כדי לבקש פגישה במייל, כותבים במשפט אחד למה רוצים להיפגש, מציעים שניים או שלושה מועדים מוגדרים, מציינים כמה זמן זה ייקח ואיפה, ומבקשים מהנמען לבחור מועד או להציע אחר. זה כל מה שבקשה לפגישה צריכה. בהמשך תמצאו נוסח רשמי, נוסח קצר לעמית, בקשה לפגישת זום, גרסה באנגלית, מייל תזכורת כשלא ענו, ומייל סיכום לשלוח אחרי הפגישה.
| חלק | דוגמה |
|---|---|
| נושא | בקשה לפגישה: תקציב הרבעון הרביעי |
| מטרה | "אשמח לעבור איתך על טיוטת התקציב לפני שהיא עוברת לכספים." |
| מועדים | יום שלישי 13.10 בשעה 10:00 או יום רביעי 14.10 בשעה 14:00 |
| משך ומקום | חצי שעה, בחדר הישיבות בקומה 3 או ב-Zoom |
| הבקשה | "אחד המועדים מתאים לך, או שיש זמן שנוח לך יותר?" |
נוסח רשמי לבקשת פגישה
מעתיקים לאפליקציית המייל ומחליפים את כל מה שבסוגריים המרובעים.
נושא: בקשה לפגישה בנושא [נושא]
שלום רב [שם],
אשמח לקבוע פגישה של כ-[30] דקות כדי [מטרת הפגישה במשפט אחד].
האם אחד מהמועדים הבאים מתאים לך?
- [יום, תאריך, שעה]
- [יום, תאריך, שעה]
- [יום, תאריך, שעה]
נוכל להיפגש [במשרדך / בחדר הישיבות שלנו / בשיחת וידאו ב-Zoom, Teams או Google Meet, ואשלח קישור].
[לא חובה: כדי להתכונן, כדאי לעיין ב-(מסמך) לפני הפגישה.]
אם אף מועד לא מתאים, אשמח להצעה למועד אחר.
בברכה,
[שם מלא]
[תפקיד, ארגון]
[טלפון]
שלושה מועדים מספיקים. יותר אפשרויות מקשות על התשובה, לא מקלות.
נוסח קצר לתיאום פגישה עם עמית
עם מי שעובדים איתו כל יום, מייל קצר או הודעה בצ'אט של העבודה עובדים טוב יותר.
נושא: פגישה קצרה על [נושא]?
היי [שם],
צריך לשבת [20] דקות על [נושא].
מתאים לך [מועד ראשון] או [מועד שני]?
אם לא, מה נוח לך?
תודה,
[שם]
בקשה לפגישת זום או שיחת וידאו
בשיחת וידאו כותבים באיזה כלי משתמשים ומי שולח את הקישור, כדי שאף אחד לא יחכה בחדר הלא נכון.
נושא: שיחת וידאו קצרה על [נושא]
שלום [שם],
אפשר לקבוע שיחת וידאו קצרה על [נושא]?
אצטרך כ-[20] דקות כדי [מטרה].
יש לי זמן ב[מועד 1] או ב[מועד 2].
ברגע שנסגור מועד, אשלח זימון [Zoom / Teams / Google Meet] עם קישור.
בברכה,
[שם]
מייל לקביעת פגישה באנגלית
הרבה ישראלים כותבים ללקוחות, לספקים ולעמיתים בחו״ל. המבנה זהה, רק שבאנגלית כותבים תאריך מלא ומוסיפים אזור זמן:
Subject: Meeting request: [topic]
Dear [Mr./Ms. Last name],
I would like to arrange a [30-minute] meeting to [purpose in one sentence].
Would one of these times work for you?
- [Day, date, time, time zone]
- [Day, date, time, time zone]
We can meet [at your office / online via Zoom or Google Meet; I will send the link].
If none of these times suits you, please suggest another.
