Μια αυτόματη απάντηση απουσίας λέει τέσσερα πράγματα: ότι λείπεις, την ημέρα που επιστρέφεις, αν θα βλέπεις email στο μεταξύ και σε ποιον απευθύνεται κάποιος αν κάτι δεν περιμένει. Ο λόγος είναι προαιρετικός, και λίγες γραμμές αρκούν. Αντίγραψε ένα από τα υποδείγματα παρακάτω, βάλε τις ημερομηνίες σου και τον αντικαταστάτη σου και ενεργοποίησε την απάντηση στο Gmail, στο Outlook ή στο Teams.
| Τι μπαίνει | Παράδειγμα |
|---|---|
| Ότι λείπεις | «Βρίσκομαι εκτός γραφείου» |
| Μέχρι πότε | «έως και την Παρασκευή 20 Αυγούστου· επιστρέφω τη Δευτέρα 23 Αυγούστου» |
| Αν βλέπεις email | «χωρίς πρόσβαση στο email» ή «θα βλέπω το email περιστασιακά» |
| Ποιος σε αντικαθιστά | «Για επείγοντα θέματα: Σοφία Καραγιάννη, sofia.k@example.com» |
| Προαιρετικά | Ο λόγος (διακοπές, συνέδριο, άδεια), μια δεύτερη γλώσσα |
Υπόδειγμα αυτόματης απάντησης
Αντίγραψέ το και άλλαξε ό,τι είναι σε αγκύλες.
Θέμα: Εκτός γραφείου έως [ημερομηνία]
Καλημέρα σας,
Σας ευχαριστώ για το μήνυμά σας.
Βρίσκομαι εκτός γραφείου έως και [ημέρα, ημερομηνία] και [έχω περιορισμένη
πρόσβαση στο email / δεν θα βλέπω το email μου].
Για επείγοντα θέματα, μπορείτε να επικοινωνήσετε με [Όνομα Επώνυμο]
στο [email] ή στο [τηλέφωνο].
Διαφορετικά, θα σας απαντήσω μόλις επιστρέψω.
Με εκτίμηση,
[Όνομα Επώνυμο]
Σύντομη εκδοχή
Σας ευχαριστώ για το μήνυμά σας.
Λείπω έως [ημερομηνία] και θα απαντήσω όταν επιστρέψω.
Για επείγοντα θέματα: [Όνομα], [email].
Καλοκαιρινές διακοπές
Καλημέρα σας,
Σας ευχαριστώ για το email σας.
Βρίσκομαι σε άδεια από τη Δευτέρα 9 έως και την Παρασκευή 20 Αυγούστου 2027
και δεν θα βλέπω το email μου.
Για οτιδήποτε επείγον, απευθυνθείτε στον/στη [Όνομα Επώνυμο], [email],
που με αντικαθιστά.
Θα απαντήσω στο μήνυμά σας μετά την επιστροφή μου, τη Δευτέρα 23 Αυγούστου.
Καλό καλοκαίρι,
[Όνομα Επώνυμο]
Αργία: 28η Οκτωβρίου
Για μια μέρα αργίας αρκεί ένα σύντομο μήνυμα. Η 28η Οκτωβρίου 2026 πέφτει Τετάρτη.
Καλημέρα σας,
Λόγω της αργίας της 28ης Οκτωβρίου, το γραφείο μας είναι κλειστό
την Τετάρτη 28 Οκτωβρίου 2026.
Θα απαντήσω στο μήνυμά σας από την Πέμπτη 29 Οκτωβρίου.
Με εκτίμηση,
[Όνομα Επώνυμο]
Χριστούγεννα και Πρωτοχρονιά
Καλημέρα σας,
Το γραφείο μας είναι κλειστό από την Πέμπτη 24 Δεκεμβρίου 2026
έως και την Παρασκευή 1 Ιανουαρίου 2027.
Θα απαντήσουμε στο μήνυμά σας από τη Δευτέρα 4 Ιανουαρίου 2027.
Για επείγοντα θέματα: [email ή τηλέφωνο].
Καλές γιορτές,
[Όνομα Επώνυμο]
Συνέδριο ή επαγγελματικό ταξίδι
Καλημέρα σας,
Βρίσκομαι στο [εκδήλωση] έως [ημερομηνία] και θα απαντώ με καθυστέρηση.
Αν το θέμα σας είναι επείγον, καλέστε τον/την [Όνομα] στο [τηλέφωνο].
