Một email mời họp tốt trả lời năm câu hỏi trong vài dòng: họp để làm gì, thứ mấy, ngày nào, mấy giờ đến mấy giờ, ở đâu (hoặc link họp online) và xác nhận trước ngày nào. Nếu bạn chỉ muốn hẹn gặp một người, hãy đưa ra hai hoặc ba khung giờ cụ thể và để họ chọn. Dưới đây là mẫu email mời họp nội bộ, email hẹn lịch với đối tác, mẫu mời họp online, email mời họp bằng tiếng Anh, email nhắc lại khi chưa có phản hồi và email tóm tắt sau cuộc họp.
| Phần | Ví dụ |
|---|---|
| Tiêu đề | Mời họp rà soát kế hoạch kinh doanh quý 4 |
| Mục đích | Thống nhất chỉ tiêu và phân công cho quý 4 |
| Thời gian | 9:00 đến 10:30, thứ Ba ngày 6/10/2026 |
| Địa điểm | Phòng họp tầng 3, hoặc link Google Meet |
| Xác nhận | Vui lòng xác nhận trước 17:00 thứ Sáu ngày 2/10 |
Mẫu email mời họp nội bộ
Sao chép vào ứng dụng email và thay mọi nội dung trong ngoặc vuông. Mẫu này hợp với cuộc họp phòng ban, họp nhóm dự án hay họp tổ ở trường.
Tiêu đề: Mời họp [tên cuộc họp], [thứ, ngày]
Kính gửi anh/chị [tên hoặc bộ phận],
Để [lý do cuộc họp trong một câu], [phòng/nhóm] trân trọng mời anh/chị tham dự cuộc họp:
Thời gian: [giờ bắt đầu] đến [giờ kết thúc], [thứ], ngày [ngày/tháng/năm]
Địa điểm: [phòng họp, địa chỉ / link họp online]
Chủ trì: [tên, chức vụ]
Nội dung: [nội dung chính, hoặc "theo chương trình đính kèm"]
Anh/chị vui lòng chuẩn bị [tài liệu, số liệu] và xác nhận tham dự trước [giờ, ngày].
Trân trọng,
[Họ tên]
[Chức vụ, bộ phận]
[Số điện thoại]
Với đồng nghiệp thân trong nhóm, bạn có thể mở đầu bằng “Chào cả nhà,” và kết thúc bằng “Cảm ơn mọi người.” Phần thông tin vẫn giữ nguyên.
Giấy mời họp ở cơ quan nhà nước
Nếu bạn làm ở cơ quan, tổ chức nhà nước hoặc doanh nghiệp nhà nước, lời mời họp chính thức thường là một giấy mời. Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư liệt kê giấy mời trong các loại văn bản hành chính, và văn bản hành chính có thể thức riêng: quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan, số và ký hiệu, địa danh và ngày tháng, chữ ký của người có thẩm quyền, nơi nhận. Khi đó email chỉ cần một câu kèm file: “Phòng Hành chính gửi anh/chị giấy mời họp [tên cuộc họp] ngày [ngày], vui lòng xác nhận tham dự trước [ngày].” Đơn vị bạn có quy chế văn thư riêng thì làm theo quy chế đó.
Mẫu email hẹn lịch họp với đối tác
Với khách hàng, đối tác hay người chưa quen bạn, email càng ngắn càng dễ được trả lời.
Tiêu đề: Đề nghị hẹn lịch trao đổi về [chủ đề]
Kính gửi anh/chị [tên],
Tôi là [họ tên], [chức vụ] tại [công ty]. Tôi xin phép hẹn anh/chị khoảng [30] phút để [mục đích trong một câu].
Anh/chị có thuận tiện vào một trong các khung giờ sau không?
- [thứ, ngày, giờ]
- [thứ, ngày, giờ]
- [thứ, ngày, giờ]
Tôi có thể đến văn phòng anh/chị, hoặc gửi link họp online nếu anh/chị thấy tiện hơn.
Nếu các khung giờ trên chưa phù hợp, anh/chị cứ đề xuất thời gian khác, tôi sẽ sắp xếp theo.
Trân trọng cảm ơn anh/chị.
[Họ tên]
[Chức vụ, công ty]
[Số điện thoại]
Mẫu mời họp online
Với cuộc họp online, hãy ghi rõ dùng ứng dụng nào và ai gửi link, để không ai phải chờ nhầm phòng.
