Zapisnik sa sastanka kratak je pisani zapis o tome što je sastanak odlučio i tko će što napraviti do kada. Počni osnovnim podacima (tko se sastaje, datum, vrijeme, mjesto, tko je nazočan), zatim za svaku točku dnevnog reda zapiši ishod, odluke i zadatke, svaki s osobom i rokom. Na kraju upiši vrijeme završetka, a zapisničar i predsjedavajući potpišu. Zapisnik napiši što prije nakon sastanka, neutralnim tonom, i pošalji ga svim sudionicima.
Što mora sadržavati zapisnik sa sastanka
| Dio | Što ide unutra |
|---|---|
| Zaglavlje | Naziv skupine ili tijela, vrsta sastanka, datum, vrijeme početka, mjesto ili poveznica |
| Nazočnost | Tko je nazočan, tko je odsutan, tko predsjedava, tko je zapisničar |
| Dnevni red | Numerirane točke, redom kojim su se raspravljale |
| Uz svaku točku | Sažetak ishoda u jednoj ili dvije rečenice |
| Odluke | Što je odlučeno, jasno i jednom rečenicom; kod glasanja i rezultat |
| Zadaci | Zadatak, osoba i rok za svaki dogovoreni posao |
| Otvorena pitanja | Što je ostalo neriješeno i tko to prati |
| Kraj | Vrijeme završetka, datum sljedećeg sastanka ako je dogovoren |
| Potpisi | Zapisničar i predsjedavajući, a gdje to propis traži i drugi |
U hrvatskim zapisnicima točke se često označavaju s „Ad 1.“, „Ad 2.“ i tako dalje, prema točkama dnevnog reda. To nije obveza, ali olakšava snalaženje.
Zapisnik sa sastanka stanara i stambene zajednice
Za sastanke u zgradi postoji zakon. Zakon o upravljanju i održavanju zgrada (Narodne novine 152/24, na snazi od 1. siječnja 2025.) u članku 37. govori o sastanku suvlasnika (zakon govori o suvlasnicima, ne o stanarima):
- Na početku sastanka nazočni suvlasnici većinom glasova dogovaraju tko će biti zapisničar.
- Zapisnik sadrži podatke o zgradi, mjesto i vrijeme sastanka, način održavanja, nazočne osobe, dnevni red, iznesene prijedloge, donesene odluke i način glasanja.
- Zapisnik potpisuju ili e-poštom daju suglasnost na njegov sadržaj: osoba koja je sazvala sastanak, zapisničar, svi nazočni suvlasnici i upravitelj zgrade ako je bio nazočan.
- Poziv za sastanak šalje se najmanje pet dana prije i sadrži, među ostalim, dnevni red.
Tko smije sazvati sastanak i koje većine trebaju pojedine odluke uređuju drugi članci istog zakona i međuvlasnički ugovor; to ovdje ne obrađujemo.
Informacija, ne pravni savjet
Za udruge, trgovačka društva, škole i druga tijela vrijede njihovi statuti, poslovnici i propisi. Ako vaše tijelo ima vlastiti obrazac ili pravila za zapisnik, ona imaju prednost pred ovim vodičem.
Zapisnik sa radnog sastanka
Za radne sastanke u tvrtki nema propisane forme; ondje vrijedi ono što je u timu uobičajeno. Dobar radni zapisnik je kratak:
- Samo ishodi. Ne tko je što rekao, nego što je odlučeno.
- Svaki zadatak ima jednu osobu i datum. „Tim“ nije osoba, a „idući tjedan“ za mjesec dana ne znači ništa.
- Otvorena pitanja zasebno, s osobom koja ih prati.
Isti obrazac radi i za roditeljski sastanak, sastanak udruge ili kluba: nazočni, dnevni red, zaključci, zadaci.
Kako napisati zapisnik, korak po korak
Prije sastanka
- Uzmi dnevni red i prepiši točke u obrazac.
- Ispuni zaglavlje: tijelo, datum, vrijeme, mjesto, očekivani sudionici.
- Dogovori vrstu zapisnika: samo odluke ili i kratka rasprava (vidi vrste zapisnika).
Tijekom sastanka
- Zabilježi nazočne te tko je kasnio ili ranije otišao.
- Uz svaku točku zapiši ishod, a ne razgovor.
- Kad se donese odluka, zapiši je jednom jasnom rečenicom. Ako formulacija nije jasna, pitaj: „Znači, dogovorili smo da…?“
- Za svaki zadatak zapiši tri stvari: što, tko, do kada. Ako zadatak nema nositelja, reci to na sastanku.
Nakon sastanka
- Zapisnik napiši isti dan, dok se još sjećaš detalja.
