मीटिंग का एजेंडा लिखने के लिए पहले एक वाक्य में मीटिंग का मकसद लिखें, फिर विषयों को उसी क्रम में लिखें जिसमें उन पर बात होगी। हर विषय को एक ज़िम्मेदार व्यक्ति, एक समय और वह नतीजा दें जो आपको चाहिए: फ़ैसला, राय या सिर्फ़ जानकारी। ऊपर तारीख़, समय और जगह या लिंक लिखें, और एजेंडा मीटिंग से पहले भेजें ताकि लोग तैयारी कर सकें। जिन विषयों पर फ़ैसला चाहिए, उन्हें शुरुआत में रखें, जब सब तरोताज़ा हों।
मीटिंग एजेंडा का फ़ॉर्मेट
| हिस्सा | क्या लिखें |
|---|---|
| शीर्षक | मीटिंग का नाम, तारीख़, शुरू और ख़त्म होने का समय, जगह या वीडियो लिंक |
| मकसद | एक वाक्य: मीटिंग के अंत तक क्या तय या साफ़ हो जाना चाहिए |
| उपस्थित | किसे बुलाया है, और किसे कुछ तैयार करके लाना है |
| विषय | क्रमांकित, क्रम में, हर एक के साथ ज़िम्मेदार, मिनट और चाहा गया नतीजा |
| तैयारी | कौन सा दस्तावेज़ पढ़ना है या कौन से आंकड़े लाने हैं, लिंक के साथ |
| स्थायी आइटम | शुरुआत में पिछले एक्शन आइटम की समीक्षा, अंत में अन्य विषय |
| अगली मीटिंग | तारीख़, अगर पहले से तय हो |
कदम दर कदम एजेंडा
- पहले मकसद लिखें। “त्योहार के कार्यक्रम की तारीख़ और बजट तय करना” मकसद है। “साप्ताहिक मीटिंग” नहीं। अगर मकसद न लिख पाएं, तो सोचें कि मीटिंग की ज़रूरत है भी या नहीं।
- विषय इकट्ठा करें। लोगों से पूछें कि उन्हें क्या उठाना है, और पिछली मीटिंग के मिनट्स में खुले सवाल और एक्शन आइटम देखें।
- हर विषय का नतीजा लिखें। फ़ैसला, चर्चा या जानकारी। जिस जानकारी पर चर्चा नहीं चाहिए, वह अक्सर ईमेल या WhatsApp से भी जा सकती है।
- विषयों का क्रम तय करें। पहले खुले एक्शन आइटम, फिर फ़ैसले, फिर चर्चा, और अंत में अन्य विषय।
- हर विषय को समय और ज़िम्मेदार दें। जोड़कर देखें: अगर कुल समय मीटिंग से ज़्यादा है, तो अभी कुछ हटाएं या आगे खिसकाएं, मीटिंग के दौरान नहीं।
- तैयारी जोड़ें: कौन सा दस्तावेज़ पढ़ना है, कौन से आंकड़े लाने हैं।
- पहले से भेजें और एक तय समय तक नए विषय मांगें।
औपचारिक समूहों में, जैसे हाउसिंग सोसाइटी, संस्था या बोर्ड, एजेंडा अक्सर मीटिंग की शुरुआत में मंज़ूर किया जाता है। आपके समूह के उपनियम (bylaws) हों, तो नोटिस और एजेंडा के बारे में वही तय करते हैं।
मीटिंग एजेंडा टेम्पलेट
इसे Word, Google Docs या ईमेल में कॉपी करें और ब्रैकेट वाली हर चीज़ बदल दें।
एजेंडा: [मीटिंग का नाम]
तारीख़: [तारीख़]
समय: [शुरू] से [ख़त्म]
जगह: [कमरा, पता या वीडियो लिंक]
मकसद: [एक वाक्य: अंत तक क्या तय या साफ़ होना चाहिए]
उपस्थित: [नाम]
तैयारी: [दस्तावेज़, लिंक या आंकड़े]
1. [पिछली मीटिंग की तारीख़] के खुले एक्शन आइटम ([मिनट], [नाम])
2. [विषय] ([मिनट], [नाम]), नतीजा: [फ़ैसला / चर्चा / जानकारी]
3. [विषय] ([मिनट], [नाम]), नतीजा: [फ़ैसला / चर्चा / जानकारी]
4. [विषय] ([मिनट], [नाम]), नतीजा: [फ़ैसला / चर्चा / जानकारी]
5. अन्य विषय ([मिनट])
6. अगले कदम और अगली मीटिंग की तारीख़ ([मिनट])
नए विषय [तारीख़ और समय] तक [नाम] को भेजें
एजेंडा का नमूना
यह नमूना हमने ख़ुद लिखा है; सोसाइटी और नाम काल्पनिक हैं।
एजेंडा: ग्रीनव्यू अपार्टमेंट्स, प्रबंध समिति की बैठक
तारीख़: 21 अक्टूबर 2026
समय: शाम 7:00 से 8:00
जगह: क्लब हाउस और वीडियो कॉल
मकसद: अगले साल का मेंटेनेंस शुल्क तय करना और दिवाली की सजावट की योजना बनाना।
उपस्थित: अनीता, राजेश, इमरान, प्रिया, गुरप्रीत
तैयारी: राजेश का पिछले तीन साल के बिजली और पानी के बिलों का हिसाब (लिंक ईमेल में)
