วิธีเขียนรายงานการประชุม: รูปแบบและตัวอย่างที่ใช้ได้จริง

รายงานการประชุมคือ “การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน” ตามข้อ 25 ของระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 วิธีเขียนคือ ขึ้นต้นด้วยชื่อการประชุม ครั้งที่ วันที่ และสถานที่ ตามด้วยรายชื่อผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม และผู้เข้าร่วมประชุม แล้วเขียนทีละระเบียบวาระ โดยทุกเรื่องจบด้วย มติที่ประชุม ปิดท้ายด้วยเวลาเลิกประชุมและชื่อผู้จดรายงานการประชุม เขียนให้เสร็จเร็วหลังประชุม ใช้ภาษากลาง ๆ แล้วเสนอให้ที่ประชุมรับรอง

รูปแบบรายงานการประชุมตามระเบียบงานสารบรรณ

ระเบียบงานสารบรรณกำหนดแบบรายงานการประชุมไว้เป็น “แบบที่ 11” ท้ายระเบียบ หัวข้อเรียงตามข้อ 25.1 ถึง 25.11 ดังนี้

ข้อ 4 ของระเบียบนี้ระบุว่า “ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับแก่ส่วนราชการ” บริษัท สมาคม นิติบุคคลอาคารชุด หรือชมรม จึงไม่ได้ถูกบังคับโดยระเบียบนี้ แต่รูปแบบนี้คนไทยคุ้นเคย ใช้ได้ดีกับการประชุมทั่วไป ถ้าองค์กรของคุณมีข้อบังคับ แบบฟอร์ม หรือกฎหมายเฉพาะที่กำหนดเรื่องการประชุมไว้ ให้ทำตามนั้นก่อน

ระเบียบวาระที่นิยมใช้

ระเบียบงานสารบรรณไม่ได้กำหนดชื่อวาระ แต่เอกสารอบรมเรื่องการเขียนรายงานการประชุมของหน่วยงานรัฐและมหาวิทยาลัยมักใช้ห้าวาระนี้ (ตัวอย่างจากสำนักงานสภามหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ดูแหล่งที่มา)

จดละเอียดแค่ไหน

การจดรายงานการประชุมมีสามแบบที่ใช้กันทั่วไป: จดละเอียดทุกคำพูดพร้อมมติ จดย่อเฉพาะประเด็นสำคัญพร้อมมติ และจดเฉพาะเหตุผลกับมติ การประชุมทั่วไปส่วนใหญ่ใช้แบบจดย่อหรือจดเฉพาะมติ ตกลงกับประธานก่อนประชุมว่าจะใช้แบบไหน รายละเอียดและตัวอย่างการประชุมเดียวกันที่เขียนทั้งสามแบบอยู่ในคู่มือการจดรายงานการประชุมมีกี่แบบ

ขั้นตอนการเขียนรายงานการประชุม

ก่อนประชุม

1. ขอระเบียบวาระจากเลขานุการหรือประธาน แล้วคัดลอกหัวข้อลงแบบฟอร์ม
2. กรอกส่วนหัวไว้ล่วงหน้า: ชื่อการประชุม ครั้งที่ วันที่ สถานที่ รายชื่อกรรมการ
3. ตกลงเรื่องวิธีจด (ละเอียด ย่อ หรือเฉพาะมติ)

ระหว่างประชุม

4. จดผู้มาประชุม ผู้มาแทน ผู้ที่มาสายหรือกลับก่อน
5. แต่ละวาระ จดผลลัพธ์ ไม่ต้องจดบทสนทนาทั้งหมด
6. เมื่อที่ประชุมตัดสินใจ ให้เขียนมติเป็นประโยคเดียวที่ชัดเจน ถ้าไม่แน่ใจ ถามทวนว่า “สรุปว่าที่ประชุมมีมติ... ใช่ไหม”
7. ทุกงานที่มอบหมาย ต้องได้สามอย่าง: ทำอะไร ใครทำ เสร็จเมื่อไร

หลังประชุม

8. เขียนให้เสร็จภายในวันนั้นหรือเร็วที่สุด ตอนที่ยังจำรายละเอียดได้
9. ใช้ภาษากลาง ๆ เช่น “ที่ประชุมพิจารณาแล้วมีมติ...” แทน “คุณเอกโน้มน้าวจนทุกคนยอม”
10. ตรวจชื่อ ตัวเลข และวันที่ แล้วส่งร่างให้ประธานหรือผู้เข้าประชุมตรวจ
11. เสนอรับรองในการประชุมครั้งถัดไป (ระเบียบวาระที่ 2) แล้วเก็บฉบับที่รับรองแล้วไว้ในที่ที่ทุกคนหาเจอ

ตัวอย่างรายงานการประชุม

ตัวอย่างนี้เราเขียนขึ้นเอง ชื่อ หน่วยงาน และตัวเลขเป็นเรื่องสมมติ

รายงานการประชุมคณะกรรมการหมู่บ้านสวนพฤกษ์
ครั้งที่ 5/2569
เมื่อวันพุธที่ 14 ตุลาคม 2569
ณ ศาลาส่วนกลางหมู่บ้าน

