Een afwezigheidsmelding zegt vier dingen: dat je afwezig bent, de datum waarop je terug bent, of je in de tussentijd je mail leest, en wie ze kunnen bereiken als het niet kan wachten. Een reden is niet nodig, en een paar regels zijn genoeg. Kopieer een van de voorbeeldteksten hieronder, vul je data en contactpersoon in, en zet het automatische antwoord aan in Outlook, Gmail, Teams of WhatsApp Business.
| Wat erin hoort | Voorbeeld |
|---|---|
| Dat je afwezig bent | “Ik ben afwezig” |
| Tot wanneer | “tot en met vrijdag 9 oktober” of “vanaf maandag 12 oktober ben ik weer bereikbaar” |
| Of je mail leest | “en lees mijn mail niet” of “en lees mijn mail beperkt” |
| Wie ze kunnen bereiken | “Voor dringende zaken kunt u terecht bij Sam de Vries, sam.devries@voorbeeld.nl” |
| Optioneel | De reden (vakantie, congres, verlof), een tweede taal |
Schrijf de datum voluit met de weekdag, dan leest niemand hem verkeerd. En let op het verschil tussen “tot 12 oktober” en “tot en met 12 oktober”: de datum waarop je terug bent is het duidelijkst.
Voorbeeld afwezigheidsmelding
Kopieer dit en vervang alles tussen vierkante haken.
Onderwerp: Afwezig tot en met [datum]
Beste afzender,
Dank voor uw bericht.
Ik ben afwezig tot en met [dag datum] en [lees mijn mail beperkt / lees mijn mail niet].
Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met [naam] via [e-mailadres] of [telefoonnummer].
Vanaf [dag datum] beantwoord ik uw bericht zo snel mogelijk.
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Korte versie
Dank voor je bericht.
Ik ben afwezig tot en met [datum] en reageer na mijn terugkomst.
Is het dringend? Mail dan [naam] via [e-mailadres].
Vakantie
Beste afzender,
Dank voor uw bericht.
Ik ben met vakantie tot en met [datum] en lees in die tijd mijn mail niet.
Voor dringende zaken kunt u terecht bij [naam], die mij vervangt, via [e-mailadres].
Vanaf [dag datum] ben ik weer bereikbaar en reageer ik op uw bericht.
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Congres of zakenreis
Beste afzender,
Tot en met [datum] ben ik op [evenement] en reageer ik met enige vertraging.
Is uw bericht dringend, bel dan [naam] via [telefoonnummer].
Dank voor uw geduld,
[Je naam]
Langer verlof
Bij zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof, een sabbatical of een andere lange afwezigheid noem je een persoon die het overneemt, niet alleen een datum.
Beste afzender,
Ik ben met verlof tot en met [datum].
In die periode neemt [naam] [mijn projecten / uw dossier] over.
U kunt [hem / haar / hen] bereiken via [e-mailadres] of [telefoonnummer].
Uw bericht wordt niet doorgestuurd. Stuur het daarom opnieuw naar [naam] als u een antwoord nodig hebt.
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Je hoeft nooit een reden voor je afwezigheid te geven. “Ik ben afwezig” is genoeg, en dat is ook de veilige keuze als je ziek bent of om persoonlijke redenen weg bent.
Afwezigheidsmelding in het Nederlands en Engels
Krijg je mail van mensen die geen Nederlands spreken, schrijf de melding dan twee keer: eerst je hoofdtaal, daaronder de tweede versie, met dezelfde data en contactpersoon in beide.
Ik ben afwezig tot en met vrijdag 9 oktober. Vanaf maandag 12 oktober ben ik weer bereikbaar.
Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met Sam de Vries via sam.devries@voorbeeld.nl.
I'm out of the office until Friday, October 9, and back on Monday, October 12.
For urgent matters, please contact Sam de Vries at sam.devries@voorbeeld.nl.
Laat de tweede taal als het kan nakijken door iemand die de taal goed spreekt, of controleer in elk geval of data en namen in beide versies kloppen.
