วาระการประชุม: วิธีเขียนระเบียบวาระและตัวอย่าง

ระเบียบวาระการประชุมที่หน่วยงานไทยใช้กันมากเรียงเป็น 5 วาระ: เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ, เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว, เรื่องสืบเนื่อง, เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา และเรื่องอื่น ๆ ใต้แต่ละวาระใส่เรื่องย่อยเป็น 1.1, 1.2 ด้านบนเขียนชื่อการประชุม ครั้งที่ วันที่ เวลา และสถานที่ แล้วส่งให้ผู้เข้าประชุมล่วงหน้า สำหรับการประชุมทีมที่ไม่เป็นทางการ ใช้หลักเดียวกันแบบสั้นลงได้: เป้าหมาย หัวข้อเรียงลำดับ ผู้นำแต่ละหัวข้อ และเวลาที่ให้

รูปแบบนี้ไม่ได้กำหนดเป็นกฎหมายตายตัว แต่ละองค์กรมีแบบของตัวเอง ด้านล่างเราเทียบสองแบบที่เผยแพร่บนเว็บไซต์หน่วยงานรัฐ ให้ใช้แบบขององค์กรคุณก่อนเสมอ

ระเบียบวาระการประชุม 5 วาระ

นี่คือ “แบบระเบียบวาระการประชุม” ในคู่มือการจัดประชุมที่เผยแพร่บนเว็บไซต์ huaypong.go.th ส่วนแบบรายงานการประชุมของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข มี 6 วาระ โดยแยก “เรื่องเพื่อทราบ” เป็นวาระที่ 4 และเลื่อน “เรื่องเพื่อพิจารณา” เป็นวาระที่ 5 และ “เรื่องอื่น ๆ” เป็นวาระที่ 6 คู่มือเดียวกันยังอธิบายวาระแบบอื่นอีก เช่น วาระเพื่อทักท้วง สรุปคือ จำนวนวาระต่างกันได้ แต่ลำดับหลักคล้ายกัน: แจ้งเพื่อทราบ รับรองรายงาน เรื่องค้าง เรื่องตัดสินใจ แล้วปิดด้วยเรื่องอื่น ๆ

คู่มือเดียวกันแยกคำไว้ด้วย: “วาระการประชุม” คือวันเวลาที่กำหนดให้ประชุม ส่วน “ระเบียบวาระการประชุม” คือเรื่องที่นำมาปรึกษาหารือ เรียงหัวเรื่องตามลำดับ ในชีวิตจริงคนใช้ทั้งสองคำแทนกัน

เขียนระเบียบวาระทีละขั้น

1. เขียนเป้าหมายก่อน “ตัดสินใจเรื่องวันจัดงานและงบประมาณ” เป็นเป้าหมาย “ประชุมประจำเดือน” ไม่ใช่ ถ้าเขียนเป้าหมายไม่ได้ ลองถามว่าต้องประชุมจริงไหม
2. รวบรวมเรื่อง ถามผู้เข้าประชุมว่ามีเรื่องจะเสนอไหม และเปิดรายงานการประชุมครั้งก่อนดูเรื่องที่ยังค้าง กับสิ่งที่มอบหมายไว้
3. จัดเรื่องลงวาระ เรื่องที่แค่แจ้งไว้วาระที่ 1 เรื่องค้างไว้วาระที่ 3 เรื่องที่ต้องลงมติไว้วาระที่ 4 เรื่องแจ้งที่ไม่ต้องคุยกันอาจส่งทางอีเมลแทนก็ได้
4. ใส่ผู้เสนอและเวลา ให้แต่ละเรื่อง แล้วรวมเวลาดู ถ้าเกินเวลาประชุม ให้ตัดหรือเลื่อนเรื่องตั้งแต่ตอนนี้ ไม่ใช่ตอนประชุม
5. แนบเอกสารประกอบ คู่มือการจัดประชุมแนะนำว่าเอกสารประกอบวาระต้องกระชับ ชัดเจน ตรงประเด็น และถ้ามีระเบียบหรือมติที่เกี่ยวข้องให้แนบไปด้วย
6. ส่งล่วงหน้า คู่มือเดียวกันแนะนำให้ส่งหนังสือเชิญประชุมล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วันสำหรับการประชุมทางการ โดยใส่ระเบียบวาระในหนังสือเชิญหรือแยกเป็นอีกแผ่นก็ได้

แบบฟอร์มระเบียบวาระการประชุม

คัดลอกไปใส่ Word หรือ Google Docs แล้วแทนที่ทุกอย่างในวงเล็บเหลี่ยม วันที่ในเอกสารไทยนิยมใช้ปี พ.ศ.

