Toplantı tutanağı, bir toplantıda neye karar verildiğinin ve kimin neyi ne zamana kadar yapacağının kısa, yazılı kaydıdır. Başa temel bilgileri yaz (toplantının adı, tarih, saat, yer, katılanlar), sonra her gündem maddesi için sonucu, kararları ve sorumlusu ile son tarihi belli görevleri içeren kısa bir bölüm aç. Sonuna bir sonraki toplantının tarihini ve tutanağı yazanın adını ekle; resmi bir kurulda katılımcılar tutanağı imzalar. Tutanağı toplantıdan hemen sonra yaz, tarafsız kal ve katılan herkese gönder.
Toplantı tutanağında neler olmalı?
| Bölüm | İçeriği |
|---|---|
| Başlık | Kurulun ya da toplantının adı, toplantı no, tarih, başlangıç ve bitiş saati, yer ya da video bağlantısı |
| Katılım | Katılanlar, katılmayanlar, toplantıyı yöneten, tutanağı yazan |
| Gündem | Konuşulan konular, numaralı ve konuşulma sırasına göre |
| Her gündem maddesi | Sonucu anlatan bir iki cümlelik özet |
| Kararlar | Kararlaştırılan şey, sade bir cümleyle (“Lansmanın 12 Mayıs'a ertelenmesine karar verildi.”) |
| Görevler | Her görev için iş, sorumlu ve son tarih |
| Açık konular | Çözülmeden kalanlar ve kimin takip edeceği |
| Sonraki toplantı | Belirlendiyse tarih, saat ve yer |
| İmzalar | Resmi kurullarda: katılımcıların adı soyadı ve imzası |
Karar tutanağı mı, özet tutanak mı?
Yaygın üç biçim var. Birini toplantıdan önce seç, çünkü ne kadar not alacağını değiştirir.
| Biçim | Neyi kaydeder | Ne zaman kullanılır |
|---|---|---|
| Karar tutanağı | Yalnızca kararlar ve görevler | Ekip toplantıları, proje toplantıları, günlük toplantıların çoğu |
| Özet tutanak | Kararlar ve görevler, ayrıca başlıca görüşlerin kısa özeti | Sonradan sorgulanabilecek, artısı eksisi olan kararlar |
| Tam (ayrıntılı) tutanak | Her şey, kelimesi kelimesine | Nadiren; yalnızca tam kaydın zorunlu olduğu yerlerde |
Çoğu kurul için karar tutanağı yeterli. Tutanak söylenenlerin değil, yapılanların ve kararlaştırılanların kaydıdır. Şirketinin, derneğinin, site ya da apartman yönetiminin kendi mevzuatı, tüzüğü veya hazır bir formu varsa önce onlara uy. Biçimlerin karşılaştırması ve aynı toplantının üç biçimde yazılmış hali için tutanak türleri rehberine bak.
Toplantı tutanağı adım adım
Toplantıdan önce
- Gündemi al ve gündem maddelerini şablonuna kopyala.
- Başlığı doldur: kurul, tarih, saat, yer, beklenen katılımcılar.
- Biçimde anlaş (karar tutanağı ya da özet tutanak).
Toplantı sırasında
- Katılımı ve geç gelen ya da erken ayrılanları not et.
- Her gündem maddesi için sohbeti değil, sonucu yaz.
- Bir karar alındığında onu tek ve net bir cümleyle yaz. İfade belirsizse sor: “Yani şuna karar veriyoruz, değil mi?”
- Her görev için üç şeyi netleştir: ne, kim, ne zamana kadar. Görevi kimse üstlenmediyse bunu toplantıda söyle.
Toplantıdan sonra
- Tutanağı aynı gün yaz, ayrıntıları hâlâ hatırlarken.
- Geçmiş zaman ve tarafsız bir dil kullan: “Kurul ... karar verdi”, “Ahmet sonunda herkesi ikna etti” değil.
- İsimleri, sayıları ve tarihleri kontrol et, tutanağı tüm katılımcılara gönder ve düzeltme iste.
- Onaylanan ya da imzalanan sürümü kurulun bulabileceği bir yerde sakla.
Toplantı tutanağı şablonu
Bunu Word'e, Google Dokümanlar'a ya da not uygulamana kopyala ve köşeli parantez içindeki her şeyi değiştir. İhtiyacın olmayan satırları sil.
