Minit mesyuarat ialah rekod bertulis tentang apa yang diputuskan dan siapa buat apa, bila. Mulakan dengan maklumat mesyuarat (nama dan bilangan mesyuarat, tarikh, masa, tempat, pengerusi) dan senarai kehadiran. Kemudian tulis satu bahagian bagi setiap perkara dalam agenda: ringkasan, keputusan, dan lajur Tindakan dengan nama orang yang bertanggungjawab. Akhiri dengan penutup (masa mesyuarat ditangguhkan, tarikh mesyuarat akan datang) serta ruang Disediakan oleh dan Disahkan oleh. Tulis secepat mungkin selepas mesyuarat, dengan bahasa rasmi dan neutral.
Maklumat, bukan nasihat
Sekolah, PIBG, persatuan, koperasi dan jabatan kerajaan selalunya ada templat, perlembagaan atau pekeliling sendiri. Jika ada, ikut yang itu dahulu. Halaman ini menerangkan susunan yang biasa dan satu contoh rasmi.
Format minit mesyuarat: bahagian utama
Susunan di bawah mengikut struktur dalam “Garis Panduan Penyediaan Minit Mesyuarat” oleh Jabatan Tenaga Manusia (JTM), yang kami baca pada 25 September 2026. Ia ditulis untuk mesyuarat rasmi JTM, tetapi susunan yang serupa boleh digunakan untuk minit sekolah dan persatuan.
| Bahagian | Isi |
|---|---|
| Maklumat mesyuarat | Nama dan bilangan mesyuarat (contoh: Bil. 3 Tahun 2026), tarikh, masa, tempat, pengerusi |
| Senarai kehadiran | Hadir, Tidak Hadir Dengan Maaf, Turut Hadir dan Urus Setia; JTM menulis jawatan dahulu, kemudian nama penuh, mengikut kekananan |
| Perutusan pengerusi | Kata alu-aluan, ucapan tahniah atau takziah, makluman penting |
| Pengesahan minit mesyuarat | Minit lalu disahkan tanpa pindaan, atau dengan pindaan yang dicatat |
| Perkara berbangkit | Perkara daripada minit lalu yang masih perlu tindakan, mengikut susunan agenda |
| Pembentangan kertas | Kertas cadangan atau kertas makluman, jika ada |
| Hal-hal lain | Perkara di luar agenda |
| Penutup | Masa mesyuarat ditangguhkan, tarikh mesyuarat akan datang jika sudah ditetapkan |
| Pengesahan | Disediakan oleh (urus setia) dan Disahkan oleh atau Dipersetujui oleh (pengerusi), dengan nama, jawatan dan tarikh |
Untuk mesyuarat kecil (kumpulan projek, jawatankuasa surau, persatuan penduduk), anda boleh gugurkan bahagian yang tidak berkaitan, contohnya pembentangan kertas. Yang tidak boleh digugurkan: keputusan dan tindakan.
Frasa standard dalam minit mesyuarat
Garis panduan JTM menyenaraikan frasa berikut. Frasa ini membantu minit kekal ringkas dan neutral:
| Tujuan | Frasa |
|---|---|
| Makluman | “Mesyuarat mengambil maklum…” |
| Persetujuan | “Mesyuarat bersetuju…” |
| Arahan | “Mesyuarat mengarahkan…” |
| Penangguhan | “Mesyuarat bersetuju supaya perkara ini ditangguhkan…” |
| Penghargaan | “Mesyuarat merakamkan penghargaan…” |
| Pembentangan | “Bahagian berkenaan membentangkan…” |
| Tindakan | “Tindakan: Bahagian…” (atau nama orang) |
Garis panduan yang sama memberi contoh keputusan yang baik dan yang kurang sesuai. Baik: “Mesyuarat bersetuju supaya semua bahagian mengemukakan laporan status tindakan selewat-lewatnya pada 30 Jun 2026.” Kurang sesuai: “Mesyuarat meminta tindakan segera diambil.” Beza utamanya: siapa, apa dan bila.
Cara menulis minit mesyuarat, langkah demi langkah
Sebelum mesyuarat
- Dapatkan agenda dan salin perkara agenda ke dalam templat anda.
- Isi maklumat mesyuarat: nama, bilangan, tarikh, masa, tempat, pengerusi.
- Sediakan senarai ahli supaya anda boleh tanda hadir atau tidak hadir.
Semasa mesyuarat
- Catat kehadiran, termasuk yang datang lewat atau keluar awal.
- Bagi setiap perkara, catat hasilnya, bukan perbualannya.
