Pour demander un rendez-vous par mail, dites en une phrase pourquoi vous voulez rencontrer la personne, proposez deux ou trois créneaux précis, indiquez la durée et le lieu (adresse, salle ou visio), puis demandez-lui de choisir un créneau ou d’en proposer un autre. C’est tout ce qu’une demande de rendez-vous doit contenir. Vous trouverez ci-dessous des modèles pour un rendez-vous classique, un appel, une visio, une relance et le mail de suivi à envoyer après la réunion.
| Élément | Exemple |
|---|---|
| Objet | Demande de rendez-vous : budget 2027 |
| Motif | « Je souhaiterais faire le point avec vous sur le projet de budget avant son envoi à la direction financière. » |
| Créneaux | Mardi 6 octobre à 10 h ou mercredi 7 octobre à 14 h |
| Durée et lieu | 30 minutes, dans votre bureau ou en visio |
| La demande | « L’un de ces créneaux vous conviendrait-il ? » |
Un rendez-vous en mairie ou dans une administration ?
Beaucoup de recherches « demande de rendez-vous » concernent une carte d’identité, un passeport ou une autre démarche. Ce guide porte sur les mails professionnels. Pour une démarche administrative, suivez la prise de rendez-vous indiquée sur le site officiel de la mairie ou du service concerné.
Modèle de mail de demande de rendez-vous
Copiez ce modèle dans votre messagerie et remplacez tout ce qui est entre crochets.
Objet : Demande de rendez-vous : [sujet]
Bonjour [Madame / Monsieur] [Nom],
Je souhaiterais vous rencontrer pendant [30 minutes] afin de [motif en une phrase].
L’un de ces créneaux vous conviendrait-il ?
- [jour, date, heure]
- [jour, date, heure]
- [jour, date, heure]
Nous pouvons nous voir [à l’adresse / dans la salle / en visio sur Teams, Zoom ou Google Meet, je vous enverrai le lien].
[Facultatif : Pour préparer l’échange, pourriez-vous apporter ou consulter (document) ?]
Si aucun de ces créneaux ne vous convient, n’hésitez pas à m’en proposer un autre.
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
[Fonction, organisation]
[Téléphone]
Trois créneaux suffisent. Au-delà, la réponse devient plus compliquée, pas plus simple. Pour un premier contact ou un interlocuteur haut placé, « Madame, » ou « Monsieur, » seul est plus formel que « Bonjour Madame Dupont, ».
Demande de rendez-vous téléphonique par mail
Pour un appel, précisez qui appelle qui et à quel numéro, sinon chacun attend l’appel de l’autre.
Objet : Échange téléphonique au sujet de [sujet]
Bonjour [Nom],
Auriez-vous 15 minutes pour un appel au sujet de [sujet] ?
Je suis disponible [jour, date, heure] ou [jour, date, heure].
Je peux vous appeler au numéro de votre choix, ou vous pouvez me joindre au [téléphone].
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
Mail pour proposer une réunion en visio
Pour une visio, dites quel outil vous utilisez et qui envoie le lien, pour que personne n’attende dans la mauvaise salle virtuelle.
Objet : Réunion en visio sur [sujet] ?
Bonjour à tous,
Je vous propose une courte réunion en visio sur [sujet], d’environ [45] minutes, pour [objectif].
Deux créneaux possibles :
- [option 1]
- [option 2]
Merci de m’indiquer vos disponibilités d’ici [date]. J’enverrai ensuite une invitation [Teams / Zoom / Google Meet] avec le lien.
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
Relancer une demande de rendez-vous
Sans réponse, répondez dans le même fil. Les créneaux proposés sont peut-être passés : proposez-en de nouveaux.
Bonjour [Nom],
Je me permets de revenir vers vous au sujet de ma demande de rendez-vous concernant [motif].
Les créneaux proposés étant passés, en voici deux nouveaux :
- [option 1]
- [option 2]
Si une autre personne de votre équipe est mieux placée pour en parler, je lui écrirai volontiers.
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
Pour relancer sans insister lourdement, voyez aussi nos modèles de mail de relance.
Après la réunion : le mail de suivi
Envoyez un court récapitulatif à tous les participants, le jour même si possible.
Objet : Suite à notre réunion du [date] : [sujet]
Bonjour à tous,
Merci pour votre participation.
Décisions :
- [décision 1]
- [décision 2]
Actions :
- [Nom] : [tâche] pour le [date]
- [Nom] : [tâche] pour le [date]
Questions ouvertes :
- [question]
Prochaine réunion : [date, heure]
N’hésitez pas à me signaler un oubli.
[Prénom Nom]
Pour un compte rendu complet, avec participants, ordre du jour et décisions, voyez notre guide du compte rendu de réunion.
Bien proposer des créneaux
- Des dates, pas seulement des jours. « Mardi 6 octobre » est plus clair que « mardi prochain ».
- Le fuseau horaire dès qu’un participant est ailleurs : « 10 h, heure de Paris » pour un correspondant à Montréal, à Dakar ou à Casablanca.
