Koosoleku ülesanne on üks töö, millel on üks vastutaja ja üks tähtaeg ning mis on sõnastatud nii, et igaüks näeb, millal see on tehtud. Kõige lihtsamas ülesannete nimekirjas on kolm veergu: ülesanne, vastutaja, tähtaeg. Jälgimistabelisse lisanduvad staatus ja prioriteet, et ülesandeid saaks jälgida mitme koosoleku jooksul. Kopeeri allolevad põhjad ja vaata näiteid: enamik ülesandeid jääb tegemata seetõttu, et need on ebamäärased, mitte seetõttu, et põhi on vale.
Milline on hea ülesanne
| Osa | Hea | Nõrk |
|---|---|---|
| Ülesanne | Algab tegusõnaga ja nimetab tulemuse: „Saata parandatud eelarve Kadrile“ | „Eelarve“ või „Eelarvega tegeleda“ |
| Vastutaja | Üks inimene nimeliselt: „Jaan“ | „Tiim“, „turundus“, „keegi“ |
| Tähtaeg | Päris kuupäev: „2. oktoober“ | „Varsti“, „järgmisel nädalal“, „esimesel võimalusel“ |
| Tehtud, kui | Selge ülesandest endast: eelarve on saadetud | Ebaselge: millal on keegi „tegelenud“? |
Kui ülesandel on kaks vastutajat, jaga see kaheks või vali inimene, kes vastutab lõpptulemuse eest. Kui keegi koosolekul ülesannet ei võta, kirjuta „vastutaja: lahtine“ ja too see järgmisel korral uuesti päevakorda, selle asemel et see vaikselt välja jätta.
Ülesannete nimekirja põhi
Kleebi see protokolli või märkmete lõppu.
ÜLESANDED: [koosoleku nimi], [kuupäev]
- [ ] [Tegusõna + ülesanne], vastutaja: [nimi], tähtaeg: [kuupäev]
- [ ] [Tegusõna + ülesanne], vastutaja: [nimi], tähtaeg: [kuupäev]
- [ ] [Tegusõna + ülesanne], vastutaja: [nimi], tähtaeg: [kuupäev]
Lahtised (vastutaja puudub)
- [Ülesanne], vastutaja määratakse järgmisel koosolekul
Ülesannete jälgimistabel
Jälgimistabel hoiab mitme koosoleku ülesanded ühes kohas. Kleebi tabel arvutustabelisse või dokumenti, üks rida ülesande kohta.
| Nr | Ülesanne | Vastutaja | Tähtaeg | Prioriteet | Staatus | Koosolek | Märkused |
| 1 | [Tegusõna + ülesanne] | [nimi] | [kuupäev] | [kõrge / keskmine / madal] | [avatud / töös / tehtud / takistatud] | [kuupäev] | [takistus või link] |
| 2 | [Tegusõna + ülesanne] | [nimi] | [kuupäev] | [kõrge / keskmine / madal] | [avatud / töös / tehtud / takistatud] | [kuupäev] | [takistus või link] |
| 3 | [Tegusõna + ülesanne] | [nimi] | [kuupäev] | [kõrge / keskmine / madal] | [avatud / töös / tehtud / takistatud] | [kuupäev] | [takistus või link] |
Kuidas seda kasutada:
- Lisa ülesanded koosoleku ajal või kohe pärast, kui kõik veel mäletavad, milles kokku lepiti.
- Alusta iga koosolekut tabelist. Käi lahtised ülesanded esimesena läbi: tehtud, töös, takistatud.
- Muuda tähtaega ainult koos vastutajaga. Kirjuta uus kuupäev ja jäta vana märkustesse.
- Ära kustuta ridu. Märgi ülesanne tehtuks või loobutuks ja lisa paar sõna põhjuseks.
Ülesannete näited
Kirjutasime need näited ise.
| Ebamäärane | Selge ülesanne |
|---|---|
| Koduleht | Saata uue avalehe tekst Kristjanile, vastutaja: Liis, tähtaeg: 2. okt |
| Ruum üle vaadata | Helistada rahvamajja ja kinnitada kuupäev 17. oktoober, vastutaja: Anu, tähtaeg: 30. sept |
| Kliendiga suhelda | Saata kliendile uuendatud hinnapakkumine, vastutaja: Rasmus, tähtaeg: 29. sept |
| Värbamine | Avaldada tööpakkumine ettevõtte kodulehel, vastutaja: Kaisa, tähtaeg: 1. okt |
| Eelarvest järgmine kord | Lisada „IV kvartali eelarve“ 8. oktoobri koosoleku päevakorda, vastutaja: Martin, tähtaeg: 6. okt |
Viimane rida näitab kasulikku nippi: kui teema vajab rohkem arutelu, on ülesanne panna see järgmisse päevakorda. Kuidas teemast päevakorrapunkt teha, loe juhendist koosoleku päevakord.
