Siin on neli koosoleku protokolli põhja, mida saad kohe kopeerida: üldkoosoleku protokoll hääletustega MTÜ-le, korteriühistule või seltsile, töökoosoleku märkmed igapäevaseks kasutuseks, e-kirja põhi protokolli saatmiseks ja täidetud näidis, mis on tehtud räägitud kokkuvõttest. Kõik on lihttekst, nii et need kleepuvad puhtalt Wordi, Google Docsi või märkmeäppi. Asenda kõik nurksulgudes ja kustuta, mida ei vaja.
| Põhi | Kasuta | Mida kirja paned |
|---|---|---|
| Üldkoosoleku protokoll | MTÜ, korteriühistu, selts, osanike koosolek | Osalejad, päevakord, hääletustulemused, otsused, allkirjad |
| Koosoleku märkmed | Töökoosolek, projekti ülevaade, ühekordne arutelu | Põhipunktid, otsused, ülesanded |
| Protokoll e-kirjas | Tulemuse saatmine grupile | Otsused ja ülesanded kirja sees |
| Täidetud näidis | Et näha, milline valmis protokoll välja näeb | Räägitud kokkuvõttest tehtud protokoll |
Kui protokoll on sulle uus, selgitab juhend koosoleku protokolli koostamine, mida kirja panna ja kuidas jääda neutraalseks, ning protokolli liigid võrdleb vorme. See leht on tööriistakast.
Üldkoosoleku protokolli põhi (hääletusega)
Kasuta seda, kui grupp teeb formaalseid otsuseid: MTÜ, korteriühistu, selts või osanike koosolek. Põhi järgib mittetulundusühingute seaduse § 21 lõikes 6 nimetatud sisu (toimumise aeg ja koht, liikmete arv, päevakord, hääletustulemused, otsused, muud olulised asjaolud, eriarvamused, allkirjad), mida korteriomandi- ja korteriühistuseaduse § 20 lg 1 kohaldab ka korteriomanike üldkoosolekule. Kui ühingu põhikiri nõuab rohkem, lisa see.
[ÜHINGU NIMI] ÜLDKOOSOLEKU PROTOKOLL
Toimumise aeg: [pp.kk.aaaa], algus kell [hh.mm], lõpp kell [hh.mm]
Toimumise koht: [aadress, ruum või videolink]
Liikmete arv: [kõigi liikmete arv]; osales [arv] liiget, esindatud [arv] häält
(osalejate nimekiri lisas 1)
Koosoleku juhataja: [nimi]
Protokollija: [nimi]
Koosolek on otsustusvõimeline: [jah / ei, põhjendus]
PÄEVAKORD
1. [päevakorrapunkt]
2. [päevakorrapunkt]
3. [päevakorrapunkt]
1. [PÄEVAKORRAPUNKT]
Ettekandja: [nimi]
Arutati: [üks või kaks lauset]
Otsuse eelnõu: [täpne sõnastus, mille üle hääletati]
Hääletus: poolt [arv], vastu [arv], erapooletu [arv]
OTSUSTATI: [otsus, võetud vastu / ei võetud vastu]
Eriarvamus: [liikme nõudel: nimi ja eriarvamuse sisu, lisas 2]
2. [PÄEVAKORRAPUNKT]
Arutati: [üks või kaks lauset]
Hääletus: poolt [arv], vastu [arv], erapooletu [arv]
OTSUSTATI: [otsus]
MUUD OLULISED ASJAOLUD
[näiteks esitatud kirjalikud ettepanekud või avaldused, lisas 3]
Koosoleku juhataja: [nimi, allkiri]
Protokollija: [nimi, allkiri]
LISAD
1. Osalejate nimekiri (nimi, häälte arv, osalemise viis, esindaja nimi)
2. Eriarvamused
3. Kirjalikud ettepanekud ja avaldused
4. Volikirjad
Nõuanne: kirjuta otsus täpselt nii, nagu selle üle hääletati. Kui sõnastus arutelu jooksul muutus, kirjuta lõplik versioon, mitte esimene mustand. Protokoll peab MTÜS § 21 lg 7 järgi olema liikmetele kättesaadav pärast 14 päeva möödumist koosoleku lõpust.
