Kā uzrakstīt sapulces protokolu

Sapulces protokols ir īss rakstisks pieraksts par to, ko sapulce nolēma un kurš ko izdarīs līdz kuram laikam. Sāc ar pamatinformāciju (sapulce, datums, laiks, vieta, klātesošie), tad katram darba kārtības jautājumam uzraksti īsu sadaļu ar iznākumu, lēmumiem un uzdevumiem, katram uzdevumam ar atbildīgo un termiņu. Beigās norādi nākamās sapulces datumu un protokolētāju. Uzraksti protokolu drīz pēc sapulces, neitrālā tonī, un nosūti to visiem dalībniekiem. Biedrībām un kapitālsabiedrībām saturu daļēji nosaka likums, par to tālāk.

Kas jāieraksta sapulces protokolā

Ko prasa likums: biedrības un SIA

Ikdienas darba sapulcei, klases vecāku sapulcei vai projekta tikšanās reizei protokola formu likums nenosaka: der tā, par kuru grupa vienojas. Formālām sapulcēm Latvijā ir konkrētas prasības. Tālāk ir izraksts no likumu tekstiem vietnē likumi.lv (spēkā esošās redakcijas, skatītas 2026. gada 28. septembrī).

Biedrības biedru sapulce (Biedrību un nodibinājumu likums, 37. pants). Sapulces gaita tiek protokolēta, un protokolu paraksta sapulces vadītājs un protokolists. Protokolā norāda:

1. biedrības nosaukumu;
2. kas sasauca sapulci;
3. norises vietu un laiku (un to, ka sapulce notiek attālināti, ja tā notiek attālināti);
4. kad un kā biedriem paziņots par sapulci;
5. biedrības kopējo biedru skaitu (vai biedru pārstāvju skaitu);
6. klātesošo biedru skaitu;
7. to biedru skaitu, kas balsoja pirms sapulces;
8. darba kārtības jautājumus;
9. jautājumu apspriešanas gaitu un saturu;
10. balsošanas rezultātus ar „par“ un „pret“ balsu skaitu par katru lēmumu, un pieņemtos lēmumus.

Biedrības valdes sēdēs protokolā obligāti ieraksta pieņemtos lēmumus un katra valdes locekļa balsojumu par katru lēmumu (turpat, 46. panta ceturtā daļa).

SIA dalībnieku sapulce (Komerclikums). Dalībnieku sapulces gaita tiek protokolēta, un uz to attiecas akcionāru sapulces protokola noteikumi (213. panta sestā daļa, 285. pants): sabiedrības firma, norises vieta un laiks, pārstāvētais kapitāls un balsis, vadītājs un protokolētājs, darba kārtība, apspriešanas gaita un saturs, lēmumi ar „par“ un „pret“ balsu skaitu un iebildumi. Protokolu paraksta sapulces vadītājs, protokolētājs un vismaz viens sapulces ievēlēts dalībnieks, kas apliecina protokola pareizību (216. panta otrā daļa).

Lēmumu protokols vai sapulces gaitas protokols?

Abu pirmo veidu atšķirības ar vienas sapulces piemēru parāda raksts par protokolu veidiem.

Kā uzrakstīt sapulces protokolu, soli pa solim

Pirms sapulces

1. Paņem darba kārtību un pārkopē tās jautājumus savā veidnē.
2. Aizpildi galvu: sapulce, datums, laiks, vieta, gaidāmie dalībnieki.
3. Vienojies par veidu: lēmumu vai sapulces gaitas protokols.

Sapulces laikā

4. Atzīmē klātesošos un tos, kas ierodas vēlāk vai aiziet agrāk.
5. Katram jautājumam pieraksti iznākumu, nevis sarunu.
6. Kad pieņem lēmumu, pieraksti to vienā skaidrā teikumā. Ja formulējums nav skaidrs, pajautā: „Tātad mēs vienojamies, ka...?“
7. Katram uzdevumam noskaidro trīs lietas: kas, kurš, līdz kuram datumam. Ja uzdevumam nav atbildīgā, pasaki to sapulcē.

