Για να ζητήσεις συνάντηση με email, γράψε σε μία πρόταση γιατί θέλεις να συναντηθείτε, πρότεινε δύο ή τρεις συγκεκριμένες ώρες, πες πόσο θα κρατήσει και πού (διεύθυνση, αίθουσα ή βιντεοκλήση) και ζήτα από τον άλλον να διαλέξει ή να προτείνει δική του ώρα. Τίποτε άλλο δεν χρειάζεται. Παρακάτω θα βρεις υποδείγματα για επαγγελματικό ραντεβού, πρόσκληση σε σύσκεψη, βιντεοκλήση, υπενθύμιση όταν δεν παίρνεις απάντηση και το email με τα συμπεράσματα μετά τη συνάντηση.
| Μέρος | Παράδειγμα |
|---|---|
| Θέμα | Αίτημα συνάντησης: προϋπολογισμός 2027 |
| Σκοπός | «Θα ήθελα να δούμε μαζί το σχέδιο του προϋπολογισμού πριν πάει στο λογιστήριο.» |
| Ώρες | Τρίτη 6 Οκτωβρίου, 10:00 ή Πέμπτη 8 Οκτωβρίου, 14:00 |
| Διάρκεια και τόπος | 30 λεπτά, στο γραφείο σας ή σε βιντεοκλήση |
| Το αίτημα | «Σας βολεύει κάποια από αυτές τις ώρες;» |
Υπόδειγμα email για αίτημα συνάντησης
Αντίγραψέ το στο email σου και άλλαξε ό,τι είναι σε αγκύλες.
Θέμα: Αίτημα συνάντησης: [θέμα]
Αγαπητή κυρία [Επώνυμο] / Αγαπητέ κύριε [Επώνυμο],
Θα ήθελα να κανονίσουμε μια συνάντηση [30 λεπτών] για να [σκοπός σε μία πρόταση].
Σας βολεύει κάποια από τις παρακάτω ώρες;
- [Ημέρα, ημερομηνία, ώρα]
- [Ημέρα, ημερομηνία, ώρα]
- [Ημέρα, ημερομηνία, ώρα]
Μπορούμε να βρεθούμε [στο γραφείο σας / στη διεύθυνση / σε Zoom, Teams ή Google Meet, και θα σας στείλω τον σύνδεσμο].
[Προαιρετικά: Για να προετοιμαστούμε, θα βοηθούσε να δείτε (έγγραφο).]
Αν καμία ώρα δεν σας εξυπηρετεί, προτείνετέ μου μια άλλη και θα προσαρμοστώ.
Με εκτίμηση,
[Όνομα Επώνυμο]
[Θέση, εταιρεία]
[Τηλέφωνο]
Τρεις επιλογές αρκούν: όσο περισσότερες δίνεις, τόσο πιο δύσκολη γίνεται η απάντηση. Με συνάδελφο που μιλάτε στον ενικό, ξεκίνα πιο απλά: «Γεια σου Μαρία,» και κλείσε με «Φιλικά,».
Πρόσκληση σε σύσκεψη για πολλά άτομα
Όταν καλείς μια ομάδα, το email χρειάζεται ημερομηνία, ώρα, τόπο, στόχο και τα θέματα με τη σειρά. Έτσι όλοι έρχονται προετοιμασμένοι.
Θέμα: Σύσκεψη [ημερομηνία]: [θέμα]
Καλημέρα σε όλους,
Σας προσκαλώ σε σύσκεψη για [θέμα].
Ημερομηνία και ώρα: [ημέρα, ημερομηνία, ώρα]
Διάρκεια: [60] λεπτά
Τόπος: [αίθουσα / σύνδεσμος]
Θέματα:
1. [Θέμα 1]
2. [Θέμα 2]
3. [Θέμα 3]
Πριν από τη σύσκεψη, ρίξτε αν μπορείτε μια ματιά στο [έγγραφο].
