会议记录通常指会上当场记下的内容，尽量完整，谁说了什么都记下来，是原始材料。会议纪要是会后整理出来的文件，只保留会议的主要情况和议定事项，发给大家照着执行。按写法，纪要又可以分成三种：决议式只写决定和待办，讨论式再加上主要观点，逐字式记下每一句话。大多数团队、社团和项目会议，用决议式就对了。
| 会议记录 | 会议纪要 | |
|---|---|---|
| 什么时候写 | 会上当场记 | 会后整理 |
| 写多少 | 尽量完整，按发言顺序 | 提炼要点，按议题 |
| 重点 | 过程：谁说了什么 | 结果：决定了什么、谁做什么 |
| 给谁看 | 主要是存档、备查 | 与会者和需要执行的人 |
| 常见形式 | 记录本、笔记、录音转写稿 | 正式文件或邮件，通常在下次会议通过 |
这是常见的用法，叫法因团体而异，照你所在团体的习惯就好。马来西亚用户搜索时常输入“会议记录格式”（Bing 马来西亚市场的搜索建议），马来文则叫 minit mesyuarat。
在中国大陆，纪要还是一种正式的公文文种。2012 年施行的《党政机关公文处理工作条例》第八条列出的公文种类里，第十五项是：“纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。”这个定义正好说明了纪要和记录的分别：纪要只记主要情况和议定事项。
完整的写法和模板见我们的指南会议纪要怎么写。本页用同一场会议，演示几种写法的差别。
三种写法对比
| 写法 | 记录什么 | 一小时会议大约多长 | 适用于 |
|---|---|---|---|
| 决议式 | 出席、议定事项、待办事项（任务、负责人、期限） | 半页到一页 | 团队例会、项目进度会、大多数社团会议 |
| 讨论式 | 决议式的内容，再加上主要观点和提出的人 | 一到三页 | 有取舍的决定、预算、有争议的事 |
| 逐字式 | 说过的每一句话，只修正明显的口误 | 很多页 | 议会、部分正式听证；其他场合很少用 |
页数是我们写纪要的经验估计，不是标准。
同一场会议，写三遍
这场会议是我们虚构的，团体、人名和日期都是编的。
会议经过： 光华学校羽球队家长委员会开会 40 分钟。只有一个议题：体育馆把星期六的场地时间改了，练习不能再从早上 9 点开始。委员会讨论改到早上 8 点还是 11 点。王教练说 8 点对年纪最小的队员太早。财政李女士指出，11 点的时段每个月贵 RM80。表决后，委员会选了 11 点。
决议式
光华学校羽球队家长委员会 会议纪要
日期：2026 年 9 月 24 日，晚上 7:00 至 7:40，学校会议室
出席：陈美华（主席）、王教练、李女士、林先生
记录：林先生
一、星期六练习时间
议定：从 10 月 3 日起，星期六练习改为上午 11 点开始。委员会同意每月多付 RM80 场地费。
待办事项
- 把新的练习时间通知所有家长，陈美华，10 月 1 日
- 向体育馆确认 11 点的场地，李女士，9 月 28 日
- 更新球队群组公告，林先生，10 月 1 日
下次会议：2026 年 10 月 22 日，晚上 7:00
很短，大家都知道接下来做什么。但它没有说明：为什么选了比较贵的时段。
讨论式
一、星期六练习时间
体育馆更改了星期六的场地时间，练习不能再从上午 9 点开始。委员会讨论了两个方案：上午 8 点和 11 点。
王教练表示，8 点对 8 岁以下的队员太早，已有几位家长表示无法配合。
李女士指出，11 点的时段每月贵 RM80，本季度的预算可以负担。
林先生询问年纪较大的队员能否用 8 点的时段。委员会决定不拆分时间表，因为很多家庭有不止一个孩子在队里。
表决：3 票赞成 11 点，1 票赞成 8 点。
议定：从 10 月 3 日起，星期六练习改为上午 11 点开始。委员会同意支付较高的场地费。
待办事项
（同决议式）
这样到了 12 月，有家长问“为什么场地费变贵了？”，纪要里就有答案。
逐字式（节选）
陈美华：好，下一项，星期六场地的事。李女士，你先讲？
李女士：好。体育馆星期一发了邮件，9 点的时段没有了。他们给我们 8 点或者 11 点。
王教练：8 点对小的那几个太早了。已经有三个家长跟我说 8 点来不了。
李女士：可是 11 点每个月要多 80 块。
四行只覆盖了不到一分钟。40 分钟的会议全部这样写，会有很多页，几乎没人会看。所以社团和公司很少这样做。
该用哪一种？
- 团体有章程、固定格式或法定要求？ 先照那个做，不是照这份清单。
- 例行的团队或项目会议？ 决议式。
- 涉及花钱、改规定或以后可能被追问的决定？ 这个议题用讨论式，其他用决议式。同一份纪要里可以混用。
- 有人要求逐字记录？ 先问为什么。很多时候把录音或转写稿存档就够了，纪要可以保持简短。