- Piši neutralno i u trećem licu: „Dogovoreno je…“, „Suvlasnici su odlučili…“, a ne „Marko je napokon uvjerio sve…“.
- Provjeri imena, brojeve i datume, pošalji zapisnik sudionicima i zamoli za ispravke.
- Potpisanu verziju spremi gdje je svi mogu pronaći.
Obrazac zapisnika za kopiranje
Kopiraj ga u Word, Google dokumente ili bilješke i zamijeni sve u uglatim zagradama. Retke koji ti ne trebaju obriši. Više obrazaca, uključujući verziju za e-mail, naći ćeš u vodiču zapisnik sa sastanka: primjer i obrazac.
ZAPISNIK
sa sastanka [naziv tijela ili skupine]
održanog [datum] u [mjesto ili poveznica], s početkom u [sat]
Nazočni: [imena]
Odsutni: [imena]
Predsjedava: [ime]
Zapisničar: [ime]
DNEVNI RED
1. [točka]
2. [točka]
3. [točka]
Ad 1. [TOČKA]
Sažetak: [jedna ili dvije rečenice o ishodu]
Odluka: [što je odlučeno; kod glasanja: za / protiv / suzdržani]
Ad 2. [TOČKA]
Sažetak: [jedna ili dvije rečenice o ishodu]
Odluka: [što je odlučeno]
ZADACI
| Zadatak | Nositelj | Rok |
| [što treba napraviti] | [ime] | [datum] |
OTVORENA PITANJA
- [pitanje], prati: [ime]
Sljedeći sastanak: [datum, vrijeme, mjesto]
Sastanak je završen u [sat].
Zapisničar: ______________ Predsjedavajući: ______________
Primjer: zapisnik sa sastanka suvlasnika
Ovaj primjer napisali smo sami. Zgrada, imena i datumi su izmišljeni. Sadrži sve što članak 37. traži za zapisnik sa sastanka suvlasnika.
ZAPISNIK
sa sastanka suvlasnika zgrade Ulica lipa 12, Zagreb
održanog 23. rujna 2026. u prostoriji za sastanke u prizemlju, s početkom u 18:30
Način održavanja: sastanak uživo
Sastanak sazvao: Ana Kovač, predstavnica suvlasnika
Zapisničar: Ivan Babić (izabran većinom glasova nazočnih)
Nazočni: Ana Kovač, Ivan Babić, Marija Jurić, Petar Novak, Lana Šimić
Upravitelj: nije nazočan
DNEVNI RED
1. Zamjena brave na ulaznim vratima
2. Čišćenje podruma
Ad 1. ZAMJENA BRAVE NA ULAZNIM VRATIMA
Prijedlog: Petar Novak predlaže zamjenu brave jer zapinje; ponuda iznosi do 150 eura.
Glasanje: javno, dizanjem ruke: 5 za, 0 protiv, 0 suzdržanih.
Odluka: Brava se mijenja, trošak do 150 eura iz zajedničke pričuve.
Ad 2. ČIŠĆENJE PODRUMA
Prijedlog: Marija Jurić predlaže zajedničko čišćenje u subotu, 10. listopada.
Odluka: Nije donesena; o terminu se odlučuje na sljedećem sastanku.
ZADACI
- Naručiti novu bravu, Petar Novak, do 3. listopada 2026.
- Obavijestiti upravitelja o odluci, Ana Kovač, do 28. rujna 2026.
Sastanak je završen u 19:15.
Potpisi: sazivač, zapisničar i svi nazočni suvlasnici
(ili suglasnost e-poštom na sadržaj zapisnika)
Primijeti što nedostaje: tko se s kim nije slagao oko cijene, deset minuta o parkiranju i priča o susjedovu psu. Zapisnik bilježi ishod.
Snimanje sastanka: najprije pitaj
Snimka olakšava pisanje zapisnika, ali snimanje ljudi bez njihova pristanka može biti kazneno djelo. Kazneni zakon u članku 143. propisuje da se kažnjava onaj tko „neovlašteno zvučno snimi nejavno izgovorene riječi drugoga“, kao i onaj tko takvu snimku uporabi ili učini dostupnom trećoj osobi. Iznimka postoji za javni interes ili drugi interes pretežniji od zaštite privatnosti, ali na nju se ne oslanjaj pri pisanju zapisnika.
Informacija, ne pravni savjet
Pitaj sve nazočne na početku sastanka i snimaj samo ako se slože. Ako netko ne želi ili nisi siguran, nemoj snimati. U tvrtkama i udrugama mogu vrijediti i interna pravila.
