Eine Abwesenheitsnotiz sagt vier Dinge: dass du nicht da bist, wann du zurück bist, ob du zwischendurch Mails liest und wer dich in dringenden Fällen vertritt. Einen Grund musst du nicht nennen, und ein paar Zeilen reichen. Kopier eine der Vorlagen unten, trag deine Daten und deine Vertretung ein und schalte die automatische Antwort in Outlook, Gmail oder Teams ein.
| Das gehört rein | Beispiel |
|---|---|
| Dass du weg bist | „Ich bin nicht im Büro“ |
| Bis wann | „ab Montag, 12. Oktober, wieder erreichbar“ |
| Ob du Mails liest | „ohne Zugriff auf E-Mails“ oder „lese nur unregelmäßig“ |
| Wer dich vertritt | „In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Sam Lehmann, sam.lehmann@example.com“ |
| Optional | Der Grund (Urlaub, Messe, Elternzeit), eine englische Fassung |
Vorlage für die Abwesenheitsnotiz
Kopier den Text und ersetze alles in eckigen Klammern.
Betreff: Abwesend bis [Datum]
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro und [habe nur eingeschränkt / keinen] Zugriff auf meine E-Mails.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail] oder [Telefonnummer].
Ansonsten melde ich mich nach meiner Rückkehr bei Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Mit „bis einschließlich [Datum]“ oder „ab [Datum] wieder erreichbar“ vermeidest du Missverständnisse. „Bis zum 9. Oktober“ lässt offen, ob du am 9. schon da bist.
Kurzfassung
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin ab [Datum] wieder erreichbar.
In dringenden Fällen erreichen Sie [Name] unter [E-Mail].
Text für die Abwesenheitsnotiz im Urlaub
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin bis einschließlich [Datum] im Urlaub und lese in dieser Zeit keine E-Mails.
Meine Vertretung ist [Name], erreichbar unter [E-Mail].
Ab [Datum] kümmere ich mich gern um Ihr Anliegen.
Viele Grüße
[Dein Name]
Dienstreise oder Messe
Guten Tag,
ich bin bis [Datum] auf [Messe / Dienstreise] und antworte mit etwas Verzögerung.
Ist Ihr Anliegen dringend, rufen Sie bitte [Name] unter [Telefonnummer] an.
Danke für Ihre Geduld
[Dein Name]
Längere Abwesenheit
Bei Elternzeit, Sabbatical oder einer anderen längeren Abwesenheit nennst du eine Person, die übernimmt, nicht nur ein Datum.
Guten Tag,
ich bin bis [Datum] nicht im Unternehmen.
In dieser Zeit übernimmt [Name] [meine Projekte / die Betreuung Ihres Kontos].
Sie erreichen [sie / ihn] unter [E-Mail] oder [Telefonnummer].
Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet, bitte schicken Sie sie direkt an [Name].
Vielen Dank
[Dein Name]
Einen Grund für deine Abwesenheit musst du nie angeben. „Ich bin nicht im Büro“ reicht, und bei Krankheit oder privaten Gründen ist das die bessere Wahl.
Abwesenheitsnotiz auf Deutsch und Englisch
Bekommst du Mails aus dem Ausland, schreib die Notiz zweisprachig: Deutsch oben, Englisch darunter, mit denselben Daten und Kontakten.
Ich bin bis einschließlich 9. Oktober nicht im Büro.
Ab Montag, 12. Oktober, bin ich wieder erreichbar.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Sam Lehmann, sam.lehmann@example.com.
I'm out of the office until October 9.
I'll be back on Monday, October 12.
For urgent matters, please contact Sam Lehmann at sam.lehmann@example.com.
Prüf in beiden Fassungen, ob Daten und Namen übereinstimmen. Im Englischen steht der Monat meist vor dem Tag („October 9“), im Deutschen danach.
Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten
So beschreibt es Microsoft für Outlook im Web und Outlook.com:
- Wähle oben auf der Seite Einstellungen, dann Konto und Automatische Antworten.
- Aktiviere den Schalter Automatische Antworten.
- Setz ein Häkchen bei Antworten nur während dieses Zeitraums senden und gib Start- und Endzeit ein. Ohne Zeitraum bleibt die Antwort aktiv, bis du sie ausschaltest.
- Gib im Feld unten deinen Text ein und speichere.
Im neuen Outlook für Windows findest du dieselben Einstellungen auf der Registerkarte Ansicht unter Einstellungen anzeigen, dann Konten und Automatische Antworten. Mit einem Geschäfts- oder Schulkonto kannst du auch Personen außerhalb deiner Organisation antworten. Microsoft weist darauf hin, dass die Antwort dann auch an Newsletter und Junk-Mails geht, und empfiehlt Antworten nur an Kontakte senden. Wichtig: Laut Microsoft werden automatische Antworten „für Gmail-, Yahoo- oder andere POP- oder IMAP-Konten nicht unterstützt“.
Abwesenheitsnotiz in Gmail auf Android
Laut Googles Hilfe öffnest du die Gmail-App, tippst links oben auf Mehr und dann auf Einstellungen, wählst dein Konto und tippst auf Abwesenheitsnotiz. Schalte sie ein, gib Zeitraum, Betreff und Text ein und tippe auf Fertig. Auf Wunsch geht die Antwort nur an deine Kontakte.