TOPLANTI TUTANAĞI
Toplantı: [Kurulun ya da toplantının adı]
Toplantı no: [Sıra numarası]
Tarih: [Gün Ay Yıl]
Saat: [Başlangıç] - [Bitiş]
Yer: [Salon, adres ya da video bağlantısı]
Toplantıyı yöneten: [Ad Soyad]
Tutanağı yazan: [Ad Soyad]
Katılanlar: [Adlar]
Katılmayanlar: [Adlar]
GÜNDEM
1. [Gündem maddesi]
2. [Gündem maddesi]
3. [Gündem maddesi]
1. [GÜNDEM MADDESİ]
Özet: [Sonucu anlatan bir iki cümle]
Karar: [Kararlaştırılan şey]
2. [GÜNDEM MADDESİ]
Özet: [Sonucu anlatan bir iki cümle]
Karar: [Kararlaştırılan şey]
GÖREVLER
| Görev | Sorumlu | Son tarih |
| [Yapılacak iş] | [Ad] | [Tarih] |
| [Yapılacak iş] | [Ad] | [Tarih] |
AÇIK KONULAR
- [Konu], takip eden: [Ad]
SONRAKİ TOPLANTI
[Tarih, saat, yer]
İMZALAR
[Ad Soyad] [Ad Soyad] [Ad Soyad]
[İmza] [İmza] [İmza]
Görev satırlarını ayrıca takip etmek istersen aksiyon maddeleri şablonu işini görür.
Toplantı tutanağı örneği
Bu örneği biz yazdık. Kurul, isimler ve tarihler uydurma.
TOPLANTI TUTANAĞI
Toplantı: Çamlık Sitesi Yönetim Kurulu, aylık toplantı
Toplantı no: 9
Tarih: 23 Eylül 2026
Saat: 19.30 - 20.25
Yer: Site yönetim ofisi ve görüntülü görüşme
Toplantıyı yöneten: Deniz Aydın
Tutanağı yazan: Kerem Şahin
Katılanlar: Deniz Aydın, Kerem Şahin, Aylin Demir, Emre Kılıç
Katılmayanlar: Selin Öztürk
1. SONBAHAR BAHÇE TEMİZLİĞİ
Özet: 4 Ekim için yağmur beklendiğinden temizlik günü ertelendi.
Karar: Temizlik günü 11 Ekim, 09.00 - 13.00.
2. OTOPARK KAPISI KİLİDİ
Özet: İki sakin kilidin takıldığını bildirdi. Aylin şifreli kilit için fiyat aldı.
Karar: Kurul, 2.500 TL'ye kadar şifreli kilit alınmasını onayladı.
3. SU FATURASI
Özet: Yaz dönemi su faturası geçen yıldan yüksek geldi. Henüz karar yok.
GÖREVLER
| Görev | Sorumlu | Son tarih |
| Yeni tarihi tüm sakinlere duyur | Emre | 26 Eylül |
| Şifreli kilidi al ve taktır | Aylin | 3 Ekim |
| Son 3 yılın su faturalarını karşılaştır | Kerem | 21 Ekim |
AÇIK KONULAR
- Ortak alan sulaması için sayaç takılsın mı? Sonraki toplantıda konuşulacak.
SONRAKİ TOPLANTI
21 Ekim 2026, 19.30, site yönetim ofisi
Neyin eksik olduğuna dikkat et: su faturası hakkında kimin ne dediği, hava durumuna harcanan on dakika, bahçedeki domatesler üzerine yan sohbet. Tutanak sonucu tutar.
Toplantıyı kaydetmek: önce sor
Kayıt tutanak yazmayı kolaylaştırır, ama insanları onayları olmadan kaydetmek suç olabilir. Türk Ceza Kanunu'nun 133. maddesi, kişiler arasındaki aleni olmayan konuşmaları taraflardan birinin rızası olmadan kaydetmeyi cezalandırıyor; 2. fıkraya göre katıldığın aleni olmayan bir konuşmayı diğer konuşanların rızası olmadan kaydetmek de suç. Başka ülkelerin kendi kuralları var ve birçok iş yerinin de kendi politikası bulunuyor.
Bilgi amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir
Toplantının başında herkese sor ve yalnızca herkes kabul ederse kaydet. Biri hayır derse ya da emin değilsen kaydetme. Kurumunun politikası da geçerli olabilir.
Güvenli alternatif: toplantıyı hiç kaydetme. Toplantı biter bitmez kendi özetini sesli olarak anlat: neye karar verildi, kim neyi ne zamana kadar yapacak. Bu senin kendi sesin ve ondan da aynı şekilde tutanak çıkar.
