Протокол засідання фіксує, хто зібрався, які питання розглянули і що вирішили. Почніть із заголовної частини: назва органу чи групи, дата, номер протоколу, місце, головуючий, секретар, присутні й порядок денний. Потім за кожним питанням порядку денного запишіть, кого слухали, хто виступив і що вирішили, з результатами голосування. Рішення формулюйте так, щоб було видно, кому, що зробити і в який строк. Протокол підписують головуючий і секретар.
Ця схема взята з Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (затверджена постановою Кабінету Міністрів України № 55 від 17 січня 2018 року, пункти 106-121). Вона розрахована на органи виконавчої влади. Громадські організації, ОСББ, школи чи компанії можуть мати власну інструкцію з діловодства або статут, і тоді діють вони, але логіку протоколу ця схема добре показує.
Що має бути в протоколі
| Частина | Що в ній пишуть (за Типовою інструкцією) |
|---|---|
| Назва | Орган або група і вид засідання: нарада, збори, засідання комісії, ради, робочої групи |
| Дата | Дата проведення засідання |
| Номер | Порядковий номер засідання; нумерація в межах календарного року |
| Місце | Назва населеного пункту, де відбулося засідання |
| Присутні | Голова або головуючий, секретар, присутні (за алфавітом), запрошені з посадами; якщо присутніх понад 15, пишуть загальну кількість і додають список |
| Порядок денний | Пронумеровані питання, кожне починається з «Про», з доповідачем |
| Основна частина | За кожним питанням: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ) |
| Голосування | Після кожного рішення: «за», «проти», «утримався» |
| Підписи | Головуючий і секретар |
Текст виступів у протоколі викладають від третьої особи однини: «Доповіла, що...», «Запропонував...». Якщо доповідь підготовлено окремим документом, у протоколі пишуть, що текст доповіді додається.
Повний чи стислий протокол?
Типова інструкція дозволяє дві форми (пункт 107):
| Форма | Що фіксує | Коли підходить |
|---|---|---|
| Повний протокол | Доповіді, виступи, запитання й відповіді, рішення та голосування | Рішення з грошима, суперечками чи правилами, до яких можуть повернутися |
| Стислий протокол | Лише ухвалені рішення, без ходу обговорення | Робочі наради, регулярні засідання, більшість зборів |
Порівняння форм на одному прикладі є в статті види протоколів засідання.
Як скласти протокол, крок за кроком
До засідання
- Візьміть порядок денний і перенесіть питання в шаблон.
- Заповніть заголовну частину: назва, дата, місце, очікувані учасники.
- Домовтеся про форму: повний чи стислий протокол.
Під час засідання
- Позначте присутніх, а також тих, хто запізнився чи пішов раніше.
- За кожним питанням записуйте суть доповіді та виступів, а не кожне слово.
- Коли ухвалюють рішення, запишіть його одним чітким реченням. Якщо формулювання розмите, перепитайте: «Отже, вирішили, що...?»
- Для кожного доручення з’ясуйте три речі: що, хто і до коли. Якщо відповідального немає, скажіть про це на засіданні.
- Порахуйте голоси: «за», «проти», «утримався».
Після засідання
- Оформіть протокол того ж дня, поки деталі свіжі.
- Пишіть нейтрально, від третьої особи: «Комісія вирішила...», а не «Нарешті переконали всіх...».
- Перевірте імена, числа й дати, дайте протокол на підпис головуючому й секретарю і надішліть учасникам.
Зразок протоколу засідання
Скопіюйте текст у Word, Google Документи або нотатки й замініть усе у квадратних дужках. Зайві рядки видаліть.
[НАЗВА ОРГАНІЗАЦІЇ АБО ГРУПИ]
ПРОТОКОЛ
[дата засідання] [місто, село] № [номер]
[Вид засідання: засідання комісії / збори / нарада]
Голова (головуючий): [Прізвище Ім'я]
Секретар: [Прізвище Ім'я]
Присутні: [Прізвища та імена за алфавітом]
Запрошені: [Прізвище Ім'я, посада, установа]
Порядок денний:
1. Про [питання]. Доповідач: [Прізвище Ім'я]
2. Про [питання]. Доповідач: [Прізвище Ім'я]
1. СЛУХАЛИ:
[Прізвище Ім'я] з інформацією про [суть доповіді, від третьої особи].
ВИСТУПИЛИ:
[Прізвище Ім'я]: [суть виступу].
ВИРІШИЛИ:
1.1. [Кому] [що зробити] до [дата].
Голосували: «за» [кількість], «проти» [кількість], «утримався» [кількість].
2. СЛУХАЛИ:
[...]
ВИРІШИЛИ:
2.1. [...]
Голосували: «за» [...], «проти» [...], «утримався» [...].
Головуючий [підпис] [Ім'я ПРІЗВИЩЕ]
Секретар [підпис] [Ім'я ПРІЗВИЩЕ]
Більше варіантів (стислий протокол, протокол зборів, лист з протоколом) є на сторінці протокол засідання: шаблон і зразок.
Приклад протоколу
Приклад написали ми. Школа, імена й дати вигадані.
БАТЬКІВСЬКИЙ КОМІТЕТ 5-Б КЛАСУ
ПРОТОКОЛ
23.09.2026 м. Вінниця № 3
Засідання батьківського комітету
Голова: Коваль Ірина
Секретар: Мельник Олег
Присутні: Бондар Світлана, Коваль Ірина, Мельник Олег, Шевчук Андрій
Відсутні: Ткаченко Марія
Порядок денний:
1. Про осінню екскурсію. Доповідач: Коваль Ірина
2. Про ремонт шаф у класі. Доповідач: Шевчук Андрій
1. СЛУХАЛИ:
Коваль Ірину, яка повідомила, що екскурсію до музею перенесено з 4 на 11 жовтня через зміну розкладу музею.
