिखा हो कि कोई भी बता सके कि काम कब पूरा हुआ। सबसे आसान एक्शन आइटम लिस्ट में तीन कॉलम होते हैं: काम, ज़िम्मेदार, तारीख़। ट्रैकर में स्टेटस और प्राथमिकता भी होती है, ताकि कई मीटिंग तक आइटम पर नज़र रहे। नीचे के टेम्पलेट कॉपी करें, फिर उदाहरण पढ़ें: ज़्यादातर एक्शन आइटम इसलिए नाकाम होते हैं क्योंकि वे धुंधले होते हैं, टेम्पलेट की वजह से नहीं।
अच्छा एक्शन आइटम कैसा होता है
| हिस्सा | अच्छा | कमज़ोर |
|---|---|---|
| काम | क्रिया से शुरू और नतीजा साफ़: “संशोधित बजट रीना को भेजना” | “बजट” या “बजट देखना” |
| ज़िम्मेदार | नाम से एक व्यक्ति: “अंकित” | “टीम”, “मार्केटिंग”, “कोई” |
| तारीख़ | असली तारीख़: “3 अक्टूबर” | “जल्दी”, “अगले हफ़्ते”, “ASAP” |
| कब पूरा | काम से ही साफ़: बजट भेज दिया गया | साफ़ नहीं: “देख लिया” कब माना जाए? |
अगर एक काम के दो ज़िम्मेदार हैं, तो उसे दो आइटम में बांटें या वह व्यक्ति चुनें जो जवाबदेह है। अगर मीटिंग में कोई काम किसी ने नहीं लिया, तो चुपचाप छोड़ने की बजाय “ज़िम्मेदार: अभी तय नहीं” लिखें और अगली बार उठाएं।
एक्शन आइटम लिस्ट टेम्पलेट
इसे अपने मिनट्स या नोट्स के अंत में चिपकाएं। यह वही ढांचा है जो हमारे मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट के एक्शन आइटम सेक्शन में है।
एक्शन आइटम: [मीटिंग का नाम], [तारीख़]
- [ ] [क्रिया + काम], ज़िम्मेदार: [नाम], तारीख़: [तारीख़]
- [ ] [क्रिया + काम], ज़िम्मेदार: [नाम], तारीख़: [तारीख़]
- [ ] [क्रिया + काम], ज़िम्मेदार: [नाम], तारीख़: [तारीख़]
अभी तय नहीं (कोई ज़िम्मेदार नहीं)
- [काम], अगली मीटिंग में तय होगा
एक्शन आइटम ट्रैकर टेम्पलेट
ट्रैकर कई मीटिंग के सभी आइटम एक जगह रखता है। इस तालिका को स्प्रेडशीट (Excel, Google Sheets) या डॉक्यूमेंट में चिपकाएं, हर आइटम की एक पंक्ति।
| # | एक्शन आइटम | ज़िम्मेदार | तारीख़ | प्राथमिकता | स्टेटस | किस मीटिंग से | नोट्स |
| 1 | [क्रिया + काम] | [नाम] | [तारीख़] | [ऊंची / मध्यम / कम] | [खुला / चल रहा / पूरा / अटका] | [तारीख़] | [रुकावट या लिंक] |
| 2 | [क्रिया + काम] | [नाम] | [तारीख़] | [ऊंची / मध्यम / कम] | [खुला / चल रहा / पूरा / अटका] | [तारीख़] | [रुकावट या लिंक] |
| 3 | [क्रिया + काम] | [नाम] | [तारीख़] | [ऊंची / मध्यम / कम] | [खुला / चल रहा / पूरा / अटका] | [तारीख़] | [रुकावट या लिंक] |
इसे कैसे इस्तेमाल करें:
- आइटम मीटिंग के दौरान या तुरंत बाद जोड़ें, जब लोगों को याद हो कि उन्होंने क्या माना था।
- हर मीटिंग ट्रैकर से शुरू करें। पहले खुले आइटम देखें: पूरा, चल रहा, अटका।
- तारीख़ सिर्फ़ ज़िम्मेदार व्यक्ति के साथ बदलें। नई तारीख़ लिखें और पुरानी नोट्स में रखें।
- कोई पंक्ति डिलीट न करें। उसे पूरा या रद्द मार्क करें, एक शब्द में कारण के साथ।
एक्शन आइटम के उदाहरण
ये उदाहरण हमने ख़ुद लिखे हैं।
| धुंधला | साफ़ एक्शन आइटम |
|---|---|
| वेबसाइट | होमपेज का नया टेक्स्ट सुमित को भेजना, ज़िम्मेदार: नेहा, तारीख़: 2 अक्टूबर |
| हॉल चेक करो | सामुदायिक भवन को फ़ोन करके 18 अक्टूबर की बुकिंग पक्की करना, ज़िम्मेदार: अनु, तारीख़: 30 सितंबर |
| क्लाइंट से बात | शर्मा ट्रेडर्स को अपडेटेड कोटेशन ईमेल करना, ज़िम्मेदार: राजीव, तारीख़: 27 सितंबर |
| भर्ती | कंपनी की करियर वेबसाइट पर जॉब विज्ञापन डालना, ज़िम्मेदार: मीनल, तारीख़: 1 अक्टूबर |
