Email trả lời tự động khi vắng mặt (out of office) nói bốn điều: bạn đang vắng mặt, ngày bạn quay lại, trong thời gian đó bạn có đọc email không, và liên hệ ai nếu việc gấp. Lý do là tùy chọn, và vài dòng là đủ. Chép một mẫu bên dưới, điền ngày và người liên hệ, rồi bật trả lời tự động trong Gmail hoặc Outlook. Nếu bạn làm việc với đối tác nước ngoài, dùng bản song ngữ Việt và Anh.
| Cần có | Ví dụ |
|---|---|
| Bạn đang vắng mặt | “Tôi hiện đang nghỉ phép” |
| Đến khi nào | “đến hết ngày 9/10, làm việc lại từ thứ Hai 12/10” |
| Có đọc email không | “không truy cập email” hoặc “thỉnh thoảng kiểm tra email” |
| Liên hệ ai | “Việc gấp, vui lòng liên hệ chị Hoa, hoa.nguyen@example.com” |
| Tùy chọn | Lý do (nghỉ phép, công tác, nghỉ Tết), bản tiếng Anh |
Mẫu email trả lời tự động
Chép và thay mọi chỗ trong ngoặc vuông.
Tiêu đề: Vắng mặt đến ngày [ngày]
Kính chào anh/chị,
Cảm ơn anh/chị đã gửi email.
Tôi hiện đang vắng mặt đến hết ngày [thứ, ngày] và [ít có điều kiện kiểm tra email / không truy cập email] trong thời gian này.
Với việc cần xử lý gấp, anh/chị vui lòng liên hệ [Họ tên] qua [email] hoặc [số điện thoại].
Tôi sẽ phản hồi ngay khi quay lại làm việc.
Trân trọng,
[Họ tên]
Bản ngắn
Cảm ơn anh/chị đã liên hệ.
Tôi vắng mặt đến ngày [ngày] và sẽ trả lời khi quay lại.
Việc gấp, vui lòng liên hệ [Họ tên], [email].
Nghỉ phép
Kính chào anh/chị,
Cảm ơn anh/chị đã gửi email.
Tôi đang nghỉ phép đến hết ngày [ngày] và không kiểm tra email trong thời gian này.
Việc gấp, anh/chị vui lòng liên hệ [Họ tên] qua [email], người phụ trách thay tôi.
Tôi sẽ trả lời email của anh/chị sau khi làm việc lại từ ngày [ngày].
Trân trọng,
[Họ tên]
Nghỉ Tết
Lịch nghỉ Tết thay đổi mỗi năm. Hãy lấy ngày nghỉ và ngày làm việc lại từ thông báo chính thức của cơ quan hoặc công ty bạn, rồi điền vào mẫu.
Kính chào Quý khách hàng và đối tác,
[Tên công ty/bộ phận] nghỉ Tết Nguyên đán từ ngày [ngày] đến hết ngày [ngày] và làm việc trở lại từ ngày [ngày].
Trong thời gian này, email sẽ được phản hồi sau kỳ nghỉ. Việc gấp, vui lòng liên hệ [Họ tên] qua [số điện thoại].
Kính chúc Quý khách hàng và đối tác một năm mới an khang, thịnh vượng.
Trân trọng,
[Họ tên]
Công tác, hội nghị
Kính chào anh/chị,
Tôi đang tham dự [sự kiện] đến ngày [ngày] nên sẽ phản hồi chậm hơn thường lệ.
Nếu việc cần xử lý trong ngày, anh/chị vui lòng gọi [Họ tên], [số điện thoại].
Cảm ơn anh/chị đã thông cảm.
[Họ tên]
Nghỉ dài ngày
Với nghỉ thai sản hay bất kỳ kỳ nghỉ dài nào, hãy nêu người tiếp nhận công việc, không chỉ nêu ngày.
Kính chào anh/chị,
Tôi nghỉ đến ngày [ngày].
Trong thời gian này, [Họ tên] phụ trách [các dự án của tôi / khách hàng của anh/chị].
Anh/chị có thể liên hệ [anh/chị ấy] qua [email] hoặc [số điện thoại].
