Eine Aufgabe aus dem Meeting hat eine zuständige Person und einen Termin und ist so formuliert, dass jeder erkennt, wann sie erledigt ist. Die einfachste To-do-Liste hat drei Spalten: Was, Wer, Bis wann. Eine Maßnahmenliste ergänzt Status und Priorität, damit du die Aufgaben über mehrere Besprechungen verfolgst. Kopier dir die Vorlagen unten und schau dir die Beispiele an: Die meisten To-dos scheitern nicht an der Vorlage, sondern daran, dass sie zu ungenau sind.
Woran du eine gute Aufgabe erkennst
| Teil | Gut | Schwach |
|---|---|---|
| Was | Beginnt mit einem Verb und nennt das Ergebnis: „Überarbeitetes Budget an Maria schicken“ | „Budget“ oder „Budget anschauen“ |
| Wer | Eine Person mit Namen: „Jo“ | „Das Team“, „Marketing“, „Jemand“ |
| Bis wann | Ein echtes Datum: „03.10.“ | „Bald“, „Nächste Woche“, „Asap“ |
| Erledigt, wenn | Ergibt sich aus der Aufgabe: das Budget ist verschickt | Unklar: Wann ist etwas „angeschaut“? |
Haben zwei Leute dieselbe Aufgabe, teil sie in zwei To-dos auf oder leg fest, wer den Hut aufhat. Übernimmt in der Besprechung niemand eine Aufgabe, schreib „Wer: offen“ und sprich sie beim nächsten Mal wieder an, statt sie stillschweigend wegzulassen.
Vorlage: To-do-Liste für das Protokoll
Diese Liste setzt du ans Ende deines Protokolls oder deiner Notizen. Sie hat denselben Aufbau wie der Aufgabenteil in unserer Besprechungsprotokoll Vorlage.
TO-DOS: [Besprechung], [TT.MM.JJJJ]
- [ ] [Verb + Aufgabe], zuständig: [Name], bis: [TT.MM.]
- [ ] [Verb + Aufgabe], zuständig: [Name], bis: [TT.MM.]
- [ ] [Verb + Aufgabe], zuständig: [Name], bis: [TT.MM.]
Offen (noch niemand zuständig)
- [Aufgabe], wird in der nächsten Besprechung verteilt
Vorlage: Maßnahmenliste über mehrere Besprechungen
Eine Maßnahmenliste (auch „offene Punkte-Liste“) sammelt alle Aufgaben aus mehreren Sitzungen an einem Ort. Kopier die Tabelle in eine Tabellenkalkulation oder ein Dokument, eine Zeile pro Aufgabe.
| Nr. | Aufgabe | Wer | Bis wann | Priorität | Status | Aus Sitzung vom | Bemerkung |
| 1 | [Verb + Aufgabe] | [Name] | [Datum] | [hoch / mittel / niedrig] | [offen / in Arbeit / erledigt / blockiert] | [Datum] | [Hindernis oder Link] |
| 2 | [Verb + Aufgabe] | [Name] | [Datum] | [hoch / mittel / niedrig] | [offen / in Arbeit / erledigt / blockiert] | [Datum] | [Hindernis oder Link] |
| 3 | [Verb + Aufgabe] | [Name] | [Datum] | [hoch / mittel / niedrig] | [offen / in Arbeit / erledigt / blockiert] | [Datum] | [Hindernis oder Link] |
So arbeitest du damit:
- Trag Aufgaben während oder direkt nach dem Meeting ein, solange alle noch wissen, was sie zugesagt haben.
- Beginn jede Besprechung mit der Liste. Erst die offenen Punkte durchgehen: erledigt, in Arbeit, blockiert.
- Termine nur mit der zuständigen Person verschieben. Neues Datum eintragen, das alte in der Bemerkung behalten.
- Keine Zeile löschen. Markier sie als erledigt oder gestrichen, mit einem Wort zum Grund.
