כאן יש ארבע תבניות שאפשר להעתיק עכשיו: פרוטוקול פורמלי עם הצעות החלטה והצבעות לעמותות, לוועדים ולדירקטוריונים, טופס סיכום פגישה לישיבות צוות שוטפות, נוסח למייל לשליחת הפרוטוקול, ופרוטוקול לדוגמא שנכתב מסיכום שנאמר בקול. כולן טקסט רגיל, כך שהן נדבקות נקי ב-Word, ב-Google Docs או באפליקציית פתקים. מחליפים את כל מה שבסוגריים המרובעים ומוחקים את מה שלא צריך.
| תבנית | מתאימה ל | מה נרשם |
|---|---|---|
| פרוטוקול פורמלי | עמותה, ועד, דירקטוריון, אסיפה | נוכחות, מניין, הצעות החלטה, הצבעות, אישור |
| טופס סיכום פגישה | ישיבות צוות, פגישות מעקב, דיון חד פעמי | נקודות עיקריות, החלטות, משימות |
| פרוטוקול במייל | שליחת התוצאות לקבוצה | החלטות ומשימות בגוף המייל |
| פרוטוקול לדוגמא | לראות איך נראה פרוטוקול גמור | פרוטוקול שלם שנבנה מהקלטה |
פעם ראשונה שאתם כותבים פרוטוקול? המדריך איך כותבים פרוטוקול ישיבה מסביר מה חייב להופיע ואיך שומרים על ניסוח ניטרלי, וסוגי פרוטוקולים משווה בין הפורמטים. העמוד הזה הוא ארגז הכלים.
תבנית לפרוטוקול פורמלי (הצעות והצבעות)
משתמשים בה כשגוף מקבל החלטות פורמליות: ועד, עמותה, דירקטוריון, ועד הורים או אסיפת חברים. היא רושמת מי הציע כל הצעה, מי תמך בה ואיך הצביעו. אם לגוף יש תקנון או תבנית קבועה, הם קודמים.
פרוטוקול ישיבת [שם הגוף] [ישיבה רגילה / ישיבה מיוחדת]
תאריך: [יום, תאריך]
שעה: הישיבה נפתחה ב-[שעה] על ידי [שם, תפקיד]
מקום: [כתובת, חדר או קישור]
נכחו: [שמות]
נעדרו: [שמות]
מוזמנים: [שמות, אם יש]
מניין חוקי: [יש / אין, מספר הנוכחים]
רישום הפרוטוקול: [שם]
1. אישור הפרוטוקול הקודם
הפרוטוקול מיום [תאריך] [אושר ללא שינויים / אושר עם התיקון: ...].
2. דיווחים
[שם הדיווח], הציג: [שם]: [משפט או שניים על העובדות העיקריות].
3. [נושא]
סיכום: [משפט או שניים על מה שיצא מהדיון].
הצעת החלטה: [שם] הציע ש[הנוסח המדויק של ההצעה].
תמיכה בהצעה: [שם]
הצבעה: בעד [מספר], נגד [מספר], נמנעים [מספר]. ההצעה [התקבלה / נדחתה].
4. [נושא]
סיכום: [משפט או שניים על מה שיצא מהדיון].
הצעת החלטה: [שם] הציע ש[הנוסח המדויק של ההצעה].
תמיכה בהצעה: [שם]
הצבעה: בעד [מספר], נגד [מספר], נמנעים [מספר]. ההצעה [התקבלה / נדחתה].
משימות
- [משימה], אחריות: [שם], עד: [תאריך]
- [משימה], אחריות: [שם], עד: [תאריך]
הישיבה הבאה
[תאריך, שעה, מקום]
נעילת הישיבה
הישיבה ננעלה ב-[שעה].
הוגש על ידי: [שם], [תאריך]
אושר ב: [תאריך]
טיפ: רושמים את ההצעה בדיוק בנוסח שעליו הצביעו. אם הנוסח השתנה במהלך הדיון, רושמים את הגרסה הסופית ולא את הטיוטה הראשונה.