Email của anh/chị sẽ không được chuyển tiếp, nên nếu cần phản hồi, vui lòng gửi lại cho [Họ tên].
Trân trọng,
[Họ tên]
Bạn không bắt buộc phải nêu lý do vắng mặt. “Tôi đang vắng mặt” là đủ, và đó là lựa chọn an toàn khi bạn nghỉ ốm hoặc nghỉ vì việc riêng.
Email trả lời tự động song ngữ Việt và Anh
Nếu bạn nhận email từ đối tác nước ngoài, hãy viết hai lần: tiếng Việt trước, tiếng Anh bên dưới, cùng ngày và người liên hệ ở cả hai bản.
Tôi vắng mặt đến hết ngày 9/10 và làm việc lại từ thứ Hai 12/10.
Việc gấp, vui lòng liên hệ chị Hoa, hoa.nguyen@example.com.
I'm out of the office until Friday, October 9, and back on Monday, October 12.
For urgent matters, please contact Hoa at hoa.nguyen@example.com.
Nhờ người giỏi tiếng Anh xem lại bản tiếng Anh nếu có thể, hoặc ít nhất kiểm tra ngày và tên khớp nhau ở cả hai bản.
Bật trả lời tự động trong Gmail và Outlook
Ứng dụng Gmail trên Android (theo trang trợ giúp tiếng Việt của Google; trang này ghi có thể chứa nội dung dịch bằng AI, nên tên trên máy bạn có thể hơi khác):
- Mở ứng dụng Gmail, nhấn biểu tượng Trình đơn ở trên cùng bên trái, rồi Cài đặt.
- Chọn tài khoản.
- Nhấn Tự động trả lời thư.
- Bật nút Thư trả lời tự động.
- Điền phạm vi ngày, tiêu đề và nội dung. Tùy chọn: chỉ gửi cho người trong danh bạ.
- Nhấn Xong.
Google giải thích rằng trong hầu hết trường hợp, thư trả lời chỉ được gửi cho một người vào lần đầu họ gửi thư cho bạn. Người đó nhận lại nếu liên hệ lại sau 4 ngày khi chế độ vẫn bật, hoặc sau khi bạn sửa thư trả lời.
Outlook (theo trang hỗ trợ tiếng Việt của Microsoft): trong Outlook trên web, vào Cài đặt > Tài khoản > Trả lời tự động, bật công tắc, chọn Chỉ gửi trả lời trong một khoảng thời gian, nhập thời gian bắt đầu và kết thúc, viết thông điệp và chọn Lưu. Trong Outlook mới cho Windows, vào tab Xem > Xem cài đặt > Tài khoản > Trả lời tự động. Tài khoản cơ quan hoặc trường học còn có tùy chọn gửi trả lời ra ngoài tổ chức; Microsoft lưu ý việc này gửi cả tới bản tin, quảng cáo và có thể email rác, và khuyên chọn Chỉ gửi trả lời tự động cho các liên hệ. Microsoft cũng ghi rằng trả lời tự động không được hỗ trợ với tài khoản Gmail, Yahoo hay tài khoản POP, IMAP khác trong Outlook.
Với Microsoft Teams, trang hỗ trợ tiếng Anh của Microsoft cho biết trạng thái vắng mặt trong Teams đồng bộ với trả lời tự động trong Outlook.
Ví dụ: từ lời nói đến email trả lời tự động
Ví dụ này do chúng tôi tự viết để minh họa, không phải kết quả thật từ ứng dụng. Kết quả của bạn sẽ khác.
Bạn nói vào điện thoại:
Email trả lời tự động nhé.
Mình nghỉ từ mùng hai đến mùng chín tháng Mười, thứ Hai mười hai đi làm lại.
Không đọc email gì hết, nghỉ hẳn.
Khách hàng thì chị Hoa lo, hoa.nguyen@example.com, còn hóa đơn thì gửi ketoan@example.com.
Viết thân thiện, ngắn thôi.
Với cần bản tiếng Anh nữa, nhiều đối tác bên Singapore.
