不在通知・自動返信メールの書き方：休暇中の例文

不在時の自動返信メールに書くのは4つです。不在であること、いつ業務に戻るか、不在中にメールを確認するかどうか、急ぎの場合の連絡先。理由は書いても書かなくてもかまわず、数行で十分です。下の例文をコピーして日付と連絡先を入れ、Gmail、Outlook、Teams で自動返信をオンにします。

不在通知の基本の例文

コピーして、［ ］の部分を書き換えてください。

件名：不在のお知らせ（［日付］まで）

いつもお世話になっております。
［会社名］の［名前］です。

誠に恐れ入りますが、［開始日］から［終了日］まで不在にしております。
［期間中はメールを確認できません／メールの確認が遅れる場合がございます。］

［戻る日］より順次対応いたします。

お急ぎの場合は、［名前］（［メールアドレス］、［電話番号］）までご連絡ください。

ご不便をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

短い版

［会社名］の［名前］です。
［終了日］まで不在にしており、［戻る日］以降に順次ご返信いたします。
お急ぎの場合は［名前］（［メールアドレス］）までご連絡ください。

夏季休暇

いつもお世話になっております。
［会社名］の［名前］です。

誠に勝手ながら、［開始日］から［終了日］まで夏季休暇をいただいております。
期間中はメールを確認できないため、［戻る日］以降に順次ご返信いたします。

お急ぎの場合は、代理の［名前］（［メールアドレス］）までご連絡ください。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

年末年始

会社全体の休業なら、個人の自動返信とあわせて、会社の休業期間を書きます。

いつもお世話になっております。
［会社名］の［名前］です。

誠に勝手ながら、弊社は［開始日］から［終了日］まで年末年始の休業期間とさせていただきます。
いただいたメールには、［営業再開日］以降に順次ご返信いたします。

本年も格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございました。
来年も変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。

年が明けてから自動返信が送られることもあるので、「本年も」の一文は、期間が年をまたぐ場合は省くか、「旧年中は」と書き分けてもよいでしょう。

出張や研修

［会社名］の［名前］です。

［終了日］まで出張のため、ご返信が遅れる場合がございます。
お急ぎの場合は、［名前］（［電話番号］）までお電話ください。

ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

育児休業などの長期の不在

長く不在にするときは、日付だけでなく、代わりに対応する人を書きます。

いつもお世話になっております。
［会社名］の［名前］です。

［開始日］から［終了日］まで休業しております。
期間中は、［名前］が［担当業務／貴社の担当］を引き継いでおります。

ご連絡は、［名前］（［メールアドレス］、［電話番号］）までお願いいたします。
このメールは転送されませんので、お手数ですが改めてお送りください。

退職後

［会社名］の［名前］宛てにメールをお送りいただき、ありがとうございます。

［名前］は［日付］をもって退職いたしました。
今後のご連絡は、後任の［名前］（［メールアドレス］、［電話番号］）までお願いいたします。

在職中のご厚情に、心より御礼申し上げます。

退職後にメールアドレスをどのくらい残すか、自動返信を誰が設定するかは会社の決まりによります。担当部署に確認してください。

不在の理由を書く必要はありません。「不在にしております」で十分で、病気や私用で休むときは、そのほうが安心です。

英語を併記する場合

海外の取引先からメールが届くなら、日本語の下に英語を併記します。日付、名前、連絡先を両方で一致させます。

［開始日］から［終了日］まで不在にしており、［戻る日］より順次対応いたします。
お急ぎの場合は、佐藤（sato@example.com）までご連絡ください。

I am out of the office until [date] and will reply after I return on [date].
For urgent matters, please contact Sato at sato@example.com.

英語の日付は、「8月17日」を「August 17」のように書くと、日と月の取り違えを防げます。

Gmail で不在通知を設定する（Android）

Google の Gmail ヘルプ「不在時に自動返信を送信する」（2026年9月26日確認）の手順です。

1. Android の Gmail アプリを開きます。
2. 左上のメニュー アイコンから [設定] をタップします。
3. アカウントを選びます。
4. [不在通知] をタップします。
5. 上部にある [不在通知] をオンにします。
6. 期間、件名、メッセージを入力します。
7. 省略可：連絡先にだけ返信を送る場合は、メッセージの下のチェックボックスをオンにします。
8. [完了] をタップします。

Google によると、自動返信は開始日の午前0時から終了日の午後11時59分まで送られ、通常は同じ相手に一度だけ送られます。自動返信を送ってから4日以上たって同じ相手からまたメールが届いたとき、または自動返信を編集したときは、もう一度送られることがあります。迷惑メールフォルダに入ったメールや、登録しているメーリングリスト宛てのメールには送られません。

Outlook で自動応答を設定する

Microsoft のヘルプ「Outlook で不在時の自動応答を設定する方法」（2026年9月26日確認）によると、手順は Outlook の種類とアカウントの種類で違います。

Outlook on the web、Outlook.com

1. ページ上部の [設定] を選び、[アカウント]、[自動応答] を開きます。
2. [自動応答] のトグルをオンにします。
3. [次の期間に限り応答を送信する] のチェックボックスを選び、開始時刻と終了時刻を入力します。期間を設定しないと、手動でオフにするまで自動応答が続きます。
4. メッセージを入力します。連絡先リストにある外部の人にだけ送るなら [連絡先にのみ返信を送信] を選びます。
5. [保存] を選びます。