Ευχαριστώ για την κατανόηση,
[Όνομα Επώνυμο]
Μεγαλύτερη άδεια
Για άδεια μητρότητας ή πατρότητας, εκπαιδευτική άδεια ή οποιαδήποτε μεγαλύτερη απουσία, γράψε ποιος αναλαμβάνει, όχι μόνο μια ημερομηνία.
Καλημέρα σας,
Βρίσκομαι σε άδεια έως [ημερομηνία].
Στο διάστημα αυτό, [Όνομα Επώνυμο] έχει αναλάβει [τα έργα μου / τη συνεργασία μας].
Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί [του / της] στο [email] ή στο [τηλέφωνο].
Το email σας δεν προωθείται αυτόματα, οπότε αν χρειάζεται απάντηση,
παρακαλώ στείλτε το ξανά στη διεύθυνση αυτή.
Σας ευχαριστώ,
[Όνομα Επώνυμο]
Δεν είσαι ποτέ υποχρεωμένος να γράψεις γιατί λείπεις. Το «Βρίσκομαι εκτός γραφείου» αρκεί, και είναι η ασφαλέστερη επιλογή όταν είσαι άρρωστος ή λείπεις για προσωπικούς λόγους.
Αυτόματη απάντηση και στα αγγλικά
Αν σου γράφουν πελάτες ή συνεργάτες από το εξωτερικό, γράψε το μήνυμα δύο φορές: πρώτα στα ελληνικά, από κάτω στα αγγλικά, με τις ίδιες ημερομηνίες και τα ίδια στοιχεία και στις δύο εκδοχές.
Βρίσκομαι εκτός γραφείου έως και την Παρασκευή 20 Αυγούστου 2027.
Για επείγοντα θέματα: Σοφία Καραγιάννη, sofia.k@example.com.
I am out of the office until Friday, 20 August 2027.
For urgent matters, please contact Sofia Karagianni at sofia.k@example.com.
Αν γίνεται, δώσε τη δεύτερη γλώσσα σε κάποιον που τη μιλά καλά να τη δει, ή τουλάχιστον έλεγξε ότι ημερομηνίες και ονόματα ταιριάζουν και στις δύο.
Αυτόματη απάντηση στο Gmail (Android)
Από τη σελίδα βοήθειας της Google «Αποστολή αυτόματης απάντησης όταν είστε εκτός γραφείου»:
- Άνοιξε την εφαρμογή Gmail.
- Επάνω αριστερά πάτα το μενού και μετά Ρυθμίσεις.
- Διάλεξε τον λογαριασμό σου.
- Πάτα Αυτόματη απάντηση και ενεργοποίησέ την στο επάνω μέρος.
- Συμπλήρωσε εύρος ημερομηνιών, θέμα και μήνυμα. Αν θέλεις, τσέκαρε το πλαίσιο κάτω από το μήνυμα για να στέλνεται μόνο στις επαφές σου.
- Πάτα Τέλος.
Η Google εξηγεί ότι η απάντηση ισχύει από τις 12:00 ΠΜ της ημερομηνίας έναρξης έως τις 11:59 ΜΜ της ημερομηνίας λήξης και ότι «στις περισσότερες περιπτώσεις, η απάντησή σας αποστέλλεται στους χρήστες μόνο την πρώτη φορά που θα σας στείλουν μήνυμα». Κάποιος την ξαναπαίρνει αν σου γράψει πάλι έπειτα από τέσσερις ημέρες ενώ είναι ακόμα ενεργή, ή αφού την επεξεργαστείς. Μηνύματα που πάνε στα ανεπιθύμητα ή έρχονται από λίστα αλληλογραφίας δεν παίρνουν απάντηση.
Αυτόματη απάντηση στο Outlook
Στο Outlook η λειτουργία λέγεται Αυτόματες απαντήσεις («Εκτός γραφείου»). Σύμφωνα με τη Microsoft, στέλνει το μήνυμά σου μία φορά σε κάθε άτομο που σου γράφει όσο λείπεις, και τα βήματα αλλάζουν ανάλογα με την έκδοση:
- Outlook στο web και Outlook.com: επάνω στη σελίδα Ρυθμίσεις > Λογαριασμός > Αυτόματες απαντήσεις. Ενεργοποίησε τον διακόπτη, τσέκαρε Αποστολή απαντήσεων μόνο κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου, βάλε ώρα έναρξης και λήξης, γράψε το μήνυμα και διάλεξε Αποθήκευση. Χωρίς χρονική περίοδο, η απάντηση μένει ενεργή μέχρι να την κλείσεις εσύ.