טופס סיכום פגישה (לא פורמלי)
ברוב ישיבות הצוות לא צריך הצעות החלטה או מניין. טופס סיכום פגישה שומר את שלושת הדברים שמחפשים אחר כך: מה הוחלט, מה עדיין פתוח ומי עושה מה ועד מתי.
סיכום פגישה: [נושא או צוות]
תאריך: [יום, תאריך]
משתתפים: [שמות]
רישום: [שם]
מטרת הפגישה: [משפט אחד]
נקודות עיקריות
- [נקודה]
- [נקודה]
- [נקודה]
החלטות
- [מה הוחלט]
- [מה הוחלט]
שאלות פתוחות
- [שאלה], המשך טיפול: [שם]
משימות
- [ ] [משימה], [שם], עד [תאריך]
- [ ] [משימה], [שם], עד [תאריך]
פגישת המעקב הבאה: [תאריך ושעה]
אם באפליקציית הפתקים שלכם יש רשימות סימון, הפכו את שורות המשימות לרשימה כזו ותוכלו לסמן אותן. לרשימת משימות ארוכה עם סטטוס ועדיפות, ראו את תבנית המשימות.
תבנית לשליחת פרוטוקול במייל
רוב האנשים קוראים את המייל ולא פותחים את הקובץ המצורף. לכן שמים את ההחלטות ואת המשימות בגוף המייל, ומצרפים את הפרוטוקול המלא רק אם הוא ארוך.
נושא: פרוטוקול: [שם הישיבה], [תאריך]
שלום לכולם,
מצורף הפרוטוקול של [שם הישיבה] מהיום. בקצרה:
החלטות
- [החלטה]
- [החלטה]
משימות
- [משימה]: [שם], עד [תאריך]
- [משימה]: [שם], עד [תאריך]
שאלות פתוחות
- [שאלה], [שם] יחזור עם תשובה עד [תאריך]
הישיבה הבאה: [תאריך, שעה, מקום או קישור]
תיקונים והערות אפשר לשלוח עד [תאריך].
תודה,
[השם שלכם]
פרוטוקול ישיבה לדוגמא, שנכתב מהקלטה
את הדוגמה כתבנו בעצמנו כדי להמחיש את הרעיון. הגוף, השמות והתאריכים בדויים, וזו לא תוצאה אמיתית של האפליקציה.
מה שרושמת הפרוטוקול אמרה לטלפון מיד אחרי הישיבה:
אוקיי, פרוטוקול ועד הדיירים של רחוב הרימון, עשרים וארבעה בספטמבר, התחלנו בשמונה. נכחו לינה, עומר, פריה ואני, בן לא הגיע. אישרנו את הפרוטוקול של החודש שעבר, בלי שינויים. נושא ראשון, המנעול של דלת הכניסה שמקולקל. עומר הציע שנפנה בכתב לחברת הניהול ונבקש תיקון תוך שבועיים, פריה תמכה, כל הארבעה בעד. עומר כותב את המכתב עד יום שישי. נושא שני, מסיבת דיירים בחצר. לא הצבענו, אבל לינה בודקת אם החצר פנויה בשישה עשר באוקטובר. הישיבה הבאה בעשרים ושניים באוקטובר, באותה שעה. סיימנו בשמונה וארבעים.
אותו תוכן בתבנית הפורמלית:
פרוטוקול ישיבת ועד הדיירים, רחוב הרימון, ישיבה רגילה
תאריך: יום חמישי, 24 בספטמבר 2026
שעה: הישיבה נפתחה ב-20:00
מקום: חדר הדיירים
נכחו: לינה, עומר, פריה, [רושמת הפרוטוקול]
נעדרו: בן
רישום הפרוטוקול: [שם]
1. אישור הפרוטוקול הקודם
הפרוטוקול מיום 27 באוגוסט אושר ללא שינויים.
2. דלת הכניסה
סיכום: המנעול של דלת הכניסה מקולקל.
הצעת החלטה: עומר הציע שהוועד יפנה בכתב לחברת הניהול ויבקש לתקן את המנעול תוך שבועיים.
תמיכה בהצעה: פריה
הצבעה: בעד 4, נגד 0, נמנעים 0. ההצעה התקבלה.
