Koosoleku protokollil on kolm liiki. Otsuste protokoll paneb kirja ainult selle, mis otsustati ja kes mida mis ajaks teeb. Arutelu protokoll lisab iga otsuse juurde lühidalt peamised argumendid. Sõna-sõnaline protokoll ehk stenogramm paneb kirja iga sõna. Enamikul töö-, ühingu- ja projektikoosolekutel sobib otsuste protokoll; arutelu protokolli kasuta siis, kui hiljem võidakse küsida, miks midagi otsustati, ja stenogrammi ainult siis, kui täielik ülestähendus on nõutud.
| Liik | Mida kirja pannakse | Tüüpiline pikkus tunnise koosoleku kohta | Kasuta |
|---|---|---|---|
| Otsuste protokoll | Osalejad, otsused, hääletustulemused, ülesanded (ülesanne, vastutaja, tähtaeg) | Pool lehekülge kuni lehekülg | Töökoosolekud, projektikoosolekud, enamik ühingute koosolekuid |
| Arutelu protokoll | Kõik otsuste protokollist ning peamised argumendid ja kes need esitas | Üks kuni kolm lehekülge | Rahaotsused, reeglimuudatused, vaidlused |
| Stenogramm | Iga öeldud sõna, toimetatud ainult ilmsete lapsuste osas | Palju lehekülgi | Riigikogu istungid, mõni ametlik menetlus; muul juhul harva |
Lehekülgede arv on meie enda rusikareegel, mitte standard. Täieliku meetodi ja põhja leiad juhendist koosoleku protokolli koostamine. See leht näitab liikide erinevust ühe koosoleku kaudu.
Kas liigi saab vabalt valida?
Kõigepealt vaata, kas seadus, põhikiri või organisatsiooni kord midagi ette kirjutab. Kaks näidet Riigi Teatajast (kehtivad tekstid, kontrollitud 28. septembril 2026):
- MTÜ ja korteriühistu üldkoosolek. Mittetulundusühingute seaduse § 21 lg 6 järgi kantakse protokolli toimumise aeg ja koht, liikmete arv, päevakord, hääletustulemused ja vastuvõetud otsused ning muud olulised asjaolud, eriarvamusele jäänud liikme nõudel ka tema eriarvamuse sisu. Korteriomandi- ja korteriühistuseaduse § 20 lg 1 kohaldab selle korteriomanike üldkoosolekule. Sellise protokolli miinimum on seega otsuste protokoll koos hääletustulemustega.
- Riigikogu. Riigikogu kodu- ja töökorra seaduse § 61 järgi Riigikogu istung „stenografeeritakse ja protokollitakse“ ning istungi stenogramm on avalik. See on sõna-sõnalise protokolli tuntuim näide.
Kui sinu grupil selliseid nõudeid pole, vali allolevate näidete järgi. See on teave, mitte õigusnõu.
Üks koosolek kolmel moel
Selle koosoleku mõtlesime välja, et erinevust näidata. Klubi, nimed ja kuupäevad on väljamõeldud.
Koosolek: Spordiklubi Kalju juhatus koguneb 40 minutiks. Ainus teema: linn muutis laupäevase väljaku broneeringu ja trenn ei saa enam kell 9 alata. Juhatus arutab kella 8 ja 11 vahel. Treener Mart leiab, et kell 8 on noorimatele liiga vara. Laekur Kati juhib tähelepanu, et kella 11 aeg maksab 40 eurot kuus rohkem. Pärast hääletust valib juhatus kella 11.
Otsuste protokoll
SPORDIKLUBI KALJU JUHATUSE KOOSOLEK
Kuupäev: 24.09.2026, kell 19.00 kuni 19.40, klubimaja
Osalesid: Maria Tamm (juhataja), Mart Kuusk, Kati Pärn, Oliver Rebane
Protokollis: Oliver Rebane
1. LAUPÄEVASE TRENNI AEG
Hääletus: poolt 3, vastu 1
Otsustati: Alates 3. oktoobrist algab laupäevane trenn kell 11.00. Kiideti heaks väljaku üür 40 eurot kuus rohkem.