Koosoleku märkmete põhi (mitteametlik)
Enamikul töökoosolekutel pole hääletusi ega kvoorumit vaja. Märkmete põhi hoiab kolme asja, mida hiljem otsitakse: mis otsustati, mis on lahtine ja kes mida mis ajaks teeb.
KOOSOLEKU MÄRKMED: [teema või meeskond]
Kuupäev: [pp.kk.aaaa]
Osalejad: [nimed]
Märkmed tegi: [nimi]
Koosoleku eesmärk: [üks lause]
Põhipunktid
- [punkt]
- [punkt]
- [punkt]
Otsused
- [mis kokku lepiti]
- [mis kokku lepiti]
Lahtised küsimused
- [küsimus], tegeleb [nimi]
Ülesanded
- [ ] [ülesanne], [nimi], [kuupäev]
- [ ] [ülesanne], [nimi], [kuupäev]
Järgmine kokkusaamine: [kuupäev ja kellaaeg]
Kui märkmeäpis on linnukestega nimekirjad, tee ülesannete ridadest nimekiri, siis saad need ära märkida. Pikema ülesannete loetelu jaoks staatuse ja prioriteediga kasuta koosoleku ülesannete põhja.
Protokoll e-kirjas: põhi
Enamik inimesi loeb e-kirja ja manust ei ava. Pane otsused ja ülesanded kirja sisse ning lisa terve protokoll manusena ainult siis, kui see on pikk.
Teema: Protokoll: [koosoleku nimi], [pp.kk.]
Tere!
Saadan tänase koosoleku [koosoleku nimi] protokolli. Terve protokoll on manuses.
Otsused
- [otsus]
- [otsus]
Ülesanded
- [ülesanne]: [nimi], [kuupäev]
- [ülesanne]: [nimi], [kuupäev]
Lahtised küsimused
- [küsimus], [nimi] annab teada [kuupäev]
Järgmine koosolek: [kuupäev, kellaaeg, koht või link]
Palun saada parandused [kuupäev].
Parimat
[sinu nimi]
Salvestisest täidetud põhi
Selle näite kirjutasime ise, et põhimõtet näidata. Ühistu, nimed ja kuupäevad on välja mõeldud ja see ei ole äpi päris tulemus.
Mida protokollija kohe pärast koosolekut telefoni rääkis:
Nii, korteriühistu Kase 5 üldkoosoleku protokoll, 24. september, algus kell seitse. Ühistus on kaksteist korteriomanikku, kohal oli kaheksa, üks volikirjaga. Juhatas Lea, protokollis mina, Andres. Esimene punkt, välisukse lukk on katki. Omar tegi ettepaneku tellida uus lukk hiljemalt kahe nädala jooksul, poolt seitse, vastu üks, erapooletuid polnud. Omar tellib luku reedeks. Teine punkt, sügisene talgupäev, hääletust polnud, Priit uurib, kas hoov on 17. oktoobril vaba. Lõpetasime kell seitse nelikümmend.
Sama sisu üldkoosoleku põhjas:
KORTERIÜHISTU KASE 5 ÜLDKOOSOLEKU PROTOKOLL
Toimumise aeg: 24.09.2026, algus kell 19.00, lõpp kell 19.40
Toimumise koht: [aadress, ruum]
Liikmete arv: 12; osales 8 korteriomanikku, neist 1 volikirjaga
(osalejate nimekiri lisas 1)
Koosoleku juhataja: Lea
Protokollija: Andres
PÄEVAKORD
1. Välisukse lukk
2. Sügisene talgupäev
1. VÄLISUKSE LUKK
Arutati: Välisukse lukk on katki.
Otsuse eelnõu: Tellida uus lukk hiljemalt kahe nädala jooksul.
Hääletus: poolt 7, vastu 1, erapooletu 0
OTSUSTATI: Tellida uus lukk hiljemalt kahe nädala jooksul. Luku tellib Omar 25.09.2026.
