Pesan out of office menyampaikan empat hal: bahwa kamu sedang tidak di kantor, tanggal kamu kembali, apakah kamu membaca email selama itu, dan siapa yang bisa dihubungi kalau urusannya tidak bisa menunggu. Alasan tidak wajib, dan beberapa baris sudah cukup. Salin salah satu templat di bawah, isi tanggal dan kontakmu, lalu aktifkan balasan otomatisnya di Gmail, Outlook, atau Teams. Di Indonesia istilah bahasa Inggrisnya juga lazim dipakai: out of office, auto reply, atau pesan otomatis saat cuti.
| Yang dimasukkan | Contoh |
|---|---|
| Bahwa kamu tidak di kantor | “Saya sedang tidak berada di kantor” |
| Sampai kapan | “sampai Senin, 12 Oktober” (hari kamu kembali) |
| Apakah membaca email | “tanpa akses email” atau “sesekali memeriksa email” |
| Siapa yang dihubungi | “Untuk urusan mendesak, silakan hubungi Rina di rina@contoh.co.id” |
| Opsional | Alasannya (cuti, dinas luar, pelatihan), versi bahasa kedua |
Templat pesan out of office
Salin dan ganti semua yang ada di kurung siku.
Subjek: Tidak di kantor sampai [tanggal]
Selamat pagi/siang,
Terima kasih atas email Anda.
Saya sedang tidak berada di kantor sampai [hari, tanggal] dan [akses email saya terbatas / tidak memeriksa email].
Untuk urusan mendesak, silakan hubungi [Nama] di [email] atau [nomor telepon].
Selain itu, email Anda akan saya balas setelah saya kembali.
Salam,
[Namamu]
Versi singkat
Terima kasih atas pesan Anda.
Saya sedang tidak di kantor sampai [tanggal] dan akan membalas setelah kembali.
Untuk urusan mendesak, silakan hubungi [Nama] di [email].
Cuti tahunan atau cuti bersama
Selamat pagi/siang,
Terima kasih atas email Anda.
Saya sedang cuti sampai [tanggal] dan tidak memeriksa email selama cuti.
Untuk hal yang mendesak, silakan hubungi [Nama] di [email], yang menggantikan saya selama cuti.
Email Anda akan saya jawab setelah saya kembali bekerja pada [tanggal].
Salam,
[Namamu]
Untuk cuti hari raya, kamu bisa menyebutnya kalau mau, misalnya “Saya sedang cuti Idulfitri”, tetapi “Saya sedang cuti” saja sudah cukup.
Dinas luar atau pelatihan
Selamat pagi/siang,
Saya sedang mengikuti [nama kegiatan] sampai [tanggal] dan akan membalas email dengan sedikit terlambat.
Untuk hal yang perlu segera ditangani, silakan menelepon [Nama] di [nomor telepon].
Terima kasih atas pengertiannya,
[Namamu]
Cuti panjang
Untuk cuti melahirkan, cuti panjang, atau ketidakhadiran yang lama lainnya, sebutkan orang yang mengambil alih, bukan hanya tanggal.
Selamat pagi/siang,
Saya sedang cuti sampai [tanggal].
Selama itu, [Nama] menangani [proyek saya / urusan Anda].
[Nama] dapat dihubungi di [email] atau [nomor telepon].
Email Anda tidak diteruskan secara otomatis, jadi mohon kirim ulang ke [Nama] bila memerlukan jawaban.
Terima kasih,
[Namamu]
Kamu tidak pernah wajib menyebut alasan. “Saya sedang tidak di kantor” sudah cukup, dan itu pilihan yang lebih aman kalau kamu sedang sakit atau ada urusan pribadi.
Pesan out of office dua bahasa
Kalau kamu sering menerima email dari klien atau rekan luar negeri, tulis pesannya dua kali: bahasa utama di atas, versi kedua di bawah, dengan tanggal dan kontak yang sama.
Saya sedang tidak berada di kantor sampai Senin, 12 Oktober.