Kayıttan ya da sesli notlarından Retexta ile tutanak çıkar
Retexta, Android için bulut tabanlı bir sesten yazıya ve yapay zeka yazma uygulaması. Bir kayıttan, içe aktarılan bir ses dosyasından ya da kendi sesli özetinden toplantı tutanağı yazar. Retexta'nın menüleri İngilizce, Türkçe arayüz yok; düğme adlarını uygulamada gördüğün gibi veriyoruz. Konuşma dilini seçmen gerekmiyor: Retexta Türkçeyi kendisi algılar ve tutanağı toplantının dilinde yazar.
- Retexta'yı aç ve New task'a dokun.
- What do you want to do? altında Summarize a meeting'e dokun.
- Nasıl başlayacağını seç:
- Record audio: toplantıyı (herkesin onayıyla) kaydet ya da toplantıdan sonra kendi özetini anlat.
- Import audio: başka bir uygulamayla yaptığın kaydı seç. Android'in dosya seçicisi açılır ve ses dosyalarını gösterir.
- Paste text: elindeki notları ya da transkripti yapıştır.
- Retexta sesi sunucularında yazıya döker ve toplantı tutanağını yazar. Tutanak özet, kararlar, görevler ve açık konular gibi bölümlere ayrılır. Katılımcılar ya da sonraki toplantının tarihi yalnızca kayıtta geçiyorsa eklenir.
- Sonuçtan görevler, sonraki adımlar ya da gruba bir Follow-up email gibi odaklı ek çıktılar üretebilir, yalnızca gereken kısmı paylaşabilir (Share summary, Share action items, Share everything) ya da PDF olarak dışa aktarabilirsin. Paylaşmak ve dışa aktarmak için Retexta Pro ya da kredi gerekir.
- Göndermeden önce tutanağı kontrol et. Uygulama sonuçları “AI-generated. Check important details.” notuyla işaretler. İsimlere, tarihlere ve her görevin sorumlusuna özellikle dikkat et. İmza satırını kendin ekle.
Summarize a meeting ve Import audio Retexta Pro'ya dahil. Retexta'yı ücretsiz deneyebilirsin: yeni kullanıcı olarak, uygulamada görüntüleyebileceğin birkaç ücretsiz Pro sonucu alırsın. Kopyalamak, paylaşmak ve dışa aktarmak için, ayrıca ücretsiz sonuçlardan sonraki her şey için Retexta Pro ya da kredi gerekir.
Özetini şöyle anlat
“Çamlık Sitesi yönetim kurulu, 23 Eylül. Bahçe temizliği 11 Ekim'e alındı. Aylin şifreli kilidi alıyor, en fazla iki bin beş yüz lira, 3 Ekim'e kadar. Emre yeni tarihi cuma gününe kadar herkese duyuruyor. Su faturası: karar yok, Kerem son üç yılı karşılaştırıyor.” Bu kısa özet, yukarıdaki örneğin ihtiyaç duyduğu her şeyi içeriyor.
Daha iyi tutanak için ipuçları
- Transkript değil, sonuç yaz. Bir cümle “Sonra Ahmet dedi ki” diye başlıyorsa muhtemelen tutanağa ait değildir.
- Her görevin tek sorumlusu olsun. “Ekip” bir sorumlu değildir.
- Gerçek tarihler kullan. “Haftaya” bir ay sonra bir şey ifade etmez. “3 Ekim” yaz.
- Tarafsız kal. Kişiler hakkında yorum ve sıfat yok.
- Hızlı gönder. Aynı gün gönderilen tutanak daha kolay kontrol edilir, çünkü herkes toplantıyı hâlâ hatırlıyor.
Devamını oku
Hazır şablonlar ve e-postayla gönderme biçimi için toplantı tutanağı şablonu rehberine bak. Toplantıdan önce: toplantı gündemi nasıl hazırlanır. Yapay zekanın bir kayıttan ilk taslağı yazması için: toplantı notu çıkaran yapay zeka. Toplantıdan sonraki adım genellikle gruba bir e-postadır: Android'de sesle e-posta yazma. Telefonunda zaten bir kayıt mı var? Android'de sesli notu yazıya çevirme. Uygulama hakkında daha fazlası: Retexta, Android için sesten yazıya.
Kaynaklar
FLAME Apps tarafından 26 Eylül 2026'da kontrol edildi.
- Mevzuat Bilgi Sistemi, 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, madde 133 (kişiler arasındaki konuşmaların dinlenmesi ve kayda alınması).
- Retexta: hedef adları, toplantı çıktıları ve planlar uygulamada (sürüm 2026.1.23) ve Google Play sayfasında göründüğü şekliyle; konuşma dilinin otomatik algılanması uygulamanın kodundan (
TranscriptionLanguageCatalog.kt). - Şablon ve örnek: bu sayfa için FLAME Apps tarafından yazıldı.
