Ett mejl där du ber om ett möte behöver fem saker: syftet i en mening, två eller tre konkreta tider, hur länge mötet varar, var det hålls (adress, rum eller länk) och en tydlig fråga på slutet. Mer behövs inte. Nedan hittar du en mall för ett vanligt möte, varianter för telefon och video, en vänlig påminnelse när ingen svarar och sammanfattningen du skickar efter mötet.
| Del | Exempel |
|---|---|
| Ämnesrad | Förslag på möte: budget 2027 |
| Syfte | ”Jag skulle vilja gå igenom budgetförslaget med dig innan det går till ekonomi.” |
| Tider | Tisdag 6 oktober kl. 10.00 eller onsdag 7 oktober kl. 14.00 |
| Längd och plats | 30 minuter, på ditt kontor eller i Teams |
| Frågan | ”Passar någon av tiderna, eller finns det en bättre?” |
Ska du boka tid hos en myndighet eller vårdcentral?
Den här guiden handlar om mejl i jobbet och i föreningslivet. En tid hos en myndighet, en vårdcentral eller en studievägledare bokar du i den bokningstjänst som står på deras officiella webbplats.
Mall: mejl för att boka ett möte
Kopiera mallen till din mejlapp och byt ut allt inom hakparentes.
Ämne: Förslag på möte: [ämne]
Hej [Namn],
Jag skulle vilja boka ett möte på [30 minuter] för att [syftet i en mening].
Passar någon av de här tiderna?
- [veckodag, datum, klockslag]
- [veckodag, datum, klockslag]
- [veckodag, datum, klockslag]
Vi kan ses [på adressen / i rum / i Teams, Zoom eller Google Meet, så skickar jag länken].
[Valfritt: Inför mötet vore det bra om du kunde ta med eller läsa igenom (dokument).]
Om ingen av tiderna passar får du gärna föreslå en annan.
Med vänliga hälsningar
[Förnamn Efternamn]
[Roll, organisation]
[Telefon]
Tre tider räcker. Fler alternativ gör svaret krångligare, inte enklare. ”Hej” fungerar i de flesta svenska jobbmejl, även till någon du inte känner. Till en myndighet eller i ett mycket formellt sammanhang kan du i stället inleda med ”Hej” följt av både för- och efternamn, eller bara ”Hej,” om du inte vet vem som läser.
Mejl för ett telefonmöte eller videomöte
Vid ett telefonmöte: skriv vem som ringer vem och på vilket nummer, annars väntar båda på att den andra ska ringa. Vid ett videomöte: skriv vilket verktyg ni använder och vem som skickar länken.
Ämne: Kort samtal om [ämne]?
Hej [Namn],
Har du 15 minuter för ett samtal om [ämne]? Jag skulle vilja [syfte].
Jag kan [veckodag, datum, klockslag] eller [veckodag, datum, klockslag].
Jag ringer gärna upp dig på det nummer du föredrar. Vill du hellre ses på video skickar jag en inbjudan till [Teams / Zoom / Google Meet] med länk.
Tack på förhand!
[Förnamn Efternamn]
Sitter någon i ett annat land, skriv tidszonen: ”kl. 10.00 svensk tid”. En tid utan tidszon är en säker källa till missförstånd när kollegan sitter i London eller Helsingfors.
Vänlig påminnelse när ingen svarar
Svara i samma tråd. Tiderna du föreslog har troligen passerat, så föreslå nya.
Hej [Namn],
Jag återkommer angående mitt mejl om ett möte för att [syfte].
De tider jag föreslog har passerat, så här kommer två nya:
- [alternativ 1]
- [alternativ 2]
Om någon annan i ert team är rätt person för det här kontaktar jag gärna hen i stället.
Med vänliga hälsningar
[Förnamn Efternamn]
Efter mötet: sammanfattningen
Skicka en kort sammanfattning till alla som deltog, gärna samma dag.
Ämne: Sammanfattning: [mötets namn], [datum]
Hej alla,
Tack för att ni var med i dag.
Beslut:
- [beslut 1]
- [beslut 2]
Att göra:
- [Namn]: [uppgift] senast [datum]
- [Namn]: [uppgift] senast [datum]
Öppna frågor:
- [fråga]
Nästa möte: [datum, klockslag]
Säg till om jag har missat något.
[Förnamn]
En mer utförlig lista med ansvariga och datum hittar du i guiden om att göra-punkter efter mötet.
Tips för att föreslå mötestider
- Datum, inte bara veckodagar. ”Tisdag 6 oktober” är tydligare än ”nästa tisdag”.
- Hela klockslaget. ”Kl. 14.00” lämnar inget utrymme för tolkning, ”vid två” gör det.