3. מסיבה בחצר
סיכום: לא התקיימה הצבעה. לינה תבדוק אם החצר פנויה ב-16 באוקטובר.
משימות
- מכתב לחברת הניהול, אחריות: עומר, עד: 25 בספטמבר
- בדיקה אם החצר פנויה ב-16 באוקטובר, אחריות: לינה, עד: הישיבה הבאה
הישיבה הבאה
יום חמישי, 22 באוקטובר 2026, 20:00, חדר הדיירים
נעילת הישיבה
הישיבה ננעלה ב-20:40.
שימו לב לשני דברים. "עד יום שישי" הפך לתאריך אמיתי, כי "יום שישי" לא אומר כלום אחרי חודש. והשם של רושמת הפרוטוקול עדיין בסוגריים: אמרו את השם שלכם בהקלטה, או השלימו אותו בעצמכם.
ממלאים את התבנית מהקול עם Retexta
Retexta היא אפליקציית ענן לאנדרואיד שממירה דיבור לטקסט וכותבת בעזרת AI. המטרה Summarize a meeting הופכת הקלטה, קובץ שמע מיובא או פתקים מודבקים לפרוטוקול, בשפה שבה דיברו. תפריטי האפליקציה באנגלית, ולכן שמות הכפתורים מופיעים כאן באנגלית.
- פותחים את Retexta ומקישים על New task.
- במסך What do you want to do? מקישים על Summarize a meeting.
- תחת Add your input בוחרים Record audio כדי לומר את הסיכום שלכם (או להקליט את הישיבה, בהסכמת כולם), Import audio להקלטה שכבר יש לכם, או Paste text לפתקים קיימים.
- Retexta מתמללת את השמע בשרתים שלה וכותבת פרוטוקול עם חלקים כמו סיכום, נקודות עיקריות, החלטות, משימות ושאלות פתוחות. משתתפים, רושם הפרוטוקול והישיבה הבאה מופיעים רק כשהם מוזכרים בבירור בהקלטה.
- מעתיקים את התוצאה לתבנית ובודקים כל שם, מספר, תאריך והצבעה. Retexta מסמנת את התוצאות בכיתוב "AI-generated. Check important details."
פרטים פורמליים כמו מי הציע, מי תמך ותוצאות ההצבעה יהיו טובים רק כמו מה שאמרתם. אמרו אותם בבירור: "עומר הציע, פריה תמכה, ארבעה בעד".
Summarize a meeting ו-Import audio הם חלק מ-Retexta Pro. אפשר לנסות את Retexta בחינם: משתמשים חדשים מקבלים כמה תוצאות Pro בחינם לצפייה באפליקציה. להעתקה, לשיתוף, לייצוא ולצילומי מסך, וגם לכל מה שאחרי התוצאות החינמיות, צריך Retexta Pro או קרדיטים.
הקלטה של אנשים אחרים
הקליטו ישיבה רק אם כולם מסכימים. האפשרות הבטוחה היא להקליט סיכום שלכם אחרי הישיבה, כמו בדוגמה שלמעלה. עוד על הקלטה והסכמה במדריך איך כותבים פרוטוקול ישיבה.
להמשך
לפני הישיבה בונים סדר יום, והנושאים שלו הופכים לסעיפים הממוספרים של הפרוטוקול: ראו את המדריך על סדר יום לישיבה. למשימות יש תבנית משימות משלהן. ולישיבה שהתקיימה בזום, קראו תמלול הקלטת זום וסיכום הפגישה. עוד על האפליקציה: Retexta, דיבור לטקסט לאנדרואיד.
מקורות
נבדקו על ידי FLAME Apps ב-28 בספטמבר 2026.
- Retexta: שמות המטרות, אפשרויות הקלט, חלקי הפרוטוקול והתוכניות כפי שהם מופיעים באפליקציה (גרסה 2026.1.23) ובדף שלה ב-Google Play. רשימת החלקים מתוך ההוראות של האפליקציה לפרוטוקול; נעילת ההעתקה והשיתוף ממסך התוצאה.
- התבניות והדוגמה: נכתבו על ידי FLAME Apps לעמוד הזה.