ผู้มาประชุม
1. นายสมชาย ใจดี          ประธานกรรมการ
2. นางสาวพิมพ์ชนก แสงทอง   กรรมการและเหรัญญิก
3. นายอนุชา มีสุข          กรรมการ
4. นางวันเพ็ญ รักษ์ดี       กรรมการและเลขานุการ

ผู้ไม่มาประชุม
1. นายธนากร พรหมมา        กรรมการ (ติดราชการ)

ผู้เข้าร่วมประชุม
1. นายวิทยา ศรีสุข          ผู้จัดการนิติบุคคล

เริ่มประชุมเวลา 19.00 น.
ประธานกล่าวเปิดประชุม และดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระ ดังนี้

ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
ประธานแจ้งว่าการไฟฟ้าจะดับไฟเพื่อซ่อมบำรุงในวันเสาร์ที่ 24 ตุลาคม 2569 เวลา 09.00 ถึง 15.00 น.
มติ ที่ประชุมรับทราบ

ระเบียบวาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ 4/2569
มติ ที่ประชุมรับรองรายงานการประชุมโดยไม่มีการแก้ไข

ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง
3.1 การเปลี่ยนกุญแจประตูทางเข้า
ผู้จัดการนิติบุคคลรายงานว่าได้ใบเสนอราคากุญแจแบบรหัส 2 ราย ราคาต่ำสุด 4,500 บาท
มติ ที่ประชุมอนุมัติให้จัดซื้อในวงเงินไม่เกิน 5,000 บาท

ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
4.1 กำหนดวันทำความสะอาดใหญ่ประจำปี
เดิมกำหนดวันเสาร์ที่ 24 ตุลาคม 2569 แต่ตรงกับวันดับไฟ
มติ ที่ประชุมมีมติเลื่อนเป็นวันอาทิตย์ที่ 1 พฤศจิกายน 2569 เวลา 08.00 ถึง 12.00 น.

ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ
ค่าน้ำส่วนกลางเดือนกันยายนสูงกว่าปีก่อน ยังไม่มีข้อสรุป ให้เหรัญญิกเปรียบเทียบย้อนหลัง 3 ปี เสนอในการประชุมครั้งถัดไป

สิ่งที่ต้องดำเนินการ
- แจ้งลูกบ้านเรื่องวันทำความสะอาดใหม่        นางวันเพ็ญ      ภายใน 16 ต.ค. 2569
- จัดซื้อและติดตั้งกุญแจแบบรหัส            นายวิทยา        ภายใน 22 ต.ค. 2569
- เปรียบเทียบค่าน้ำส่วนกลางย้อนหลัง 3 ปี      นางสาวพิมพ์ชนก  การประชุมครั้งถัดไป

เลิกประชุมเวลา 20.10 น.

                                        (นางวันเพ็ญ รักษ์ดี)
                                        ผู้จดรายงานการประชุม

สังเกตสิ่งที่ไม่มีในรายงาน: ใครพูดอะไรเรื่องค่าน้ำ สิบนาทีที่คุยเรื่องฝน หรือเรื่องต้นไม้หน้าบ้านที่คุยกันนอกวาระ รายงานการประชุมเก็บผลลัพธ์ ส่วนรายการ “สิ่งที่ต้องดำเนินการ” ไม่ได้อยู่ในแบบที่ 11 แต่เราแนะนำให้เพิ่ม เพราะช่วยให้ทุกคนเห็นงานของตัวเองทันที

อัดเสียงการประชุม: ขออนุญาตก่อน

การอัดเสียงช่วยให้จดรายงานได้ง่ายขึ้น แต่เสียงของคนในห้องประชุมเป็นข้อมูลของเขา กฎเกณฑ์เรื่องการบันทึกเสียงและข้อมูลส่วนบุคคลขึ้นกับสถานการณ์ และหลายองค์กรมีนโยบายของตัวเอง ถ้าไม่แน่ใจ ให้ถามฝ่ายกฎหมายหรือฝ่ายบุคคลขององค์กร

ทางที่ปลอดภัยกว่า: ไม่ต้องอัดการประชุมเลย พอประชุมจบ ให้พูดสรุปของคุณเองทันที: มติอะไร ใครทำอะไร เสร็จเมื่อไร นั่นเป็นเสียงของคุณเอง และทำเป็นรายงานการประชุมได้ดีพอกัน

ทำร่างรายงานการประชุมจากเสียงด้วย Retexta

Retexta เป็นแอป Android สำหรับแปลงเสียงเป็นข้อความและช่วยเขียนด้วย AI ที่ประมวลผลบนคลาวด์ แอปเขียนสรุปการประชุมจากเสียงที่อัด ไฟล์ที่นำเข้า หรือสรุปที่คุณพูดเอง และเขียนเป็นภาษาเดียวกับที่ใช้ในการประชุม เมนูของแอปเป็นภาษาอังกฤษ ชื่อปุ่มด้านล่างจึงเป็นภาษาอังกฤษ