- Νέο Outlook για Windows: στην καρτέλα Προβολή διάλεξε Προβολή ρυθμίσεων, μετά Λογαριασμοί και τις αυτόματες απαντήσεις, με τις ίδιες επιλογές.
- Κλασικό Outlook: Αρχείο > Αυτόματες απαντήσεις > Αποστολή αυτόματων απαντήσεων. Με εταιρικό λογαριασμό γράφεις το μήνυμα στην καρτέλα Μέσα στην εταιρεία μου ή Εκτός της εταιρείας μου.
Με εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό μπορείς να στέλνεις απαντήσεις και εκτός του οργανισμού. Η Microsoft επισημαίνει ότι τότε φτάνουν και σε ενημερωτικά δελτία, διαφημίσεις και πιθανώς ανεπιθύμητη αλληλογραφία, και προτείνει την επιλογή Αποστολή απαντήσεων μόνο στις επαφές. Επίσης σημειώνει ότι «οι αυτόματες απαντήσεις δεν υποστηρίζονται για το Gmail, το Yahoo ή άλλους λογαριασμούς POP ή IMAP». Για το Outlook σε Android ή iOS η Microsoft έχει ξεχωριστό άρθρο, που δεν το έχουμε ελέγξει εδώ.
Εκτός γραφείου στο Teams
Η ελληνική σελίδα της Microsoft περιγράφει δύο δρόμους:
- Υπολογιστής: διάλεξε την εικόνα προφίλ σου στο επάνω μέρος του Teams, μετά Ορισμός μηνύματος κατάστασης και στο κάτω μέρος Προγραμματισμός εκτός γραφείου. Ενεργοποίησε τον διακόπτη Ενεργοποίηση αυτόματων απαντήσεων, γράψε το μήνυμα, όρισε αν θέλεις ημερομηνίες με Αποστολή απαντήσεων μόνο κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου και πάτα Αποθήκευση.
- Κινητό: πάτα την εικόνα προφίλ σου επάνω αριστερά, διάλεξε την τρέχουσα κατάστασή σου και μετά Εκτός γραφείου. Ενεργοποίησε το Ορισμός αυτόματης απάντησης, γράψε το μήνυμα και όρισε ημερομηνίες έναρξης και λήξης.
Κατά τη Microsoft, η κατάσταση «Εκτός γραφείου» συγχρονίζεται με τις αυτόματες απαντήσεις στο Outlook, και το μήνυμα «θα σταλεί επίσης ως αυτόματη απάντηση στο Outlook». Το μήνυμα που βλέπουν στο Teams μπορεί να είναι πιο σύντομο από το email: «Εκτός έως 23/8. Επείγοντα: Σοφία Καραγιάννη.»
Παράδειγμα: από ένα φωνητικό σε αυτόματη απάντηση
Το παράδειγμα το γράψαμε εμείς για να δείξουμε την ιδέα. Δεν είναι πραγματικό αποτέλεσμα της εφαρμογής.
Τι θα μπορούσες να πεις στο κινητό:
Αυτόματη απάντηση.
Λείπω από τη Δευτέρα 12 μέχρι την Παρασκευή 16 Οκτωβρίου,
γυρνάω Δευτέρα 19.
Καθόλου email, θα είμαι εντελώς offline.
Τους πελάτες τους έχει η Σοφία, sofia.k@example.com,
και για τιμολόγια στο logistirio@example.com.
Φιλικό και σύντομο.
Και θέλω και αγγλική εκδοχή, έχουμε αρκετούς προμηθευτές στο εξωτερικό.
Το έτοιμο μήνυμα (Email, Friendly), και μετά η γλώσσα αλλαγμένη σε αγγλικά:
Θέμα: Εκτός γραφείου έως 16 Οκτωβρίου
Καλημέρα σας,
Ευχαριστώ για το email σας!
Λείπω από τη Δευτέρα 12 έως και την Παρασκευή 16 Οκτωβρίου
και δεν θα βλέπω το email μου.
Για θέματα πελατών, γράψτε στη Σοφία: sofia.k@example.com.
Για τιμολόγια: logistirio@example.com.
Θα σας απαντήσω μόλις επιστρέψω, τη Δευτέρα 19 Οκτωβρίου.
Φιλικά,
[Όνομα Επώνυμο]
Hello,
Thank you for your email!
I am away from Monday 12 to Friday 16 October and will not be checking email.
