会议纪要是一份简短的书面记录，写的是会议决定了什么、谁在什么时候之前做什么。开头写基本信息（会议名称、日期、时间、地点、出席人员），然后每个议题写一小段：结果、议定事项、待办事项，每项待办都要有负责人和期限。最后写下次会议的时间，以及你作为记录人的名字。会后尽快整理，措辞保持中立，发给所有与会者。
会议记录还是会议纪要？
“会议记录”和“会议纪要”两种说法都有人用，叫法因团体而异。一般来说，会议记录偏向会上当场记下的原始内容，会议纪要是会后整理、提炼要点的文件。本文讲的是后者。两者的详细区别见会议记录和会议纪要的区别。
会议纪要要写哪些内容
| 部分 | 写什么 |
|---|---|
| 标题信息 | 会议或团体名称、日期、开始和结束时间、地点或视频会议链接 |
| 出席情况 | 出席、缺席、主持人、记录人 |
| 议程 | 按讨论顺序编号的议题 |
| 每个议题 | 用一两句话写清结果 |
| 议定事项 | 用平实的话写清决定了什么（“会议同意把活动改到 5 月 12 日。”） |
| 待办事项 | 每项任务的内容、负责人和期限 |
| 未决问题 | 还没解决的事，以及由谁跟进 |
| 下次会议 | 如已确定，写日期、时间和地点 |
| 通过 | 正式团体：纪要在何时、由谁通过 |
决议式、讨论式还是逐字式？
常见的有三种写法。开会前先选好，因为它决定了你要记多少。
| 写法 | 记录什么 | 适用于 |
|---|---|---|
| 决议式 | 只写议定事项和待办事项 | 团队例会、项目进度会，大多数日常会议 |
| 讨论式 | 议定事项和待办事项，再加上主要观点的简述 | 有取舍、以后可能被追问理由的决定 |
| 逐字式 | 每一句话 | 很少用，只在必须完整记录时 |
大多数团体用决议式就够了。美国常用的会议规则《罗伯特议事规则》说得很清楚：“Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.”（会议纪要记录的是会上做了什么，而不是说了什么。）如果你的组织有自己的章程或固定格式，就按那个来。
会议纪要怎么写：一步一步来
会前
- 拿到议程，把议题抄进模板。
- 填好标题信息：会议名称、日期、时间、地点、预计出席人员。
- 确定用决议式还是讨论式。
会中
- 记下出席情况，以及迟到或早退的人。
- 每个议题记结果，不记过程。
- 做出决定时，用一句话写清楚。措辞不明确时就问：“所以我们同意的是……？”
- 每项任务都要问清三件事：做什么、谁来做、什么时候之前。没人认领的任务，当场说出来。
会后
- 当天就整理，趁细节还记得。
- 用中立的措辞：“会议同意……”，而不是“小李终于说服了大家……”。
- 核对人名、数字和日期，发给所有与会者，请他们指出需要更正的地方。
- 把通过的版本存在大家找得到的地方。
会议纪要模板
复制到 Word、Google 文档或笔记 App 里，把方括号里的内容换掉，用不上的行删掉。更多版本（正式会议、日常会议、邮件）见会议纪要模板。
会议纪要
会议名称：[团体或会议名称]
日期： [年 月 日]
时间： [开始] 至 [结束]
地点： [会议室、地址或视频会议链接]
主持人： [姓名]
记录人： [姓名]
出席： [姓名]
缺席： [姓名]
议程
1. [议题]
2. [议题]
3. [议题]
一、[议题]
情况： [用一两句话写结果]
议定： [决定了什么]
二、[议题]
情况： [用一两句话写结果]
议定： [决定了什么]
待办事项
| 任务 | 负责人 | 期限 |
| [要做的事] | [姓名] | [日期] |
| [要做的事] | [姓名] | [日期] |
未决问题
- [问题]，由 [姓名] 跟进
下次会议
[日期、时间、地点]
纪要通过日期：[日期]
会议纪要范文
这份范文是我们自己写的，团体、人名和日期都是虚构的。
会议纪要
会议名称：南湖花园居民委员会 月会
日期： 2026 年 9 月 23 日
时间： 晚上 8:00 至 8:55
地点： 社区礼堂及视频会议
主持人： 陈志明
记录人： 黄美玲
出席： 陈志明、黄美玲、林国华、李秀英
缺席： 张伟强
一、大扫除日
情况： 天气预报 10 月 4 日有大雨，大扫除日需要改期。
议定： 大扫除日改为 10 月 11 日，上午 9 点至下午 1 点。
二、礼堂储物室门锁
情况： 两位委员反映门锁经常卡住。林国华已询价密码锁。
议定： 委员会同意购买密码锁，预算不超过 RM200。
三、公共用电费
情况： 本季度公共用电费比去年同期高，暂无决定。
待办事项
| 任务 | 负责人 | 期限 |
| 通知全体居民新的大扫除日期 | 李秀英 | 9 月 26 日 |
| 购买并安装密码锁 | 林国华 | 10 月 3 日 |
| 整理近三年的公共用电账单 | 黄美玲 | 10 月 21 日 |
未决问题
- 明年是否向居民收取电费分摊？下次会议讨论。
下次会议
2026 年 10 月 21 日，晚上 8:00，社区礼堂
注意哪些内容没有写进去：谁对电费说了什么、花在天气上的十分钟、关于停车位的闲聊。纪要只留结果。
参考：马来西亚政府部门怎么写会议记录
如果你的会议要用马来文写成 minit mesyuarat，可以参考马来西亚政府部门 Jabatan Tenaga Manusia（JTM）2026 年 5 月发布的《Garis Panduan Penyediaan Minit Mesyuarat》。这份指引是 JTM 为自己的正式会议写的，其他部门和机构可能有自己的格式。它的要点和上面的方法一致：