Αν δεν μπορείτε να έρθετε, πείτε μου ποιος θα εκπροσωπήσει την ομάδα σας.
[Όνομα]
Πώς στήνεις τα θέματα ώστε η σύσκεψη να τελειώσει στην ώρα της, θα το βρεις στον οδηγό για την ατζέντα συνάντησης.
Υπόδειγμα για βιντεοκλήση
Για μια βιντεοκλήση, γράψε ποια πλατφόρμα θα χρησιμοποιήσετε και ποιος στέλνει τον σύνδεσμο, ώστε να μην περιμένει κανείς σε λάθος «αίθουσα».
Θέμα: Σύντομη βιντεοκλήση για [θέμα];
Γεια σου [Όνομα],
Μπορούμε να μιλήσουμε λίγο σε βιντεοκλήση για [θέμα];
Θα χρειαστώ περίπου [20] λεπτά για να [σκοπός].
Είμαι διαθέσιμος/η [επιλογή 1] ή [επιλογή 2].
Μόλις διαλέξεις ώρα, σου στέλνω πρόσκληση σε [Zoom / Teams / Google Meet] με τον σύνδεσμο.
Φιλικά,
[Όνομα]
Όταν δεν παίρνεις απάντηση
Απάντησε στο ίδιο νήμα. Οι ώρες που είχες προτείνει μπορεί να έχουν περάσει, οπότε δώσε καινούργιες.
Καλημέρα [κύριε / κυρία Επώνυμο],
Επανέρχομαι στο προηγούμενο email μου σχετικά με μια συνάντηση για [σκοπός].
Οι ώρες που είχα προτείνει έχουν περάσει, οπότε σας προτείνω δύο νέες:
- [επιλογή 1]
- [επιλογή 2]
Αν για το θέμα αυτό είναι καλύτερα να απευθυνθώ σε κάποιον συνάδελφό σας, θα σας ήμουν ευγνώμων αν μου λέγατε σε ποιον.
Ευχαριστώ,
[Όνομα]
Για περισσότερες διατυπώσεις υπενθύμισης χωρίς να γίνεσαι πιεστικός, δες τον οδηγό για το email υπενθύμισης.
Μετά τη συνάντηση: email με τα συμπεράσματα
Μετά τη συνάντηση, στείλε σε όσους συμμετείχαν ένα σύντομο email με όσα συμφωνήσατε, καλύτερα την ίδια μέρα.
Θέμα: Συμπεράσματα συνάντησης [ημερομηνία]: [θέμα]
Καλησπέρα σε όλους,
Ευχαριστώ για τη σημερινή συνάντηση.
Αποφάσεις:
- [απόφαση 1]
- [απόφαση 2]
Επόμενα βήματα:
- [Όνομα]: [εργασία] έως [ημερομηνία]
- [Όνομα]: [εργασία] έως [ημερομηνία]
Ανοιχτά θέματα:
- [ερώτηση]
Επόμενη συνάντηση: [ημερομηνία, ώρα]
Αν μου ξέφυγε κάτι, πείτε μου.
[Όνομα]
Για κανονικά πρακτικά με συμμετέχοντες, θέματα και αποφάσεις, δες τον οδηγό για το πώς γράφονται πρακτικά σύσκεψης.
Πώς προτείνεις ώρες χωρίς μπερδέματα
- Ημερομηνίες, όχι μόνο ημέρες: «Τρίτη 6 Οκτωβρίου» είναι πιο σαφές από «την άλλη Τρίτη».
- Ζώνη ώρας, αν κάποιος είναι στο εξωτερικό: «10:00 ώρα Ελλάδας». Ελλάδα και Κύπρος έχουν την ίδια ώρα, αλλά ένας συνεργάτης στο Βερολίνο ή στο Λονδίνο όχι.
- Διάρκεια: είκοσι λεπτά χωράνε πιο εύκολα στο πρόγραμμα από μια συνάντηση χωρίς τέλος.
