A ata de reunião é o registro escrito do que uma reunião tratou e decidiu. Ela começa com título, data, hora, local e presentes (com quem presidiu e quem secretariou), segue com cada assunto da pauta e o que foi decidido, e termina com o encerramento e as assinaturas. Existem dois jeitos de fazer: a ata formal, em texto corrido, sem parágrafos e sem rasuras, usada em assembleias, condomínios, associações, conselhos e CIPA; e a ata simples, em tópicos, que basta para reuniões de equipe. Abaixo estão os dois modelos prontos para copiar e um exemplo completo de cada.
| Parte da ata | O que entra |
|---|---|
| Título | “Ata da [número ou nome] reunião de [grupo]” |
| Data, hora e local | Dia, mês, ano e horário; endereço, sala ou link |
| Presentes | Quem participou, com cargo ou função; quem presidiu e quem secretariou |
| Pauta | Os assuntos, na ordem em que foram tratados |
| Deliberações | O que foi discutido, votado e decidido em cada assunto |
| Tarefas | Quem faz o quê, até quando (principalmente na ata simples) |
| Encerramento | A frase de fecho e quem lavrou a ata |
| Assinaturas | Presentes, ou presidente e secretário, conforme a regra do grupo |
Ata de reunião ou ata da reunião?
As duas formas aparecem. “Ata de reunião” é o nome do tipo de documento (“preciso de um modelo de ata de reunião”). “Ata da reunião” fala de uma reunião específica (“a ata da reunião de ontem”). No título do documento, o mais comum é dizer qual reunião: “Ata da 3ª reunião ordinária da Associação...”.
O que deve constar na ata
O Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado do Paraná define a ata como o documento em que se registram, “de forma exata e metódica, as ocorrências, resoluções e decisões das assembleias, reuniões ou sessões”. Ele lista a estrutura:
- título;
- assunto;
- dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso);
- local da reunião;
- pessoas presentes, devidamente qualificadas;
- presidente e secretário dos trabalhos;
- ordem do dia (discussões, votações, deliberações);
- fecho.
Se o seu condomínio, associação, empresa ou conselho tem estatuto, regimento ou modelo próprio, siga esse documento. Ele vale mais que qualquer modelo da internet.
Ata formal ou ata simples?
| Ata formal | Ata simples | |
|---|---|---|
| Onde se usa | Assembleias, condomínios, associações, conselhos, CIPA, reuniões que precisam de valor de registro | Reuniões de equipe, projetos, comissões informais |
| Formato | Texto corrido, sem parágrafos nem espaços em branco | Tópicos: pauta, decisões, tarefas |
| Onde fica | Livro de atas ou folhas numeradas | Documento, e-mail, pasta compartilhada |
| Correções | “Digo” e “em tempo”, sem rasura | Nova versão corrigida |
| Assinaturas | Presentes, ou presidente e secretário | Normalmente nenhuma; a ata é enviada a todos |
Na dúvida, pergunte: alguém vai precisar provar, meses depois, o que foi decidido? Se sim, faça a ata formal.
Regras da ata formal
Estas regras estão no Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado do Paraná:
- Sem parágrafos. “Na ata não se fazem parágrafos ou alíneas, escreve-se tudo seguidamente para evitar que nos espaços em branco se façam acréscimos.”
- Sem rasuras. “Não se admitem rasuras.”
- “Digo” para erro durante a redação. Na ata manuscrita, escreva “digo” e repita a palavra ou expressão anterior ao erro. Exemplo do Manual: “Aos dezesseis dias do mês de maio, digo, do mês de setembro...”.
- “Em tempo” para erro depois de pronta. A expressão vai depois do texto, seguida da correção. Exemplo do Manual: “Em tempo: Na linha onde se lê abono, leia-se abandono.”
- Assinaturas. “É recomendável que a ata seja assinada por todas as pessoas presentes à reunião; em alguns casos, assinam somente aqueles que a presidiram.”
- Contestações antes da assinatura. Havendo emendas ao texto apresentado, a ata só é assinada depois de feitas as alterações.
