Um per E-Mail einen Termin zu vereinbaren, nennst du in einem Satz den Anlass, schlägst zwei oder drei konkrete Termine mit Datum und Uhrzeit vor, sagst, wie lange es dauert und wo ihr euch trefft, und bittest darum, einen Termin auszuwählen oder einen anderen vorzuschlagen. Mehr braucht eine Terminanfrage nicht. Unten findest du Vorlagen für ein Treffen vor Ort, einen Videocall, ein Kickoff-Meeting, das Nachhaken ohne Antwort und die Mail nach dem Meeting.
| Baustein | Beispiel |
|---|---|
| Betreff | Terminanfrage: Budgetplanung 2027 |
| Anlass | „Ich würde gern den Budgetentwurf mit Ihnen durchgehen, bevor er an die Buchhaltung geht.“ |
| Terminvorschläge | Dienstag, 6. Oktober, 10:00 Uhr oder Mittwoch, 7. Oktober, 14:00 Uhr |
| Dauer und Ort | 30 Minuten, per Teams oder in Raum 2.14 |
| Bitte | „Passt Ihnen einer der Termine, oder schlagen Sie gern einen anderen vor.“ |
Vorlage: Termin per E-Mail anfragen
Kopier den Text in dein Mailprogramm und ersetze alles in eckigen Klammern.
Betreff: Terminanfrage: [Thema]
Sehr geehrte/r [Frau/Herr Name],
ich würde gern einen Termin mit Ihnen vereinbaren, um [Anlass in einem Satz].
Passt Ihnen einer dieser Termine?
- [Wochentag, Datum, Uhrzeit]
- [Wochentag, Datum, Uhrzeit]
- [Wochentag, Datum, Uhrzeit]
Wir brauchen etwa [30] Minuten.
Wir können uns [bei Ihnen / bei uns in (Adresse) / per Teams, Zoom oder Google Meet] treffen, den Link schicke ich Ihnen dann.
[Optional: Zur Vorbereitung wäre es hilfreich, wenn Sie (Unterlage) mitbringen könnten.]
Falls keiner der Termine passt, schlagen Sie gern einen anderen vor.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Funktion, Firma]
[Telefonnummer]
Drei Vorschläge reichen. Mehr Auswahl macht die Antwort schwerer, nicht leichter.
Vor-Ort-Termin per E-Mail vereinbaren
Bei einem Termin vor Ort, etwa einer Besichtigung, einem Handwerkertermin oder einem Gespräch beim Kunden, kommt es auf Adresse, Zugang und Ansprechperson an.
Betreff: Vor-Ort-Termin in [Ort] zu [Thema]
Hallo [Frau/Herr Name],
für [Anlass] würde ich gern einen Termin bei Ihnen vor Ort vereinbaren.
Mir würden [Termin 1] oder [Termin 2] passen, der Termin dauert etwa [45] Minuten.
Vor Ort bräuchte ich Zugang zu [Raum, Keller, Zählerschrank].
Wer ist an dem Tag meine Ansprechperson, und unter welcher Nummer erreiche ich sie?
Viele Grüße
[Dein Name]
[Telefonnummer]
Vorlage für einen Videocall
Bei einem Videotermin nennst du das Tool und wer den Link verschickt, damit niemand im falschen Raum wartet.
Betreff: Kurzer Videocall zu [Thema]?
Hallo [Name],
hättest du Zeit für einen kurzen Videocall zu [Thema]?
Ich bräuchte etwa [20] Minuten, um [Anlass].
Mir passen [Termin 1] oder [Termin 2].
Sobald du einen Termin gewählt hast, schicke ich dir die Einladung für [Zoom / Teams / Google Meet].
Viele Grüße
[Dein Name]
Vorlage für ein Kickoff-Meeting
Ein Kickoff-Meeting startet ein Projekt. Die Einladung sagt, worum es geht, wer warum eingeladen ist und was am Ende feststehen soll.
Betreff: Kickoff-Meeting [Projektname] am [Datum]
Hallo zusammen,
wir starten [Projektname], und ich möchte alle Beteiligten zu einem Kickoff-Meeting einladen.
Datum und Uhrzeit: [Wochentag, Datum, Uhrzeit]
Dauer: [60] Minuten
Ort: [Raum / Videolink]
Ziele des Meetings:
- Umfang und wichtigste Frist festlegen
- Klären, wer welchen Teil verantwortet
- Vereinbaren, wie wir uns gegenseitig auf dem Laufenden halten
Bitte schaut euch vorher, wenn möglich, [Dokument] an.
Wer nicht kann, sagt mir bitte, wer aus seinem Team teilnimmt.
Viele Grüße
[Dein Name]
Nachhaken, wenn keine Antwort kommt
Kam auf deine Anfrage keine Antwort, schreib im selben Verlauf nach. Deine Vorschläge sind vielleicht schon vorbei, also biete neue an.
Hallo [Frau/Herr Name],
ich komme noch einmal auf meine Terminanfrage zu [Anlass] zurück.
Die vorgeschlagenen Termine sind inzwischen vorbei, deshalb hier zwei neue:
- [Termin 1]
- [Termin 2]
Falls jemand anderes in Ihrem Team die bessere Ansprechperson ist, wende ich mich gern an sie oder ihn.
Viele Grüße
[Dein Name]
Mehr zum freundlichen Nachfassen findest du in unseren Vorlagen zur Follow-up-Mail.
Vorlage für die Mail nach dem Meeting
Nach dem Treffen schickst du allen Teilnehmenden eine kurze Zusammenfassung.
Betreff: Zusammenfassung: [Meeting] am [Datum]
Hallo zusammen,
danke für eure Teilnahme heute.