クラシック Outlook（Windows）

1. [ファイル] から [自動応答] を選びます。
2. [自動応答を送信する] を選び、必要なら日付の範囲を設定します。
3. 職場や学校のアカウントなら、[自分の所属組織内] と [自分の所属組織外] のタブで、社内向けと社外向けに別の文面を入れられます。

Microsoft は、組織の外に自動応答を送ると、ニュースレターや広告、迷惑メールにも送られるため、連絡先だけに送る設定をすすめています。社内向けは短く、社外向けは丁寧に、と書き分けると便利です。また、Gmail、Yahoo、そのほかの POP や IMAP のアカウントでは、Outlook の自動応答は使えないと書かれています。

Teams で不在のメッセージを設定する

Microsoft のヘルプ「Microsoft Teams で外出中のステータスをスケジュールする」（2026年9月26日確認）によると、Teams の不在の設定は Outlook の自動応答と同期します。

• デスクトップ： Teams の上部にあるプロフィール画像を選び、[状態メッセージの設定]、[外出中のスケジュール] の順に選びます。[自動応答を有効にする] をオンにしてメッセージを入力し、組織外にも返信するかを選び、不在の開始と終了の日時を選んで [保存] を選びます。
• モバイルアプリ： 左上のプロフィール画像をタップし、現在の状態を選んで [外出中] を選びます。[自動返信を設定する] をオンにしてメッセージを書き、[開始日と終了日を選択する] をオンにして日時を選びます。

Teams で設定したメッセージは、Outlook の自動応答としても送られます。

例：話した内容から、不在通知に

この例は、考え方を示すために私たちが作ったものです。アプリの実際の出力ではなく、結果は毎回変わります。

スマートフォンに話した内容：

不在通知を作りたい。
夏休みで、八月の八日から十六日まで休み。十七日の月曜から戻る。
休み中はメールは一切見ない。
お客さんの件は同じチームの佐藤さん、sato@example.com。請求書のことは経理の keiri@example.com。
丁寧めに、短く。
海外の仕入れ先もいるから英語版もほしい。

仕上がったメッセージ（Email、Formal、その後に言語を英語に切り替え）：

件名：夏季休暇のお知らせ（8月16日まで）

いつもお世話になっております。

誠に勝手ながら、8月8日から8月16日まで夏季休暇をいただいております。
期間中はメールを確認できないため、8月17日（月）以降に順次ご返信いたします。

お取引に関するお問い合わせは、佐藤（sato@example.com）までご連絡ください。
請求書に関するお問い合わせは、経理担当（keiri@example.com）までお願いいたします。

ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

Thank you for your email.

I am on summer vacation from August 8 to August 16 and will not be checking email.
I will reply after I return on Monday, August 17.

For questions about your account, please contact Sato at sato@example.com.
For invoices, please write to keiri@example.com.

Best regards,
［名前］

両方の版で日付と連絡先が一致しています。話した内容では休みの期間と戻る日が混ざっていましたが、メッセージでは分けて書いているので、いつから返事が来るかを読み違えられることもありません。

Retexta で不在通知を声で作る

Retexta は、クラウドで処理する Android 向けの音声文字起こし・AI ライティングアプリです。休みの日付と代わりの連絡先を話すと、メッセージを書きます。必要なら英語版も作れます。アプリのメニューは英語で、以下のボタン名は英語のまま書いています。

1. Retexta を開き、New task をタップします。
2. What do you want to do? で Write a message をタップします。
3. What kind of message? で Email（Teams の短いメッセージなら Work chat (Slack, Teams)）を選び、Formal や Professional などの文体を選んで、Next をタップします。
4. Record audio をタップして、休みの期間、戻る日、メールを見るかどうか、急ぎの連絡先を話します。
5. 録音を止めると、Retexta がメッセージを書きます。
6. 英語版が必要なら、結果の画面で言語を英語に切り替えます。Retexta は50以上の言語で書けます。
7. 日付とメールアドレスをすべて確認し、Gmail、Outlook、Teams の設定画面に貼り付けます。

Write a message は Retexta Pro の機能で、結果のコピーや共有には Retexta Pro またはクレジットが必要です。Retexta は無料で試せます。新規ユーザーは Pro の結果をいくつか無料でアプリ内に表示でき、それを使い切った後は Retexta Pro またはクレジットが必要です。結果には「AI-generated. Check important details.」と表示されます。Retexta が自動返信をオンにするわけではありません。文面を、メールや Teams の設定に自分で貼り付けます。

あわせて読みたい

メールのガイドはほかにも、Android でメールを音声入力する方法、休み明けに使える フォローメールの書き方、打ち合わせを依頼するメールがあります。アプリについては Retexta：AI 文字起こしアプリへ。

出典

FLAME Apps が 2026年9月26日に確認しました。

• Gmail ヘルプ「不在時に自動返信を送信する」（Android）：手順、送られる時間、再送される条件、送られないメール。
• Microsoft サポート「Outlook で不在時の自動応答を設定する方法」：Outlook on the web とクラシック Outlook の手順、組織の内外、対応しないアカウント。
• Microsoft サポート「Microsoft Teams で外出中のステータスをスケジュールする」：デスクトップとモバイルの手順、Outlook との同期。
• Retexta：目的、メッセージの種類、文体、プランの名前は、アプリ（バージョン 2026.1.23、メニューは英語）と Google Play の掲載情報に基づきます。
• 例文と例：FLAME Apps がこのページのために作成しました。