| बजट पर अगली बार बात | 8 अक्टूबर के एजेंडा में “Q4 बजट” जोड़ना, ज़िम्मेदार: विकास, तारीख़: 6 अक्टूबर |
आख़िरी पंक्ति एक काम की तरकीब दिखाती है: जब किसी विषय पर और चर्चा चाहिए, तो एक्शन आइटम है उसे अगले एजेंडा में डालना। हमारे गाइड मीटिंग का एजेंडा कैसे लिखें में इसे एजेंडा आइटम बनाने का तरीका है।
Retexta से मीटिंग के एक्शन आइटम निकालें
Retexta Android के लिए क्लाउड पर चलने वाला वॉइस टू टेक्स्ट और AI राइटिंग ऐप है। इसके मीटिंग प्रोटोकॉल में एक्शन आइटम होते हैं, और रिकॉर्डिंग में जहां ज़िम्मेदार व्यक्ति और तारीख़ बोली गई हो, वह बनी रहती है। हिंदी फ़ोन पर ऐप के मेन्यू अंग्रेज़ी में दिखते हैं, इसलिए बटनों के नाम अंग्रेज़ी में हैं।
- Retexta खोलें और New task पर टैप करें।
- What do you want to do? के नीचे Summarize a meeting चुनें।
- Add your input में: अपना सारांश बोलने (या सबकी सहमति से मीटिंग रिकॉर्ड करने) के लिए Record audio, पहले से मौजूद रिकॉर्डिंग के लिए Import audio, या ट्रांसक्रिप्ट और नोट्स के लिए Paste text।
- Retexta अपने सर्वर पर ऑडियो को टेक्स्ट में बदलता है और मीटिंग प्रोटोकॉल लिखता है, जिसमें Action items सेक्शन होता है। मीटिंग हिंदी में हुई हो तो प्रोटोकॉल भी हिंदी में रहता है, जब तक आप दूसरी भाषा न चुनें।
- सिर्फ़ काम चाहिए तो मीटिंग नतीजों में Generate action items चुनें। नतीजा चेकबॉक्स वाली सूची है, जिसमें बोली गई तारीख़ें, नाम और प्राथमिकताएं बनी रहती हैं। Share action items सिर्फ़ वही हिस्सा भेजता है।
- सूची को ऊपर के टेम्पलेट से मिलाएं: एक ज़िम्मेदार, एक असली तारीख़, शुरुआत में क्रिया। Retexta नतीजों पर “AI-generated. Check important details.” (AI से बना, ज़रूरी बातें जांचें) लिखता है।
AI वही नाम या तारीख़ रख सकता है जो किसी ने सच में बोली हो। इसलिए मीटिंग में या अपने सारांश में साफ़ बोलें: “नेहा 2 अक्टूबर तक होमपेज का टेक्स्ट सुमित को भेजेगी।”
Summarize a meeting, Generate action items और Import audio Retexta Pro का हिस्सा हैं। Retexta मुफ़्त में आज़माया जा सकता है: नए यूज़र को कुछ मुफ़्त Pro रिज़ल्ट मिलते हैं, जिन्हें ऐप में देखा जा सकता है। कॉपी, शेयर, एक्सपोर्ट और स्क्रीनशॉट, और मुफ़्त रिज़ल्ट के बाद की हर चीज़ के लिए Retexta Pro या क्रेडिट चाहिए।
एक्शन आइटम एक ही पैटर्न में बोलें
कौन, क्या करेगा, कब तक: “अनु सोमवार तक सामुदायिक भवन को फ़ोन करेगी।” इस पैटर्न में बोला गया सारांश साफ़ एक्शन आइटम देता है, चाहे आप उन्हें ख़ुद टाइप करें या ऐप से लिखवाएं।
आगे पढ़ें
एक्शन आइटम मिनट्स का एक हिस्सा हैं: बाकी के लिए मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट देखें, और मिनट्स में क्या जाता है, यह मीटिंग मिनट्स कैसे लिखें में है। पूरा ड्राफ़्ट रिकॉर्डिंग से AI से लिखवाना हो तो रिकॉर्डिंग से AI मीटिंग मिनट्स पढ़ें। ऐप के बारे में: Retexta, Android के लिए वॉइस टू टेक्स्ट।
स्रोत
FLAME Apps ने 25 सितंबर 2026 को जांचा।
- Retexta: लक्ष्यों के नाम, मीटिंग नतीजे (“Generate action items”, “Share action items”), एक्शन आइटम का फ़ॉर्मेट और प्लान, जैसे ऐप (रिलीज़ 2026.1.23) और उसके Google Play पेज पर दिखते हैं; टास्क लिस्ट का फ़ॉर्मेट (चेकबॉक्स, बोले गए नाम और तारीख़ें बने रहना) और मीटिंग की भाषा बने रहना ऐप के नतीजा-निर्देशों से।
- टेम्पलेट और उदाहरण: FLAME Apps ने इस पेज के लिए लिखे।