Pēc sapulces

8. Uzraksti protokolu tajā pašā dienā, kamēr atceries detaļas.
9. Raksti pagātnē un neitrāli: „Nolēma...“, nevis „Andris beidzot pārliecināja visus...“.
10. Pārbaudi vārdus, skaitļus un datumus, nosūti protokolu visiem un palūdz labojumus.
11. Apstiprināto versiju saglabā vietā, kur grupa to atradīs.

Sapulces protokola paraugs

Nokopē šo Word, Google dokumentos vai piezīmju lietotnē un aizvieto visu kvadrātiekavās. Liekās rindas izdzēs. Vairāk variantu (formāls protokols ar balsojumiem, e-pasta versija) ir rakstā sapulces protokola veidne un paraugs.

SAPULCES PROTOKOLS

Sapulce:        [Organizācija vai sapulces nosaukums]
Datums:         [dd.mm.gggg.]
Laiks:          [sākums] līdz [beigas]
Vieta:          [telpa, adrese vai videozvana saite]
Sapulci vada:   [vārds, uzvārds]
Protokolē:      [vārds, uzvārds]

Piedalās:       [vārdi]
Nepiedalās:     [vārdi]

DARBA KĀRTĪBA
1. [Jautājums]
2. [Jautājums]
3. [Jautājums]

1. [JAUTĀJUMS]
Iznākums:  [viens vai divi teikumi]
Nolēma:    [kas tika nolemts]

2. [JAUTĀJUMS]
Iznākums:  [viens vai divi teikumi]
Nolēma:    [kas tika nolemts]

UZDEVUMI
| Uzdevums                  | Atbildīgais | Termiņš  |
| [kas jāizdara]            | [vārds]     | [datums] |
| [kas jāizdara]            | [vārds]     | [datums] |

ATKLĀTIE JAUTĀJUMI
- [jautājums], turpmāk risina [vārds]

NĀKAMĀ SAPULCE
[datums, laiks, vieta]

Sapulces vadītājs: ____________    Protokolētājs: ____________

Piemērs: vecāku sapulces protokols

Šo piemēru uzrakstījām paši. Skola, vārdi un datumi ir izdomāti.

SAPULCES PROTOKOLS

Sapulce:        4.b klases vecāku sapulce
Datums:         24.09.2026.
Laiks:          18.30 līdz 19.20
Vieta:          klases telpa un videozvans
Sapulci vada:   klases audzinātāja Inese Kalniņa
Protokolē:      Jānis Ozols

Piedalās:       14 vecāki
Nepiedalās:     8 vecāki

1. KLASES EKSKURSIJA
Iznākums:  Oktobra ekskursija uz Siguldu notiks, bet cits datums.
Nolēma:    Ekskursija 16. oktobrī, maksa līdz 25 EUR vienam bērnam.

2. KLASES FONDS
Iznākums:  Fondā palikuši 42 EUR no pagājušā gada.
Nolēma:    Iemaksa šogad 10 EUR vienam bērnam.

3. ZIEMASSVĒTKU PASĀKUMS
Iznākums:  Vēl nav nolemts, vai pasākums būs skolā vai ārpus tās.

UZDEVUMI
| Uzdevums                                  | Atbildīgais | Termiņš    |
| Nosūtīt vecākiem ekskursijas informāciju  | Inese       | 30.09.2026. |
| Savākt iemaksas klases fondā              | Līga        | 09.10.2026. |
| Noskaidrot telpu cenas pasākumam          | Jānis       | 22.10.2026. |

ATKLĀTIE JAUTĀJUMI
- Ziemassvētku pasākuma vieta, lemsim nākamajā sapulcē.

NĀKAMĀ SAPULCE
22.10.2026., 18.30, klases telpa

Ievēro, kā protokolā nav: kurš ko teica par pasākuma vietu, desmit minūtes par laikapstākļiem Siguldā, blakus saruna par pusdienām. Protokols saglabā iznākumu.

Sapulces ierakstīšana: vispirms pajautā

Ieraksts atvieglo protokola rakstīšanu, bet cilvēku ierakstīšana bez viņu piekrišanas var būt nelikumīga. Latvijas noteikumus par sarunu ierakstīšanu mēs neesam pārbaudījuši, un tie dažādās valstīs atšķiras. Daudzām darbavietām un skolām ir arī savi noteikumi.

Drošā alternatīva: neieraksti sapulci vispār. Uzreiz pēc tās ierunā savu kopsavilkumu: kas nolemts, kurš ko dara, līdz kuram datumam. Tā ir tava balss, un no tās protokols sanāk tikpat labi.