Ülesanded ja tegevuskava
Ülesannete nimekiri ühelt koosolekult ja tegevuskava ei ole sama asi. Tegevuskava on pikem plaan: eesmärk, sammud, vastutajad ja tähtajad mitme kuu peale. Koosoleku ülesanded on sageli selle plaani järgmised sammud. Kui sul on tegevuskava, lisa jälgimistabelisse veerg, mis näitab, millise tegevuskava punkti juurde ülesanne kuulub.
Võta ülesanded koosolekult välja Retextaga
Retexta on pilves töötav Androidi äpp, mis muudab kõne tekstiks ja kirjutab tehisintellekti abil valmis teksti. Selle koosoleku protokollis on ülesannete jaotis ning vastutajad ja kuupäevad jäävad alles, kui need salvestisel öeldi. Äpi menüüd on inglise keeles, seepärast kirjutame nuppude nimed nii, nagu need äpis on. Rääkida võid eesti keeles.
- Ava Retexta ja puuduta New task.
- Vali küsimuse What do you want to do? all Summarize a meeting.
- Vali Add your input all: Record audio, et rääkida oma kokkuvõte (või salvestada koosolek, kui kõik on nõus), Import audio juba olemasoleva salvestise jaoks või Paste text transkriptsiooni või märkmete jaoks.
- Retexta transkribeerib heli oma serverites ja kirjutab koosoleku protokolli koos jaotisega Action items.
- Kui vajad ainult ülesandeid, kasuta koosoleku väljundite seast Generate action items. Tulemus on märkeruutudega nimekiri, kus kuupäevad, vastutajad ja prioriteedid jäävad alles, kui neid mainiti. Share action items saadab ainult selle osa.
- Kontrolli nimekirja ülaltoodud põhja järgi: üks vastutaja, päris kuupäev, alguses tegusõna. Retexta märgib tulemused tekstiga „AI-generated. Check important details.“
Tehisintellekt saab alles jätta ainult selle vastutaja ja kuupäeva, mis on päriselt välja öeldud. Seega ütle need koosolekul või oma kokkuvõttes valjusti: „Liis saadab avalehe teksti Kristjanile 2. oktoobriks.“
Summarize a meeting, Generate action items ja Import audio kuuluvad Retexta Pro hulka. Retextat saab tasuta proovida: uue kasutajana saad mõned tasuta Pro-tulemused, mida näed äpis. Kopeerimine, jagamine, eksportimine ja ekraanipildid ning kõik pärast tasuta tulemusi eeldab Retexta Pro tellimust või krediite.
Ütle ülesanded ühe mustri järgi
Kes, teeb mida, mis ajaks: „Anu helistab rahvamajja esmaspäevaks.“ Sellise mustriga räägitud kokkuvõttest saad puhtad ülesanded, olgu sa need ise kirja panemas või teeb seda äpp.
Loe edasi
Enne koosolekut: koosoleku päevakord ja kohtumise palve e-kirjaga. Kui tahad, et tehisintellekt kirjutaks kogu mustandi salvestisest, loe koosoleku protokoll tehisintellektiga salvestisest. Ülejäänud protokolli jaoks: koosoleku protokolli põhi ja näidis ja kuidas kirjutada koosoleku protokolli. Äpi kohta: Retexta, kõne tekstiks Androidis.
Allikad
Kontrollinud FLAME Apps 28. septembril 2026.
- Retexta: eesmärkide nimed, koosoleku väljundid („Generate action items“, „Share action items“), ülesannete vorm ja paketid nii, nagu need on äpis (versioon 2026.1.23, menüüd inglise keeles) ja Google Plays; märkeruutudega vorm ning vastutajate ja kuupäevade säilimine on äpi tulemuse juhistest.
- Põhjad ja näited: kirjutanud FLAME Apps.