Untuk urusan mendesak, silakan hubungi Rina Wulandari di rina@contoh.co.id.
I'm out of the office until Monday, October 12.
For urgent matters, please contact Rina Wulandari at rina@contoh.co.id.
Kalau bisa, minta penutur asli mengecek versi kedua, atau setidaknya pastikan tanggal dan nama sama di kedua versi.
Mengaktifkan penjawab saat libur di Gmail
Dari halaman bantuan Gmail berbahasa Indonesia (dicek 25 September 2026), di aplikasi Gmail Android:
- Buka aplikasi Gmail, ketuk Menu di kiri atas, lalu Setelan.
- Pilih akunmu.
- Ketuk Penjawab saat libur (halaman bantuannya juga menulis “Penjawab kala libur”, jadi labelnya bisa sedikit berbeda).
- Aktifkan di bagian atas.
- Isi rentang tanggal, subjek, dan pesan. Opsional: centang kotak di bawah pesan untuk mengirim balasan hanya ke kontakmu.
- Ketuk Selesai.
Menurut Google, balasan otomatis dimulai pukul 00.00 pada tanggal mulai dan berakhir pukul 23.59 pada tanggal akhir. Biasanya balasan hanya dikirim saat pertama kali seseorang mengirimimu pesan; orang yang sama menerimanya lagi kalau menghubungimu setelah empat hari dan balasan masih aktif, atau setelah kamu mengedit balasannya. Email yang masuk ke folder spam atau dikirim ke milis tidak mendapat balasan.
Balasan otomatis di Outlook
Dari halaman bantuan Microsoft berbahasa Indonesia:
- Outlook di web atau Outlook.com: pilih Pengaturan > Akun > Balasan otomatis. Aktifkan tombol alih Balasan otomatis, centang Kirim balasan selama periode waktu tertentu saja, masukkan waktu mulai dan akhir, ketik pesannya, lalu pilih Simpan.
- Outlook baru untuk Windows: pengaturan yang sama ada di Lihat pengaturan > Akun > Balasan Otomatis.
- Akun kantor atau sekolah bisa juga mengirim balasan ke luar organisasi. Microsoft mengingatkan bahwa balasan itu akan terkirim ke setiap email, termasuk buletin, iklan, dan email sampah, dan menyarankan Kirim balasan hanya ke kontak.
Microsoft juga menulis bahwa balasan otomatis Outlook tidak didukung untuk Gmail, Yahoo, atau akun POP atau IMAP lainnya.
Status di luar kantor di Teams
Dari halaman bantuan Microsoft berbahasa Indonesia:
- Desktop: pilih foto profilmu di bagian atas Teams, pilih Atur pesan status, lalu Jadwalkan keluar dari kantor. Aktifkan tombol di samping Aktifkan balasan otomatis dan ketik pesannya.
- Aplikasi seluler: ketuk foto profil di kiri atas, pilih status saat ini, lalu Di luar kantor. Aktifkan Atur balasan otomatis, tulis pesannya, dan aktifkan Pilih tanggal mulai dan berakhir.
Menurut Microsoft, status di luar kantor tersinkron dengan balasan otomatis di kalender Outlook, dan pesannya juga dikirim sebagai balasan otomatis di Outlook. Pesan yang terlihat di Teams boleh lebih pendek dari versi email: “Cuti sampai 12 Okt. Mendesak: Rina.”
Contoh: dari voice note jadi pesan out of office
Contoh ini kami tulis sendiri untuk menunjukkan idenya. Ini bukan hasil asli aplikasi, dan hasilmu akan berbeda.
Yang kamu ucapkan ke HP:
Pesan out of office.
Aku cuti dari tanggal dua sampai tanggal sembilan Oktober, masuk lagi Senin tanggal dua belas.
Nggak buka email sama sekali.
Urusan klien ke Bayu, bayu.p@contoh.co.id, kalau soal tagihan ke keuangan@contoh.co.id.
Nadanya ramah dan singkat.
Terus butuh versi bahasa Inggris juga, banyak supplier kita dari Singapura.
