Mesej luar pejabat (out-of-office message atau auto reply cuti) menyatakan empat perkara: anda tiada di pejabat, tarikh anda kembali, sama ada anda menyemak e-mel sepanjang tempoh itu, dan siapa yang boleh dihubungi jika perkara itu tidak boleh menunggu. Sebab ketiadaan adalah pilihan, dan beberapa baris sudah memadai. Salin salah satu templat di bawah, isi tarikh dan kenalan anda, dan hidupkan balasan automatik dalam Gmail, Outlook atau Teams.
| Masukkan | Contoh |
|---|---|
| Anda tiada | “Saya tiada di pejabat” |
| Sehingga bila | “sehingga Isnin, 12 Oktober 2026” (hari anda kembali) |
| Sama ada anda membaca e-mel | “tanpa akses e-mel” atau “menyemak e-mel sekali-sekala” |
| Siapa yang boleh dihubungi | “Untuk perkara segera, sila hubungi Encik Hafiz di hafiz@contoh.com” |
| Pilihan | Sebab (cuti tahunan, kursus, cuti bersalin), versi dalam bahasa kedua |
Templat mesej luar pejabat (bahasa Melayu)
Salin dan gantikan semua dalam kurungan segi empat.
Subjek: Tiada di pejabat sehingga [tarikh]
Terima kasih atas e-mel anda.
Saya tiada di pejabat sehingga [hari, tarikh] dan [mempunyai akses e-mel yang terhad / tidak akan menyemak e-mel].
Untuk perkara segera, sila hubungi [nama] di [e-mel] atau [nombor telefon].
Jika tidak, saya akan membalas sebaik sahaja saya kembali.
Sekian, terima kasih.
[Nama anda]
Versi ringkas
Terima kasih atas mesej anda.
Saya bercuti sehingga [tarikh] dan akan membalas selepas kembali.
Untuk perkara segera, sila hubungi [nama] di [e-mel].
Cuti tahunan
Terima kasih atas e-mel anda.
Saya sedang bercuti sehingga [tarikh] dan tidak akan menyemak e-mel.
Untuk sebarang perkara segera, sila hubungi [nama] di [e-mel], yang menggantikan saya sepanjang tempoh ini.
Saya akan menjawab e-mel anda selepas kembali bertugas pada [tarikh].
Sekian, terima kasih.
[Nama anda]
Kursus, seminar atau urusan luar
Saya menghadiri [kursus / program] sehingga [tarikh] dan akan membalas dengan sedikit kelewatan.
Jika mesej anda memerlukan tindakan segera, sila hubungi [nama] di [nombor telefon].
Terima kasih atas kesabaran anda.
[Nama anda]
Cuti panjang
Untuk cuti bersalin, cuti belajar atau ketiadaan yang lebih lama, namakan orang yang mengambil alih, bukan tarikh sahaja.
Saya bercuti sehingga [tarikh].
Sepanjang tempoh ini, [nama] menguruskan [projek saya / akaun anda].
Beliau boleh dihubungi di [e-mel] atau [nombor telefon].
E-mel anda tidak akan dimajukan secara automatik, jadi sila hantar semula kepada [nama] jika memerlukan jawapan.
Terima kasih.
[Nama anda]
Anda tidak perlu memberi sebab ketiadaan. “Saya tiada di pejabat” sudah cukup, dan itu pilihan yang lebih selamat apabila anda bercuti sakit atau atas urusan peribadi.
Mesej luar pejabat dalam dua bahasa
Jika anda menerima e-mel dalam bahasa Melayu dan Inggeris, tulis mesej dua kali: bahasa utama dahulu, versi kedua di bawahnya, dengan tarikh dan kenalan yang sama dalam kedua-duanya.
Saya tiada di pejabat sehingga Isnin, 12 Oktober 2026.
Untuk perkara segera, sila hubungi Encik Hafiz di hafiz@contoh.com.
I am out of the office until Monday, 12 October 2026.