Protokols no ieraksta vai ierunāta kopsavilkuma ar Retextu

Retexta ir mākonī strādājoša Android lietotne, kas pārvērš runu tekstā un raksta ar MI palīdzību. No ieraksta, importēta audio faila vai tava ierunātā kopsavilkuma tā uzraksta sapulces protokolu. Izvēlnes ir angļu valodā (latviešu saskarnes nav), tāpēc pogu nosaukumus norādām angliski. Latvisku sapulci Retexta atpazīst pati un protokolu raksta sapulces valodā.

1. Atver Retextu un pieskaries New task.
2. Sadaļā What do you want to do? pieskaries Summarize a meeting.
3. Izvēlies, kā sākt:
   • Record audio: ieraksti sapulci (ar visu piekrišanu) vai pēc tās ierunā savu kopsavilkumu.
   • Import audio: izvēlies ierakstu, ko veici ar citu lietotni. Atvērsies Android failu atlasītājs.
   • Paste text: ielīmē piezīmes vai atšifrējumu, kas tev jau ir.
4. Retexta atšifrē audio savos serveros un uzraksta protokolu ar sadaļām, piemēram, kopsavilkums, lēmumi, uzdevumi un atklātie jautājumi. Dalībnieki vai nākamās sapulces datums parādās tikai tad, ja tie izskanēja ierakstā.
5. No rezultāta vari izveidot, piemēram, uzdevumu sarakstu vai Follow-up email grupai, un kopīgot tikai vajadzīgo daļu (Share summary, Share action items, Share everything) vai eksportēt PDF. Kopīgošanai un eksportēšanai vajag Retexta Pro vai kredītus.
6. Pirms nosūtīšanas pārbaudi protokolu. Rezultātam ir atzīme „AI-generated. Check important details.“ Īpaši pārbaudi vārdus, datumus un to, kurš par ko atbild. Formālām sapulcēm pieliec klāt to, ko prasa likums vai statūti, piemēram, balsu skaitu un parakstus.

Summarize a meeting un Import audio ir Retexta Pro funkcijas. Retextu vari izmēģināt bez maksas: jauni lietotāji saņem dažus bezmaksas Pro rezultātus, ko var skatīt lietotnē. Kopēšanai, kopīgošanai un eksportēšanai, kā arī visam pēc bezmaksas rezultātiem nepieciešams Retexta Pro vai kredīti.

Plašāk par MI melnrakstiem un to pārbaudi lasi rakstā sapulces protokols ar MI no ieraksta.

Padomi labākam protokolam

• Iznākums, nevis atšifrējums. Ja teikums sākas ar „Tad Andris teica“, tas visticamāk nav vajadzīgs (izņemot sapulces gaitas protokolu).
• Viens atbildīgais katram uzdevumam. „Visi“ nav atbildīgais.
• Īsti datumi. „Nākamnedēļ“ pēc mēneša neko neizsaka. Raksti „9. oktobrī“.
• Neitrāls tonis. Bez vērtējumiem un īpašības vārdiem par cilvēkiem.
• Ātri. Tajā pašā dienā nosūtītu protokolu ir vieglāk pārbaudīt, jo visi vēl atceras sapulci.

Lasi vēl

Uzdevumu sekošanai der uzdevumu saraksta veidne. Pēc sapulces parasti seko e-pasts grupai: lasi par e-pasta diktēšanu Android tālrunī. Ieraksts jau ir tālrunī? Skaties audio uz tekstu Android tālrunī. Vairāk par lietotni: Retexta, balss uz tekstu Android ierīcēm.

Avoti

Pārbaudīja FLAME Apps 2026. gada 28. septembrī.

• Likumi.lv, Biedrību un nodibinājumu likums: 37. panta ceturtā un 4.1 daļa (biedru sapulces protokols), 46. panta ceturtā daļa (valdes sēdes protokols).
• Likumi.lv, Komerclikums: 213. panta sestā daļa, 216. panta otrā daļa, 285. pants (dalībnieku un akcionāru sapulces protokols).
• Retexta: mērķu, sapulces rezultātu un plānu nosaukumi, kā tie redzami lietotnē un Google Play.