- La durée. On case plus facilement 20 minutes qu’une réunion sans fin annoncée.
- Qui envoie l’invitation. L’entrée d’agenda arrive alors une fois, pas deux.
Si beaucoup de personnes prennent rendez-vous avec vous, une page de réservation peut remplacer la liste de créneaux. Google Agenda propose pour cela le planning de rendez-vous. D’après la page d’aide de Google, il faut un compte Google personnel ou un compte Workspace et un ordinateur : « Vous ne pouvez pas créer de planning de rendez-vous dans l’application Agenda pour Android, iPhone ou iPad. » Google précise aussi que « certaines fonctionnalités des plannings de rendez-vous nécessitent un abonnement Google Workspace ou Google One éligible ». Sur ordinateur, ouvrez Google Agenda, cliquez sur Créer, puis sur Planning des rendez-vous.
Exemple : d’une note vocale à une demande de rendez-vous
Nous avons écrit cet exemple nous-mêmes pour illustrer l’idée. Ce n’est pas un vrai résultat de l’application, et le vôtre sera différent.
Ce que vous pourriez dire :
Mail pour Mme Fabre, à la médiathèque. On voudrait faire le club de lecture chez eux au printemps, il faut que je lui parle des salles.
Une demi-heure à peu près. Je peux mardi prochain le matin ou jeudi après 15 heures, ou elle choisit.
Je peux passer à la médiathèque, pas de souci.
Demande-lui s’il lui faut quelque chose avant, genre nos chiffres de fréquentation de l’an dernier.
Poli, c’est notre premier contact.
L’e-mail rédigé (E-mail, Professionnel) :
Objet : Demande de rendez-vous : salle pour le club de lecture du printemps
Madame,
Notre association souhaiterait organiser son club de lecture à la médiathèque ce printemps, et je souhaiterais m’entretenir avec vous des salles disponibles.
Le rendez-vous durerait environ 30 minutes, et je peux tout à fait me déplacer à la médiathèque.
L’un de ces créneaux vous conviendrait-il ?
- mardi [date], dans la matinée
- jeudi [date], après 15 h
Si un autre moment vous arrange davantage, je m’adapterai volontiers.
Souhaitez-vous que nous préparions quelque chose, par exemple nos chiffres de fréquentation de l’an dernier ?
Je vous prie d’agréer, Madame, mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Tout ce que contient l’e-mail figurait dans la note vocale. Le motif vient en premier, les créneaux sont sur des lignes à part, et la question finale montre que vous êtes préparé. Remarquez les [date] : la note disait « mardi prochain », remplacez-les par les vraies dates avant l’envoi.
Rédiger la demande de rendez-vous avec Retexta
Retexta est un outil de dictée vocale et de rédaction par IA pour Android qui fonctionne dans le cloud. Vous dites l’objet du rendez-vous et vos disponibilités, il rédige la demande.
- Ouvrez Retexta et appuyez sur Nouvelle tâche.
- Sous Que voulez-vous faire ?, choisissez Écrire un message.
- Sous Quel type de message ?, choisissez E-mail (ou Chat pro (Slack, Teams) pour un message court), puis un style comme Professionnel, Formel ou Amical. Appuyez sur Suivant.
- Appuyez sur Enregistrer de l’audio et parlez : à qui s’adresse le mail, pourquoi vous voulez vous voir, combien de temps, où, et vos créneaux.
- Arrêtez l’enregistrement. Retexta transcrit ce que vous avez dit et rédige l’e-mail.
- Sur l’écran du résultat, vous pouvez changer le style, la langue ou la longueur sans réenregistrer.
- Vérifiez les dates et les heures, puis copiez l’e-mail ou partagez-le vers votre messagerie.
Écrire un message fait partie de Retexta Pro. Retexta est gratuit à essayer : au départ, vous recevez quelques résultats Pro gratuits, à consulter dans l’application. La copie, le partage et l’export, ainsi que tout ce qui vient après ces résultats gratuits, demandent Retexta Pro ou des crédits. Retexta signale ses résultats par la mention « Généré par IA. Vérifiez les informations importantes. » Il ne consulte pas votre agenda : assurez-vous que chaque créneau proposé est vraiment libre.
À lire aussi
Pour les autres e-mails du quotidien : dicter un mail sur Android, le mail de relance et le message d’absence. Pour préparer la réunion : l’ordre du jour d’une réunion. Après la réunion : le compte rendu de réunion. En savoir plus sur l’application : Retexta, la dictée vocale pour Android.
Sources
Vérifié par FLAME Apps le 25 septembre 2026.
- Aide Google Agenda, Créer un planning de rendez-vous : types de compte, création sur ordinateur uniquement, fonctions premium.
- Retexta : noms des objectifs, types de message, styles d’écriture et offres tels qu’ils apparaissent dans l’application (version 2026.1.23) et sur sa fiche Google Play.
- Modèles et exemple : rédigés par FLAME Apps.