2. SÜGISENE TALGUPÄEV
Arutati: Hääletust ei toimunud. Priit uurib, kas hoov on 17.10.2026 vaba.
Koosoleku juhataja: Lea, [allkiri]
Protokollija: Andres, [allkiri]
LISAD
1. Osalejate nimekiri
2. Volikiri
Pane tähele kaht asja. „Reedeks“ muutus päris kuupäevaks (24. september 2026 on neljapäev, nii et reede on 25. september), sest kuu aja pärast ei tähenda „reede“ midagi. Ja kõik, mida seadus protokollilt nõuab, pidi kokkuvõttes kõlama: liikmete arv, hääletustulemus, juhataja ja protokollija. Mida sa ei ütle, seda ei saa ka tehisintellekt protokolli kirjutada.
Täida põhi häälega Retextas
Retexta on pilves töötav Androidi äpp, mis muudab kõne tekstiks ja kirjutab tehisintellekti abil valmis teksti. Eesmärk Summarize a meeting teeb salvestisest, imporditud helifailist või kleebitud märkmetest koosoleku protokolli. Menüüd on inglise keeles ja eestikeelset kasutajaliidest pole, seepärast kirjutame nuppude nimed nii, nagu need äpis on.
- Ava Retexta ja puuduta New task.
- Puuduta küsimuse What do you want to do? all Summarize a meeting.
- Vali jaotises Add your input: Record audio, et oma kokkuvõte rääkida (või salvestada koosolek kõigi nõusolekul), Import audio olemasoleva salvestise jaoks või Paste text olemasolevate märkmete jaoks.
- Retexta transkribeerib heli oma serverites ja kirjutab protokolli jaotistega nagu Summary, Key points, Decisions, Action items ja Open questions. Osalejad, protokollija ja järgmine koosolek ilmuvad ainult siis, kui need salvestisel selgelt kõlavad.
- Kopeeri tulemus oma põhja ja kontrolli iga nime, numbrit, kuupäeva ja hääletustulemust. Retexta märgib tulemused tekstiga „AI-generated. Check important details.“
Formaalsed üksikasjad nagu otsuse eelnõu sõnastus ja hääletustulemus on täpselt nii head, kui sina need ütled. Ütle need selgelt: „Poolt seitse, vastu üks, erapooletuid polnud.“
Summarize a meeting ja Import audio kuuluvad Retexta Pro hulka. Retextat saab tasuta proovida: uue kasutajana saad mõned tasuta Pro-tulemused, mida näed äpis. Kopeerimine, jagamine, eksportimine ja ekraanipildid ning kõik pärast tasuta tulemusi eeldab Retexta Pro tellimust või krediite.
Teiste inimeste salvestamine
Salvesta koosolekut ainult siis, kui kõik on nõus, ja ütle neile, et heli töödeldakse pilveteenuses. Kindel valik on rääkida pärast koosolekut oma kokkuvõte, nagu ülaltoodud näites. Rohkem juhendis koosoleku protokolli koostamine.
Loe edasi
Enne koosolekut pane kokku päevakord juhendi koosoleku päevakord järgi; selle punktidest saavad protokolli nummerdatud osad. Ülesannete jaoks kasuta koosoleku ülesannete põhja. Kui tahad, et tehisintellekt kirjutaks salvestisest esimese mustandi, loe juhendit koosoleku protokoll tehisintellektiga. Rohkem äpist: Retexta, kõne tekstiks Androidis.
Allikad
Kontrollinud FLAME Apps 28. septembril 2026.
- Riigi Teataja, Mittetulundusühingute seadus (kehtiv tekst): § 21 lg 3¹, 5, 6 ja 7.
- Riigi Teataja, Korteriomandi- ja korteriühistuseadus (kehtiv tekst): § 20 lg 1.
- Retexta: eesmärkide, sisendite, protokolli jaotiste ja pakettide nimed nii, nagu need on äpis (versioon 2026.1.23) ja Google Play lehel.
- Põhjad ja näide: kirjutanud FLAME Apps selle lehe jaoks.