Normalerweise bekommt ein Absender die Antwort nur einmal. Laut Google bekommt er sie erneut, wenn er dich „nach vier Tagen erneut“ kontaktiert und die Notiz noch aktiv ist, oder wenn du den Text bearbeitet hast.
Abwesenheitsnotiz in Teams
In Teams wählst du oben dein Profilbild, dann den Status und unten Abwesenheit planen. Aktiviere Automatische Antworten aktivieren, gib deinen Text ein, setz auf Wunsch den Zeitraum und speichere. Laut Microsoft wird die Nachricht angezeigt, wenn dich jemand in Teams kontaktiert oder dein Profil öffnet, und „auch als automatische Antwort in Outlook gesendet“. Für Teams darf der Text kürzer sein: „Bis 9.10. abwesend. Dringend: Sam Lehmann.“
Beispiel: von der Sprachnotiz zur Abwesenheitsnotiz
Dieses Beispiel haben wir selbst geschrieben, um die Idee zu zeigen. Es ist kein echtes App-Ergebnis, und deine Ergebnisse sehen anders aus.
Was du vielleicht ins Handy sprichst:
Abwesenheitsnotiz.
Ich bin vom 2. bis 9. Oktober weg, am Montag, dem 12., wieder da.
Gar keine Mails, ich bin richtig offline.
Kundenkram macht Jonas, jonas.berg@example.com, und für Rechnungen buchhaltung@example.com.
Freundlich und kurz.
Und ich brauch das auch auf Englisch, wir haben viele Lieferanten in den Niederlanden.
Die fertige Notiz (E-Mail, Freundlich), danach die Sprache auf Englisch umgestellt:
Betreff: Abwesend bis 9. Oktober
Hallo,
danke für Ihre Nachricht!
Ich bin vom 2. bis einschließlich 9. Oktober nicht erreichbar und lese in dieser Zeit keine E-Mails.
Bei Fragen zu Kundenthemen wenden Sie sich bitte an Jonas Berg: jonas.berg@example.com.
Rechnungen schicken Sie bitte an buchhaltung@example.com.
Ab Montag, 12. Oktober, bin ich wieder für Sie da.
Viele Grüße
[Dein Name]
Hi,
Thanks for your message!
I'm away from October 2 to October 9 and won't be checking email.
For customer questions, please contact Jonas Berg at jonas.berg@example.com.
Please send invoices to buchhaltung@example.com.
I'll be back on Monday, October 12.
Best regards,
[Dein Name]
Beide Fassungen haben dieselben Daten und Adressen. In der Sprachnotiz lagen Abwesenheit und Rückkehr durcheinander, die Notiz trennt beides, damit niemand am 10. mit einer Antwort rechnet.
Abwesenheitsnotiz mit Retexta einsprechen
Retexta ist eine Cloud-App für Sprache zu Text und KI-Schreiben auf Android. Du sagst deine Daten und deine Vertretung, und Retexta schreibt die Notiz, bei Bedarf in mehreren Sprachen.
- Öffne Retexta und tippe auf Neue Aufgabe.
- Unter Was möchtest du machen? wählst du Nachricht schreiben.
- Unter Welche Art Nachricht? wählst du E-Mail (oder Team-Chat (Slack, Teams) für einen kurzen Statustext) und einen Schreibstil wie Professionell oder Freundlich. Dann tippst du auf Als Nächstes.
- Tippe auf Audio aufnehmen und sag, wann du weg bist, wann du zurück bist, ob du Mails liest und wer dich vertritt.
- Beende die Aufnahme. Retexta schreibt die Notiz.
- Für die zweite Sprache stellst du auf der Ergebnisseite die Sprache um. Retexta bietet mehr als 50 Ausgabesprachen.
- Prüf alle Daten und Adressen und kopier den Text in Outlook, Gmail oder Teams.
Nachricht schreiben gehört zu Retexta Pro, und Kopieren oder Teilen der Ergebnisse geht mit Retexta Pro oder Credits. Kostenlos ausprobieren kannst du Retexta mit ein paar kostenlosen Pro-Ergebnissen zum Start, die du in der App ansiehst. Für alles danach brauchst du Retexta Pro oder Credits. Retexta kennzeichnet Ergebnisse mit „KI-generiert. Wichtige Angaben prüfen.“ Die automatische Antwort schaltet Retexta nicht für dich ein, den Text fügst du selbst in deine Mail- oder Teams-Einstellungen ein.
Weiterlesen
Mehr zu E-Mails: E-Mail diktieren auf Android, die Follow-up-Mail für die Zeit nach dem Urlaub und Meeting per E-Mail anfragen. Mehr zur App: Retexta, Sprache zu Text für Android.
Quellen
Geprüft von FLAME Apps am 25.09.2026.
- Microsoft Support, Senden automatischer Abwesenheitsantworten aus Outlook: Schritte für Outlook im Web und das neue Outlook, Antworten außerhalb der Organisation, nicht unterstützte Kontotypen.
- Gmail-Hilfe, Automatische Antwort bei Abwesenheit senden (Android): Schritte, wann die Antwort erneut gesendet wird.
- Microsoft Support, Planen eines Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams: Schritte, Synchronisierung mit Outlook.
- Retexta: Namen von Zielen, Nachrichtentypen, Schreibstilen und Tarifen wie in der App (Version 2026.1.23) und im Google-Play-Eintrag.
- Vorlagen und Beispiel: von FLAME Apps geschrieben.
