כדי לכתוב סדר יום לישיבה, מתחילים במטרה של הישיבה במשפט אחד, ואז רושמים את הנושאים לפי הסדר שבו תדונו בהם. לכל נושא נותנים מוביל, זמן ואת מה שרוצים שייצא: החלטה, דיון או רק עדכון. למעלה כותבים תאריך, שעה ומקום או קישור, ושולחים את סדר היום לפני הישיבה כדי שאנשים יתכוננו. נושאים שדורשים החלטה שמים בהתחלה, כשכולם עוד רעננים.
המבנה של סדר יום
| חלק | מה כותבים |
|---|---|
| כותרת | שם הישיבה, תאריך, שעת התחלה וסיום, מקום או קישור |
| מטרה | משפט אחד: מה צריך להיות סגור בסוף הישיבה |
| משתתפים | מי מוזמן, ומי צריך להכין משהו |
| נושאים | ממוספרים, לפי הסדר, לכל אחד מוביל, דקות ותוצאה רצויה |
| הכנה | מסמכים לקרוא או מספרים להביא, עם קישורים |
| סעיפים קבועים | מעבר על משימות פתוחות בהתחלה, שונות בסוף |
| הישיבה הבאה | תאריך, אם כבר ידוע |
איך כותבים סדר יום, צעד אחר צעד
- כותבים קודם את המטרה. "להחליט על דמי הוועד לשנה הבאה" היא מטרה. "ישיבה שבועית" היא לא. אם אי אפשר לכתוב מטרה, שווה לשאול אם הישיבה נחוצה.
- אוספים נושאים. שואלים את המשתתפים מה הם צריכים להעלות, ובודקים בפרוטוקול הקודם שאלות ומשימות פתוחות.
- מסמנים לכל נושא מה רוצים שייצא. החלטה, דיון או עדכון. עדכון שלא צריך עליו דיון יכול לרוב לצאת במייל.
- מסדרים. קודם משימות פתוחות, אחר כך החלטות, אחר כך דיונים, ובסוף שונות.
- נותנים לכל נושא זמן ומוביל. מחברים: אם הסכום יוצא ארוך מהישיבה, מקצרים או מזיזים משהו עכשיו, לא באמצע הישיבה.
- מוסיפים הכנה: איזה מסמך לקרוא, אילו מספרים להביא.
- שולחים מראש ומבקשים תוספות עד מועד מסוים.
בגופים פורמליים, כמו ועד מנהל של עמותה או אסיפה של ועד בית, התקנון שלהם יכול לקבוע איך מזמנים ישיבה, כמה זמן מראש ואיך מאשרים את סדר היום. אם יש תקנון, הוא קובע.
תבנית לסדר יום
מעתיקים ל-Word, ל-Google Docs או למייל ומחליפים את כל מה שבסוגריים המרובעים.
סדר יום: [שם הישיבה]
תאריך: [יום, תאריך]
שעה: [התחלה] עד [סיום]
מקום: [חדר, כתובת או קישור לשיחת וידאו]
מטרה: [משפט אחד: מה צריך להיות מוחלט או ברור בסוף]
משתתפים: [שמות]
הכנה: [מסמך, קישור או מספרים להביא]
1. משימות פתוחות מהישיבה של [תאריך] ([דקות], [שם])
2. [נושא] ([דקות], [שם]), תוצאה: [החלטה / דיון / עדכון]
3. [נושא] ([דקות], [שם]), תוצאה: [החלטה / דיון / עדכון]
4. [נושא] ([דקות], [שם]), תוצאה: [החלטה / דיון / עדכון]
5. שונות ([דקות])
6. סיכום ומועד הישיבה הבאה ([דקות])
תוספות לסדר היום עד: [תאריך ושעה], אל [שם]
דוגמה: סדר יום לאסיפת ועד בית
את הדוגמה כתבנו בעצמנו; הבניין והשמות בדויים.
סדר יום: אסיפת דיירים, רחוב הדקל 12
תאריך: יום שלישי, 20.10.2026
שעה: 19:30 עד 20:30
מקום: הלובי בקומת הכניסה, וקישור ל-Zoom למי שלא יכול להגיע
מטרה: להחליט על דמי הוועד לשנה הבאה ועל תיקון הדלת של החניון.