Email hoàn chỉnh (Email, Friendly), rồi đổi ngôn ngữ sang tiếng Anh:
Tiêu đề: Vắng mặt đến ngày 12/10
Chào anh/chị,
Cảm ơn anh/chị đã gửi email!
Tôi nghỉ từ ngày 2/10 đến ngày 9/10 và không kiểm tra email trong thời gian này.
Về khách hàng, anh/chị vui lòng liên hệ chị Hoa qua hoa.nguyen@example.com.
Về hóa đơn, vui lòng gửi tới ketoan@example.com.
Tôi sẽ phản hồi khi làm việc lại vào thứ Hai, 12/10.
Trân trọng,
[Họ tên]
Hi,
Thanks for your email!
I'm away from October 2 to October 9 and won't be checking email.
For client questions, please contact Hoa at hoa.nguyen@example.com.
For invoices, please write to ketoan@example.com.
I'll get back to you when I return on Monday, October 12.
Best regards,
[Your name]
Hai bản có cùng ngày và cùng địa chỉ. Lời nói trộn ngày nghỉ với ngày đi làm lại; email tách hai ngày đó ra, để không ai chờ câu trả lời vào ngày 10.
Nói email trả lời tự động với Retexta
Retexta là ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản và viết bằng AI cho Android, xử lý trên đám mây. Bạn nói ngày nghỉ và người thay thế, ứng dụng viết thông điệp, kể cả bằng nhiều ngôn ngữ nếu cần. Menu của Retexta bằng tiếng Anh, chưa có giao diện tiếng Việt, nên các bước dưới đây ghi đúng nhãn tiếng Anh.
- Mở Retexta và nhấn New task.
- Ở What do you want to do?, nhấn Write a message.
- Ở What kind of message?, chọn Email (hoặc Work chat (Slack, Teams) cho một dòng trạng thái ngắn) và giọng điệu như Professional hoặc Friendly. Nhấn Next.
- Nhấn Record audio và nói: nghỉ từ khi nào, làm lại khi nào, có đọc email không, liên hệ ai.
- Dừng ghi âm. Retexta viết thông điệp.
- Muốn có bản tiếng Anh, đổi ngôn ngữ trên màn hình kết quả. Retexta có hơn 50 ngôn ngữ đầu ra.
- Kiểm tra từng ngày và địa chỉ, rồi chép vào Gmail hoặc Outlook.
Write a message thuộc Retexta Pro, và sao chép hay chia sẻ kết quả cần Retexta Pro hoặc credit. Ứng dụng dùng thử miễn phí: người dùng mới nhận được vài kết quả Pro miễn phí để xem ngay trong ứng dụng, và mọi thứ sau đó cần Retexta Pro hoặc credit. Retexta ghi trên kết quả: “AI-generated. Check important details.” Retexta không tự bật trả lời tự động; bạn dán văn bản vào cài đặt của Gmail hoặc Outlook.
Đọc tiếp
Khi quay lại làm việc: cách viết email follow up. Thêm về email: viết email bằng giọng nói trên Android và email mời họp. Thêm về ứng dụng: Retexta, chuyển giọng nói thành văn bản cho Android.
Nguồn
FLAME Apps kiểm tra ngày 25 và 26/9/2026. Trích đoạn nguồn được lưu trong ghi chú nghiên cứu của chúng tôi.
- Trợ giúp Gmail, Gửi thư trả lời tự động khi bạn không có mặt tại văn phòng (Android): các bước, khi nào thư trả lời được gửi lại.
- Microsoft Support, Cách thiết lập trả lời vắng mặt tự động trong Outlook: các bước trong Outlook trên web và Outlook mới, gửi ra ngoài tổ chức, loại tài khoản không hỗ trợ.
- Microsoft Support, Schedule an out of office status in Microsoft Teams (tiếng Anh): đồng bộ với Outlook.
- Ứng dụng Retexta (Android, phiên bản 2026.1.23): tên mục đích, loại tin nhắn, giọng điệu và quyền Retexta Pro, như trong ứng dụng và trên trang Google Play.
- Các mẫu và ví dụ: do FLAME Apps soạn.