For client matters, please contact Sofia at sofia.k@example.com.
For invoices, please write to logistirio@example.com.
I will get back to you when I return on Monday 19 October.
Best regards,
[Name Surname]
Και οι δύο εκδοχές έχουν τις ίδιες ημερομηνίες και διευθύνσεις. Το φωνητικό ανακάτευε το διάστημα της απουσίας με την ημέρα επιστροφής· το μήνυμα τα χωρίζει, ώστε να μην περιμένει κανείς απάντηση το Σαββατοκύριακο 17 και 18 Οκτωβρίου.
Υπαγόρευσε την αυτόματη απάντηση με το Retexta
Το Retexta είναι εφαρμογή ομιλίας σε κείμενο και γραφής με AI για Android, που λειτουργεί στο cloud. Λες τις ημερομηνίες σου και ποιος σε αντικαθιστά, και γράφει το μήνυμα, και σε δεύτερη γλώσσα αν τη χρειάζεσαι. Τα μενού του Retexta είναι στα αγγλικά και δεν υπάρχει ελληνικό περιβάλλον, γι’ αυτό γράφουμε τα κουμπιά όπως εμφανίζονται.
- Άνοιξε το Retexta και πάτα New task.
- Στο What do you want to do? πάτα Write a message.
- Στο What kind of message? διάλεξε Email (ή Work chat (Slack, Teams) για σύντομο κείμενο κατάστασης) και ένα ύφος, π.χ. Professional ή Friendly. Πάτα Next.
- Πάτα Record audio και πες στα ελληνικά πότε λείπεις, πότε γυρνάς, αν βλέπεις email και σε ποιον απευθύνονται.
- Σταμάτα την ηχογράφηση. Το Retexta γράφει το μήνυμα.
- Για δεύτερη γλώσσα, άλλαξε τη γλώσσα (Result language) στην οθόνη του αποτελέσματος. Το Retexta έχει 50+ γλώσσες εξόδου.
- Έλεγξε κάθε ημερομηνία και διεύθυνση και μετά αντίγραψε το κείμενο στο Gmail, στο Outlook ή στο Teams.
Το Write a message είναι μέρος του Retexta Pro. Το Retexta δοκιμάζεται δωρεάν: ως νέος χρήστης παίρνεις μερικά δωρεάν αποτελέσματα Pro, για προβολή μέσα στην εφαρμογή. Για αντιγραφή, κοινοποίηση και εξαγωγή, όπως και για οτιδήποτε μετά τα δωρεάν αποτελέσματα, χρειάζεσαι το Retexta Pro ή πιστωτικές μονάδες. Το Retexta σημειώνει τα αποτελέσματα με «AI-generated. Check important details.» («Δημιουργήθηκε με AI. Έλεγξε τις σημαντικές λεπτομέρειες.»). Την αυτόματη απάντηση δεν την ενεργοποιεί το Retexta: επικολλάς το κείμενο εσύ στις ρυθμίσεις του email ή του Teams.
Διάβασε επίσης
Περισσότερα για email: υπαγόρευση email στο Android, το follow up email για όταν γυρίσεις και το email αιτήματος συνάντησης. Για την εφαρμογή: Retexta, ομιλία σε κείμενο για Android.
Πηγές
Ελέγχθηκε από τη FLAME Apps στις 28 Σεπτεμβρίου 2026. Οι ημέρες της εβδομάδας στα υποδείγματα ελέγχθηκαν με το ημερολόγιο (2026 και 2027).
- Βοήθεια Gmail, Αποστολή αυτόματης απάντησης όταν είστε εκτός γραφείου (Android): βήματα, περίοδος ισχύος, πότε ξαναστέλνεται η απάντηση.
- Microsoft Support, Πώς μπορείτε να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις «εκτός γραφείου» στο Outlook: βήματα για Outlook στο web, νέο και κλασικό Outlook, απαντήσεις εκτός οργανισμού, λογαριασμοί που δεν υποστηρίζονται.
- Microsoft Support, Προγραμματισμός κατάστασης «εκτός γραφείου» στο Microsoft Teams: βήματα για υπολογιστή και κινητό, συγχρονισμός με το Outlook.
- Retexta: ονόματα στόχων, τύπων μηνύματος, ύφους και πακέτων όπως εμφανίζονται στην εφαρμογή (έκδοση 2026.1.23) και στη σελίδα της στο Google Play.
- Υποδείγματα και παράδειγμα: γραμμένα από τη FLAME Apps.