Afwezigheidsmelding instellen in Outlook
Volgens de Nederlandse hulppagina van Microsoft:
- Outlook op het web of Outlook.com: kies bovenaan Instellingen > Account > Automatische antwoorden. Zet de schakelaar Automatische antwoorden aan, vink Antwoorden alleen tijdens een bepaalde periode verzenden aan en vul een begin- en eindtijd in. Typ je bericht en kies Opslaan. Stel je geen periode in, dan blijft het antwoord aan tot je het zelf uitzet.
- Klassieke Outlook: kies Bestand > Automatische antwoorden, vink Automatische antwoorden verzenden aan, stel eventueel een datumbereik in, typ je antwoord en kies OK. Zie je de knop niet, dan gebruik je mogelijk een account dat de functie niet ondersteunt.
Met een werk- of schoolaccount kun je aparte teksten maken voor Binnen mijn organisatie en Buiten mijn organisatie. Microsoft waarschuwt dat antwoorden aan iedereen buiten je organisatie ook naar nieuwsbrieven, advertenties en mogelijke ongewenste e-mail gaan, en raadt aan dan alleen je contactpersonen te kiezen. Ook volgens Microsoft: “Automatische antwoorden worden niet ondersteund door Gmail, Yahoo of andere POP- of IMAP-accounts” in Outlook.
In Teams
- Desktop: kies je profielfoto, dan Statusbericht instellen en onderaan Afwezigheidsplanning. Zet de schakelaar naast Automatische antwoorden inschakelen aan, typ je bericht, kies eventueel Antwoorden verzenden buiten mijn organisatie en de periode, en kies Opslaan.
- Mobiele app: tik linksboven op je profielfoto, kies je huidige status en dan Niet aanwezig. Zet Automatisch beantwoorden instellen aan, schrijf je bericht en stel de begin- en einddatum in.
Volgens Microsoft wordt het bericht in Teams “ook als een automatisch antwoord in Outlook verzonden”. De tekst die mensen in Teams zien, mag korter zijn dan je mailversie: “Afwezig t/m 9 okt. Dringend: Sam de Vries.”
In Gmail op Android
Volgens de Nederlandse Gmail-hulp: open de Gmail-app, tik linksboven op Menu > Instellingen, kies je account en tik op Automatisch antwoord. Zet de schakelaar bovenaan aan, vul de datums, het onderwerp en het bericht in, en tik op Klaar. Je kunt het antwoord ook alleen naar je contacten sturen.
Het antwoord loopt van 00:00 uur op de startdatum tot 23:59 uur op de einddatum. Google schrijft dat je antwoord “in de meeste gevallen” alleen wordt gestuurd als iemand je voor het eerst mailt; dezelfde persoon krijgt het opnieuw als die “na 4 dagen” weer contact opneemt terwijl het nog aanstaat, of nadat je het antwoord hebt bewerkt.
Afwezigheidsbericht in WhatsApp Business
Volgens het Nederlandse WhatsApp-helpcentrum:
- Tik in het tabblad Tools op Afwezigheidsbericht.
- Zet Afwezigheidsbericht verzenden aan.
- Tik bij Afwezigheidsbericht op het bericht om het aan te passen en tik op OK.
- Kies bij Plannen wanneer het wordt verstuurd: Verstuur altijd, Aangepaste planning of Buiten openingstijden (dat laatste alleen als je openingstijden in je bedrijfsprofiel staan).
- Kies bij Ontvangers wie het krijgt: Iedereen, Iedereen die niet in adresboek staat, Iedereen, behalve... of Alleen versturen naar....
- Tik op Opslaan.
Je telefoon moet volgens WhatsApp een actieve internetverbinding hebben om afwezigheidsberichten te versturen. Een WhatsApp-bericht is korter dan een mail: “Hoi! Ik ben tot en met 9 oktober met vakantie. Vanaf 12 oktober reageer ik weer. Dringend? Bel 06 [nummer].”
Voorbeeld: van ingesproken tekst naar afwezigheidsmelding
Dit voorbeeld hebben we zelf geschreven om het idee te laten zien. Het is geen echt resultaat van de app, en jouw resultaat ziet er anders uit.
Wat je zou kunnen inspreken:
Afwezigheidsmelding.
Ik ben vrij van 2 tot en met 9 oktober, maandag de twaalfde ben ik terug.