Sigurna zamjena: nemoj snimati sastanak. Odmah nakon njega izdiktiraj vlastiti sažetak: što je odlučeno, tko što radi i do kada. To je tvoj glas, a od njega se jednako dobro napravi zapisnik.
Iz snimke ili izgovorenih bilješki do zapisnika uz Retextu
Retexta je aplikacija za Android koja u oblaku pretvara govor u tekst i uz pomoć AI-ja piše gotov tekst. Zapisnik piše iz snimke, uvezene audiodatoteke ili tvog izgovorenog sažetka. Izbornici su na engleskom i nema hrvatskog sučelja, pa nazive gumba navodimo na engleskom. Jezik govora prepoznaje sama, pa hrvatski sastanak daje zapisnik na hrvatskom.
- Otvori Retextu i dodirni New task.
- Pod What do you want to do? dodirni Summarize a meeting.
- Odaberi kako počinješ:
- Record audio: snimi sastanak (uz pristanak svih) ili nakon njega izgovori svoj sažetak.
- Import audio: odaberi snimku iz druge aplikacije. Otvara se Androidov birač datoteka s tvojim audiodatotekama.
- Paste text: zalijepi bilješke ili prijepis koji već imaš.
- Retexta prepisuje snimku na svojim poslužiteljima i piše zapisnik s dijelovima kao što su sažetak, odluke, zadaci i otvorena pitanja. Sudionici i datum sljedećeg sastanka pojavljuju se samo ako se spominju na snimci.
- Iz rezultata možeš napraviti dodatne dijelove, na primjer zadatke, sljedeće korake ili Follow-up email za sudionike, te podijeliti samo ono što ti treba (Share summary, Share action items, Share everything) ili ga izvesti kao PDF. Dijeljenje i izvoz traže Retexta Pro ili kredite.
- Provjeri zapisnik prije slanja. Aplikacija rezultate označava natpisom „AI-generated. Check important details.“ Posebno pazi na imena, datume i tko je zadužen za koji zadatak. Za sastanak suvlasnika dopiši ono što zakon traži, a snimka možda ne sadrži, na primjer način održavanja i način glasanja.
Summarize a meeting i Import audio dio su paketa Retexta Pro. Retextu možeš isprobati besplatno: kao novi korisnik dobivaš nekoliko besplatnih Pro rezultata za pregled u aplikaciji. Za kopiranje, dijeljenje i izvoz, kao i za sve nakon besplatnih rezultata, trebaš Retexta Pro ili kredite.
Izgovori sažetak ovako
„Zapisnik sa sastanka suvlasnika, Ulica lipa 12, 23. rujna, početak 18:30, uživo. Nazočni Ana, Ivan, Marija, Petar i Lana, zapisničar Ivan. Brava: pet za, nitko protiv, mijenja se do 150 eura, Petar naručuje do 3. listopada. Podrum: bez odluke, ide na sljedeći sastanak.“ U tom kratkom sažetku je sve što treba primjeru gore.
Savjeti za bolji zapisnik
- Ishodi, ne prijepis. Ako rečenica počinje s „Zatim je Marko rekao“, vjerojatno joj nije mjesto u zapisniku s odlukama.
- Jedna osoba po zadatku. „Svi“ nije nositelj.
- Pravi datumi. Piši „3. listopada“, ne „idući tjedan“.
- Neutralan ton. Bez ocjena i pridjeva o ljudima.
- Brzo slanje. Zapisnik poslan isti dan lakše je provjeriti jer se svi još sjećaju sastanka.
Nastavi čitati
Obrasci za kopiranje i verzija za e-mail: zapisnik sa sastanka: primjer i obrazac. Razlika između zapisnika s odlukama i doslovnog zapisnika: vrste zapisnika. Nakon sastanka obično slijedi e-mail sudionicima: diktiranje e-maila na Androidu. Već imaš snimku na telefonu? Pretvaranje govora u tekst na Androidu. Više o aplikaciji: Retexta, govor u tekst za Android.
Izvori
Provjerio FLAME Apps 26. rujna 2026.
- Zakon o upravljanju i održavanju zgrada, Narodne novine 152/24 (ispravak 47/26, koji ne dira članak 37.): članak 37., sastanak suvlasnika, zapisničar, sadržaj i potpisivanje zapisnika, poziv pet dana prije; stupanje na snagu 1. siječnja 2025.
- Kazneni zakon, Narodne novine 125/11, članak 143., Neovlašteno zvučno snimanje i prisluškivanje (tekst članka isti i u pročišćenom tekstu na zakon.hr).
- Retexta: nazivi ciljeva, dijelova zapisnika i paketa kako ih prikazuju aplikacija i Google Play.
- Obrazac i primjer: napisao FLAME Apps za ovu stranicu.