משתתפים: כל הדיירים; מוביל: ועד הבית (רינה, משה, עדי)
הכנה: ההשוואה של משה בין שלוש הצעות המחיר לדלת (קישור במייל)
1. משימות פתוחות מהאסיפה של 22.9 (5 דקות, רינה)
2. דמי ועד לשנה הבאה (20 דקות, משה), תוצאה: החלטה
3. תיקון דלת החניון: בחירת הצעת מחיר (15 דקות, עדי), תוצאה: החלטה
4. ניקיון חדר האופניים (10 דקות, רינה), תוצאה: עדכון
5. שונות (5 דקות)
6. סיכום ומועד האסיפה הבאה (5 דקות, רינה)
תוספות לסדר היום עד: יום ראשון 18.10 בשעה 20:00, אל רינה
שתי ההחלטות באות קודם, העדכון אחריהן. סעיף 1 עובר על מה שהוסכם בפעם הקודמת, ואת זה מוצאים בחלק המשימות של הפרוטוקול האחרון.
סדר יום ופרוטוקול: מסמך אחד בשני שלבים
סדר היום הוא התוכנית, הפרוטוקול הוא התיעוד. מספור זהה לשניהם חוסך זמן:
- לפני הישיבה: שולחים את סדר היום.
- בזמן הישיבה: פותחים עותק של סדר היום ורושמים מתחת לכל סעיף מה יצא.
- אחרי הישיבה: מוסיפים נוכחים, החלטות ומשימות, וסדר היום הפך לפרוטוקול.
בתבנית לפרוטוקול ישיבה יש חלקים תואמים, ובתבנית למשימות לביצוע רשימת המשימות. מה בכלל נכנס לפרוטוקול מוסבר במדריך איך כותבים פרוטוקול ישיבה.
אומרים את הנושאים, מקבלים סדר יום מסודר עם Retexta
Retexta היא אפליקציית Android שממירה דיבור לטקסט בענן וכותבת ממנו טקסט מוכן בעזרת בינה מלאכותית. אין בה מטרה ייעודית לסדר יום, אבל Something else מאפשרת לתאר במילים שלכם איזו תוצאה אתם רוצים. תפריטי Retexta באנגלית ואין ממשק בעברית, ולכן שמות הכפתורים מופיעים כאן באנגלית.
- פותחים את Retexta ולוחצים על New task.
- לוחצים על More templates ואז על Something else.
- במסך What should the AI do? מתארים את המשימה, למשל: "הפוך את זה לסדר יום לישיבה בעברית: מטרה, נושאים ממוספרים בסדר הגיוני, ולכל נושא מוביל, זמן ותוצאה רצויה."
- מוסיפים קלט: Record audio ומדברים על הנושאים כמו שהם עולים לכם בראש, או Paste text עם הרשימות שכבר יש לכם. לא צריך לבחור שפת דיבור.
- Retexta מתמללת בשרתים שלה וכותבת את סדר היום. בודקים סדר, זמנים ושמות ומשלימים מה שחסר. Retexta מסמנת את התוצאות בתווית "AI-generated. Check important details." (נוצר בבינה מלאכותית, בדקו פרטים חשובים).
Something else הוא חלק מ-Retexta Pro. אפשר לנסות את Retexta בחינם: משתמשים חדשים מקבלים כמה תוצאות Pro בחינם לצפייה באפליקציה. העתקה, שיתוף, ייצוא וצילומי מסך, וכל מה שאחרי התוצאות החינמיות, דורשים Retexta Pro או קרדיטים.
מה אומרים
"אסיפת דיירים ב-20 באוקטובר, שעה. צריך להחליט על דמי הוועד, משה מביא את המספרים, עשרים דקות. עדי מובילה את הדלת של החניון, רבע שעה, לבחור הצעת מחיר. רינה מעדכנת על חדר האופניים. מתחילים במשימות מהפעם הקודמת." זה מספיק לסדר יום שלם.
עוד מדריכים
אחרי הישיבה הופכים את סדר היום לפרוטוקול עם התבנית לפרוטוקול ישיבה ועוקבים אחרי המשימות עם התבנית למשימות לביצוע. צריך קודם לזמן את הפגישה? מייל לקביעת פגישה. על האפליקציה: Retexta, דיבור לטקסט ל-Android.
מקורות
נבדק על ידי FLAME Apps ב-25 וב-28 בספטמבר 2026.
- Retexta: שמות המטרות ("Something else", "More templates"), שדה תיאור המשימה והמסלולים כפי שהם מופיעים באפליקציה (גרסה 2026.1.23) ובדף שלה ב-Google Play.
- התבנית והדוגמה: נכתבו על ידי FLAME Apps.