- Αργίες: έλεγξε ότι η ημέρα που προτείνεις δεν είναι αργία εκεί που βρίσκεται ο παραλήπτης.
- Ποιος στέλνει την πρόσκληση στο ημερολόγιο: έτσι φτάνει μία φορά, όχι δύο.
Αν σε κλείνουν πολλοί, μια σελίδα κράτησης αντικαθιστά τη λίστα με τις ώρες. Στο Ημερολόγιο Google αυτό λέγεται πρόγραμμα συναντήσεων. Σύμφωνα με τη βοήθεια της Google, χρειάζεσαι προσωπικό Λογαριασμό Google ή λογαριασμό Workspace και υπολογιστή: «Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα συναντήσεων στην εφαρμογή Ημερολόγιο για Android ή iPhone και iPad». Επίσης, «για ορισμένες λειτουργίες του προγράμματος συναντήσεων απαιτείται κατάλληλη συνδρομή Google Workspace ή Google One». Στον υπολογιστή, άνοιξε το Ημερολόγιο Google, πάτα Δημιουργία και διάλεξε Πρόγραμμα συναντήσεων.
Παράδειγμα: από ένα φωνητικό σημείωμα σε αίτημα συνάντησης
Το παράδειγμα το γράψαμε εμείς για να φανεί η ιδέα. Δεν είναι πραγματικό αποτέλεσμα της εφαρμογής, και το δικό σου θα είναι διαφορετικό.
Τι θα μπορούσες να πεις στο κινητό:
Email στην κυρία Ελένη Αντωνίου στη δημοτική βιβλιοθήκη.
Θέλουμε την άνοιξη να κάνουμε εκεί τη λέσχη ανάγνωσης και πρέπει να μιλήσουμε για τις αίθουσες.
Κάνα μισάωρο.
Μπορώ την άλλη Τρίτη το πρωί ή την Πέμπτη μετά τις τρεις, ή ας διαλέξει εκείνη.
Δεν έχω πρόβλημα να περάσω από τη βιβλιοθήκη.
Ρώτα αν χρειάζεται κάτι από εμάς πριν, π.χ. πόσοι ήρθαν πέρσι.
Ευγενικά, είναι η πρώτη φορά που της γράφουμε.
Το έτοιμο email (Email, Professional):
Θέμα: Αίτημα συνάντησης: αίθουσα για τη λέσχη ανάγνωσης την άνοιξη
Αγαπητή κυρία Αντωνίου,
Την άνοιξη θα θέλαμε να φιλοξενήσουμε τη λέσχη ανάγνωσής μας στη δημοτική βιβλιοθήκη, και θα χαιρόμουν να συζητήσουμε ποιες αίθουσες θα μπορούσαν να μας εξυπηρετήσουν.
Η συνάντηση θα διαρκέσει περίπου 30 λεπτά, και μπορώ να έρθω εγώ στη βιβλιοθήκη.
Σας βολεύει κάποια από τις παρακάτω ώρες;
- Τρίτη [ημερομηνία], το πρωί
- Πέμπτη [ημερομηνία], μετά τις 15:00
Αν σας εξυπηρετεί άλλη ώρα, ενημερώστε με.
Χρειάζεστε κάτι από εμάς εκ των προτέρων, για παράδειγμα τη συμμετοχή της λέσχης πέρσι;
Με εκτίμηση,
[Όνομα Επώνυμο]
Όλα όσα γράφει το email υπήρχαν στο φωνητικό σημείωμα. Ο σκοπός μπαίνει πρώτος, οι ώρες σε χωριστές γραμμές, και η ερώτηση στο τέλος δείχνει ότι έρχεσαι προετοιμασμένος. Πρόσεξε τα [ημερομηνία]: στο σημείωμα είπες «την άλλη Τρίτη», οπότε γράψε τις πραγματικές ημερομηνίες πριν το στείλεις.
