Posėdžio ar susirinkimo protokolas yra trumpas rašytinis įrašas apie tai, kas svarstyta, kas nutarta ir kas ką atliks iki kada. Pradėkite nuo rekvizitų (organizacija, posėdžio pavadinimas, data, numeris, vieta), įrašykite pirmininką, sekretorių ir dalyvius, išvardykite darbotvarkę, o prie kiekvieno klausimo parašykite, kas svarstyta ir kas nutarta, su atsakingu asmeniu ir terminu. Pabaigoje pasirašo posėdžio pirmininkas ir sekretorius. Protokolą parašykite netrukus po posėdžio, rašykite neutraliai ir išsiųskite visiems dalyviams.
Kas įrašoma į protokolą
| Dalis | Kas rašoma |
|---|---|
| Antraštė | Organizacijos pavadinimas, dokumento pavadinimas (pvz., VALDYBOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS), data, protokolo numeris, vieta |
| Laikas | Kada posėdis vyko (pradžia ir pabaiga) |
| Dalyviai | Posėdžio pirmininkas, posėdžio sekretorius, dalyvavę asmenys arba nuoroda, kad dalyvių sąrašas pridedamas; kvorumas, kai jo reikalauja įstatymas ar įstatai |
| Darbotvarkė | Sunumeruoti klausimai ta tvarka, kuria svarstyti |
| SVARSTYTA | Prie kiekvieno klausimo: klausimas, pranešėjas ir trumpai svarbiausi pasisakymai |
| NUTARTA | Kas nuspręsta, aiškiais žodžiais; prireikus balsavimo rezultatas |
| Užduotys | Kas, ką ir iki kada atliks |
| Parašai | Posėdžio pirmininkas ir sekretorius, jei jūsų taisyklės nenustato kitaip |
Tokią tvarką (Posėdžio pirmininkas, Posėdžio sekretorius, Dalyvavo, DARBOTVARKĖ, SVARSTYTA, NUTARTA ir du parašai) rodė Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. patvirtintų Dokumentų rengimo taisyklių 4 priedas „Protokolo formos pavyzdys“. Nuo 2020 m. sausio 1 d. taisyklės galioja nauja redakcija, ir ar joje liko šis pavyzdys, netikrinome. Taisyklės skirtos valstybės ir savivaldybių institucijoms, įstaigoms ir įmonėms bei valstybės įgaliotiems asmenims. Privačios įmonės, asociacijos ir bendrijos protokolus rašo pagal savo įstatus ir jiems taikomus įstatymus, todėl formalų susirinkimą visada pasitikrinkite savo organizacijos dokumentuose.
Išsamus ar sutrumpintas protokolas?
Prieš posėdį nuspręskite, kiek rašysite, nes nuo to priklauso visas darbas.
| Forma | Ką užfiksuoja | Kada tinka |
|---|---|---|
| Nutarimų protokolas | Tik sprendimus ir užduotis | Komandos pasitarimai, projektų susitikimai, dauguma kasdienių posėdžių |
| Protokolas su svarstymo santrauka | Sprendimus, užduotis ir trumpai pagrindinius argumentus | Sprendimai, kuriuos vėliau kas nors gali ginčyti |
| Pažodinis protokolas (stenograma) | Viską žodis žodin | Retai, tik kai reikalaujama pilno teksto |
Daugumai grupių pakanka nutarimų. Plačiai žinomos posėdžių taisyklės Robert's Rules of Order tai sako aiškiai: „Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said“, t. y. protokolas fiksuoja, kas posėdyje padaryta, o ne kas pasakyta. Išsamiau formas lyginame straipsnyje protokolų rūšys.
Kaip rašyti protokolą, žingsnis po žingsnio
Prieš posėdį
- Gaukite darbotvarkę ir perkelkite jos klausimus į šabloną.
- Užpildykite antraštę: organizacija, posėdžio pavadinimas, data, vieta, numatyti dalyviai.
- Susitarkite dėl formos (nutarimai ar svarstymo santrauka) ir kas bus sekretorius.
Posėdžio metu
- Pažymėkite dalyvius, taip pat kas vėlavo ar išėjo anksčiau. Jei reikia kvorumo, užrašykite, kad jis yra.
- Prie kiekvieno klausimo rašykite rezultatą, ne pokalbį.
- Kai priimamas sprendimas, užrašykite jį vienu aiškiu sakiniu. Jei formuluotė neaiški, paklauskite: „Vadinasi, sutariame, kad...?“
- Prie kiekvienos užduoties gaukite tris dalykus: ką, kas, iki kada. Jei užduotis neturi atsakingo, pasakykite tai posėdyje.
Po posėdžio
- Protokolą parašykite tą pačią dieną, kol dar prisimenate detales.
- Rašykite būtuoju laiku ir neutraliai: „Nutarta...“, „Valdyba pritarė...“, o ne „Jonas pagaliau visus įtikino...“.
- Patikrinkite vardus, skaičius ir datas, išsiųskite protokolą dalyviams ir paprašykite pataisų.