Kind regards,
[Your name]
[Title, organization]
שימו לב לשבוע העבודה: בישראל הוא בדרך כלל מראשון עד חמישי, ובאירופה ובארה״ב משני עד שישי. יום ראשון לא יתאים לרוב ללקוח באירופה, ויום שישי אחר הצהריים לא יתאים לרוב לעמית בארץ. בגרסה האנגלית כתבו למשל "Tuesday, October 13, 10:00 Israel time".
כשלא ענו: מייל תזכורת
עונים באותו שרשור. המועדים שהצעתם כנראה כבר עברו, אז מציעים חדשים.
שלום [שם],
רציתי לחזור למייל הקודם שלי לגבי פגישה בנושא [מטרה].
המועדים שהצעתי כבר עברו, אז הנה שניים חדשים:
- [מועד 1]
- [מועד 2]
אם מישהו אחר אצלכם מתאים יותר לשיחה הזאת, אשמח להפניה אליו.
תודה,
[שם]
עוד נוסחים לתזכורת מנומסת בלי לחץ תמצאו במדריך מייל פולואפ.
מייל סיכום אחרי הפגישה
אחרי הפגישה שולחים לכל המשתתפים סיכום קצר, רצוי באותו יום.
נושא: סיכום: [שם הפגישה], [תאריך]
שלום לכולם,
תודה שהגעתם היום.
החלטות:
- [החלטה 1]
- [החלטה 2]
משימות:
- [שם]: [משימה] עד [תאריך]
- [שם]: [משימה] עד [תאריך]
שאלות פתוחות:
- [שאלה]
הפגישה הבאה: [תאריך ושעה]
אם פספסתי משהו, תכתבו לי.
[שם]
איך מנסחים משימות כך שיבוצעו באמת, תמצאו במדריך משימות לביצוע אחרי פגישה.
טיפים להצעת מועדים
- תאריך מלא, לא רק יום: "יום שלישי, 13.10" ברור יותר מ"שלישי הבא".
- אזור זמן כשמישהו נמצא בחו״ל: "10:00 שעון ישראל".
- כמה זמן: קל יותר למצוא 20 דקות מאשר פגישה בלי סוף ידוע.
- מי שולח זימון: כך הפגישה לא נכנסת ליומן פעמיים.
- חגים ומועדים: לפני שמציעים תאריך בסתיו או באביב, בדקו שהוא לא נופל על חג או על ערב חג.
אם הרבה אנשים קובעים איתכם, אפשר לשלוח דף לקביעת פגישות במקום רשימת מועדים. ביומן Google התכונה נקראת "לוח זמנים לפגישות". לפי מרכז העזרה של Google בעברית צריך חשבון Google אישי או חשבון Workspace ומחשב, ו"אי אפשר ליצור לוחות זמנים לפגישות באפליקציית היומן ל-Android או לאייפון/לאייפד". באותו עמוד כתוב שלחלק מהתכונות צריך חשבון מתאים ב-Google Workspace או מינוי ל-Google One.
דוגמה: מהודעה קולית למייל מוכן
את הדוגמה כתבנו בעצמנו כדי להמחיש את הרעיון. זה לא פלט אמיתי של האפליקציה, והתוצאה אצלכם תיראה אחרת.
מה אפשר להגיד לטלפון:
מייל למיכל לוי מהמתנ״ס.
אנחנו רוצים להעביר שם את מועדון הקריאה אחרי החגים, ואני צריכה לדבר איתה על חדר.
חצי שעה מספיקה.
אני יכולה ביום שלישי בבוקר או ביום חמישי אחרי שלוש, או שהיא תגיד.
אפשר להיפגש שם, אני אבוא למתנ״ס.
תשאל אם היא צריכה משהו מאיתנו מראש, כמו כמה אנשים הגיעו בשנה שעברה.
בנימוס, זו הפעם הראשונה שאני פונה אליה.
המייל המוכן (Email, בסגנון Professional):
נושא: בקשה לפגישה: חדר למועדון הקריאה
שלום רב מיכל,
אנחנו מעוניינים לקיים את מועדון הקריאה שלנו במתנ״ס אחרי החגים, ואשמח לשוחח איתך על אפשרויות החדרים.