- 结构：会议信息（名称和届次、日期、时间、地点、主持人）、出席名单（区分 Hadir、Tidak Hadir Dengan Maaf、Turut Hadir、Urus Setia）、主席致辞、确认上次会议记录、续议事项、提呈讨论的文件、其他事项、结束。
- 原则：简短而完整，以行动为导向，每项决定都要有负责人和期限；列为应避免的错误之一是“merekod perbincangan secara verbatim”（逐字记录讨论）。
- 时间：会后 3 个工作日内出初稿，5 个工作日内由主席审阅，7 个工作日内分发。
Retexta 写会议纪要时用会议所说的语言。需要马来文版本时，可以用 Translate 目标（在 More templates 下）翻译纪要文字，马来文在它的输出语言里；正式发出之前，请懂马来文的同事再看一遍。我们没有核实会议纪要的结果页能否直接改成另一种语言。
录音开会：先问大家
录音能让写纪要轻松很多，但未经同意录下别人的声音，在一些地方可能违法。各国的规定不同，我们没有核实马来西亚或新加坡的具体规定；很多公司和团体也有自己的规定。
仅供参考，不是法律意见
开会时先问所有人，大家都同意才录音。有人反对，或者你不确定，就不要录。你所在机构的规定也可能适用。
稳妥的替代做法： 完全不录会议。会一结束，马上口述你自己的总结：决定了什么、谁做什么、什么时候之前。这是你自己的声音，同样能整理成纪要。
用 Retexta 把录音或口述变成会议纪要
Retexta 是一款在云端处理的 Android 语音转文字和 AI 写作 App。它能从现场录音、导入的音频文件或你自己的口述，写出一份会议纪要。Retexta 的菜单是英文的，下面照英文写出按钮名称。
- 打开 Retexta，点 New task。
- 在 What do you want to do? 下，点 Summarize a meeting。
- 选择开始方式：
- Record audio：录下会议（大家都同意时），或者会后口述你的总结。
- Import audio：选一段你用别的 App 录好的音频。Android 的文件选择器会打开，列出你的音频文件。
- Paste text：贴上已有的笔记或转写稿。
- Retexta 在服务器上转写音频，写出会议纪要，分成摘要、议定事项、待办事项、未决问题等部分。与会者或下次会议时间，只有在录音里提到时才会写进去。纪要用会议所说的语言来写。
- 从结果还能生成更有针对性的内容，比如待办事项、下一步或发给大家的 Follow-up email；也可以只分享需要的部分（Share summary、Share action items、Share everything），或导出为 PDF。分享和导出需要 Retexta Pro 或点数。
- 发出去之前检查一遍。App 在结果上标注 “AI-generated. Check important details.” 特别留意人名、日期和每项任务的负责人。
Summarize a meeting 和 Import audio 属于 Retexta Pro。Retexta 可以免费试用：新用户可获得几次免费的 Pro 结果，在应用内查看。复制、分享和导出，以及免费结果用完之后的所有使用，都需要 Retexta Pro 或点数。
这样口述你的总结
“南湖花园居民委员会，9 月 23 日月会纪要。大扫除日改到 10 月 11 日。林国华买新的密码锁，不超过两百令吉，10 月 3 日前装好。李秀英星期五前通知大家新日期。电费没有决定，黄美玲整理近三年的账单。”这段简短的口述，已经包含了上面范文需要的全部内容。
写好会议纪要的几个小技巧
- 写结果，不写过程。 以“然后小李说”开头的句子，多半不该写进去。
- 每项任务只有一个负责人。 “大家”不是负责人。
- 写真实的日期。 “下星期”过一个月就没人知道是哪天了，要写“10 月 3 日”。
- 语气中立。 不带个人看法，不用形容人的词。
- 尽快发出。 当天发出的纪要最容易核对，因为大家还记得会议内容。
- 中英夹杂的会议：人名、英文术语和数字特别容易转错，逐一核对。
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会后通常还要发一封邮件给大家，见用语音写邮件（Android）。手机里已经有录音了？见Android 手机录音转文字。三种写法对比见会议记录和会议纪要的区别。关于 App 本身：Retexta，Android 语音转文字。
来源
FLAME Apps 于 2026 年 9 月 25 日查看。
- Robert's Rules of Order，Frequently Asked Questions，第 15 题：“Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.”（RONR 第 12 版，48:2；英文）。
- Jabatan Tenaga Manusia（JTM），Garis Panduan Penyediaan Minit Mesyuarat（PDF，马来文，Bahagian Khidmat Pengurusan，2026 年 5 月）：原则、应避免的错误、准备期限、会议记录结构、出席名单。
- Retexta：目标名称、会议纪要的输出内容和方案以应用（版本 2026.1.23，菜单为英文）和 Google Play 页面为准；马来文和简体中文输出（
RewriteLanguageCatalog.kt）。