- Protokolą pasirašo pirmininkas ir sekretorius. Pasirašytą versiją laikykite ten, kur ją ras visa grupė.
Protokolo šablonas
Nukopijuokite į Word, Google dokumentus ar užrašų programėlę ir pakeiskite viską, kas laužtiniuose skliaustuose. Nereikalingas eilutes ištrinkite. Daugiau variantų rasite straipsnyje protokolo pavyzdys ir šablonas.
[ORGANIZACIJOS PAVADINIMAS]
[VALDYBOS / SUSIRINKIMO / TARYBOS] POSĖDŽIO PROTOKOLAS
[Data] Nr. [numeris]
[Vieta]
Posėdis vyko [data], nuo [laikas] iki [laikas].
Posėdžio pirmininkas [vardas ir pavardė].
Posėdžio sekretorius [vardas ir pavardė].
Dalyvavo: [vardai ir pavardės arba „dalyvių sąrašas pridedamas“].
Nedalyvavo: [vardai ir pavardės].
DARBOTVARKĖ:
1. [Klausimas].
2. [Klausimas].
1. SVARSTYTA. [Klausimas].
Pranešėjas [vardas ir pavardė]. [Trumpai, kas pristatyta.]
NUTARTA: [Sprendimas.]
2. SVARSTYTA. [Klausimas].
[Trumpai, kas aptarta.]
NUTARTA: [Sprendimas.]
UŽDUOTYS
- [Ką atlikti]. Atsakingas: [vardas]. Terminas: [data].
- [Ką atlikti]. Atsakingas: [vardas]. Terminas: [data].
Kitas posėdis: [data, laikas, vieta].
Posėdžio pirmininkas [parašas] [vardas ir pavardė]
Posėdžio sekretorius [parašas] [vardas ir pavardė]
Protokolo pavyzdys
Pavyzdį parašėme patys. Bendrija, vardai ir datos išgalvoti.
DAUGIABUČIO NAMO SAVININKŲ BENDRIJA „LIEPŲ KIEMAS“
VALDYBOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS
2026-09-23 Nr. 5
Kaunas
Posėdis vyko 2026 m. rugsėjo 23 d., nuo 18.30 iki 19.25 val.
Posėdžio pirmininkė Dalia Petrauskienė.
Posėdžio sekretorius Mantas Vaitkus.
Dalyvavo: Dalia Petrauskienė, Mantas Vaitkus, Arūnas Kazlauskas, Inga Jonaitė.
Nedalyvavo: Paulius Stankevičius.
DARBOTVARKĖ:
1. Dėl rudens talkos datos.
2. Dėl naujos rūsio durų spynos.
3. Dėl vandens sąskaitos bendroms reikmėms.
1. SVARSTYTA. Dėl rudens talkos datos.
Dėl orų prognozės talka spalio 3 d. netinka.
NUTARTA: rudens talką rengti 2026 m. spalio 10 d. (šeštadienį), nuo 9 iki 13 val.
2. SVARSTYTA. Dėl naujos rūsio durų spynos.
Pranešėjas Arūnas Kazlauskas. Du gyventojai pranešė, kad spyna stringa. Gautas kodinės spynos kainos pasiūlymas.
NUTARTA: pirkti kodinę spyną, skiriant iki 60 Eur.
3. SVARSTYTA. Dėl vandens sąskaitos bendroms reikmėms.
Vasaros sąskaita didesnė nei pernai. Sprendimas nepriimtas.
UŽDUOTYS
- Pranešti gyventojams apie naują talkos datą. Atsakinga: Inga Jonaitė. Terminas: rugsėjo 25 d.
- Nupirkti ir sumontuoti kodinę spyną. Atsakingas: Arūnas Kazlauskas. Terminas: spalio 2 d.
- Palyginti vandens sąskaitas už trejus metus. Atsakingas: Mantas Vaitkus. Terminas: spalio 16 d.
Kitas posėdis: 2026 m. spalio 21 d., 18.30 val., bendrijos patalpose.
Posėdžio pirmininkė (parašas) Dalia Petrauskienė
Posėdžio sekretorius (parašas) Mantas Vaitkus
Atkreipkite dėmesį, ko nėra: kas ką sakė apie vandens sąskaitą, dešimties minučių apie orus ir pokalbio apie automobilių stovėjimą kieme. Protokolas išsaugo rezultatą.
Posėdžio įrašymas: pirmiausia paklauskite
Įrašas palengvina protokolo rašymą, bet žmonių įrašymas be jų sutikimo gali būti neteisėtas. Lietuvos teisės aktų apie pokalbių įrašymą netikrinome, o taisyklės priklauso nuo situacijos, darbovietės ir organizacijos tvarkos. Todėl laikykitės paprasto principo: įrašykite tik tada, kai sutinka visi.
Informacija, ne teisinė konsultacija
Posėdžio pradžioje paklauskite visų ir įrašykite tik gavę sutikimą. Jei kas nors nesutinka arba abejojate, neįrašykite. Gali galioti ir jūsų organizacijos tvarka.