O modelo do Manual escreve a data por extenso (“Aos vinte e seis dias do mês de junho de dois mil e doze”) e usa o passado: “realizou-se”, “foi aberta a reunião”, “ficou definido”.
Como fazer uma ata de reunião, passo a passo
Antes da reunião
- Pegue a pauta e copie os assuntos no modelo.
- Preencha o que já sabe: grupo, data, horário, local, quem foi convocado.
- Combine se a ata vai ser formal ou simples.
Durante a reunião
- Anote quem está presente, quem chegou depois e quem saiu antes.
- Em cada assunto, registre o resultado, não a conversa.
- Quando houver uma decisão, escreva em uma frase clara. Se ficou ambíguo, pergunte: “Então fica decidido que...?”
- Para cada tarefa, anote três coisas: o quê, quem e até quando. Se ninguém assumiu, diga isso na hora.
- Em votações, registre o resultado (por exemplo, “aprovado por unanimidade” ou o número de votos), conforme a regra do grupo.
Depois da reunião
- Redija a ata no mesmo dia, enquanto ainda lembra dos detalhes.
- Use linguagem neutra: “ficou decidido” em vez de “depois de muita discussão, o Marcos finalmente convenceu todo mundo”.
- Confira nomes, números e datas. Envie a todos os participantes e peça correções.
- Colha as assinaturas (ata formal) e guarde a versão final onde o grupo encontre.
Modelo de ata de reunião simples
Copie no Word, no Google Docs ou no app de notas e troque tudo o que está entre colchetes. Apague as linhas que não usar. Para ter a ata pronta em PDF, salve ou exporte o documento como PDF.
ATA DE REUNIÃO
Reunião: [Nome do grupo ou da reunião]
Data: [dia] de [mês] de [ano]
Horário: [início] às [fim]
Local: [Sala, endereço ou link]
Presidência: [Nome]
Secretaria: [Nome]
Presentes: [Nomes e cargos]
Ausentes: [Nomes]
PAUTA
1. [Assunto]
2. [Assunto]
3. [Assunto]
1. [ASSUNTO]
Resumo: [Uma ou duas frases sobre o resultado]
Decisão: [O que foi decidido]
2. [ASSUNTO]
Resumo: [Uma ou duas frases sobre o resultado]
Decisão: [O que foi decidido]
TAREFAS
| Tarefa | Responsável | Prazo |
| [O que precisa ser feito] | [Nome] | [Data] |
| [O que precisa ser feito] | [Nome] | [Data] |
PENDÊNCIAS
- [Questão em aberto], acompanhamento: [Nome]
PRÓXIMA REUNIÃO
[Data, horário e local]
Ata redigida por: [Nome]
Modelo de ata formal (texto corrido)
Este modelo segue a estrutura e as regras do Manual do Paraná. Na ata formal, todo o texto vai em um bloco só, sem parágrafos. As quebras de linha abaixo servem apenas para caber na tela: no livro ou na folha, escreva de forma contínua.
ATA DA [NÚMERO]ª REUNIÃO [ORDINÁRIA/EXTRAORDINÁRIA] DE [NOME DO GRUPO]
Aos [dia por extenso] dias do mês de [mês] de [ano por extenso], às [hora por extenso], na [local], reuniram-se [nomes e qualificação dos presentes],
para tratar da seguinte pauta: [assunto 1]; [assunto 2]; [assunto 3]. A reunião foi presidida por [nome] e secretariada por [nome]. Aberta a reunião, [nome] apresentou [assunto 1]. [Resumo do que foi discutido].
Colocado em votação, [resultado: foi aprovado por unanimidade / por tantos votos a favor e tantos contra]. Em seguida, passou-se ao [assunto 2].
[Resumo e decisão]. [Repita para cada assunto]. Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião, e eu, [nome], secretário(a), lavrei a presente ata, que vai assinada por mim e pelos demais presentes.
[Assinaturas]
Exemplo de ata de reunião simples
Este exemplo foi escrito por nós. O grupo, os nomes e as datas são inventados.