Beispiele: von ungenau zu klar
Diese Beispiele haben wir selbst geschrieben.
| Ungenau | Klare Aufgabe |
|---|---|
| Website | Neuen Startseitentext an Sam schicken, zuständig: Lee, bis: 02.10. |
| Location klären | Stadthalle anrufen und den 18.10. bestätigen, zuständig: Ana, bis: 30.09. |
| Beim Kunden nachhaken | Aktualisiertes Angebot an Schreinerei Weber mailen, zuständig: Raj, bis: 27.09. |
| Stelle ausschreiben | Stellenanzeige auf der Karriereseite veröffentlichen, zuständig: Mia, bis: 01.10. |
| Budget nächstes Mal besprechen | „Budget viertes Quartal“ auf die Tagesordnung vom 08.10. setzen, zuständig: Chris, bis: 06.10. |
Die letzte Zeile zeigt einen nützlichen Trick: Braucht ein Thema mehr Diskussion, lautet die Aufgabe, es auf die nächste Tagesordnung zu setzen. Wie du daraus einen Tagesordnungspunkt machst, steht im Ratgeber Tagesordnung erstellen.
To-dos aus dem Meeting holen mit Retexta
Retexta ist eine Cloud-App für Sprache zu Text und KI-Schreiben auf Android. Das Meeting-Protokoll enthält einen Abschnitt mit To-dos und behält Zuständige und Termine, wenn sie in der Aufnahme genannt werden.
- Öffne Retexta und tippe auf Neue Aufgabe.
- Unter Was möchtest du machen? tippst du auf Meeting zusammenfassen.
- Unter Eingabe hinzufügen wählst du Audio aufnehmen, um deine Zusammenfassung einzusprechen (oder das Meeting mit Zustimmung aller aufzunehmen), Audio importieren für eine vorhandene Aufnahme oder Text einfügen für ein Transkript oder Notizen.
- Retexta transkribiert das Audio auf seinen Servern und schreibt das Meeting-Protokoll mit einem Abschnitt To-dos.
- Willst du nur die Aufgaben, tippst du bei den Meeting-Ausgaben auf To-dos erzeugen. Das Ergebnis ist eine Checkliste, die Termine, Zuständige und Prioritäten behält, wenn sie genannt wurden. Mit To-dos teilen verschickst du nur diesen Teil.
- Prüf die Liste mit der Vorlage oben: eine Person, ein echtes Datum, ein Verb am Anfang. Retexta kennzeichnet Ergebnisse mit „KI-generiert. Wichtige Angaben prüfen.“
Die KI kann nur Zuständige und Termine übernehmen, die jemand ausgesprochen hat. Sag sie also laut, im Meeting oder in deiner Zusammenfassung: „Lee schickt Sam den Startseitentext bis 2. Oktober.“
Meeting zusammenfassen, To-dos erzeugen und Audio importieren gehören zu Retexta Pro. Retexta kannst du kostenlos ausprobieren: Zum Start bekommst du ein paar kostenlose Pro-Ergebnisse, die du in der App ansehen kannst. Für Kopieren, Teilen, Exportieren und Screenshots und für alles nach den Gratis-Ergebnissen brauchst du Retexta Pro oder Credits.
To-dos immer im selben Muster sprechen
Wer macht was bis wann: „Ana ruft bis Montag in der Stadthalle an.“ Eine Zusammenfassung in diesem Muster ergibt saubere To-dos, egal ob du sie selbst abtippst oder eine App das übernimmt.
Weitere Ratgeber
Die To-dos sind ein Teil des Protokolls. Für den Rest nimm die Besprechungsprotokoll Vorlage, und was grundsätzlich ins Protokoll gehört, steht unter Protokoll schreiben. Wie eine KI den ganzen Entwurf aus einer Aufnahme schreibt, liest du unter Protokoll mit KI erstellen. Mehr zur App: Retexta, Sprache zu Text für Android.
Quellen
Geprüft von FLAME Apps am 25.09.2026.
- Retexta: Namen von Zielen, Meeting-Ausgaben („To-dos erzeugen“, „To-dos teilen“), Format der To-do-Liste und Tarife wie in der App (Version 2026.1.23) und im Google-Play-Eintrag; das Format (Checkliste, Zuständige und Termine bleiben erhalten, wenn genannt) stammt aus den Ergebnis-Anweisungen der App.
- Vorlagen und Beispiele: von FLAME Apps für diese Seite geschrieben.