Tiêu đề: Họp online ngắn về [chủ đề]
Chào [tên],
Mình có thể họp online khoảng [20] phút về [chủ đề] được không? Mình cần [mục đích].
Mình rảnh [lựa chọn 1] hoặc [lựa chọn 2].
Bạn chọn giờ xong, mình sẽ gửi lời mời [Zoom / Google Meet / Teams] kèm link.
Cảm ơn bạn,
[Tên]
Email mời họp bằng tiếng Anh
Nhiều đối tác nước ngoài cần email tiếng Anh. Cấu trúc giống hệt, chỉ cần thêm múi giờ, vì Việt Nam dùng GMT+7 còn đối tác có thể ở nơi khác.
Subject: Meeting request: [topic]
Dear [Name],
I would like to set up a [30-minute] meeting to [purpose in one sentence].
Would one of these times work for you?
- [Day, date, time, time zone]
- [Day, date, time, time zone]
We can meet [at our office / on Zoom, and I will send the link].
If none of these times work, please suggest another.
Best regards,
[Your name]
[Title, company]
Email nhắc lại khi chưa có phản hồi
Trả lời ngay trong chuỗi email cũ. Các khung giờ trước có thể đã qua, nên hãy đưa lựa chọn mới.
Kính gửi anh/chị [tên],
Tôi xin phép nhắc lại email trước về việc hẹn lịch trao đổi [mục đích].
Vì các khung giờ tôi đề xuất đã qua, tôi gửi anh/chị hai lựa chọn mới:
- [lựa chọn 1]
- [lựa chọn 2]
Nếu có đồng nghiệp khác phụ trách việc này, tôi rất sẵn lòng liên hệ trực tiếp.
Trân trọng,
[Họ tên]
Email tóm tắt sau cuộc họp
Sau cuộc họp, gửi tóm tắt ngắn cho mọi người tham dự, tốt nhất ngay trong ngày.
Tiêu đề: Tóm tắt cuộc họp [tên], ngày [ngày]
Chào mọi người,
Cảm ơn mọi người đã tham dự.
Đã thống nhất:
- [kết luận 1]
- [kết luận 2]
Việc cần làm:
- [tên]: [việc], hạn [ngày]
- [tên]: [việc], hạn [ngày]
Còn bỏ ngỏ:
- [câu hỏi]
Cuộc họp tiếp theo: [thứ, ngày, giờ]
Nếu mình ghi thiếu gì, mọi người bổ sung giúp nhé.
[Tên]
Muốn phân công rõ ràng hơn, xem mẫu phân công công việc sau cuộc họp.
Mẹo đưa ra khung giờ
- Ghi ngày cụ thể, không chỉ thứ. “Thứ Ba ngày 6/10” rõ hơn “thứ Ba tuần sau”.
- Ghi múi giờ khi có người ở nước ngoài, ví dụ “14:00 giờ Việt Nam (GMT+7)”.
- Nói rõ thời lượng. Người ta dễ dành ra 20 phút hơn là một cuộc họp không biết khi nào xong.
- Nói rõ ai gửi lời mời trên lịch, để lịch hẹn không bị tạo hai lần.
Nếu nhiều người cần đặt lịch với bạn, một trang đặt lịch có thể thay cho danh sách khung giờ. Lịch Google có tính năng lịch hẹn cho việc này. Theo trang trợ giúp tiếng Việt của Google, bạn cần tài khoản Google cá nhân hoặc tài khoản Workspace và một máy tính: “Bạn không thể tạo lịch hẹn trong ứng dụng Lịch đối với Android hoặc iPhone và iPad.” Google cũng ghi rằng “một số tính năng của lịch hẹn yêu cầu bạn phải có gói thuê bao Google Workspace hoặc Google One đủ điều kiện.”
Ví dụ: từ tin nhắn thoại thành email mời họp
Ví dụ này do chúng tôi tự viết để minh họa. Đây không phải kết quả thật của ứng dụng, và kết quả của bạn sẽ khác.
Điều bạn có thể nói vào điện thoại:
Email mời họp cho cả phòng kinh doanh. Họp rà soát kế hoạch quý bốn.