ATA DE REUNIÃO
Reunião: Comissão da horta comunitária do Jardim das Flores
Data: 23 de setembro de 2026
Horário: 18h30 às 19h25
Local: Salão da associação e chamada de vídeo
Presidência: Denise Moura
Secretaria: Cristiano Alves
Presentes: Denise Moura, Cristiano Alves, Amir Haddad, Joana Kato
Ausentes: Paulo Moreira
1. MUTIRÃO DE LIMPEZA
Resumo: A previsão é de chuva para 4 de outubro.
Decisão: O mutirão fica para 11 de outubro, das 9h às 13h.
2. CADEADO DO DEPÓSITO
Resumo: Dois voluntários relataram que o cadeado emperra. Amir fez orçamento de um cadeado com segredo.
Decisão: Aprovada a compra de um cadeado de até R$ 80.
3. CONTA DE ÁGUA
Resumo: A conta de agosto veio mais alta que a do ano passado.
Sem decisão.
TAREFAS
| Tarefa | Responsável | Prazo |
| Avisar todos os voluntários da nova data | Joana | 26/09 |
| Comprar e instalar o cadeado | Amir | 03/10 |
| Comparar as contas de água dos 3 anos | Cristiano | 21/10 |
PENDÊNCIAS
- Cobrar uma taxa de água dos participantes em 2027? Volta na próxima reunião.
PRÓXIMA REUNIÃO
21 de outubro de 2026, 18h30, salão da associação
Ata redigida por: Cristiano Alves
Repare no que ficou de fora: quem disse o quê sobre a conta de água, os dez minutos sobre a previsão do tempo, a conversa paralela sobre os tomates. A ata guarda o resultado.
Exemplo de ata formal
O mesmo tipo de reunião, agora no formato de ata formal. Também inventado.
ATA DA 9ª REUNIÃO ORDINÁRIA DA ASSOCIAÇÃO DE MORADORES DO JARDIM DAS FLORES
Aos vinte e três dias do mês de setembro de dois mil e vinte e seis, às dezenove horas, no salão da Associação, na Rua das Hortênsias, número cem, reuniram-se os associados Denise Moura, presidente, Cristiano Alves, secretário, Amir Haddad, tesoureiro, e Joana Kato, conselheira, para tratar
da seguinte pauta: compra de um cadeado para o depósito da horta; nova data do mutirão de limpeza. A reunião foi presidida por Denise Moura e secretariada por Cristiano Alves. Aberta a reunião, o tesoureiro apresentou orçamento de um cadeado com segredo no valor de oitenta reais. Colocada em votação, a compra foi aprovada por unanimidade. Em seguida, a presidente informou a previsão de chuva para o dia quatro de outubro, e ficou decidido que o mutirão de limpeza será realizado no dia onze de outubro, das nove às treze horas, cabendo à conselheira Joana Kato avisar os voluntários. Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião, e eu, Cristiano Alves, secretário, lavrei a presente ata, que vai assinada por mim e pelos demais presentes.
Ata de reunião da CIPA
A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio segue a Norma Regulamentadora nº 5 (NR-5), do Ministério do Trabalho e Emprego. O texto vigente (alterado pela Portaria MTP nº 4.219, de 20 de dezembro de 2022) diz:
- “As reuniões da CIPA terão atas assinadas pelos presentes.” (5.6.3)
- As atas das reuniões devem ser disponibilizadas a todos os integrantes da CIPA, “podendo ser por meio eletrônico”. (5.6.3.1)
- Para cada reunião ordinária ou extraordinária, os membros da CIPA designam o secretário responsável por redigir a ata. (5.6.5)
Os modelos acima servem de base; confira na própria NR-5 o que mais a sua CIPA precisa registrar, como as atas de eleição e posse.
Gravar a reunião para fazer a ata: peça autorização
Gravar facilita muito a ata, mas gravar pessoas sem que elas saibam pode trazer problemas legais e de confiança. As regras variam conforme a situação, e empresas, condomínios e associações costumam ter política própria.