ÜLESANDED
- Saata uus ajakava kõigile lastevanematele, Maria, 1. oktoober
- Kinnitada linnaga kella 11 broneering, Kati, 28. september
- Uuendada klubi kodulehte, Oliver, 1. oktoober
Järgmine koosolek: 22.10.2026 kell 19.00
Lühike, ja kõik teavad, mis edasi saab. Mida see ei ütle: miks juhatus kallima aja valis.
Arutelu protokoll
1. LAUPÄEVASE TRENNI AEG
Linn muutis laupäevase väljaku broneeringu, nii et trenn ei saa enam kell 9.00 alata. Juhatus arutas kahte võimalust: kell 8.00 ja kell 11.00.
Mart Kuusk leidis, et kell 8.00 on alla 8-aastaste rühmale liiga vara ja mitu lapsevanemat on juba öelnud, et nad siis ei jõua.
Kati Pärn märkis, et kella 11.00 aeg maksab 40 eurot kuus rohkem ja et selle hooaja eelarve kannab selle välja.
Oliver Rebane küsis, kas vanemad rühmad võiksid võtta kella 8.00. Juhatus otsustas ajakava mitte jagada, sest paljudel peredel on lapsi mitmes rühmas.
Hääletus: kella 11.00 poolt 3, kella 8.00 poolt 1.
Otsustati: Alates 3. oktoobrist algab laupäevane trenn kell 11.00. Kiideti heaks suurem väljaku üür.
ÜLESANDED
(samad mis otsuste protokollis)
Nüüd saab lapsevanem, kes detsembris küsib „miks me väljaku eest rohkem maksame?“, vastuse protokollist.
Stenogramm (katkend)
MARIA TAMM: Hästi, järgmine punkt, laupäevane broneering. Kati, kas alustad?
KATI PÄRN: Jah. Linn saatis esmaspäeval kirja. Kella üheksane aeg kaob. Pakuti kaheksat või üheteistkümmet.
MART KUUSK: Kaheksa on pisikestele liiga vara. Juba kolm lapsevanemat ütlesid, et nad kaheksaks ei jõua.
KATI PÄRN: Üksteist on aga nelikümmend eurot kuus kallim.
Neli rida katavad alla minuti koosolekust. 40 minuti peale kirjutatuna tuleb stenogrammi palju lehekülgi ja vaevalt keegi neid loeb. Seepärast ei pea peaaegu ükski klubi ega ettevõte stenogrammi.
Millist liiki protokolli kasutada?
- Grupil on põhikiri, kehtestatud vorm või seaduse nõue? Järgi neid kõigepealt. Need otsustavad, mitte see loetelu.
- Tavaline töö- või projektikoosolek? Otsuste protokoll.
- Otsus, mis maksab raha, muudab reegleid või võidakse hiljem küsimuse alla seada? Selle punkti juurde arutelu protokoll, ülejäänule otsuste protokoll. Liike võib ühes protokollis segada.
- Keegi soovib sõna-sõnalist ülestähendust? Küsi, miks. Sageli piisab salvestisest või arhiivi pandud transkriptsioonist ja protokoll võib jääda lühikeseks.
Protokoll, märkmed, päevakord ja transkriptsioon
| Dokument | Millal tehakse | Kellele | Mida sisaldab |
|---|---|---|---|
| Päevakord | Enne koosolekut | Kõigile kutsututele | Teemad järjekorras, vahel ka ajad |
| Koosoleku märkmed | Koosoleku ajal | Tavaliselt iseendale | Mida iganes kirja paned, mis tahes järjekorras |
| Transkriptsioon | Salvestisest | Kellele on vaja detaili kontrollida | Öeldud sõnad, toored ja kontrollimata |
| Protokoll | Pärast koosolekut | Kogu grupile ja arhiivi | Osalejad, otsused, ülesanded; grupp kinnitab või parandab |
Päevakord ütleb, mida protokoll käsitleb; siin on koosoleku päevakord. Märkmed ja transkriptsioon on toormaterjal. Protokoll on valmis, jagatud tulemus.