Thứ Ba tuần sau, chín giờ đến mười rưỡi, phòng họp tầng ba, ai ở chi nhánh thì vào Google Meet.
Anh Minh chủ trì. Mọi người mang số liệu doanh số tháng chín.
Xác nhận trước chiều thứ Sáu. Giọng trang trọng một chút.
Email hoàn chỉnh (Email, Formal):
Tiêu đề: Mời họp rà soát kế hoạch kinh doanh quý 4
Kính gửi các anh/chị Phòng Kinh doanh,
Phòng Kinh doanh trân trọng mời các anh/chị tham dự cuộc họp rà soát kế hoạch quý 4:
Thời gian: 9:00 đến 10:30, thứ Ba, ngày [ngày]
Địa điểm: Phòng họp tầng 3; các anh/chị ở chi nhánh tham dự qua Google Meet
Chủ trì: anh Minh
Các anh/chị vui lòng mang theo số liệu doanh số tháng 9 và xác nhận tham dự trước chiều thứ Sáu, ngày [ngày].
Trân trọng,
[Họ tên]
Mọi thông tin trong email đều đến từ tin nhắn thoại. Tin nhắn chỉ nói “thứ Ba tuần sau” và “thứ Sáu”, nên bạn cần điền ngày thật trước khi gửi, và tự thêm link Google Meet.
Viết email mời họp bằng Retexta
Retexta là ứng dụng Android chuyển giọng nói thành văn bản trên đám mây và viết bằng AI. Menu của ứng dụng bằng tiếng Anh và chưa có giao diện tiếng Việt, nên tên các nút dưới đây được giữ nguyên như trong ứng dụng. Bạn nói tiếng Việt, và Retexta có thể viết kết quả bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
- Mở Retexta và nhấn New task.
- Ở mục What do you want to do?, nhấn Write a message.
- Ở mục What kind of message?, chọn Email (hoặc Work chat (Slack, Teams) cho tin nhắn nhóm) và một văn phong như Formal, Professional hoặc Friendly. Nhấn Next.
- Nhấn Record audio và nói: gửi cho ai, họp để làm gì, thời gian, địa điểm, ai chủ trì và hạn xác nhận.
- Dừng ghi âm. Retexta chép lời trên máy chủ và viết email.
- Ở màn hình kết quả, bạn có thể đổi văn phong, độ dài hoặc ngôn ngữ mà không cần ghi âm lại. Cần bản tiếng Anh cho đối tác? Đổi ngôn ngữ kết quả sang tiếng Anh.
- Kiểm tra ngày giờ, rồi sao chép email hoặc chia sẻ sang ứng dụng email.
Write a message là một phần của Retexta Pro. Retexta có thể dùng thử miễn phí: người dùng mới nhận được vài kết quả Pro miễn phí để xem trong ứng dụng. Sao chép, chia sẻ, xuất và chụp màn hình kết quả, cũng như mọi thứ sau các kết quả miễn phí đó, cần Retexta Pro hoặc credit. Retexta gắn nhãn kết quả là “AI-generated. Check important details.” Ứng dụng không xem lịch của bạn, nên hãy chắc chắn mọi khung giờ bạn đưa ra đều thật sự trống.
Đọc thêm
Chuẩn bị cuộc họp: cách viết chương trình cuộc họp. Sau cuộc họp: phân công công việc sau cuộc họp và tạo biên bản cuộc họp bằng AI. Về ứng dụng: Retexta, chuyển giọng nói thành văn bản trên Android.
Nguồn
FLAME Apps kiểm tra ngày 26 tháng 9 năm 2026.
- Trợ giúp Lịch Google, Tạo lịch hẹn: loại tài khoản, chỉ tạo trên máy tính, lưu ý về tính năng trả phí (trích từ bản tiếng Việt).
- Chính phủ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Điều 2 (phạm vi áp dụng), Điều 7 (giấy mời là văn bản hành chính), Điều 8 (thể thức). Các sửa đổi sau này chưa được kiểm tra.
- Retexta: tên mục tiêu, loại tin nhắn, văn phong và gói dịch vụ như trong ứng dụng (phiên bản 2026.1.23, menu tiếng Anh) và trang Google Play. Mã ngôn ngữ kết quả “vi” (tiếng Việt) đọc từ mã nguồn ứng dụng.
- Mẫu email và ví dụ: do FLAME Apps viết.