ВИРІШИЛИ:
1.1. Провести екскурсію 11 жовтня 2026 року.
1.2. Бондар Світлані повідомити батьків про нову дату до 26 вересня.
Голосували: «за» 4, «проти» 0, «утримався» 0.
2. СЛУХАЛИ:
Шевчука Андрія, який доповів, що дві шафи в класі мають зламані дверцята, і навів кошторис ремонту на 1 200 грн.
ВИСТУПИЛИ:
Мельник Олег запропонував спершу звернутися до адміністрації школи щодо ремонту.
ВИРІШИЛИ:
2.1. Мельнику Олегу звернутися до адміністрації школи до 3 жовтня.
2.2. Повернутися до питання на наступному засіданні.
Голосували: «за» 3, «проти» 0, «утримався» 1.
Голова [підпис] Ірина КОВАЛЬ
Секретар [підпис] Олег МЕЛЬНИК
Зверніть увагу, чого тут немає: хто що сказав про погоду, десятихвилинна суперечка про автобус, розмова про домашні завдання. Протокол зберігає суть і рішення.
Запис засідання: спершу запитайте
Запис спрощує роботу над протоколом, але записувати людей без їхньої згоди може бути незаконно. Правила залежать від країни й організації, і для цієї статті ми їх не перевіряли.
Інформація, а не юридична консультація
Запитайте всіх присутніх на початку засідання й записуйте лише тоді, коли всі погодилися. Якщо хтось проти або ви не впевнені, не записуйте. Також можуть діяти правила вашої організації.
Безпечна альтернатива: не записувати засідання взагалі. Одразу після нього надиктуйте власний підсумок: що вирішили, хто що робить і до коли. Це ваш власний голос, і з нього так само виходить протокол.
Протокол із запису чи усного підсумку в Retexta
Retexta є хмарним застосунком для Android, який перетворює голос на текст і пише тексти за допомогою ШІ. Меню англійською, української версії інтерфейсу немає, тому назви кнопок наводимо англійською. Українське мовлення Retexta розпізнає автоматично.
- Відкрийте Retexta і торкніться New task.
- На екрані What do you want to do? торкніться Summarize a meeting.
- Виберіть, з чого почати:
- Record audio: запишіть засідання (за згодою всіх) або надиктуйте власний підсумок після нього.
- Import audio: виберіть запис, зроблений іншим застосунком. Відкриється системний вибір файлів Android.
- Paste text: вставте нотатки чи розшифровку, які вже маєте.
- Retexta розшифровує аудіо на своїх серверах і складає протокол з розділами на кшталт підсумку, рішень, завдань і відкритих питань. Учасників чи дату наступного засідання буде додано, лише якщо їх згадано в записі.
- Результат іще не оформлений за схемою СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ: перенесіть рішення й завдання у шаблон вище та допишіть номер, присутніх і результати голосування.
- З результату можна створити окремі частини, наприклад завдання, наступні кроки чи Follow-up email для учасників, і поділитися лише потрібним (Share summary, Share action items, Share everything) або експортувати PDF. Для надсилання й експорту потрібні Retexta Pro або кредити.
- Перевірте протокол, перш ніж підписувати. Застосунок позначає результати написом «AI-generated. Check important details.» Особливо уважно звірте імена, дати й відповідальних.
Summarize a meeting і Import audio входять до Retexta Pro. Retexta можна спробувати безкоштовно: нові користувачі отримують кілька безкоштовних результатів Pro для перегляду в застосунку. Копіювання, надсилання й експорт, а також усе після безкоштовних результатів потребують Retexta Pro або кредитів.
Як надиктувати підсумок
«Протокол батьківського комітету, 23 вересня, номер три. Присутні четверо, Марії Ткаченко не було. Екскурсію переносимо на 11 жовтня, всі за. Світлана повідомляє батьків до 26 вересня. Шафи: Олег іде до адміністрації до 3 жовтня, три за, один утримався». Такого підсумку вистачає для всього прикладу вище.
Поради для кращого протоколу
- Пишіть рішення, а не стенограму. Якщо речення починається з «Потім Олег сказав», воно, мабуть, зайве.
- Один відповідальний на завдання. «Комітет» не може бути відповідальним.
- Конкретні дати. «Наступного тижня» через місяць нічого не означає. Пишіть «до 3 жовтня».
- Нейтральний тон. Без оцінок і епітетів про людей.
- Швидко. Протокол, надісланий того ж дня, легше перевірити, бо всі ще пам’ятають засідання.
Читайте також
Готові шаблони: протокол засідання: шаблон і зразок. Онлайн-нарада в Zoom: як розшифрувати запис Zoom. Після засідання зазвичай треба написати лист учасникам: як надиктувати лист на Android. Більше про застосунок: Retexta, голос у текст для Android.
Джерела
Перевірено FLAME Apps 26 вересня 2026 року.
- Законодавство України, постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, розділ «Протоколи», пункти 106-122 (редакція зі змінами, зокрема постановою № 1188 від 25.09.2025).
- Retexta: назви цілей, розділи протоколу й тарифи так, як їх показано в застосунку та в Google Play.