Pesan jadinya (Email, Friendly), lalu bahasanya diganti ke bahasa Inggris:
Subjek: Cuti sampai 12 Oktober
Halo,
Terima kasih atas email Anda!
Saya cuti dari 2 sampai 9 Oktober dan tidak memeriksa email.
Untuk pertanyaan klien, silakan hubungi Bayu di bayu.p@contoh.co.id.
Untuk urusan tagihan, silakan kirim ke keuangan@contoh.co.id.
Saya akan membalas setelah kembali pada Senin, 12 Oktober.
Salam,
[Namamu]
Hi,
Thanks for your email!
I'm away from October 2 to October 9 and won't be checking email.
For client questions, please contact Bayu at bayu.p@contoh.co.id.
For invoices, please write to keuangan@contoh.co.id.
I'll get back to you after I return on Monday, October 12.
Best,
[Namamu]
Kedua versi memuat tanggal dan alamat yang sama. Voice note-nya mencampur tanggal cuti dan tanggal kembali; pesannya memisahkan keduanya, jadi tidak ada yang menunggu jawaban di tanggal 10.
Mendikte pesan out of office dengan Retexta
Retexta adalah aplikasi suara ke teks dan penulisan AI berbasis cloud untuk Android. Kamu menyebutkan tanggal dan siapa penggantimu, lalu Retexta menulis pesannya, dalam lebih dari satu bahasa kalau perlu. Menunya berbahasa Inggris; labelnya kami tulis seperti di aplikasi.
- Buka Retexta dan ketuk New task.
- Di What do you want to do?, ketuk Write a message.
- Di What kind of message?, pilih Email (atau Work chat (Slack, Teams) untuk teks status yang pendek) dan gaya tulisan seperti Professional atau Friendly. Ketuk Next.
- Ketuk Record audio dan sebutkan kapan kamu pergi, kapan kembali, apakah membaca email, dan siapa yang dihubungi.
- Hentikan rekaman. Retexta menulis pesannya.
- Untuk bahasa kedua, ganti bahasanya di layar hasil. Retexta menawarkan 50+ bahasa hasil.
- Cek setiap tanggal dan alamat, lalu salin teksnya ke Gmail, Outlook, atau Teams.
Write a message termasuk Retexta Pro, dan menyalin atau membagikan hasil memerlukan Retexta Pro atau kredit. Retexta gratis untuk dicoba: pengguna baru mendapat beberapa hasil Pro gratis untuk dilihat di aplikasi, dan semua yang setelah itu memerlukan Retexta Pro atau kredit. Retexta menandai hasil dengan “AI-generated. Check important details.” Retexta tidak mengaktifkan balasan otomatis untukmu; kamu menempelkan teksnya di pengaturan email atau Teams.
Baca juga
Panduan email lainnya: cara menulis email follow up untuk saat kamu sudah kembali, cara menulis email dengan suara, dan email undangan rapat. Tentang aplikasinya: Retexta, suara ke teks untuk Android.
Sumber
Dicek oleh FLAME Apps pada 25 September 2026. Salinan teks halaman bantuan disimpan di folder riset kami.
- Bantuan Gmail, Mengirim balasan otomatis saat Anda tidak di kantor (Android): langkah, jam mulai dan akhir, kapan balasan dikirim lagi, spam dan milis.
- Microsoft Support, Cara menyiapkan balasan otomatis di luar kantor di Outlook: langkah Outlook di web dan Outlook baru, balasan di luar organisasi, jenis akun yang tidak didukung.
- Microsoft Support, Jadwalkan status di luar kantor di Microsoft Teams: langkah desktop dan seluler, sinkron dengan Outlook.
- Saran pencarian Bing (pasar id-ID, 25 September 2026): “out of office” muncul dengan saran berbahasa Inggris seperti message, reply, teams, dan template.
- Retexta: nama tujuan, jenis pesan, gaya tulisan, dan paket seperti yang tampil di aplikasi (rilis 2026.1.23) dan di Google Play.
- Templat dan contoh: ditulis oleh FLAME Apps.