ระเบียบวาระการประชุม[ชื่อคณะ/ชื่อการประชุม]
ครั้งที่ [..]/[ปี พ.ศ.]
วัน[วัน]ที่ [วันที่ เดือน ปี] เวลา [00.00] น.
ณ [ห้องประชุม / ลิงก์ประชุมออนไลน์]

ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
    1.1 [เรื่อง]
    1.2 [เรื่อง]

ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม
    รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ [..]/[ปี] เมื่อวันที่ [วันที่]

ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง
    3.1 [เรื่องที่ค้างจากครั้งก่อน] ([ผู้รายงาน])

ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
    4.1 [เรื่อง] ([ผู้เสนอ], [เวลา] นาที)
    4.2 [เรื่อง] ([ผู้เสนอ], [เวลา] นาที)

ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

ขอให้เตรียม: [เอกสารหรือข้อมูลที่ต้องอ่านก่อน]
เสนอเรื่องเพิ่มเติมได้ภายใน: [วันที่ เวลา] ที่ [ชื่อเลขานุการ]

ตัวอย่างวาระการประชุม

ตัวอย่างนี้เราเขียนขึ้นเอง ชื่อคณะและบุคคลเป็นเรื่องสมมติ

ระเบียบวาระการประชุมคณะกรรมการชมรมสวนผักชุมชน
ครั้งที่ 10/2569
วันพุธที่ 21 ตุลาคม 2569 เวลา 18.30 น. ถึง 19.30 น.
ณ ศาลากลางสวน และประชุมออนไลน์ผ่าน Google Meet

ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
    1.1 สมาชิกใหม่ 3 ราย (คุณจอย, 5 นาที)

ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม
    รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ 9/2569 เมื่อวันที่ 23 กันยายน 2569

ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง
    3.1 ความคืบหน้าการซ่อมท่อน้ำ (คุณเอก, 5 นาที)

ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
    4.1 ค่าน้ำของสมาชิกปีหน้า (คุณแก้ว, 20 นาที)
    4.2 วันปิดแปลงช่วงหน้าร้อนและการแบ่งงาน (คุณอาร์ม, 15 นาที)

ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (5 นาที)

ขอให้เตรียม: ตารางเปรียบเทียบค่าน้ำ 3 เดือนล่าสุดของคุณแก้ว (ลิงก์ในอีเมล)
เสนอเรื่องเพิ่มเติมได้ภายใน: วันจันทร์ที่ 19 ตุลาคม 2569 เวลา 20.00 น. ที่คุณจอย

เรื่องที่ต้องตัดสินใจอยู่ในวาระที่ 4 ส่วนวาระที่ 3 ติดตามสิ่งที่มอบหมายไว้ครั้งก่อน ซึ่งหาได้จากรายการ สิ่งที่ต้องทำหลังประชุม (action items) ของรายงานครั้งที่แล้ว

จากระเบียบวาระเป็นรายงานการประชุม

ระเบียบวาระคือแผน รายงานการประชุมคือบันทึก ถ้าใช้ลำดับเดียวกันจะประหยัดเวลามาก:

1. ก่อนประชุม: ส่งระเบียบวาระ
2. ระหว่างประชุม: เปิดสำเนาระเบียบวาระ แล้วจดผลและมติใต้แต่ละวาระ
3. หลังประชุม: เพิ่มผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม เวลาเริ่มและเลิก มติ และผู้จดรายงาน ระเบียบวาระก็จะกลายเป็นรายงานการประชุม