Ülesanded protokollis: vorm
Ükskõik millise liigi valid, ülesanded näevad välja ühtemoodi. Üks rida ülesande kohta, kolm osa:
ÜLESANDED
- [ülesanne, alusta tegusõnaga], [üks vastutaja], [tähtaeg]
- [ülesanne, alusta tegusõnaga], [üks vastutaja], [tähtaeg]
Kolm reeglit teevad need kasutatavaks:
- Üks vastutaja ülesande kohta. „Juhatus“ ei ole vastutaja.
- Päris kuupäev. „Varsti“ või „järgmisel nädalal“ ei tähenda kuu aja pärast midagi.
- Kõik ülesanded ühes kohas, lõpus, isegi kui need tulid jutuks eri punktide juures.
Täielik põhi päise, osalejate ja päevakorraga on lehel koosoleku protokolli põhi ja ülesannete jälgimiseks sobib koosoleku ülesannete põhi.
Millist liiki kirjutab Retexta
Retexta on pilves töötav Androidi äpp, mis muudab kõne tekstiks ja kirjutab tehisintellekti abil. Eesmärk Summarize a meeting kirjutab tulemustele keskendunud koosoleku protokolli: kokkuvõte, otsused, ülesanded koos vastutajate ja tähtaegadega, kui neid mainiti, ning lahtised küsimused. See on kõige lähemal otsuste protokollile. Menüüd on inglise keeles ja eestikeelset kasutajaliidest pole, seepärast kirjutame nuppude nimed nii, nagu need äpis on.
- Ava Retexta ja puuduta New task.
- Puuduta Summarize a meeting. See on avaekraanil.
- Puuduta Record audio, et salvestada koosolek (ainult kõigi nõusolekul) või rääkida kohe pärast oma kokkuvõte. Võid ka Import audio abil valida teise äpiga tehtud salvestise või Paste text abil kleepida oma märkmed.
- Retexta transkribeerib heli oma serverites ja kirjutab protokolli. Tulemusest saad teha lisaosi, näiteks järgmised sammud või Follow-up email grupile.
- Kontrolli nimed, kuupäevad, hääletustulemused ja vastutajad enne saatmist. Äpp märgib tulemused tekstiga „AI-generated. Check important details.“
Rohkem selle töövoo ja tehisintellekti mustandi kontrollnimekirja kohta: koosoleku protokoll tehisintellektiga.
Tahad hoopis arutelu protokolli? Retexta hoiab protokolli kõrval alles toore transkriptsiooni. Vaata sealt, kes mida väitis, ja lisa need read punktidele, mis seda vajavad. See on masina tehtud transkriptsioon, mitte kontrollitud stenogramm.
Summarize a meeting ja Import audio kuuluvad Retexta Pro hulka. Retextat saab tasuta proovida: uue kasutajana saad mõned tasuta Pro-tulemused, mida näed äpis. Tulemuste kopeerimine, jagamine ja eksportimine ning kõik pärast tasuta tulemusi eeldab Retexta Pro tellimust või krediite.
Koosoleku salvestamine: küsi enne
Inimeste salvestamine ilma nende nõusolekuta võib olla keelatud ja paljudel organisatsioonidel on oma kord. Küsi koosoleku alguses ja salvesta ainult siis, kui kõik on nõus. See on teave, mitte õigusnõu. Kui salvestada ei saa, räägi oma kokkuvõte kohe pärast koosolekut.
Loe edasi
Täielik meetod, põhi ja näidis on juhendis koosoleku protokolli koostamine. Protokoll läheb tavaliselt e-kirjaga välja: vaata e-kirja dikteerimine Androidis. Koosoleku salvestis on juba telefonis? Siin on häälmärkme transkribeerimine Androidis. Rohkem äpist: Retexta, kõne tekstiks Androidis.
Allikad
Kontrollinud FLAME Apps 28. septembril 2026.
- Riigi Teataja, Mittetulundusühingute seadus (kehtiv tekst): § 21 lg 6.
- Riigi Teataja, Korteriomandi- ja korteriühistuseadus (kehtiv tekst): § 20 lg 1.
- Riigi Teataja, Riigikogu kodu- ja töökorra seadus: § 61 lg 1 ja 2.
- Retexta: eesmärkide nimed, koosoleku väljundid, toores transkriptsioon ja paketid nii, nagu need on äpis (versioon 2026.1.23) ja Google Play lehel.