For urgent matters, please contact Mr. Hafiz at hafiz@contoh.com.
Semak bahawa tarikh dan nama sama dalam kedua-dua versi. Jika anda menambah versi dalam bahasa Cina atau Tamil untuk pelanggan tertentu, minta penutur bahasa itu menyemaknya.
Set dalam Gmail dan Outlook
Apl Gmail di Android (daripada halaman bantuan Gmail dalam bahasa Melayu):
- Buka apl Gmail.
- Di bahagian atas sebelah kiri, ketik Menu, kemudian Tetapan.
- Pilih akaun anda dan ketik Autojawab percutian.
- Hidupkan suis Autojawab percutian.
- Isi julat tarikh, subjek dan mesej. Pilihan: tandai kotak untuk menghantar balasan kepada kenalan anda sahaja.
- Ketik Selesai.
Jika Gmail anda dalam bahasa Inggeris, labelnya Settings dan Vacation responder. Google menerangkan bahawa balasan bermula pada pukul 12:00 tengah malam pada tarikh mula dan berakhir pada pukul 11:59 malam pada tarikh tamat, dan “dalam kebanyakan keadaan, balasan anda hanya dihantar kepada orang pada kali pertama mereka menghantar mesej kepada anda”. Seseorang menerimanya sekali lagi jika dia menghubungi anda semula selepas empat hari sementara balasan masih hidup, atau selepas anda mengedit balasan itu.
Outlook (daripada halaman bantuan Microsoft, dalam bahasa Inggeris): dalam Outlook di web, pergi ke Settings, Account, Automatic replies, hidupkan suisnya, tandai Send replies only during a time period, masukkan masa mula dan tamat, taip mesej anda dan pilih Save. Dalam new Outlook untuk Windows, tetapan yang sama berada di bawah View, View settings, Accounts, Automatic Replies. Akaun kerja dan sekolah juga boleh menghantar balasan ke luar organisasi; Microsoft menyatakan ini turut sampai kepada surat berita dan e-mel sampah, dan mencadangkan Send replies only to contacts. Microsoft juga menyatakan balasan automatik “are not supported for Gmail, Yahoo, or other POP or IMAP accounts” dalam Outlook.
Mesej luar pejabat dalam Teams
Halaman bantuan Microsoft menerangkan dua cara:
- Desktop: pilih gambar profil anda di bahagian atas Teams, pilih Set status message, kemudian Schedule out of office. Hidupkan suis Turn on automatic replies dan taip mesej anda.
- Aplikasi mudah alih: ketik gambar profil di sudut kiri atas, pilih status semasa dan pilih Out of office. Hidupkan Set auto reply, tulis mesej dan tetapkan tarikh mula dan tamat.
Menurut Microsoft, status luar pejabat Teams “will also sync with automatic replies in your Outlook calendar”, dan mesej itu “will also be sent as an automatic reply in Outlook.” Mesej yang dilihat orang dalam Teams boleh lebih pendek daripada versi e-mel: “Cuti hingga 12 Okt. Segera: Encik Hafiz.”
Contoh: daripada nota suara kepada mesej luar pejabat
Contoh ini ditulis oleh kami untuk menunjukkan idea. Ia bukan hasil sebenar aplikasi, dan hasil anda akan berbeza.
Apa yang mungkin anda sebut:
Mesej luar pejabat.
Saya cuti dari 2 hingga 9 Oktober, masuk kerja semula Isnin 12 hari bulan.
Langsung tak semak e-mel.
Hal pelanggan, hubungi Jordan, jordan.p@contoh.com, untuk invois, akaun@contoh.com.
Buat ringkas dan mesra.
Lepas tu nak versi English juga, ramai pembekal kita dari Singapura.
Mesej siap (Email, Friendly), kemudian bahasa ditukar ke bahasa Inggeris:
Subjek: Tiada di pejabat sehingga 12 Oktober
Terima kasih atas e-mel anda!