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 25 กำหนดหัวข้อของรายงานการประชุมสำหรับส่วนราชการไว้ เช่น ชื่อการประชุม ครั้งที่ เมื่อ ณ ผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม เวลาเริ่มประชุม ข้อความ เวลาเลิกประชุม และผู้จดรายงานการประชุม โดยข้อความ “โดยปกติให้เริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม และเรื่องที่ประชุม กับมติ หรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ” ถ้าจะให้ AI ช่วยร่างรายงาน อ่านต่อที่ สรุปการประชุมด้วย AI จากไฟล์เสียง

พูดหัวข้อ แล้วได้ระเบียบวาระที่เรียงแล้วจาก Retexta

Retexta เป็นแอปแปลงเสียงเป็นข้อความและเขียนด้วย AI สำหรับ Android ที่ประมวลผลบนคลาวด์ แอปไม่มีเป้าหมายสำหรับวาระการประชุมโดยตรง แต่ Something else ให้คุณบอกผลลัพธ์ที่ต้องการเป็นคำพูดของคุณเอง Retexta ยังไม่มีเมนูภาษาไทย เมนูในแอปเป็นภาษาอังกฤษ ชื่อปุ่มด้านล่างจึงเป็นภาษาอังกฤษ

1. เปิด Retexta แล้วแตะ New task
2. แตะ More templates แล้วแตะ Something else
3. เขียนงานในช่อง Describe your task เช่น “จัดเป็นระเบียบวาระการประชุมแบบไทย 5 วาระ: แจ้งเพื่อทราบ รับรองรายงาน เรื่องสืบเนื่อง เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา และเรื่องอื่น ๆ ใส่ผู้เสนอและเวลาของแต่ละเรื่อง”
4. แตะ Record audio แล้วพูดหัวข้อตามที่นึกออก เป็นภาษาไทยได้เลย หรือใช้ Paste text วางโน้ตที่มีอยู่
5. Retexta ถอดเสียงบนเซิร์ฟเวอร์และเขียนระเบียบวาระเป็นภาษาเดียวกับที่คุณพูด ตรวจลำดับ เวลา และชื่อ แล้วเติมส่วนที่ขาด Retexta ติดป้ายผลลัพธ์ว่า “AI-generated. Check important details.”

Something else เป็นส่วนหนึ่งของ Retexta Pro Retexta ลองใช้ได้ฟรี: ผู้ใช้ใหม่ได้ผลลัพธ์ Pro ฟรีจำนวนหนึ่งไว้ดูในแอป การคัดลอก แชร์ ส่งออก และจับภาพหน้าจอ รวมถึงทุกอย่างหลังจากผลลัพธ์ฟรีหมดแล้ว ต้องใช้ Retexta Pro หรือเครดิต

อ่านต่อ

หลังประชุม: สรุปการประชุมด้วย AI จากไฟล์เสียง และ สรุปสิ่งที่ต้องทำหลังประชุม (action items) ก่อนประชุม: อีเมลนัดประชุม เปลี่ยนระเบียบวาระเป็นรายงาน: แบบฟอร์มรายงานการประชุม และ วิธีเขียนรายงานการประชุม เกี่ยวกับแอป: Retexta แอปแปลงเสียงเป็นข้อความสำหรับ Android

แหล่งที่มา

FLAME Apps ตรวจสอบเมื่อ 28 กันยายน 2569

• คู่มือการจัดประชุม เผยแพร่บนเว็บไซต์หน่วยงานท้องถิ่น huaypong.go.th: ความหมายของวาระและระเบียบวาระ ประเภทของวาระ แบบระเบียบวาระ 5 วาระ เอกสารประกอบวาระ และคำแนะนำให้ส่งหนังสือเชิญล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน
• กรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข, รูปแบบการเขียนรายงานการประชุม (ไฟล์ Word): ลำดับ 6 วาระ
• ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 (ฉบับรวมการแก้ไข เผยแพร่บน lawreform.go.th) ข้อ 25: หัวข้อของรายงานการประชุม
• Retexta: ชื่อเป้าหมาย (“Something else”, “More templates”), ช่อง “Describe your task” และแพ็กเกจตามที่แสดงในแอป (รุ่น 2026.1.23) และในหน้า Google Play
• แบบฟอร์มและตัวอย่าง: FLAME Apps เขียนขึ้นเอง