- Bila keputusan dibuat, tulis dalam satu ayat yang jelas. Jika kurang jelas, minta penjelasan terus: “Jadi mesyuarat bersetuju bahawa…?”
- Bagi setiap tugasan, dapatkan tiga perkara: apa, siapa, bila.
Selepas mesyuarat
- Sediakan draf secepat mungkin. JTM, sebagai contoh, menetapkan draf dalam 3 hari bekerja, semakan Pengerusi dalam 5 hari bekerja dan edaran dalam 7 hari bekerja.
- Gunakan bahasa rasmi dan neutral. Garis panduan JTM meminta minit bebas daripada emosi, pandangan peribadi dan unsur menyalahkan.
- Hantar draf kepada pengerusi untuk semakan, buat pindaan, kemudian edarkan kepada ahli.
- Minit disahkan dalam mesyuarat seterusnya, di bawah Pengesahan Minit Mesyuarat.
Kesilapan yang perlu dielakkan
Garis panduan JTM menyenaraikan kesilapan ini:
- merekod perbincangan secara verbatim (perkataan demi perkataan);
- menggunakan bahasa pasar atau singkatan tidak rasmi;
- memasukkan pendapat peribadi;
- ayat yang terlalu panjang;
- merekod perkara yang tidak berkaitan;
- tidak menyatakan tindakan atau pegawai yang bertanggungjawab.
Contoh minit mesyuarat
Contoh ini ditulis oleh kami. Persatuan, nama dan tarikh adalah rekaan.
MINIT MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
PERSATUAN PENDUDUK TAMAN SERI MELATI
Bil. Mesyuarat : 1 Tahun 2026
Tarikh : 20 September 2026 (Ahad)
Masa : 9.00 pagi hingga 10.30 pagi
Tempat : Dewan Serbaguna Taman Seri Melati
Pengerusi : Encik Rahman bin Yusof
KEHADIRAN
Hadir
1. Encik Rahman bin Yusof (Pengerusi)
2. Puan Lee Mei Ling (Setiausaha)
3. Encik Suresh a/l Kumar (Bendahari)
4. 32 orang ahli (senarai dilampirkan)
Tidak Hadir Dengan Maaf
1. Puan Noraini binti Hashim (AJK)
1. UCAPAN PENGERUSI
1.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada ahli yang hadir.
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT LALU
2.1 Minit Mesyuarat Agung Tahunan 2025 disahkan tanpa pindaan.
Dicadangkan: Encik Suresh a/l Kumar
Disokong: Puan Lee Mei Ling
3. PERKARA BERBANGKIT
3.1 Lampu jalan Jalan Melati 3
Mesyuarat mengambil maklum bahawa aduan telah dihantar kepada
pihak berkuasa tempatan pada 5 Ogos 2026. Belum ada maklum balas.
Tindakan: Setiausaha
4. PERKARA BAHARU
4.1 Gotong-royong perdana
Mesyuarat bersetuju supaya gotong-royong diadakan pada
18 Oktober 2026, 8.00 pagi.
Tindakan: Encik Rahman
4.2 Yuran tahunan
Mesyuarat bersetuju yuran tahunan kekal RM30 bagi tahun 2027.
Tindakan: Bendahari
5. HAL-HAL LAIN
5.1 Tiada.
6. PENUTUP
Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 10.30 pagi.
Disediakan oleh: Disahkan oleh:
(LEE MEI LING) (RAHMAN BIN YUSOF)
Setiausaha Pengerusi
Tarikh: Tarikh:
Perhatikan apa yang tiada: siapa berkata apa tentang lampu jalan, lima minit perbualan tentang tempat letak kereta, dan cerita sampingan. Minit menyimpan hasil, bukan perbualan.
Merakam mesyuarat: minta izin dahulu
Rakaman memudahkan penulisan minit, tetapi merakam orang tanpa persetujuan boleh menimbulkan masalah. Peraturan tentang rakaman berbeza mengikut tempat, dan banyak organisasi ada polisi sendiri. Kami tidak menyemak undang-undang Malaysia untuk halaman ini.
Maklumat, bukan nasihat undang-undang
Minta izin semua yang hadir pada awal mesyuarat dan rakam hanya jika semua bersetuju. Jika seseorang tidak setuju, atau anda tidak pasti, jangan rakam. Semak juga polisi organisasi anda.
Alternatif yang selamat: jangan rakam mesyuarat. Sejurus selepas mesyuarat tamat, sebut ringkasan anda sendiri: apa yang diputuskan, siapa buat apa, bila. Itu suara anda sendiri, dan ia boleh dijadikan minit dengan sama baiknya.