- Längden. Det är lättare att hitta 20 minuter än ett möte utan sluttid.
- Vem som skickar kalenderinbjudan. Då kommer den en gång, inte två.
Bokar många personer tid med dig kan en bokningssida ersätta listan med tider. Google Kalender har mötesscheman för det. Enligt Googles hjälpsida behöver du ett personligt Google-konto eller ett Workspace-konto och en dator: ”Det går inte att skapa ett mötesschema i kalenderappen för Android eller iPhone och iPad.” Google skriver också att ”vissa funktioner i mötesscheman kräver en kvalificerad prenumeration på Google Workspace eller Google One”. På datorn öppnar du Google Kalender, klickar på Skapa och väljer Mötesschema.
Exempel: från röstanteckning till mejl
Exemplet har vi skrivit själva för att visa idén. Det är inte ett riktigt resultat från appen, och ditt kommer att se annorlunda ut.
Det du kan säga i telefonen:
Mejl till Karin Holm på stadsbiblioteket. Vi vill ha bokcirkeln där i vår, jag behöver prata med henne om lokaler.
Typ en halvtimme. Jag kan nästa tisdag förmiddag eller torsdag efter tre, eller så väljer hon.
Jag kan komma till biblioteket, inga problem.
Fråga om hon behöver något från oss innan, typ hur många som kom förra året.
Trevligt men lite formellt, det är första kontakten.
Det färdiga mejlet (Email, Professional):
Ämne: Förslag på möte: lokal för bokcirkeln i vår
Hej Karin,
Vår förening skulle gärna vilja hålla bokcirkeln på stadsbiblioteket i vår, och jag skulle vilja prata med dig om vilka lokaler som finns.
Mötet tar ungefär 30 minuter, och jag kommer gärna till biblioteket.
Passar någon av de här tiderna?
- tisdag [datum], förmiddag
- torsdag [datum], efter kl. 15.00
Om en annan tid passar dig bättre anpassar jag mig gärna.
Finns det något du vill att vi förbereder, till exempel hur många som deltog förra året?
Med vänliga hälsningar
[Förnamn Efternamn]
Allt i mejlet fanns i röstanteckningen. Syftet kommer först, tiderna står på egna rader och frågan på slutet visar att du är förberedd. Lägg märke till [datum]: anteckningen sa ”nästa tisdag”, så fyll i de riktiga datumen innan du skickar.
Skriv mejlet med Retexta
Retexta är en molnbaserad Android-app för tal till text och AI-skrivande. Menyerna är på engelska och det finns inget svenskt gränssnitt, så vi återger knapparnas namn exakt som de står i appen. Du kan prata svenska: appen känner själv av vilket språk du talar, och svenska finns bland språken för resultatet.
- Öppna Retexta och tryck på New task.
- Under What do you want to do? trycker du på Write a message.
- Under What kind of message? väljer du Email (eller Work chat (Slack, Teams) för ett kort chattmeddelande) och en skrivstil, till exempel Professional, Formal eller Friendly. Tryck på Next.
- Tryck på Record audio och prata: vem mejlet ska till, varför ni ska ses, hur länge, var och vilka tider som passar dig.
- Stoppa inspelningen. Retexta skriver ut talet på sina servrar och formulerar mejlet.
- På resultatskärmen kan du ändra stil, längd eller språk utan att spela in igen. Kontrollera under Result language att svenska är valt.
- Kontrollera datum och tider och kopiera sedan mejlet eller dela det till din mejlapp.
Write a message ingår i Retexta Pro. Retexta är gratis att prova: som ny användare får du några Pro-resultat gratis att läsa i appen. För att kopiera, dela och exportera, och för allt efter gratisresultaten, behöver du Retexta Pro eller krediter. Retexta märker sina resultat med ”AI-generated. Check important details.” Appen ser inte din kalender, så kontrollera själv att varje tid du föreslår verkligen är ledig.
Läs vidare
Inför mötet: så skriver du en dagordning. Efter mötet: att göra-punkter efter mötet och mötesprotokoll med AI från en inspelning. Om appen: Retexta, tal till text för Android.
Källor
Kontrollerat av FLAME Apps den 26 september 2026.
- Google Kalender Hjälp, Skapa ett mötesschema: kontotyper, skapas bara på dator, premiumfunktioner.
- Retexta: namnen på mål, meddelandetyper, skrivstilar och abonnemang som de visas i appen (version 2026.1.23, menyer på engelska) och på Google Play. Automatisk igenkänning av talat språk och svenska bland resultatspråken: enligt appens kod, inte testat på telefon.
- Mallar och exempel: skrivna av FLAME Apps.