1. เปิด Retexta แล้วแตะ New task
2. ในหน้า What do you want to do? แตะ Summarize a meeting
3. เลือกวิธีเริ่ม:
   • Record audio: อัดการประชุม (เมื่อทุกคนยินยอม) หรือพูดสรุปของคุณเองหลังประชุม
   • Import audio: เลือกไฟล์ที่อัดด้วยแอปอื่น
   • Paste text: วางโน้ตหรือข้อความถอดเสียงที่มีอยู่แล้ว
4. Retexta ถอดเสียงบนเซิร์ฟเวอร์แล้วเขียนสรุปการประชุม แบ่งเป็นส่วน เช่น สรุป มติ สิ่งที่ต้องทำ และประเด็นที่ยังค้าง รายชื่อผู้เข้าประชุมหรือวันประชุมครั้งถัดไปจะมีเฉพาะเมื่อมีคนพูดถึงในเสียง
5. ผลลัพธ์ไม่ได้ออกมาเป็นแบบที่ 11 โดยตรง เราก็ยังไม่ได้ทดสอบว่าจัดลงแบบได้พอดีแค่ไหน ให้คัดลอกมติและสิ่งที่ต้องทำไปวางในแบบฟอร์มของคุณทีละวาระ แล้วเติมส่วนหัว รายชื่อ และเวลาเอง (แบบฟอร์มพร้อมใช้อยู่ในแบบฟอร์มรายงานการประชุม)
6. จากผลลัพธ์ สร้างส่วนต่อยอดได้ เช่น Follow-up email ถึงผู้เข้าประชุม และแชร์หรือส่งออกเป็น PDF (การแชร์และส่งออกต้องใช้ Retexta Pro หรือเครดิต)
7. ตรวจก่อนส่งทุกครั้ง ผลลัพธ์มีป้าย “AI-generated. Check important details.” ดูเป็นพิเศษที่ชื่อ ตัวเลข และมติ

Summarize a meeting และ Import audio เป็นฟีเจอร์ของ Retexta Pro ลองใช้ Retexta ได้ฟรี: ผู้ใช้ใหม่จะได้ผลลัพธ์ Pro ฟรีจำนวนหนึ่งไว้ดูในแอป ส่วนการคัดลอก แชร์ และส่งออก รวมถึงการใช้งานหลังจากผลลัพธ์ฟรีหมดแล้ว ต้องใช้ Retexta Pro หรือเครดิต

เคล็ดลับให้รายงานการประชุมดีขึ้น

• จดผลลัพธ์ ไม่จดบทสนทนา ประโยคที่ขึ้นต้นว่า “แล้วคุณเอกก็พูดว่า” มักไม่ต้องอยู่ในรายงาน
• งานละหนึ่งผู้รับผิดชอบ “ฝ่ายบริหาร” ไม่ใช่ชื่อคน
• วันที่จริง “สัปดาห์หน้า” ไม่มีความหมายเมื่อผ่านไปหนึ่งเดือน เขียน “16 ตุลาคม 2569”
• ใช้ปีพุทธศักราช ถ้าองค์กรของคุณใช้ พ.ศ. ในเอกสาร ให้ใช้ให้เหมือนกันทั้งฉบับ
• ส่งเร็ว ร่างที่ส่งภายในวันเดียวกันตรวจง่ายกว่า เพราะทุกคนยังจำได้

อ่านต่อ

แบบฟอร์มพร้อมกรอกอยู่ในแบบฟอร์มรายงานการประชุม ถ้าประชุมออนไลน์ ดูถอดเสียงไฟล์ประชุม Zoom เป็นรายงานการประชุม ถ้ามีไฟล์เสียงในโทรศัพท์อยู่แล้ว ดูถอดเสียงไฟล์บันทึกเสียงเป็นข้อความบน Android ข้อมูลแอปเพิ่มเติม: Retexta แปลงเสียงเป็นข้อความบน Android

แหล่งที่มา

FLAME Apps ตรวจสอบเมื่อ 28 กันยายน 2569

• ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับรวมถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564, เว็บไซต์ lawreform.go.th): ข้อ 4 ขอบเขตการใช้บังคับ ข้อ 25 รายงานการประชุม และแบบที่ 11 แบบรายงานการประชุม
• สำนักงานสภามหาวิทยาลัยเชียงใหม่, เทคนิคการเขียนรายงานการประชุม (เอกสารกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ กองแผนงาน, 20 สิงหาคม 2561): ระเบียบวาระห้าเรื่อง และวิธีจดสามแบบ
• Retexta: ชื่อเป้าหมาย ส่วนของสรุปการประชุม และแพ็กเกจ ตามที่แสดงในแอป (release 2026.1.23) และในหน้า Google Play