Saugi alternatyva: posėdžio visai neįrašinėkite. Iškart jam pasibaigus padiktuokite savo santrauką: kas nutarta, kas ką daro, iki kada. Tai jūsų pačių balsas, ir iš jo protokolas gaunasi ne prasčiau.
Protokolas iš įrašo ar jūsų padiktuotos santraukos su Retexta
Retexta yra debesijoje veikianti Android programėlė, kuri balsą paverčia tekstu ir rašo su DI. Iš įrašo, importuoto garso failo ar jūsų pačių padiktuotos santraukos ji gali parašyti posėdžio protokolą. Meniu yra anglų kalba (lietuviškos sąsajos nėra), todėl nurodome angliškus pavadinimus, o protokolą programėlė gali parašyti lietuviškai. Kaip tiksliai ji atpažįsta lietuvišką kalbą, nematavome.
- Atidarykite Retexta ir palieskite New task.
- Skiltyje What do you want to do? palieskite Summarize a meeting.
- Pasirinkite, kaip pradėti:
- Record audio: įrašykite posėdį (su visų sutikimu) arba po jo pasakykite savo santrauką.
- Import audio: pasirinkite įrašą, kurį jau padarėte kita programėle. Atsidarys Android failų parinkiklis su garso failais.
- Paste text: įklijuokite turimus užrašus ar transkripciją.
- Retexta transkribuoja garsą savo serveriuose ir parašo protokolą. Jis suskirstytas į skiltis, pavyzdžiui, santrauką, sprendimus, užduotis ir atvirus klausimus. Dalyviai ar kito posėdžio data įrašomi tik tada, jei jie paminėti įraše.
- Iš rezultato galite sukurti papildomus tekstus, pavyzdžiui, užduočių sąrašą, tolesnius veiksmus ar Follow-up email grupei, ir bendrinti tik reikalingą dalį (Share summary, Share action items, Share everything) arba eksportuoti PDF. Bendrinimui ir eksportui reikia Retexta Pro arba kreditų.
- Prieš siųsdami protokolą jį patikrinkite. Programėlė rezultatus žymi užrašu „AI-generated. Check important details.“ Ypač atidžiai tikrinkite vardus, pavardes, datas ir kas atsakingas už kiekvieną užduotį. Įprastą lietuvišką išdėstymą (SVARSTYTA, NUTARTA, parašai) prireikus sutvarkykite pagal šabloną aukščiau.
Summarize a meeting ir Import audio priklauso Retexta Pro. Retexta galite išbandyti nemokamai: nauji naudotojai gauna kelis nemokamus Pro rezultatus peržiūrai programėlėje. Kopijuoti, bendrinti ir eksportuoti galima tik su Retexta Pro arba kreditais, kaip ir naudotis programėle išnaudojus nemokamus rezultatus.
Santrauką diktuokite maždaug taip
„Bendrijos valdybos posėdis, rugsėjo dvidešimt trečia. Talka perkeliama į spalio dešimtą. Arūnas perka naują spyną iki šešiasdešimties eurų, iki spalio antros. Inga iki penktadienio praneša gyventojams apie naują datą. Vandens sąskaita: sprendimo nėra, Mantas palygina trejų metų sąskaitas.“ Šioje trumpoje santraukoje yra viskas, ko reikia aukščiau pateiktam pavyzdžiui.
Patarimai geresniam protokolui
- Rašykite rezultatus, ne stenogramą. Jei sakinys prasideda „Tada Jonas pasakė“, greičiausiai jis nereikalingas.
- Viena užduotis, vienas atsakingas. „Valdyba“ nėra atsakingas asmuo.
- Tikros datos. „Kitą savaitę“ po mėnesio nieko nereiškia. Rašykite „spalio 2 d.“.
- Neutralus tonas. Jokių nuomonių ir būdvardžių apie žmones.
- Greitai. Tą pačią dieną išsiųstą protokolą lengviau patikrinti, nes visi dar prisimena posėdį.
Skaitykite toliau
Protokolo formas lyginame straipsnyje protokolų rūšys, o tuščią šabloną ir daugiau pavyzdžių rasite straipsnyje protokolo pavyzdys ir šablonas. Jau turite įrašą telefone? Štai kaip atlikti garso įrašo transkribavimą Android telefone. Daugiau apie programėlę: Retexta, balsas į tekstą Android telefonams.
Šaltiniai
Tikrino FLAME Apps 2026 m. rugsėjo 25 ir 28 d.
- Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymas Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, pradinė redakcija, 4 priedas „Protokolo formos pavyzdys“. Galiojanti suvestinė redakcija nuo 2020 m. sausio 1 d.; jos priedų netikrinome.
- Robert's Rules of Order, Frequently Asked Questions, 15 klausimas (angliškai): „Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.“
- Retexta: tikslų, posėdžio rezultatų ir planų pavadinimai, kaip juos rodo programėlė ir jos Google Play puslapis.