Ik lees helemaal geen mail, ik ben echt offline.
Jordy doet de klantzaken, jordy@voorbeeld.nl, en voor facturen is het administratie@voorbeeld.nl.
Vriendelijk en kort.
En ik wil er ook een Engelse versie bij, veel leveranciers zitten in het buitenland.
De afgewerkte melding (Email, Friendly), daarna de taal op Engels gezet:
Onderwerp: Afwezig tot en met 9 oktober
Hallo,
Dank voor je bericht!
Van 2 tot en met 9 oktober ben ik afwezig en lees ik mijn mail niet.
Voor vragen van klanten kun je terecht bij Jordy via jordy@voorbeeld.nl.
Voor facturen mail je naar administratie@voorbeeld.nl.
Vanaf maandag 12 oktober reageer ik weer op je bericht.
Groeten,
[Je naam]
Hello,
Thanks for your email!
I'm away from October 2 to October 9 and won't be checking email.
For client questions, please contact Jordy at jordy@voorbeeld.nl.
For invoices, please write to administratie@voorbeeld.nl.
I'll get back to you after I return on Monday, October 12.
Best,
[Je naam]
Beide versies hebben dezelfde data en adressen. In de spraakopname liepen de afwezige dagen en de terugkeerdatum door elkaar; de melding houdt ze uit elkaar, zodat niemand op de 10e al een antwoord verwacht.
Je afwezigheidsmelding inspreken met Retexta
Retexta is een app voor spraak naar tekst en schrijven met AI voor Android, die in de cloud werkt. Je zegt je data en wie je vervangt, en de app schrijft de melding, desnoods in meer dan één taal. De menu's zijn in het Engels (er is geen Nederlandse interface), dus de knoppen hieronder staan in het Engels.
- Open Retexta en tik op New task.
- Tik onder What do you want to do? op Write a message.
- Kies onder What kind of message? het type Email (of Work chat (Slack, Teams) voor een korte statustekst) en een schrijfstijl zoals Professional of Friendly. Tik op Next.
- Tik op Record audio en zeg wanneer je weg bent, wanneer je terug bent, of je mail leest en wie ze kunnen bereiken.
- Stop de opname. Retexta schrijft de melding.
- Voor een tweede taal verander je de taal op het resultaatscherm. Retexta biedt meer dan 50 uitvoertalen.
- Controleer elke datum en elk adres en kopieer de tekst naar Outlook, Gmail, Teams of WhatsApp Business.
Write a message hoort bij Retexta Pro, en voor kopiëren of delen van resultaten heb je Retexta Pro of credits nodig. De app is gratis uit te proberen: nieuwe gebruikers krijgen een paar gratis Pro-resultaten om in de app te bekijken, en voor alles daarna heb je Retexta Pro of credits nodig. Retexta zet bij resultaten de melding “AI-generated. Check important details.” Retexta zet het automatische antwoord niet voor je aan; je plakt de tekst zelf in de instellingen van je mail, Teams of WhatsApp Business.
Verder lezen
Meer over mailen: e-mail dicteren op Android, de follow-up mail voor als je terug bent, en een afspraak aanvragen per mail. Meer over de app: Retexta, spraak naar tekst voor Android.
Bronnen
Gecontroleerd door FLAME Apps op 26 september 2026.
- Microsoft Support, Automatische afwezigheidsberichten instellen in Outlook: stappen voor Outlook op het web en de klassieke Outlook, buiten de organisatie, niet-ondersteunde accounts.
- Microsoft Support, Een afwezigheidsstatus plannen in Microsoft Teams: stappen voor desktop en mobiel, koppeling met Outlook.
- Gmail Help, Een automatisch antwoord sturen als je afwezig bent (Android): stappen, tijden, wanneer het antwoord opnieuw wordt gestuurd.
- WhatsApp-helpcentrum, Het gebruiken van afwezigheidsberichten: stappen, planning, ontvangers, internetverbinding.
- Retexta: namen van doelen, berichttypen, schrijfstijlen en abonnementen zoals in de app (versie 2026.1.23) en op Google Play.
- Voorbeeldteksten en voorbeeld: geschreven door FLAME Apps.