Γράψε το αίτημα με το Retexta
Το Retexta είναι εφαρμογή ομιλίας σε κείμενο και γραφής με AI για Android, που λειτουργεί στο cloud. Λες τι αφορά η συνάντηση και πότε είσαι ελεύθερος, και γράφει το email. Τα μενού της εφαρμογής είναι στα αγγλικά και δεν υπάρχει ελληνικό περιβάλλον, γι’ αυτό τα κουμπιά παρακάτω είναι γραμμένα όπως φαίνονται στην οθόνη.
- Άνοιξε το Retexta και πάτα New task.
- Στο What do you want to do? πάτα Write a message.
- Στο What kind of message? διάλεξε Email (ή Work chat (Slack, Teams) για μήνυμα σε εταιρική συνομιλία) και ένα ύφος, π.χ. Professional ή Friendly. Πάτα Next.
- Πάτα Record audio και μίλα στα ελληνικά: σε ποιον γράφεις, γιατί θέλεις να συναντηθείτε, πόσο θα κρατήσει, πού και ποιες ώρες σε βολεύουν. Δεν χρειάζεται να διαλέξεις γλώσσα ομιλίας, η εφαρμογή την αναγνωρίζει μόνη της.
- Σταμάτα την ηχογράφηση. Το Retexta την απομαγνητοφωνεί στους διακομιστές του και γράφει το email.
- Στην οθόνη του αποτελέσματος μπορείς να αλλάξεις ύφος, γλώσσα ή μήκος χωρίς να ηχογραφήσεις ξανά. Αν το email πρέπει να φύγει στα αγγλικά, άλλαξε τη γλώσσα με Change language.
- Έλεγξε ημερομηνίες και ώρες και μετά αντίγραψε το email ή στείλ’ το στην εφαρμογή email σου.
Το Write a message είναι μέρος του Retexta Pro. Το Retexta δοκιμάζεται δωρεάν: ως νέος χρήστης παίρνεις μερικά δωρεάν αποτελέσματα Pro, για προβολή μέσα στην εφαρμογή. Για αντιγραφή, κοινοποίηση, εξαγωγή και στιγμιότυπα οθόνης, όπως και για οτιδήποτε μετά τα δωρεάν αποτελέσματα, χρειάζεσαι το Retexta Pro ή πιστωτικές μονάδες. Το Retexta σημειώνει τα αποτελέσματα με «AI-generated. Check important details.» («Δημιουργήθηκε με AI. Έλεγξε τις σημαντικές λεπτομέρειες.»). Το ημερολόγιό σου δεν το βλέπει, οπότε βεβαιώσου ότι οι ώρες που προτείνεις είναι πράγματι ελεύθερες.
Δες επίσης
Για άλλα email της καθημερινότητας: υπαγόρευση email στο Android και email υπενθύμισης. Πριν από τη συνάντηση: ατζέντα συνάντησης. Μετά: πώς γράφονται πρακτικά σύσκεψης. Για την εφαρμογή: Retexta, ομιλία σε κείμενο για Android.
Πηγές
Ελέγχθηκε από τη FLAME Apps στις 28 Σεπτεμβρίου 2026.
- Βοήθεια Ημερολογίου Google, Δημιουργία προγράμματος συναντήσεων: τύποι λογαριασμού, δημιουργία μόνο σε υπολογιστή, λειτουργίες με συνδρομή, κουμπιά Δημιουργία και Πρόγραμμα συναντήσεων.
- Retexta: ονόματα στόχων, τύπων μηνύματος, ύφους και πακέτων όπως εμφανίζονται στην εφαρμογή (έκδοση 2026.1.23) και στη σελίδα της στο Google Play· αυτόματη αναγνώριση της γλώσσας ομιλίας σύμφωνα με τον κώδικα της εφαρμογής.
- Υποδείγματα και παράδειγμα: γραμμένα από τη FLAME Apps.