1. 23 सितंबर के खुले एक्शन आइटम (5 मिनट, अनीता)
2. अगले साल का मेंटेनेंस शुल्क (20 मिनट, राजेश), नतीजा: फ़ैसला
3. दिवाली की सजावट: बजट और ज़िम्मेदारियां (15 मिनट, इमरान), नतीजा: फ़ैसला
4. नए सदस्यों की पार्किंग की मांग (10 मिनट, प्रिया), नतीजा: जानकारी
5. अन्य विषय (5 मिनट)
6. अगले कदम और अगली बैठक की तारीख़ (5 मिनट, अनीता)
नए विषय 19 अक्टूबर, रात 8 बजे तक अनीता को भेजें
दोनों फ़ैसले पहले हैं, जानकारी बाद में। आइटम 1 में वह देखा जाता है जो पिछली बार तय हुआ था, और वह पिछले मिनट्स के एक्शन आइटम में मिलता है।
एजेंडा और मिनट्स: एक दस्तावेज़, दो चरण
एजेंडा योजना है, मिनट्स रिकॉर्ड। दोनों में एक ही क्रम संख्या रखने से समय बचता है:
- मीटिंग से पहले: एजेंडा भेजें।
- मीटिंग के दौरान: एजेंडा की कॉपी खोलें और हर आइटम के नीचे नतीजा लिखें।
- मीटिंग के बाद: उपस्थिति, फ़ैसले और एक्शन आइटम जोड़ें, और एजेंडा मिनट्स बन गया।
मिलते-जुलते हिस्से हमारे मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट में हैं, और कामों की सूची के लिए एक्शन आइटम टेम्पलेट है। मिनट्स में क्या जाता है, यह मीटिंग मिनट्स कैसे लिखें में समझाया गया है।
विषय बोलें, क्रमवार एजेंडा पाएं: Retexta
Retexta Android के लिए क्लाउड पर चलने वाला वॉइस टू टेक्स्ट और AI राइटिंग ऐप है। इसमें एजेंडा का अलग लक्ष्य नहीं है, पर Something else में आप अपने शब्दों में बता सकते हैं कि कैसा नतीजा चाहिए। हिंदी फ़ोन पर ऐप के मेन्यू अंग्रेज़ी में दिखते हैं, इसलिए बटनों के नाम अंग्रेज़ी में हैं।
- Retexta खोलें और New task पर टैप करें।
- More templates पर टैप करें, फिर Something else।
- काम लिखें, जैसे: “इसे हिंदी में मीटिंग एजेंडा बनाओ: मकसद, सही क्रम में क्रमांकित विषय, हर विषय के साथ ज़िम्मेदार, समय और चाहा गया नतीजा।”
- Record audio पर टैप करें और विषय जैसे याद आएं वैसे बोलें, या जो नोट्स हैं उन्हें Paste text से डालें।
- Retexta अपने सर्वर पर आवाज़ को टेक्स्ट में बदलता है और एजेंडा लिखता है। क्रम, समय और नाम जांचें, और जो छूटा हो वह जोड़ें। Retexta नतीजों पर “AI-generated. Check important details.” (AI से बना, ज़रूरी बातें जांचें) लिखता है।
Something else Retexta Pro का हिस्सा है। Retexta मुफ़्त में आज़माया जा सकता है: नए यूज़र को कुछ मुफ़्त Pro रिज़ल्ट मिलते हैं, जिन्हें ऐप में देखा जा सकता है। कॉपी, शेयर, एक्सपोर्ट और स्क्रीनशॉट, और मुफ़्त रिज़ल्ट के बाद की हर चीज़ के लिए Retexta Pro या क्रेडिट चाहिए।
क्या बोलें
“समिति की बैठक 21 अक्टूबर, एक घंटा। मेंटेनेंस शुल्क तय करना है, आंकड़े राजेश के पास हैं, उसे बीस मिनट दो। दिवाली सजावट इमरान देखेगा, पंद्रह मिनट। प्रिया के पास पार्किंग की मांगें हैं, बस जानकारी। शुरुआत पिछले महीने के एक्शन आइटम से।” पूरे एजेंडा के लिए इतना काफ़ी है।
आगे पढ़ें
मीटिंग के बाद एजेंडा को मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट से मिनट्स में बदलें और कामों को एक्शन आइटम टेम्पलेट से ट्रैक करें। मीटिंग का न्योता भेजना हो तो मीटिंग के लिए ईमेल देखें। ऐप के बारे में: Retexta, Android के लिए वॉइस टू टेक्स्ट।
स्रोत
FLAME Apps ने 25 सितंबर 2026 को जांचा।
- Retexta: लक्ष्यों के नाम (“Something else”, “More templates”), अपना काम लिखने का फ़ील्ड और प्लान, जैसे ऐप (रिलीज़ 2026.1.23) और उसके Google Play पेज पर दिखते हैं।
- टेम्पलेट और नमूना: FLAME Apps ने इस पेज के लिए लिखे।