Entscheidungen:
- [Entscheidung 1]
- [Entscheidung 2]
Aufgaben:
- [Name]: [Aufgabe] bis [Datum]
- [Name]: [Aufgabe] bis [Datum]
Offene Fragen:
- [Frage]
Nächster Termin: [Datum, Uhrzeit]
Sagt mir gern Bescheid, falls ich etwas vergessen habe.
[Dein Name]
Ein förmliches Protokoll mit Teilnehmenden, Tagesordnung und Freigabe erklärt unser Ratgeber Protokoll schreiben.
Tipps für Terminvorschläge
- Nenn Datum und Wochentag: „Dienstag, 6. Oktober“ ist klarer als „nächsten Dienstag“.
- Nenn die Zeitzone, wenn jemand im Ausland sitzt: „14:00 Uhr MEZ“.
- Sag, wie lange es dauert. 20 Minuten passen leichter in einen Kalender als ein offenes Ende.
- Sag, wer die Einladung schickt. Dann kommt der Kalendereintrag einmal, nicht doppelt.
Wollen viele Leute Termine bei dir buchen, kann eine Buchungsseite die Liste ersetzen. Google Kalender hat dafür Terminpläne. Laut Googles Hilfeseite legst du sie am Computer an, nicht in der Kalender-App für Android, mit einem privaten Google-Konto oder einem Workspace-Konto, und „für einige Funktionen für Terminpläne ist ein berechtigtes Google Workspace- oder Google One-Abo erforderlich“.
Beispiel: von der Sprachnotiz zur Terminanfrage
Dieses Beispiel haben wir selbst geschrieben, um die Idee zu zeigen. Es ist kein echtes App-Ergebnis, und deine Ergebnisse sehen anders aus.
Was du vielleicht ins Handy sprichst:
Mail an Frau Schneider von der Stadtbücherei.
Wir wollen im Frühjahr unseren Lesekreis dort machen, und ich muss mit ihr über die Räume reden.
So eine halbe Stunde vielleicht.
Ich könnte nächsten Dienstag vormittags oder Donnerstag ab 15 Uhr, oder sie sagt was.
Gern vor Ort, ich kann in der Bücherei vorbeikommen.
Frag, ob sie vorher was von uns braucht, zum Beispiel die Teilnehmerzahlen vom letzten Jahr.
Freundlich, aber es ist der erste Kontakt, also nicht zu locker.
Die fertige Mail (E-Mail, Professionell):
Betreff: Terminanfrage: Raum für unseren Lesekreis im Frühjahr
Sehr geehrte Frau Schneider,
wir würden unseren Lesekreis im Frühjahr gern in der Stadtbücherei stattfinden lassen und möchten mit Ihnen über die Raummöglichkeiten sprechen.
Das Gespräch würde etwa 30 Minuten dauern, und ich komme gern bei Ihnen in der Bücherei vorbei.
Passt Ihnen einer dieser Termine?
- Dienstag, [Datum], vormittags
- Donnerstag, [Datum], ab 15:00 Uhr
Falls Ihnen ein anderer Termin besser passt, geben Sie mir gern Bescheid.
Sollen wir etwas vorbereiten, zum Beispiel die Teilnehmerzahlen vom letzten Jahr?
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Alles aus der Mail stand schon in der Sprachnotiz. Der Anlass steht vorne, die Termine stehen einzeln, und die Frage am Ende zeigt, dass du vorbereitet bist. Achte auf die Platzhalter [Datum]: In der Sprachnotiz hieß es „nächsten Dienstag“, das echte Datum trägst du vor dem Senden ein.
Terminanfrage mit Retexta einsprechen
Retexta ist eine Cloud-App für Sprache zu Text und KI-Schreiben auf Android. Du sagst, worum es geht und wann du Zeit hast, und Retexta schreibt die Anfrage.
- Öffne Retexta und tippe auf Neue Aufgabe.
- Unter Was möchtest du machen? wählst du Nachricht schreiben.
- Unter Welche Art Nachricht? wählst du E-Mail (oder Team-Chat (Slack, Teams) für eine Chatnachricht) und einen Schreibstil wie Professionell oder Freundlich. Dann tippst du auf Als Nächstes.
- Tippe auf Audio aufnehmen und erzähl: an wen, worum es geht, wie lange, wo und welche Termine dir passen.
- Beende die Aufnahme. Retexta schreibt die Mail.
- Auf der Ergebnisseite änderst du Schreibstil, Sprache oder Länge, ohne neu aufzunehmen.
- Prüf Daten und Uhrzeiten, dann kopierst du die Mail oder teilst sie in deine Mail-App.
Nachricht schreiben gehört zu Retexta Pro, und Kopieren oder Teilen der Ergebnisse geht mit Retexta Pro oder Credits. Kostenlos ausprobieren kannst du Retexta mit ein paar kostenlosen Pro-Ergebnissen zum Start, die du in der App ansiehst. Für alles danach brauchst du Retexta Pro oder Credits. Retexta kennzeichnet Ergebnisse mit „KI-generiert. Wichtige Angaben prüfen.“ Deinen Kalender sieht die App nicht, prüf also selbst, ob jeder vorgeschlagene Termin wirklich frei ist.
Weiterlesen
Mehr zu E-Mails: E-Mail diktieren auf Android, die Follow-up-Mail und die Abwesenheitsnotiz. Mehr zur App: Retexta, Sprache zu Text für Android.
Quellen
Geprüft von FLAME Apps am 25.09.2026.
- Google Kalender-Hilfe, Terminplan erstellen: Kontotypen, nur am Computer, Hinweis zu Premium-Funktionen.
- Retexta: Namen von Zielen, Nachrichtentypen, Schreibstilen und Tarifen wie in der App (Version 2026.1.23) und im Google-Play-Eintrag.
- Vorlagen und Beispiel: von FLAME Apps geschrieben.