美国常用的会议规则《罗伯特议事规则》明显偏向简短的写法：“Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.”（会议纪要记录的是会上做了什么，而不是说了什么。）马来西亚政府部门 JTM 的会议记录指引也把逐字记录讨论列为应避免的错误。
会议纪要和议程、会议笔记、转写稿有什么不同
| 文件 | 什么时候写 | 给谁 | 内容 |
|---|---|---|---|
| 议程 | 会前 | 所有受邀的人 | 按顺序列出议题，可能附时间 |
| 会议笔记 | 会中 | 通常是自己 | 随手记下的内容，没有固定顺序 |
| 录音转写稿 | 从录音转出 | 需要核对细节的人 | 说过的话，原始、未经核对 |
| 会议纪要 | 会后 | 全体成员，也用来存档 | 出席、议定事项、待办事项，经大家确认或更正 |
议程决定了纪要要写哪些议题，写法见会议议程怎么写。笔记和转写稿是原材料，纪要是整理好、大家共用的成品。
纪要里的待办事项：格式
不管用哪种写法，待办事项的格式都一样。每项一行，分三部分：
待办事项
- [以动词开头的任务]，[一位负责人]，[期限]
- [以动词开头的任务]，[一位负责人]，[期限]
三条规则：
- 每项任务只有一个负责人。 “委员会”不是负责人。
- 写真实的日期。 “尽快”“下星期”一个月后就没有意义了。
- 所有任务集中写在最后， 即使它们来自不同议题。
带标题、出席和议题的完整模板见会议纪要模板，跟进任务可以用待办事项模板。
Retexta 写的是哪一种
Retexta 是一款在云端处理的 Android 语音转文字和 AI 写作 App。它的 Summarize a meeting 目标写出的是结果导向的会议纪要：摘要、议定事项、提到了负责人和日期的待办事项、未决问题。最接近决议式。Retexta 的菜单是英文的。
- 打开 Retexta，点 New task。
- 点 Summarize a meeting，它就在开始页上。
- 点 Record audio 录下会议（只在所有人都同意时），或者会后马上口述你的总结。也可以用 Import audio 导入别的 App 录的音频，或用 Paste text 贴上笔记。
- Retexta 在服务器上转写音频，写出纪要。在结果里还能生成更多内容，比如下一步或发给大家的 Follow-up email。
- 发出去之前，核对人名、日期和负责人。App 在结果上标注 “AI-generated. Check important details.”
更多做法和 AI 初稿的检查清单，见用 AI 从录音生成会议纪要。
想要讨论式？ Retexta 会把原始转写稿和纪要放在一起。用转写稿查谁提出了什么观点，把这些内容补到需要的议题下。转写稿是机器转写的，不是经过核对的逐字记录。
Summarize a meeting 和 Import audio 属于 Retexta Pro。Retexta 可以免费试用：新用户可获得几次免费的 Pro 结果，在应用内查看。复制、分享和导出结果，以及免费结果用完之后的所有使用，都需要 Retexta Pro 或点数。
录音开会：先问大家
未经同意录下别人的声音，在一些地方可能违法。各地规定不同，我们没有核实马来西亚或新加坡的具体规定。开会时先问，所有人都同意才录。这是一般信息，不是法律意见。不能录音时，就在会后马上口述你自己的总结。
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完整方法、可复制的模板和范文见会议纪要怎么写。纪要通常要用邮件发出，见用语音写邮件（Android）。手机里已经有会议录音了？见Android 手机录音转文字。关于 App 本身：Retexta，Android 语音转文字。
来源
FLAME Apps 于 2026 年 9 月 25 日查看。
- 中国政府网，党政机关公文处理工作条例（中共中央办公厅、国务院办公厅，2012 年 7 月 1 日起施行；国务院公报 2013 年第 7 号）：第八条第（十五）项“纪要”的定义。
- Robert's Rules of Order，Frequently Asked Questions，第 15 题（英文）。
- Jabatan Tenaga Manusia（JTM），Garis Panduan Penyediaan Minit Mesyuarat（PDF，马来文，2026 年 5 月）：把逐字记录讨论列为应避免的错误。
- Retexta：目标名称、会议纪要的输出内容、原始转写稿和方案以应用（版本 2026.1.23，菜单为英文）和 Google Play 页面为准。