Informação, não aconselhamento jurídico
Pergunte a todos no começo da reunião e só grave se todos concordarem. Se alguém disser não, ou se houver dúvida, não grave. Confira também as regras da sua organização.
A alternativa segura: não gravar a reunião. Logo depois que ela terminar, grave você mesmo um resumo falado: o que foi decidido, quem faz o quê, até quando. É a sua própria voz, e vira ata do mesmo jeito.
Ata de reunião com IA: do áudio ao texto com o Retexta
O Retexta é um app de voz para texto e escrita com IA para Android. Na loja ele aparece como “Atas de Reunião: Transcrição”. Ele escreve um protocolo de reunião a partir de uma gravação, de um arquivo de áudio ou do seu resumo falado.
- Abra o Retexta e toque em Nova tarefa.
- Em O que você quer fazer?, toque em Resumir uma reunião.
- Escolha como começar:
- Gravar áudio: grave a reunião (com a autorização de todos) ou fale o seu resumo depois.
- Importar áudio: escolha uma gravação feita em outro app. O seletor de arquivos do Android abre e mostra seus áudios.
- Colar texto: cole anotações ou uma transcrição que você já tem.
- O Retexta transcreve o áudio na nuvem e escreve o protocolo da reunião, organizado em seções como Resumo, Decisões, Itens de ação e Questões em aberto. Participantes e data da próxima reunião só entram se aparecerem na gravação.
- A partir do resultado, você pode gerar complementos, como os próximos passos ou um E-mail de acompanhamento para o grupo, compartilhar só a parte que precisa (Compartilhar resumo, Compartilhar itens de ação, Compartilhar tudo) ou tocar em Exportar PDF. Compartilhar e exportar exigem o Retexta Pro ou créditos.
- Confira a ata antes de enviar. O app marca os resultados com “Gerado por IA. Confira os detalhes importantes.” Atenção especial a nomes, datas e responsáveis por cada tarefa.
O resultado tem o formato de uma ata simples. Para uma ata formal em livro, use o texto do Retexta como rascunho e passe para o texto corrido do modelo acima.
Resumir uma reunião e Importar áudio fazem parte do Retexta Pro. O Retexta é grátis para experimentar: no começo você recebe alguns resultados Pro gratuitos para ver dentro do app. Para copiar, compartilhar e exportar, e para tudo o que vier depois desses resultados grátis, você precisa do Retexta Pro ou de créditos.
Fale o resumo assim
“Ata da comissão da horta, 23 de setembro. O mutirão passa para 11 de outubro. O Amir compra o cadeado novo, até 80 reais, até 3 de outubro. A Joana avisa os voluntários da nova data até sexta. Conta de água: sem decisão, o Cristiano compara os últimos três anos.” Esse resumo curto tem tudo o que o exemplo simples acima precisa.
Dicas para uma ata melhor
- Registre resultados, não falas. Se a frase começa com “Aí o Marcos disse”, provavelmente não entra.
- Um responsável por tarefa. “A equipe” não é responsável.
- Datas de verdade. “Semana que vem” não quer dizer nada um mês depois. Escreva “3 de outubro”.
- Tom neutro. Sem opinião e sem adjetivos sobre pessoas.
- Envie rápido. Ata enviada no mesmo dia é mais fácil de conferir, porque todo mundo ainda lembra da reunião.
Continue lendo
Depois da reunião, o próximo passo costuma ser um e-mail para o grupo: veja como ditar texto por voz e escrever um e-mail no Android. Já tem uma gravação no celular? Veja como transcrever áudio em texto no Android. Mais sobre o app: Retexta, voz para texto no Android.
Fontes
Consultadas pela FLAME Apps em 25 de setembro de 2026.
- Governo do Estado do Paraná, Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado do Paraná (Curitiba, 2014), item 6.3 Ata: definição, estrutura, regras de redação e modelo.
- Ministério do Trabalho e Emprego, NR-05, Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio (CIPA), itens 5.6.3 a 5.6.5.
- Retexta: nomes dos objetivos, das seções da reunião e dos planos como aparecem no app em português e na página do Google Play.