Saya bercuti dari 2 hingga 9 Oktober dan tidak akan menyemak e-mel.
Untuk pertanyaan pelanggan, sila hubungi Jordan di jordan.p@contoh.com.
Untuk invois, sila e-mel akaun@contoh.com.
Saya akan membalas selepas kembali bertugas pada Isnin, 12 Oktober.
Salam mesra,
[Nama anda]
Subject: Out of office until 12 October
Thank you for your email!
I am away from 2 to 9 October and will not be checking email.
For client questions, please contact Jordan at jordan.p@contoh.com.
For invoices, please write to akaun@contoh.com.
I will get back to you after I return on Monday, 12 October.
Best regards,
[Your name]
Kedua-dua versi membawa tarikh dan alamat yang sama. Nota suara mencampurkan tarikh cuti dan tarikh kembali; mesej memisahkannya, supaya tiada siapa mengharapkan jawapan pada 10 haribulan.
Dikte mesej luar pejabat dengan Retexta
Retexta ialah aplikasi Android yang menukar suara ke teks di awan dan menulis dengan AI. Anda sebut tarikh dan siapa yang menggantikan anda, dan ia menulis mesej itu, dalam lebih daripada satu bahasa jika perlu. Menu Retexta dalam bahasa Inggeris, jadi label di bawah ditulis seperti yang tertera.
- Buka Retexta dan ketik New task.
- Di bawah What do you want to do?, ketik Write a message.
- Di bawah What kind of message?, pilih Email (atau Work chat (Slack, Teams) untuk teks status yang pendek) dan gaya penulisan seperti Professional atau Friendly. Ketik Next.
- Ketik Record audio dan sebut bila anda tiada, bila anda kembali, sama ada anda membaca e-mel dan siapa yang perlu dihubungi.
- Hentikan rakaman. Retexta menulis mesej.
- Untuk bahasa kedua, tukar bahasa di skrin hasil. Retexta menawarkan 50+ bahasa hasil, termasuk bahasa Melayu dan Inggeris.
- Semak setiap tarikh dan alamat, kemudian salin teks ke Gmail, Outlook atau Teams.
Write a message ialah sebahagian daripada Retexta Pro, dan menyalin atau berkongsi hasil memerlukan Retexta Pro atau kredit. Retexta percuma untuk dicuba: pengguna baharu mendapat beberapa hasil Pro percuma untuk dilihat dalam aplikasi, dan semua selepas itu memerlukan Retexta Pro atau kredit. Retexta menandakan hasil dengan “AI-generated. Check important details.” Retexta tidak menghidupkan balasan automatik untuk anda; anda menampal teks ke dalam tetapan e-mel atau Teams.
Baca seterusnya
Lebih banyak panduan e-mel: cara tulis e-mel dengan suara, e-mel susulan untuk selepas anda kembali, dan e-mel jemputan mesyuarat. Maklumat lanjut tentang aplikasi: Retexta, suara ke teks untuk Android.
Sumber
Disemak oleh FLAME Apps pada 25 September 2026.
- Bantuan Gmail, Hantar balasan automatik apabila anda tiada di pejabat (Android): langkah dan label dalam bahasa Melayu, masa mula dan tamat, bila balasan dihantar semula. Label bahasa Inggeris daripada versi bahasa Inggeris.
- Microsoft Support, Send automatic out of office replies from Outlook (dalam bahasa Inggeris): langkah untuk Outlook di web dan new Outlook, luar organisasi, jenis akaun yang tidak disokong.
- Microsoft Support, Schedule an out of office status in Microsoft Teams (dalam bahasa Inggeris): langkah desktop dan mudah alih, penyegerakan dengan Outlook.
- Retexta: nama matlamat, jenis mesej, gaya penulisan dan pelan seperti dalam aplikasi (versi 2026.1.23, menu bahasa Inggeris) dan di Google Play.
- Templat dan contoh: ditulis oleh FLAME Apps.