הפגישה תימשך כחצי שעה, ואשמח להגיע אלייך למתנ״ס.
האם אחד מהמועדים הבאים מתאים לך?
- יום שלישי, [תאריך], בבוקר
- יום חמישי, [תאריך], אחרי 15:00
אם מועד אחר נוח לך יותר, אשמח לשמוע.
האם כדאי שנכין משהו מראש, למשל את מספר המשתתפים מהשנה שעברה?
בברכה,
[שם מלא]
כל מה שיש במייל היה בהודעה הקולית. המטרה באה ראשונה, המועדים עומדים כל אחד בשורה משלו, והשאלה בסוף מראה שבאתם מוכנים. שימו לב ל[תאריך]: בהודעה נאמר "יום שלישי", אז משלימים את התאריך האמיתי לפני השליחה.
כותבים את הבקשה לפגישה עם Retexta
Retexta היא אפליקציית Android שממירה דיבור לטקסט בענן וכותבת ממנו טקסט מוכן בעזרת בינה מלאכותית. אומרים למה הפגישה ומתי אתם פנויים, והאפליקציה כותבת את המייל. תפריטי Retexta באנגלית ואין ממשק בעברית, ולכן שמות הכפתורים מופיעים כאן באנגלית.
- פותחים את Retexta ולוחצים על New task.
- תחת What do you want to do? בוחרים Write a message.
- תחת What kind of message? בוחרים Email (או Work chat (Slack, Teams) להודעה בצ'אט של העבודה) וסגנון כתיבה כמו Professional או Friendly, ולוחצים Next.
- לוחצים Record audio ומדברים בעברית: למי המייל, למה רוצים להיפגש, כמה זמן, איפה ומתי נוח לכם. לא צריך לבחור שפת דיבור: האפליקציה מזהה את השפה בעצמה.
- עוצרים את ההקלטה. Retexta מתמללת בשרתים שלה וכותבת את המייל, בדרך כלל בשפה שבה דיברתם.
- במסך התוצאה אפשר לשנות סגנון, שפה או אורך בלי להקליט שוב. צריכים את המייל באנגלית? מחליפים שפה ב-Change language.
- בודקים תאריכים ושעות, ואז מעתיקים את המייל או משתפים אותו לאפליקציית המייל.
Write a message הוא חלק מ-Retexta Pro. אפשר לנסות את Retexta בחינם: משתמשים חדשים מקבלים כמה תוצאות Pro בחינם לצפייה באפליקציה. העתקה, שיתוף, ייצוא וצילומי מסך, וכל מה שאחרי התוצאות החינמיות, דורשים Retexta Pro או קרדיטים. Retexta מסמנת את התוצאות בתווית "AI-generated. Check important details." (נוצר בבינה מלאכותית, בדקו פרטים חשובים). היא לא רואה את היומן שלכם, אז ודאו שכל מועד שאתם מציעים באמת פנוי.
עוד מדריכים
לפני הפגישה: איך כותבים סדר יום לישיבה. אחרי הפגישה: משימות לביצוע אחרי פגישה וסיכום פגישה עם AI מתוך הקלטה. עוד על מיילים בקול: הכתבת מייל באנדרואיד. על האפליקציה: Retexta, דיבור לטקסט ל-Android.
מקורות
נבדק על ידי FLAME Apps ב-28 בספטמבר 2026.
- מרכז העזרה של יומן Google, איך יוצרים לוח זמנים לפגישות: סוג החשבון, יצירה במחשב בלבד, תכונות בתשלום.
- Retexta: שמות המטרות, סוגי ההודעות, סגנונות הכתיבה והמסלולים כפי שהם מופיעים באפליקציה (גרסה 2026.1.23) ובדף שלה ב-Google Play; זיהוי אוטומטי של שפת הדיבור ועברית כשפת פלט לפי קוד האפליקציה.
- הנוסחים והדוגמה: נכתבו על ידי FLAME Apps.