Tukar rakaman atau ringkasan suara kepada minit dengan Retexta
Retexta ialah aplikasi Android yang menukar suara ke teks di awan dan menulis dengan AI. Ia boleh menulis protokol mesyuarat daripada rakaman, fail audio yang diimport atau ringkasan yang anda sebut sendiri, dalam bahasa Melayu jika mesyuarat dalam bahasa Melayu. Menu Retexta dalam bahasa Inggeris, jadi label di bawah ditulis seperti yang tertera.
- Buka Retexta dan ketik New task.
- Di bawah What do you want to do?, ketik Summarize a meeting.
- Pilih cara bermula:
- Record audio: rakam mesyuarat (dengan persetujuan semua) atau sebut ringkasan anda selepas mesyuarat.
- Import audio: pilih rakaman yang sudah dibuat dengan aplikasi lain.
- Paste text: tampal nota atau transkrip yang sudah ada.
- Retexta menukar audio kepada teks di pelayannya dan menulis protokol mesyuarat: ringkasan, keputusan, tindakan susulan dan perkara belum selesai. Peserta atau tarikh mesyuarat akan datang hanya ditambah jika disebut dalam rakaman.
- Daripada hasil itu, anda boleh buat output susulan, contohnya tindakan susulan atau Follow-up email kepada kumpulan, dan kongsi bahagian yang anda perlukan (Share summary, Share action items, Share everything) atau eksport sebagai PDF.
- Protokol Retexta tidak mengikut format minit Malaysia di atas secara automatik. Salin keputusan dan tindakan ke dalam templat anda, dan isi sendiri kehadiran, pengesahan minit lalu dan ruang tandatangan.
- Semak minit sebelum diedarkan. Aplikasi menandakan hasil dengan “AI-generated. Check important details.” Beri perhatian kepada nama, tarikh dan siapa bertanggungjawab.
Summarize a meeting dan Import audio ialah sebahagian daripada Retexta Pro. Retexta percuma untuk dicuba: pengguna baharu mendapat beberapa hasil Pro percuma untuk dilihat dalam aplikasi. Untuk menyalin, berkongsi dan mengeksport, serta untuk semua selepas hasil percuma itu, anda perlukan Retexta Pro atau kredit.
Sebut ringkasan anda begini
“Minit Mesyuarat Agung Persatuan Penduduk Taman Seri Melati, 20 September. Minit lalu disahkan. Lampu jalan Jalan Melati 3, aduan sudah dihantar, setiausaha susulan. Gotong-royong 18 Oktober pukul lapan pagi, Encik Rahman urus. Yuran kekal tiga puluh ringgit untuk 2027, bendahari maklumkan ahli.” Ringkasan pendek itu mengandungi semua yang diperlukan contoh di atas.
Tip untuk minit yang lebih baik
- Tulis hasil, bukan transkrip. Jika ayat bermula dengan “Kemudian Encik Ali berkata”, ia mungkin tidak perlu.
- Seorang atau satu bahagian bagi setiap tindakan. “Semua AJK” bukan pemilik tugasan.
- Tarikh sebenar. “Minggu depan” tidak bermakna apa-apa sebulan kemudian. Tulis “18 Oktober 2026”.
- Nada neutral. Tiada pendapat, tiada kata sifat tentang orang.
- Edaran cepat. Minit yang dihantar awal lebih mudah disemak kerana semua masih ingat.
Baca seterusnya
Templat untuk disalin ada di contoh minit mesyuarat, dan perbezaan minit tindakan, minit perbincangan dan minit verbatim di jenis-jenis minit mesyuarat. Mesyuarat dalam talian: transkrip rakaman Zoom. Minit selalunya dihantar melalui e-mel: cara tulis e-mel dengan suara. Maklumat lanjut tentang aplikasi: Retexta, suara ke teks untuk Android.
Sumber
Disemak oleh FLAME Apps pada 25 September 2026.
- Jabatan Tenaga Manusia (JTM), Garis Panduan Penyediaan Minit Mesyuarat (PDF, Bahagian Khidmat Pengurusan, Mei 2026): prinsip, frasa standard, kesilapan, tempoh penyediaan, struktur minit, senarai kehadiran. Garis panduan ini untuk mesyuarat rasmi JTM; jabatan dan organisasi lain mungkin ada format sendiri.
- Peraturan rakaman di Malaysia: tidak disemak; halaman ini tidak memetik mana-mana undang-undang.
- Retexta: nama matlamat, output mesyuarat dan pelan seperti dalam aplikasi (versi 2026.1.23, menu bahasa Inggeris) dan di Google Play.
- Contoh minit: ditulis oleh FLAME Apps untuk halaman ini.
